Voici pourquoi vous avez besoin d'un flux de travail DAM - et comment le cartographier

Un système de gestion des actifs numériques (DAM) est bien plus qu'un casier de stockage virtuel pour la propriété intellectuelle de votre entreprise. Il améliore la productivité et l'efficacité dans la recherche et la réutilisation des actifs marketing grâce à l'intelligence artificielle et à l'automatisation. Pour tirer pleinement parti d'un DAM, il faut capturer les flux de travail afin que les administrateurs puissent gérer les redondances. Par exemple, la plupart des systèmes de gestion des ressources marketing (MAM) ne peuvent pas créer différentes versions des ressources existantes, contrairement à un DAM.

Au lieu de créer une demande dans un outil de gestion de projet puis d'attendre que de nouvelles versions d'une image existante soient téléchargées dans le MAM, un marketeur pourrait créer plusieurs versions dans le DAM en quelques instants. Ce simple changement pourrait vous faire gagner de nombreuses heures.

Étant donné que le plus grand pourcentage de spécialistes du marketing sont des milléniaux ou la génération Z qui ont travaillé cinq ans ou moins, les concepts de processus métier peuvent être mal compris. Lorsqu'on leur demande de décrire leurs flux de travail quotidiens, certains peuvent être incapables d'expliquer le terme.

Creusez plus profondément : Nous mettons en place le DAM ! Où est-ce que je commence?

Qu'est-ce qu'un flux de travail ?

Un flux de travail est \le chemin que l'on emprunte du début à la fin d'un projet. Pour les administrateurs DAM, il représente l'ensemble des étapes entre la demande d'un nouvel asset et la livraison de sa version finale.

La plupart d'entre nous ne réfléchissons pas aux mesures que nous prenons pour effectuer des tâches courantes, en particulier celles que nous effectuons le plus souvent. Pourriez-vous écrire les étapes que vous franchissez entre la décision d'aller à l'épicerie et le fait de ranger les produits achetés dans votre garde-manger ? Cela pourrait donner une crampe au cerveau.

Le travail de marketing se résume à un ensemble de projets contenant des tâches exécutées de manière répétitive. Alors que le processus créatif - inspiration, transpiration et activation - est souvent difficile à articuler pour les écrivains, les concepteurs et les développeurs, les produits de travail qu'ils fournissent ne le sont pas.

Comment esquisser un flux de travail

Voici un exemple de workflow pour un projet marketing typique :

• Une demande de projet se présente idéalement sous la forme d'un briefing avec des instructions détaillées sur la messagerie, l'apparence et les ressources spécifiques requises pour le projet.
• Une ébauche initiale pour le client, qui peut être une pièce unique ou plusieurs pièces selon la complexité de la demande. Un client peut demander des brouillons de copie et de conception séparés ou une maquette complète du ou des actifs avec copie et conception en place.
• Un tour de rétroaction et de révision dans lequel le client renvoie des commentaires et des modifications à l'équipe créative.
• Une deuxième livraison de brouillon avec des commentaires ultérieurs et des cycles de révision, si nécessaire, jusqu'à ce qu'une épreuve finale puisse être obtenue,
• Un processus de preuve final où une ou plusieurs parties prenantes examinent le ou les actifs finaux et approuvent toutes les modifications.
• Livraison du ou des actifs finaux au client.
• Achèvement du projet et migration du ou des actifs finaux vers une archive d'entreprise.

Chacune de ces étapes peut contenir une ou plusieurs tâches individuelles, telles que :

• Réalisation de graphiques.
• Implémentation des modèles.
• Obtenir l'approbation du responsable de la marque pour des éléments particuliers tels que les logos.
• Correction et relecture de copie.
• Questions et réponses internes avant de livrer les ébauches et les révisions aux clients.
• Examen juridique ou réglementaire de certains aspects de la copie ou de la conception.
• Autres étapes du flux d'approbation pour garantir l'accord entre les différents services opérationnels ou organisationnels.

L'examen d'un processus comme celui-ci peut aider votre équipe à définir ses propres processus. En utilisant ces étapes comme jalons, ils peuvent discuter des tâches qu'ils effectuent pour passer d'une étape à la suivante.

Faire un diagramme de flux de travail

De nombreux modèles et organigrammes sont disponibles pour vous aider à cartographier le flux de travail. Certains sont disponibles dans votre logiciel de bureau, comme Word, Excel, PowerPoint ou Keynote. Même une simple liste de tâches dans le Bloc-notes peut suffire. Par exemple:

1. Demande de projet
   1. Attribuer un chef de projet
   2. Attribution d'un rédacteur et d'un graphiste
   3. Affecter un développeur Web, si nécessaire
   4. Choisissez et vérifiez les modèles et les guides de marque
   5. Rédiger le premier brouillon
   6. Créer trois maquettes graphiques pour l'examen de l'équipe créative

Une plate-forme de gestion de projet telle qu'Adobe Workfront, Confluence, Trello ou Asanar peut les convertir en formulaires et modèles qui se remplissent automatiquement, attribuent des dates et des délais et envoient des e-mails aux membres du projet appropriés.

Configuration des tâches de workflow dans votre DAM

Certains DAM ont des fonctionnalités qui permettent d'accélérer les tâches et d'éliminer les ralentisseurs à l'aide de flux de travail automatisés.

Adobe Experience Manager Assets, par exemple, dispose d'un flux de travail d'approbation des preuves qui envoie des liens aux clients et parties prenantes internes ou externes, leur permettant d'approuver les preuves sans avoir besoin d'accéder au DAM.

Une fois que l'outil de gestion de projet est lié au DAM via l'API, le DAM capturera et conservera tous les commentaires, révisions et mises à jour et enverra automatiquement une copie ou un lien par e-mail aux parties concernées.

Cela peut éliminer l'étape finale de conditionnement et de migration des fichiers finaux, car ils deviennent immédiatement une partie du système DAM. Cela permet également à votre équipe de partager facilement les mises à jour des travaux en cours avec les clients sans innombrables e-mails ni téléchargement de documents sensibles vers des nuages ​​en dehors de votre pare-feu.

Les flux de travail DAM améliorent la productivité et l'efficacité

Les étapes pour faire avancer les choses résident principalement « dans sa tête ». Mais les équipes ne peuvent pas bénéficier de la créativité et des compétences de chacun sans des flux de travail communs qui font gagner du temps à chacun.

Une fois les flux de travail définis, les administrateurs DAM peuvent poser des questions pertinentes sur les étapes à suivre.