นี่คือเหตุผลที่คุณต้องการเวิร์กโฟลว์ของ DAM — และวิธีการแมป

ระบบการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล (DAM) เป็นมากกว่าตู้เก็บของเสมือนสำหรับทรัพย์สินทางปัญญาของบริษัทของคุณ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิภาพในการค้นหาและนำกลับมาใช้ใหม่ สินทรัพย์ทางการตลาดผ่านปัญญาประดิษฐ์และระบบอัตโนมัติ การใช้ประโยชน์อย่างเต็มที่จาก DAM จำเป็นต้องบันทึกเวิร์กโฟลว์เพื่อให้ผู้ดูแลระบบสามารถจัดการกับความซ้ำซ้อนได้ ตัวอย่างเช่น ระบบการจัดการสินทรัพย์ทางการตลาด (MAM) ส่วนใหญ่ไม่สามารถสร้างสินทรัพย์ที่มีอยู่รุ่นต่างๆ ได้ แต่ DAM อาจสร้างได้

แทนที่จะสร้างคำขอในเครื่องมือการจัดการโครงการ จากนั้นรอเวอร์ชันใหม่ของอิมเมจที่มีอยู่เพื่ออัปโหลดไปยัง MAM นักการตลาดสามารถสร้างหลายเวอร์ชันใน DAM ได้ภายในเวลาไม่นาน การเปลี่ยนแปลงง่ายๆ นี้สามารถประหยัดเวลาได้หลายชั่วโมง

เนื่องจากเปอร์เซ็นต์ที่ใหญ่ที่สุดของนักการตลาดคือคนรุ่นมิลเลนเนียลหรือ Gen Z ที่มีอายุงาน 5 ปีหรือน้อยกว่านั้น จึงอาจเข้าใจผิดเกี่ยวกับแนวคิดกระบวนการทางธุรกิจ เมื่อถูกขอให้อธิบายเวิร์กโฟลว์ในแต่ละวัน บางคนอาจอธิบายคำนี้ไม่ได้

เจาะลึก: เรากำลังดำเนินการ DAM! ฉันจะเริ่มต้นที่ไหน

เวิร์กโฟลว์คืออะไร?

เวิร์กโฟลว์คือ \เส้นทางที่ใช้จากจุดเริ่มต้นของโครงการไปยังจุดสิ้นสุด สำหรับผู้ดูแลระบบ DAM จะแสดงถึงขั้นตอนทั้งหมดระหว่างคำขอเนื้อหาใหม่และการส่งมอบเวอร์ชันสุดท้าย

พวกเราส่วนใหญ่ไม่ได้คิดถึงขั้นตอนที่เราทำเพื่อทำงานทั่วไป โดยเฉพาะงานที่เราทำบ่อยที่สุด คุณช่วยเขียนขั้นตอนที่คุณทำระหว่างการตัดสินใจไปร้านขายของชำและเก็บสินค้าที่ซื้อไว้ในครัวของคุณได้ไหม มันอาจทำให้เป็นตะคริวในสมอง

งานด้านการตลาดหมายถึงชุดของโครงการที่มีงานที่ทำซ้ำๆ แม้ว่ากระบวนการสร้างสรรค์ — แรงบันดาลใจ หยาดเหงื่อ และการกระตุ้น — มักจะยากสำหรับนักเขียน นักออกแบบ และนักพัฒนาในการแสดงออก แต่ผลงานที่พวกเขานำเสนอกลับไม่ใช่

วิธีร่างเวิร์กโฟลว์

นี่คือตัวอย่างเวิร์กโฟลว์สำหรับโครงการการตลาดทั่วไป:

• คำขอโครงการ ควรอยู่ในรูปแบบของบทสรุปพร้อมคำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับข้อความ รูปลักษณ์และความรู้สึก และเนื้อหาเฉพาะที่จำเป็นสำหรับโครงการ
• แบบร่างเริ่มต้น สำหรับลูกค้า ซึ่งอาจเป็นชิ้นเดียวหรือหลายชิ้นขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของคำขอ ลูกค้าอาจขอสำเนาแยกต่างหากและแบบร่างการออกแบบหรือแบบจำลองทั้งหมดของสินทรัพย์ที่มีสำเนาและการออกแบบอยู่ในสถานที่
• รอบข้อเสนอแนะและการแก้ไข ที่ลูกค้าส่งคืนความคิดเห็นและการแก้ไขไปยังทีมสร้างสรรค์
• การส่งแบบร่างครั้งที่สอง พร้อมข้อเสนอแนะและรอบการแก้ไขที่ตามมา หากจำเป็น จนกว่าจะได้รับการพิสูจน์ขั้นสุดท้าย
• กระบวนการพิสูจน์ขั้นสุดท้าย ที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างน้อยหนึ่งคนตรวจสอบสินทรัพย์ขั้นสุดท้ายและลงนามในการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด
• การส่งมอบสินทรัพย์ขั้นสุดท้าย ให้กับลูกค้า
• การเสร็จสิ้นโครงการ และการโยกย้ายสินทรัพย์ขั้นสุดท้ายไปยังที่เก็บถาวรขององค์กร

แต่ละขั้นตอนเหล่านี้สามารถมีงานแต่ละอย่างตั้งแต่หนึ่งงานขึ้นไป เช่น:

• ผลิตกราฟิก.
• การใช้เทมเพลต
• รับการอนุมัติจากผู้จัดการแบรนด์สำหรับรายการเฉพาะ เช่น โลโก้
• การแก้ไขและพิสูจน์สำเนา
• การถามตอบภายในก่อนส่งแบบร่างและการแก้ไขให้กับลูกค้า
• การตรวจสอบด้านกฎหมายหรือข้อบังคับอื่นๆ บางประการเกี่ยวกับสำเนาหรือการออกแบบ
• ขั้นตอนอื่นๆ ภายในโฟลว์การอนุมัติเพื่อให้แน่ใจว่าข้อตกลงระหว่างแผนกปฏิบัติการหรือแผนกองค์กรต่างๆ

การทบทวนกระบวนการเช่นนี้สามารถช่วยทีมของคุณกำหนดกระบวนการของตนเองได้ โดยใช้ขั้นตอนเหล่านี้เป็นเหตุการณ์สำคัญ พวกเขาสามารถหารือเกี่ยวกับงานที่ทำเพื่อย้ายจากขั้นตอนหนึ่งไปยังอีกขั้นหนึ่ง

การสร้างแผนภาพเวิร์กโฟลว์

มีเทมเพลตและผังงานมากมายที่พร้อมช่วยคุณในการแมปเวิร์กโฟลว์ บางส่วนมีอยู่ในซอฟต์แวร์เดสก์ท็อปของคุณ เช่น Word, Excel, PowerPoint หรือ Keynote แม้แต่รายการงานง่ายๆ ใน Notepad ก็เพียงพอแล้ว ตัวอย่างเช่น:

1. คำขอโครงการ
   1. กำหนดหัวหน้าโครงการ
   2. กำหนด copywriter และนักออกแบบกราฟิก
   3. กำหนดนักพัฒนาเว็บ ถ้าจำเป็น
   4. เลือกและตรวจสอบเทมเพลตและคู่มือแบรนด์
   5. เขียนฉบับร่างฉบับแรก
   6. สร้างแบบจำลองกราฟิกสามแบบสำหรับการตรวจสอบของทีมสร้างสรรค์

แพลตฟอร์มการจัดการโครงการ เช่น Adobe Workfront, Confluence, Trello หรือ Asanar สามารถแปลงสิ่งเหล่านี้เป็นฟอร์มและเทมเพลตที่เติมข้อมูลโดยอัตโนมัติ กำหนดวันที่และกำหนดเวลา และส่งอีเมลไปยังสมาชิกโครงการที่เหมาะสม

การตั้งค่างานเวิร์กโฟลว์ใน DAM ของคุณ

เขื่อนบางแห่งมีคุณสมบัติที่จะช่วยให้งานเร็วขึ้นและกำจัดการกระแทกด้วยความเร็วโดยใช้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

ตัวอย่างเช่น Adobe Experience Manager Assets มีเวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่พิสูจน์ได้ซึ่งส่งลิงก์ไปยังลูกค้าภายในหรือภายนอกและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ช่วยให้พวกเขาตกลง \proofs โดยไม่จำเป็นต้องเข้าถึง DAM

เมื่อเครื่องมือการจัดการโครงการเชื่อมโยงกับ DAM ผ่าน API แล้ว DAM จะบันทึกและเก็บความคิดเห็น การแก้ไขและอัปเดตทั้งหมด และส่งสำเนาหรือลิงก์ไปยังฝ่ายที่เกี่ยวข้องทางอีเมลโดยอัตโนมัติ

สิ่งนี้สามารถขจัดขั้นตอนสุดท้ายของการบรรจุหีบห่อและการย้ายไฟล์ขั้นสุดท้าย เนื่องจากขั้นตอนเหล่านี้จะกลายเป็นส่วนหนึ่งของระบบ DAM ในทันที นอกจากนี้ยังทำให้ \team ของคุณแชร์การอัปเดตของงานที่กำลังดำเนินการให้กับลูกค้าได้อย่างง่ายดาย โดยไม่ต้องส่งอีเมลนับไม่ถ้วนหรืออัปโหลดเอกสารที่ละเอียดอ่อนไปยังระบบคลาวด์นอกไฟร์วอลล์ของคุณ

เวิร์กโฟลว์ของ DAM ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผล

ขั้นตอนในการทำสิ่งต่าง ๆ ให้สำเร็จส่วนใหญ่อยู่ใน "หัว" แต่ทีมจะได้รับประโยชน์จากความคิดสร้างสรรค์และทักษะของกันและกันไม่ได้หากไม่มีเวิร์กโฟลว์ร่วมกันที่ช่วยประหยัดเวลาของทุกคน

เมื่อสรุปเวิร์กโฟลว์แล้ว ผู้ดูแลระบบ DAM สามารถถามคำถามที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับขั้นตอนที่ต้องดำเนินการ