Iată de ce aveți nevoie de un flux de lucru DAM - și cum să îl mapați

Un sistem de management al activelor digitale (DAM) este mult mai mult decât un dulap de stocare virtual pentru proprietatea intelectuală a companiei dvs. Îmbunătățește productivitatea și eficiența în căutarea și reutilizarea activelor de marketing prin inteligență artificială și automatizare. Pentru a profita de toate beneficiile unui DAM, este nevoie de captarea fluxurilor de lucru, astfel încât administratorii să poată aborda redundanțe. De exemplu, majoritatea sistemelor de management al activelor de marketing (MAM) nu pot crea versiuni diferite ale activelor existente, dar un DAM ar putea.

În loc să creeze o solicitare într-un instrument de management de proiect, apoi să aștepte ca noi versiuni ale unei imagini existente să fie încărcate în MAM, un agent de marketing ar putea crea mai multe versiuni în DAM în câteva momente. Această schimbare simplă ar putea economisi multe ore.

Având în vedere că cel mai mare procent de marketeri sunt mileniali sau generația Z care au lucrat cinci ani sau mai puțin, conceptele de proces de afaceri pot fi înțelese greșit. Când li se cere să-și descrie fluxurile de lucru de zi cu zi, este posibil ca unii să nu poată explica termenul.

Sapă mai adânc: Implementăm DAM! De unde sa incep?

Ce este un flux de lucru?

Un flux de lucru este \calea pe care o parcurgem de la începutul unui proiect până la sfârșit. Pentru administratorii DAM, acesta reprezintă toți pașii dintre o solicitare pentru un nou activ și livrarea versiunii finale a acestuia.

Majoritatea dintre noi nu se gândesc la pașii pe care îi facem pentru a îndeplini sarcinile obișnuite, în special la cele pe care le facem cel mai des. Ați putea nota pașii pe care îi parcurgeți între decizia de a merge la magazin și depozitarea bunurilor cumpărate în cămară? S-ar putea să provoace o crampe la creier.

Munca de marketing se rezumă la o colecție de proiecte care conțin sarcini care sunt efectuate în mod repetitiv. În timp ce procesul creativ – inspirație, transpirație și activare – este adesea dificil de exprimat pentru scriitori, designeri și dezvoltatori, produsele de lucru pe care le oferă nu sunt.

Cum să schițezi un flux de lucru

Iată un exemplu de flux de lucru pentru un proiect de marketing tipic:

• În mod ideal, o solicitare de proiect vine sub forma unui brief cu instrucțiuni detaliate despre mesaje, aspectul și elementele specifice necesare pentru proiect.
• Un proiect inițial pentru client, care poate fi dintr-o singură bucată sau mai multe piese, în funcție de complexitatea cererii. Un client poate solicita o copie separată și schițe de proiectare sau o machetă completă a bunurilor (bunurilor) cu copie și design la locul lor.
• O rundă de feedback și revizuire în care clientul returnează comentarii și editări echipei de creație.
• Un al doilea proiect de livrare cu feedback și runde de revizuire ulterioare, dacă este necesar, până când se poate obține o dovadă finală,
• Un proces de probă finală în care una sau mai multe părți interesate examinează bunul(ele) finale și semnează toate modificările.
• Livrarea bunurilor finale către client.
• Finalizarea proiectului și migrarea bunurilor finale într-o arhivă corporativă.

Fiecare dintre aceste etape poate conține una sau mai multe sarcini individuale, cum ar fi:

• Producerea grafică.
• Implementarea șabloanelor.
• Obținerea aprobării managerului de brand pentru anumite articole, cum ar fi logo-urile.
• Editarea și verificarea copiei.
• Întrebări și răspunsuri interne înainte de livrarea proiectelor și revizuirilor către clienți.
• Revizuirea juridică sau de altă natură reglementară a anumitor aspecte ale copierii sau designului.
• Alți pași din fluxul de aprobare pentru a asigura acordul între diferite departamente operaționale sau organizaționale.

Examinarea unui astfel de proces poate ajuta echipa să-și planifice propriile procese. Folosind aceste etape ca repere, ei pot discuta despre sarcinile pe care le îndeplinesc pentru a trece de la o etapă la alta.

Realizarea unei diagrame a fluxului de lucru

Există multe șabloane și diagrame de flux disponibile pentru a vă ajuta cu fluxul de lucru de cartografiere. Unele sunt disponibile în software-ul desktop, cum ar fi Word, Excel, PowerPoint sau Keynote. Chiar și o simplă listă de sarcini în Notepad poate fi suficientă. De exemplu:

1. Cerere de proiect
   1. Atribuiți șef de proiect
   2. Atribuiți copywriter și designer grafic
   3. Atribuiți un dezvoltator web, dacă este necesar
   4. Alegeți și verificați șabloanele și ghidurile de marcă
   5. Scrieți prima versiune nefinalizată
   6. Creați trei machete grafice pentru revizuirea echipei creative

O platformă de management de proiect, cum ar fi Adobe Workfront, Confluence, Trello sau Asanar, le poate converti în formulare și șabloane care se completează automat, atribuie date și termene limită și trimit e-mailuri membrilor corespunzători ai proiectului.

Configurarea sarcinilor fluxului de lucru în DAM

Unele DAM-uri au caracteristici care vor ajuta la accelerarea sarcinilor și la eliminarea vitezei prin intermediul fluxurilor de lucru automate.

Adobe Experience Manager Assets, de exemplu, are un flux de lucru de aprobare a probelor care trimite link-uri către clienții interni sau externi și părțile interesate, permițându-le să accepte \proofs fără a avea nevoie de acces la DAM.

Odată ce instrumentul de management al proiectelor este conectat la PZU prin API, PZU va capta și va păstra toate comentariile, revizuirile și actualizările și va e-mail automat o copie sau un link către părțile relevante.

Acest lucru poate elimina pasul final de ambalare și migrare a fișierelor finale, deoarece acestea devin imediat parte a sistemului DAM. Acest lucru face, de asemenea, o chestiune simplă pentru echipa dvs. de a partaja clienților actualizări ale lucrărilor în desfășurare fără nenumărate e-mailuri sau să încarce documente sensibile în cloud în afara firewall-ului.

Fluxurile de lucru DAM sporesc productivitatea și eficiența

Pașii pentru a face lucrurile stau în cea mai mare parte „în capul cuiva”. Dar echipele nu pot beneficia reciproc de creativitatea și abilitățile celorlalte fără fluxuri de lucru comune care economisesc timp tuturor.

Odată ce fluxurile de lucru sunt stabilite, administratorii DAM pot pune întrebări relevante despre pașii pe care îi parcurg.