Veja por que você precisa de um fluxo de trabalho DAM — e como mapeá-lo

Um sistema de gerenciamento de ativos digitais (DAM) é muito mais do que um armário de armazenamento virtual para a propriedade intelectual de sua empresa. Ele aumenta a produtividade e a eficiência na busca e reutilização de ativos de marketing por meio de inteligência artificial e automação. Colher todos os benefícios de um DAM requer a captura de fluxos de trabalho para que os administradores possam lidar com redundâncias. Por exemplo, a maioria dos sistemas de gerenciamento de ativos de marketing (MAM) não pode criar versões diferentes de ativos existentes, mas um DAM pode.

Em vez de criar uma solicitação em uma ferramenta de gerenciamento de projetos e esperar que novas versões de uma imagem existente sejam carregadas no MAM, um profissional de marketing pode criar várias versões no DAM em alguns instantes. Essa simples mudança pode economizar muitas horas.

Dado que a maior porcentagem de profissionais de marketing são da geração do milênio ou da Geração Z, que trabalharam cinco anos ou menos, os conceitos de processos de negócios podem ser mal interpretados. Quando solicitados a descrever seus fluxos de trabalho diários, alguns podem não conseguir explicar o termo.

Vá mais fundo: Estamos implementando o DAM! Por onde eu começo?

O que é um fluxo de trabalho?

Um fluxo de trabalho é \o caminho percorrido desde o início de um projeto até o fim. Para administradores de DAM, representa todas as etapas entre a solicitação de um novo ativo e a entrega de sua versão final.

A maioria de nós não pensa nos passos que tomamos para realizar tarefas comuns, especialmente aquelas que fazemos com mais frequência. Você poderia escrever os passos que você toma entre decidir ir ao supermercado e guardar os produtos comprados em sua despensa? Pode dar uma cãibra cerebral.

O trabalho de marketing se resume a uma coleção de projetos contendo tarefas executadas repetidamente. Embora o processo criativo – inspiração, transpiração e ativação – seja muitas vezes difícil para escritores, designers e desenvolvedores articularem, os produtos de trabalho que eles entregam não são.

Como esboçar um fluxo de trabalho

Aqui está um exemplo do fluxo de trabalho para um projeto de marketing típico:

• Uma solicitação de projeto idealmente vem na forma de um resumo com instruções detalhadas sobre a mensagem, aparência e ativos específicos necessários para o projeto.
• Um rascunho inicial para o cliente, que pode ser uma peça única ou várias peças dependendo da complexidade do pedido. Um cliente pode solicitar rascunhos de cópia e design separados ou uma maquete completa do(s) ativo(s) com cópia e design no lugar.
• Uma rodada de feedback e revisão na qual o cliente retorna comentários e edições para a equipe de criação.
• Uma segunda entrega de rascunho com feedback subsequente e rodadas de revisão, se necessário, até que uma prova final possa ser obtida,
• Um processo de prova final em que uma ou mais partes interessadas revisa o(s) ativo(s) final(is) e aprova todas as alterações.
• Entrega do(s) ativo(s) final(is) ao cliente.
• Finalização do projeto e migração do(s) ativo(s) final(is) para arquivo corporativo.

Cada uma dessas etapas pode conter uma ou mais tarefas individuais, como:

• Produzindo gráficos.
• Implementação de modelos.
• Obter a aprovação do gerente de marca para itens específicos, como logotipos.
• Edição e revisão da cópia.
• Perguntas e respostas internas antes de entregar rascunhos e revisões aos clientes.
• Revisão legal ou outra regulamentação de certos aspectos de cópia ou design.
• Outras etapas dentro do fluxo de aprovação para garantir o acordo entre diferentes departamentos operacionais ou organizacionais.

A revisão de um processo como esse pode ajudar sua equipe a mapear seus próprios processos. Usando esses estágios como marcos, eles podem discutir as tarefas que executam para passar de um estágio para o próximo.

Fazendo um diagrama de fluxo de trabalho

Existem muitos modelos e fluxogramas disponíveis para ajudá-lo no mapeamento do fluxo de trabalho. Alguns estão disponíveis em seu software de desktop, como Word, Excel, PowerPoint ou Keynote. Mesmo uma simples lista de tarefas no bloco de notas pode ser suficiente. Por exemplo:

1. Solicitação de Projeto
   1. Atribuir líder de projeto
   2. Atribuir redator e designer gráfico
   3. Atribuir desenvolvedor web, se necessário
   4. Escolha e verifique modelos e guias de marca
   5. Escreva o rascunho da primeira cópia
   6. Crie três maquetes gráficas para revisão da equipe criativa

Uma plataforma de gerenciamento de projetos, como Adobe Workfront, Confluence, Trello ou Asanar, pode convertê-los em formulários e modelos que preenchem automaticamente, atribuem datas e prazos e enviam e-mails aos membros apropriados do projeto.

Configurando tarefas de fluxo de trabalho em seu DAM

Alguns DAMs têm recursos que ajudarão a acelerar as tarefas e eliminar os obstáculos de velocidade usando fluxos de trabalho automatizados.

O Adobe Experience Manager Assets, por exemplo, tem um fluxo de trabalho de aprovação de prova que envia links para clientes internos ou externos e partes interessadas, permitindo-lhes dar OK \proofs sem precisar acessar o DAM.

Depois que a ferramenta de gerenciamento de projetos estiver vinculada ao DAM via API, o DAM capturará e reterá todos os comentários, revisões e atualizações e enviará automaticamente por e-mail uma cópia ou um link para as partes relevantes.

Isso pode eliminar a etapa final de empacotamento e migração dos arquivos finais, porque eles se tornam parte imediatamente do sistema DAM. Isso também torna simples para sua equipe compartilhar atualizações de trabalhos em andamento com clientes sem incontáveis ​​e-mails ou upload de documentos confidenciais para nuvens fora de seu firewall.

Os fluxos de trabalho DAM aumentam a produtividade e a eficiência

As etapas para fazer as coisas residem principalmente "na cabeça de alguém". Mas as equipes não podem se beneficiar da criatividade e habilidade umas das outras sem fluxos de trabalho comuns que economizem o tempo de todos.

Depois que os fluxos de trabalho são elaborados, os administradores do DAM podem fazer perguntas relevantes sobre as etapas.