12 лучших программ для управления проектами для малого и среднего бизнеса

Успешные проекты — это все об успешном управлении проектами. Используйте эти инструменты на пути к успеху!

Управление проектами — это секретный соус, который успешно завершает проекты и позволяет компаниям стать великими. Нет, это не кликбейт — я видел вблизи две софтверные компании (я там работал) разорились в течение 1-2 лет из-за плохого управления проектами. Несколько других столкнулись с задержкой запуска своих продуктов на несколько месяцев. Хотя я согласен с тем, что, как и в большинстве других дисциплин, в управлении проектами много змеиного масла и шарлатанов, это не умаляет его важности и влияния.

И то, что применимо к управлению проектами, применимо и к инструментам управления проектами — отличные из них могут помочь вам повысить эффективность управления, сократить время выполнения, уменьшить путаницу и разочарование и так далее. Итак, вот некоторые из лучших инструментов управления проектами для компаний всех размеров и потребностей.

Командная работа

Как следует из названия, Teamwork позволяет командам сотрудничать и работать более эффективно, позволяя заинтересованным сторонам всегда поддерживать общее представление о проекте.

Teamwork имеет встроенные доски Trello и отслеживание времени, поэтому, если вы ищете простое и полезное приложение с этими функциями, Teamwork для вас. Его можно использовать бесплатно, если у вас есть до пяти пользователей, а премиум-планы начинаются с 9 долларов за пользователя в месяц.

Прежде чем закончить, я хочу упомянуть, что Teamwork — это набор продуктов, одним из которых является приложение для управления проектами. Они также предлагают CRM, программное обеспечение службы поддержки, систему управления документами, приложение для чата (например, Slack) и многое другое.

Понедельник

Если вам нужна платформа для управления вашими базовыми проектами и сложными портфелями, Monday может вам помочь. Используйте новый уровень управления проектами с помощью настраиваемых функций, которые позволяют вам выполнять планы, разрабатывать стратегии и отправлять свои лучшие работы.

Monday поможет вам эффективно сотрудничать с членами команды и объединить их на единой общей платформе. Таким образом, вы можете привлечь их больше, ускорить разработку проекта и устранить коммуникативные барьеры.

Вы узнаете о статусе своего проекта и легко получите доступ к утверждениям бюджета, статусу задач, обновлениям прогресса, производительности команды и многому другому на интерактивной и понятной панели инструментов. С помощью мощных диаграмм Ганта вы можете визуализировать, планировать, отслеживать и управлять всем, чтобы принимать обоснованные решения на основе достоверных данных. На каждом этапе жизненного цикла вашего проекта вы можете изменять и контролировать зависимости, базовый план и этапы проекта.

Вы можете отслеживать рабочую нагрузку каждого участника с обновленными и оперативными данными об их текущей мощности и решать, как эффективно распределять ресурсы. Таким образом, вы можете сэкономить свое время и инвестировать его в более творческую работу, сократив количество переделок. Он не придерживается одного стиля; вы получаете разные шаблоны для разных проектов и выбираете их в зависимости от ваших предпочтений.

Эти шаблоны предназначены исключительно для управления программами, портфолио и проектами. Организуйте свою командную задачу и расставьте приоритеты, чтобы получить полную видимость. Вы можете добавлять временные рамки, объединять всех и назначать крайние сроки членам вашей команды.

Существует сотни способов просмотра ваших данных с использованием Agile, водопада и гибрида. Этот инструмент также позволяет вам привлекать заинтересованных лиц к данным в режиме реального времени и оперативным обновлениям, а также получать выгоду от автоматизации для повышения эффективности ваших проектов и экономии времени.

Они также поддерживают самые высокие стандарты безопасности благодаря таким функциям, как полное владение данными, детализированные журналы аудита и разрешения на доступ, чтобы гарантировать, что взаимодействие с пользователем никогда не будет скомпрометировано. Вы можете легко интегрировать его с вашими существующими инструментами, такими как Excel, Google Calendar, Slack, Microsoft Teams и т. д.

Monday предлагает четыре тарифных плана, которые вы можете выбрать в соответствии со своими потребностями и размером команды. Если вы сомневаетесь, начните бесплатную пробную версию.

Smartsheet

Smartsheet представляет интеллектуальные инструменты управления проектами, которые в настоящее время используют почти 90% компаний из списка Fortune 100.

Эта интеллектуальная платформа управления идеально подходит для здорового сотрудничества и обеспечивает гибкость благодаря формату представления сетки, диаграммы Ганта, карты и календаря.

Кроме того, вы можете применять формулы к ячейкам и столбцам для упрощения расчетов как на одном листе, так и между отдельными листами. Smartsheet поддерживает строгие политики входа для пользователей и позволяет везде использовать единые учетные данные.

Более того, модификации настраиваются везде автоматически. Его «формы» имеют условную логику, которая обеспечивает обратную связь с целевой аудиторией.

Кроме того, предварительно встроенная автоматизация сокращает повторяющуюся работу, а «коррекция» собирает все на одной панели инструментов, чтобы давать утверждения и предложения.

Он позволяет публиковать таблицы и отчеты для всех, в том числе за пределами Smartsheet, для большего охвата.

Наконец, Smartsheet поставляется с 30-дневной бесплатной пробной версией, чтобы попробовать все без риска.

Базовый лагерь

Basecamp уже очень давно используется в сфере управления проектами. Он был запущен в 2004 году и с тех пор остается верным своей философии простоты и ясности. Это люди, которые создали гиперпопулярную веб-инфраструктуру Ruby on Rails, поэтому я бы сказал, что они кое-что знают о разработке простых и полезных вещей.

Как и следовало ожидать, в Basecamp есть команды, проекты, задачи и т. д., но есть еще несколько интересных функций, которые я хотел бы выделить:

• Чат в реальном времени: если вы используете Basecamp, нет необходимости переключаться между ним и инструментом чата для управления общением в реальном времени. Групповые чаты также поддерживают все функции, которые мы ожидаем в наши дни от чат-приложений: @упоминания, мультимедийные вложения, смайлики и многое другое.
• Клиентский доступ: Basecamp позволяет подключать клиентов напрямую к вашим проектам (полностью контролируя, что они могут или не могут видеть) и работать с ними. Вы можете пересылать электронные письма существующих клиентов в Basecamp, а результаты можно просматривать, обсуждать и утверждать непосредственно из Basecamp.
• Списки дел: какими бы сложными ни были инструменты управления проектами, всегда найдется место для списков дел. Есть много-много случаев, когда задачи очень хорошо понимаются всеми участниками, и все, что нам нужно, — это «быстрый и грязный» способ их где-то хранить. В Basecamp списки дел довольно мощные, так как напоминания и уведомления делаются автоматически, так что вам не нужно никого подталкивать к обновлениям статуса.
• Доски объявлений: когда проводятся мозговые штурмы или делаются объявления, могут быть созданы чрезвычайно полезные обсуждения — и проиграны. Доски объявлений Basecamp позволяют превратить такие сообщения в доску объявлений, где ваша команда может обсуждать, реагировать и прикреплять файлы.
• Документы и файлы: игра Basecamp по управлению документами и файлами надежна. Все загруженные и сохраненные проекты, а также измененные файлы имеют версии. Документы Google можно напрямую публиковать в Basecamp и редактировать.

На мой взгляд, Basecamp — восхитительный продукт, который имеет смысл для команд любого размера, чьи потребности являются общими и простыми. Да, Basecamp не является мощным инструментом для решения узкоспециализированных задач (скажем, Agile Software Development), и компания этого не скрывает.

Вероятно, лучшая часть — это цена: за фиксированные 99 долларов в месяц (да, независимо от размера команды!) Basecamp делает себя легкой задачей в своей области.

Джира

В отличие от нашего предыдущего инструмента Basecamp, Jira представляет собой пакет управления проектами, предназначенный для управления гибкими программными проектами. В результате его целевой рынок, цена, сложность, возможности и т. д. различны. На самом деле, команды разработчиков нередко начинают с Basecamp и «переходят» на Jira.

Jira разработана Atlassian, компанией, стоящей за BitBucket, который долгое время предпочитался проектам с закрытым исходным кодом, а не GitHub, поскольку он предлагал неограниченное количество частных репозиториев.

Если ваши команды разработчиков программного обеспечения выросли до такой степени, что инструменты управления проектами, которые раньше казались легкими, теперь кажутся неадекватными, пришло время перейти на Jira. В Jira есть все: от планирования проекта до отчетности, отслеживания ошибок и анализа потерь. Вот несколько интересных особенностей, которые отличают Jira:

• Богатый набор API доступен для тех, кто хочет создавать альтернативные интерфейсы для своих рабочих процессов.
• Скрам и Канбан доски.
• Поддерживается несколько методологий разработки. Для тех, кто все еще не доволен, есть возможность создать свой собственный.
• Интегрируется с более чем 3000 приложений.
• Интеллектуальная автоматизация, такая как автоматическое назначение задач человеку, связывание задач с кодом и т. д., снижает умственное напряжение и позволяет быстро создавать сложные рабочие процессы.
• Мощная и обширная отчетность.

Jira дорогая, по крайней мере, по сравнению с другими популярными, но легкими инструментами управления проектами. Его стоимость на пользователя в месяц (7 долларов за стандартную версию, 14 долларов за премиальную) может стоить тысячи долларов в месяц для больших команд. Но зато затраты компенсируются тем, что без Jira команды такого размера просто бы утонули.

Асана

Asana — это инструмент управления проектами общего назначения, ориентированный на скорость и интуитивность. Я говорю скорость, потому что Asana — отличный пример хорошо спроектированного одностраничного приложения. Все происходит мгновенно, когда вы нажимаете, что очень удобно, когда вы делаете что-то в спешке (под давлением).

Вот некоторые из заслуживающих внимания особенностей Асаны:

• Рабочая нагрузка. Рабочие нагрузки — это визуальная сводка того, сколько работы у членов вашей команды. Таким образом, вы сможете с первого взгляда определить, смогут ли ваши команды по маркетингу, дизайну и инженерам совместно работать над этим ключевым изменением продукта, которое должно произойти в следующем месяце.
• Визуальные временные шкалы: временные шкалы проекта в Asana визуально составлены и очень эффективны. Они позволяют с легкостью планировать проект и визуально видеть его положение.
• Календарь: Календарь Asana связан со всеми вашими задачами и планированием и может показать, как составлено расписание команды. Это то место, куда можно пойти, если вы хотите убедиться, что расписание не рассинхронизировано и не нарушено.
• Проверка изображения: это всего лишь причудливый термин, но основная функция великолепна — она позволяет рецензентам добавлять комментарии к различным частям изображения. Это бесценно для проектных групп, поскольку сбор отзывов без конкретных визуальных ссылок обычно превращается в кошмар.

Базовая версия Asana бесплатна и имеет ограничение в 15 членов команды. Если вам нужно добавить больше участников или вы хотите получить доступ к расширенным функциям, таким как консоль администратора, проверка изображений и т. д., цены начинаются с 10 долларов США за пользователя в месяц.

Здесь гораздо больше и недостаточно места, чтобы охватить. Суть в том, что Asana быстро завоевала популярность и является отличным выбором для управления проектами для организаций любого размера.

Трелло

Trello — это совершенно новый и минималистичный подход к управлению проектами. В нем нет ни одной из подавляющих функций, требующих глубокого изучения и приверженности. На самом деле общее количество основных функций можно пересчитать по пальцам одной руки. Прежде чем закатывать глаза и отмахиваться от него, дайте ему шанс.

Trello взял концепцию доски Канбан из методологии программного обеспечения Agile и сделал ее массовой. Идея проста: задачи создаются на карточках, которые складываются на одной из множества создаваемых вами досок.

Эти доски могут представлять что угодно: функции/подразделения в вашей компании, состояние задачи или, может быть, даже месяцы календарного года. Члены команды могут комментировать карточки, участвовать в обсуждениях, прикреплять изображения и т. д. Как только задача на карточке завершена, она перемещается к следующей. Как это:

Бесплатный план Trello довольно хорош, с ограничением только на количество досок и размер вложений, а не на количество пользователей! Для большинства людей этого достаточно, хотя премиум-планы начинаются с 10 долларов за пользователя в месяц. Если у вас небольшая команда (или даже один человек!), чьи проекты не нужно тщательно планировать, Trello — это интересный и эффективный вариант!

Подио

Следующим в нашем списке является Podio, тяжеловесное предложение для больших команд и предприятий, которым нужны индивидуальные настройки и возможности CRM.

Так зачем использовать Podio? Вот некоторые из причин:

• Настраиваемость: в отличие от многих своих конкурентов, у Podio есть широкие возможности настройки. Это позволяет вам не только изменить способ работы его модулей, но и избавиться от частей, которые вам не нужны.
• Встроенная CRM: Podio CRM поставляется в комплекте с управлением информацией о клиентах, отслеживанием пути клиента, отслеживанием потенциальных клиентов и другими ключевыми функциями CRM.
• Управление сотрудниками: Podio имеет первоклассную поддержку управления сотрудниками, позволяя вам управлять расходами, отпусками, потоками активности и многим другим из одного места.
• Управление проектами: сотрудничество с клиентами, привязка электронных писем к задачам, детализированные права доступа, планирование проектов Scrum и выполнение спринтов; это все включено.
• Управление событиями, управление электронной почтой, управление бизнесом. . . список можно продолжить!

Хотя у Podio есть бесплатный план, он предлагает только базовое управление задачами. Откровенно говоря, нет особых причин использовать базовый план, кроме как для того, чтобы почувствовать платформу. На платных уровнях открываются привлекательные функции, и они варьируются от 9 до 24 долларов на пользователя в месяц.

Воздушный стол

С точки зрения чистых инноваций Airtable — самая захватывающая разработка за последнее время в инструментах управления проектами. Вы можете думать об Airtable как о электронных таблицах на стероидах — и даже компания описывает это именно так — но, на мой взгляд, такой взгляд оказывает медвежью услугу возможностям этого инструмента.

Теперь одним из компонентов Airtable действительно являются электронные таблицы, но он настолько загружен функциями, что вы можете начать ненавидеть свою любимую программу для работы с электронными таблицами! Я имею в виду, просто посмотрите на это:

Он такой же лаконичный, как электронная таблица, но имеет визуальное разделение задач, цветные теги, которые можно мгновенно отличить, возможность назначать задачи людям, уведомления и так далее и тому подобное.

Еще одна потрясающая функция — это блоки, представляющие собой небольшие полные и специализированные модули, которые вы можете включить в свои рабочие процессы для повышения производительности. Звучит абстрактно, я знаю, поэтому вот несколько конкретных примеров: карты и геокодирование, диаграммы Ганта, столбчатые/линейные/точечные диаграммы, визуальный конструктор страниц, проводник 3D-моделей, трекер времени, организационная диаграмма — ну, я запыхался! Дело в том, что эти блоки просто работают и могут быть добавлены к любым вашим задачам и рабочим процессам.

Объедините это с обычными функциями, такими как управление документами, доски Канбан, календари, и у вас в руках будет что-то потрясающее.

Самое приятное — это цена: бесплатный план позволяет работать командам неограниченного размера, с единственным ограничением: одна база (лист) не может содержать более 1200 элементов. Звучит довольно неотразимо для меня!

Майкрософт Проект

Когда Microsoft что-то делает, это может быть не самая красивая вещь, но она делает свою работу хорошо, и люди не могут отделить ее от своей жизни. Windows, Office, Outlook, Sharepoint и Exchange — все это примеры. То же самое касается Microsoft Project, продукта, предназначенного специально (на самом деле, очень конкретно) для профессиональных менеджеров проектов, работающих с очень большими командами.

Будь то управление проектами, ресурсами или портфелем, Microsoft Project предоставляет комплексный инструмент для точного учета сложности. На момент написания статьи Microsoft недавно добавила поддержку рабочих процессов проектов Agile, что понравится тем предприятиям, у которых есть несколько команд или подразделений, работающих по Agile.

Есть две важные причины для выбора:

1. Локальная установка. Несмотря на то, что инструменты, которые мы рассмотрели до сих пор, удивительны, реальность большинства предприятий такова, что им не разрешено размещать данные за пределами активов компании из-за соображений соответствия. С Microsoft Project это легко сделать, поскольку они также предлагают локальную версию.
2. Долгосрочная стабильность: Microsoft — это компания, которая существовала всегда и будет существовать вечно (вроде как), поэтому вы можете быть уверены, что ваши бизнес-процессы не остановятся в один прекрасный день, как компания, которая встроенный инструмент рухнул.

Планирование, PMP, Enterprise — звучит как ваш джем, тогда попробуйте Microsoft Project!

КомандаGantt

Как следует из названия, TeamGantt для диаграмм Ганта — это то же самое, что Trello для канбан-досок. Компания сосредоточилась на диаграммах Ганта как на основном (и единственном) средстве планирования и управления рабочими процессами проекта. Хотя это серьезно ограничивает функциональность, это также делает TeamGantt невероятно чистым, простым в освоении и эффективным.

Но не обманывайтесь, думая, что все, что вы можете сделать с TeamGantt, — это построить диаграммы Ганта и связаться с уполномоченным. Существует множество функций, направленных на упрощение совместной работы, например:

• Разговоры
• Управление документами
• Отслеживание времени
• Зависимости (сопоставление проектов, которые зависят от других проектов)

Бесплатный план позволяет только трем участникам и одному проекту, так что вы можете попробовать приложение на вкус. Платные планы стоят 10 и 15 долларов за пользователя в месяц. Если вы считаете, что диаграммы Ганта лучше всего подходят для вас, и хотите построить свои рабочие процессы вокруг этого, TeamGantt — хороший и красивый вариант.

Зохо Проекты

Zoho Projects — одно из многих предложений от Zoho, компании, с которой вы, возможно, уже знакомы. Думайте о Zoho Projects как о цельном сочетании всех функций, с которыми мы столкнулись в этом списке.

Диаграммы Ганта, вехи, отслеживание ошибок, расписания, управление документами, финансы, интеграция с популярными приложениями, форумы и многое другое — как я уже сказал, это всего понемногу и очень хорошо играет все части. Базовый план бесплатен для 10 пользователей, а после этого приложение будет стоить от 20 до 35 долларов в месяц (примечание: это фиксированная ежемесячная плата, а не за пользователя).

Zoho Projects — хороший вариант сам по себе, но он имеет еще больше смысла, если вы уже используете бизнес-пакет приложений Zoho.

Вывод

Нельзя отрицать, что инструменты управления проектами имеют решающее значение для успеха команды. С таким количеством вариантов может быть ошеломляющим, чтобы решить, что хорошо для вас. Вот почему этот список содержит лучшие инструменты, которые я считаю лучшими и сильно отличаются друг от друга. Я действительно надеюсь, что это поможет вам обнулить правильный выбор!