Inilah mengapa Anda memerlukan alur kerja DAM — dan cara memetakannya

Sistem manajemen aset digital (DAM) lebih dari sekadar loker penyimpanan virtual untuk kekayaan intelektual perusahaan Anda. Ini meningkatkan produktivitas dan efisiensi dalam mencari, dan menggunakan kembali, aset pemasaran melalui kecerdasan buatan dan otomatisasi. Menuai manfaat penuh dari DAM, membutuhkan alur kerja yang ditangkap sehingga administrator dapat mengatasi redudansi. Misalnya, sebagian besar sistem manajemen aset pemasaran (MAM) tidak dapat membuat versi berbeda dari aset yang ada, tetapi DAM dapat melakukannya.

Alih-alih membuat permintaan di alat manajemen proyek lalu menunggu versi baru dari gambar yang ada untuk diunggah ke MAM, pemasar dapat membuat beberapa versi di DAM dalam beberapa saat. Perubahan sederhana ini dapat menghemat waktu berjam-jam.

Mengingat persentase terbesar pemasar adalah generasi milenial atau Gen Z yang telah bekerja lima tahun atau kurang, konsep proses bisnis mungkin disalahpahami. Ketika diminta untuk menjelaskan alur kerja sehari-hari mereka, beberapa mungkin tidak dapat menjelaskan istilah tersebut.

Menggali lebih dalam: Kami menerapkan DAM! Di mana saya memulai?

Apa itu alur kerja?

Alur kerja adalah \jalur yang diambil dari awal proyek hingga akhir. Untuk administrator DAM, ini mewakili semua langkah antara permintaan aset baru dan pengiriman versi finalnya.

Sebagian besar dari kita tidak memikirkan langkah-langkah yang kita ambil untuk melakukan tugas-tugas umum, terutama yang paling sering kita lakukan. Bisakah Anda menuliskan langkah-langkah yang Anda ambil antara memutuskan untuk pergi ke toko kelontong dan menyimpan barang yang dibeli di dapur Anda? Ini mungkin membuat seseorang kram otak.

Pekerjaan pemasaran bermuara pada kumpulan proyek yang berisi tugas yang dilakukan berulang kali. Sementara proses kreatif — inspirasi, keringat, dan aktivasi — seringkali sulit untuk diartikulasikan oleh penulis, desainer, dan pengembang, produk kerja yang mereka hasilkan tidak.

Cara membuat sketsa alur kerja

Berikut adalah contoh alur kerja untuk proyek pemasaran umum:

• Permintaan proyek idealnya datang dalam bentuk ringkasan dengan instruksi mendetail tentang pengiriman pesan, tampilan dan nuansa, serta aset spesifik yang diperlukan untuk proyek tersebut.
• Draf awal untuk klien, yang dapat berupa satu bagian atau beberapa bagian tergantung pada kerumitan permintaan. Klien mungkin meminta salinan terpisah dan draf desain atau maket lengkap aset dengan salinan dan desain di tempatnya.
• Putaran umpan balik dan revisi di mana klien mengembalikan komentar dan pengeditan ke tim kreatif.
• Pengiriman draf kedua dengan umpan balik dan putaran revisi berikutnya, jika perlu, hingga bukti akhir dapat diperoleh,
• Proses pembuktian akhir di mana satu atau lebih pemangku kepentingan meninjau aset akhir dan menandatangani semua perubahan.
• Pengiriman aset akhir kepada klien.
• Penyelesaian proyek dan migrasi aset akhir ke arsip perusahaan.

Setiap tahapan ini dapat berisi satu atau lebih tugas individu, seperti:

• Memproduksi grafik.
• Menerapkan template.
• Mendapatkan persetujuan manajer merek untuk barang-barang tertentu seperti logo.
• Mengedit dan memeriksa salinan.
• T&J internal sebelum mengirimkan draf dan revisi kepada klien.
• Tinjauan hukum atau peraturan lainnya terhadap aspek-aspek tertentu dari salinan atau desain.
• Langkah-langkah lain dalam alur persetujuan untuk memastikan kesepakatan di seluruh departemen operasional atau organisasi yang berbeda.

Meninjau proses seperti ini dapat membantu tim Anda memetakan proses mereka sendiri. Dengan menggunakan tahapan ini sebagai tonggak, mereka dapat mendiskusikan tugas yang mereka lakukan untuk berpindah dari satu tahap ke tahap berikutnya.

Membuat diagram alur kerja

Ada banyak template dan bagan alur yang tersedia untuk membantu Anda memetakan alur kerja. Beberapa tersedia di perangkat lunak desktop Anda, seperti Word, Excel, PowerPoint, atau Keynote. Bahkan daftar tugas sederhana di Notepad sudah cukup. Misalnya:

1. Permintaan Proyek
   1. Tetapkan pimpinan proyek
   2. Tetapkan copywriter dan desainer grafis
   3. Tetapkan pengembang web, jika diperlukan
   4. Pilih & verifikasi template dan panduan merek
   5. Tulis draf salinan pertama
   6. Buat tiga mockup grafis untuk tinjauan tim kreatif

Platform manajemen proyek seperti Adobe Workfront, Confluence, Trello atau Asanar, dapat mengonversinya menjadi formulir dan templat yang mengisi secara otomatis, menetapkan tanggal dan tenggat waktu, serta mengirim email ke anggota proyek yang sesuai.

Menyiapkan tugas alur kerja di DAM Anda

Beberapa DAM memiliki fitur yang akan membantu mempercepat tugas dan menghilangkan speedbumps menggunakan alur kerja otomatis.

Aset Adobe Experience Manager, misalnya, memiliki alur kerja persetujuan bukti yang mengirimkan tautan ke klien dan pemangku kepentingan internal atau eksternal, yang memungkinkan mereka untuk OK\membuktikan tanpa memerlukan akses ke DAM.

Setelah alat manajemen proyek ditautkan ke DAM melalui API, DAM akan menangkap dan menyimpan semua komentar, revisi, dan pembaruan, dan secara otomatis mengirimkan salinan atau tautan melalui email ke pihak terkait.

Ini dapat menghilangkan langkah terakhir pengemasan dan migrasi file akhir, karena mereka langsung menjadi bagian dari sistem DAM. Hal ini juga mempermudah \team Anda untuk membagikan pembaruan pekerjaan yang sedang dikerjakan kepada klien tanpa email yang tak terhitung jumlahnya atau mengunggah dokumen sensitif ke cloud di luar firewall Anda.

Alur kerja DAM meningkatkan produktivitas dan efisiensi

Langkah-langkah untuk menyelesaikan sesuatu sebagian besar berada "di kepala seseorang". Tetapi tim tidak dapat memanfaatkan kreativitas dan keterampilan satu sama lain tanpa alur kerja bersama yang menghemat waktu setiap orang.

Setelah alur kerja diselesaikan, administrator DAM dapat mengajukan pertanyaan yang relevan tentang langkah apa yang diambil.