10 лучших программ для деловых поездок и управления расходами

Знаете ли вы, согласно отчету Emburse Certify, средний деловой путешественник в США тратит примерно 949 долларов США на свою командировку, включая все расходы на проживание, авиабилеты и другие деловые расходы? Это означает, что расходы на деловые поездки являются неотъемлемой частью бизнеса.

Окупаемость инвестиций в деловые поездки составляет примерно 2,90 доллара на каждый доллар, потраченный на поездки, поэтому компаниям следует планировать деловые поездки для своих сотрудников. Таким образом, отслеживание командировочных расходов является важным аспектом для организации всего и эффективного ведения бизнеса.

Программное обеспечение для отслеживания командировочных расходов предназначено для того, чтобы служить вам в этом отношении и помогать вам управлять вашими командировочными расходами. Здесь мы предоставили список лучшего программного обеспечения для отслеживания командировочных расходов, чтобы вам не нужно было искать программное обеспечение.

Что такое программное обеспечение для отслеживания командировочных расходов?
Список лучших программ для отслеживания командировочных расходов
TripActions
TravelBank
TravelPerk
Расход Зохо
Эгенсия
Купа
SAP согласен
Затраты
Хромривер
Эмбурс Сертифицировать

Что такое программное обеспечение для отслеживания командировочных расходов?

Компании тратят значительные средства на деловые поездки, поэтому, чтобы отслеживать каждую копейку, потраченную на поездки, предприятия используют программное обеспечение для отслеживания командировочных расходов. Программное обеспечение хорошо оснащено функциями, которые помогают в организации, мониторинге и анализе командировочных расходов.

Предприятия всех типов могут отслеживать свои расходы и согласовывать командировки сотрудников со своей корпоративной политикой командировок, чтобы обеспечить соответствие требованиям. Вы получаете подробное представление о том, сколько вы потратили на каждого сотрудника, и соответствующим образом планируете будущие поездки, учитывая прошлый опыт путешествий.

Итак, без дальнейших проволочек, давайте углубимся в список лучших программ для отслеживания командировочных расходов.

Список лучших программ для отслеживания командировочных расходов

Ниже приведены лучшие программы для управления поездками и расходами.

TripActions

TripActions — это мощное и надежное программное обеспечение для управления поездками и расходами, которому доверяют более 8000 компаний по всему миру. Запущенный в 2015 году, TripActions предназначен для обеспечения наилучшего пользовательского опыта, когда речь идет об управлении деловыми поездками.

Это единственная платформа, которая вам нужна для управления физическими и виртуальными картами для корпоративных командировочных расходов, бронирования отелей и авиабилетов с эксклюзивными предложениями, кэшбэком и вознаграждениями. Политика корпоративных поездок играет жизненно важную роль в бизнесе, это программное обеспечение предоставляет отчеты в режиме реального времени, чтобы обеспечить лучшие в своем классе деловые и политические решения.

Инструмент онлайн-бронирования следующего поколения TripActions может сэкономить много времени при ручном бронировании здесь и там, он интегрирует все в организованном порядке, и вы также можете получить к нему доступ через их мобильное приложение. Расширенный пользовательский интерфейс для бронирования билетов и управления расходами в одном месте невероятен. Он также вознаграждает вашего сотрудника в виде Amazon Rewards, если он экономит деньги компании на бронировании отелей.

Особенности TripActions

• Настраиваемые и предустановленные правила поездок
• Надежная отчетность о поездках
• Бронирование и управление поездками с легкостью
• Физические и виртуальные корпоративные карты
• Управление расходами в автоматизации
• Инструмент онлайн-бронирования нового поколения
• Бонусы и кэшбэк при бронировании
• Круглосуточная поддержка турагента

Плюсы:

• Простота использования
• Отличная поддержка
• Бонусы при бронировании авиабилетов и отелей
• Конкурентоспособные цены на авиабилеты и отели

Минусы:

• Не связан со всеми авиакомпаниями и отелями
• Приложение Android иногда зависает
• Немедленное перебронирование при отмене рейса

Цены:

• Свяжитесь с отделом продаж, чтобы узнать цену

TravelBank

Улучшите видимость командировочных расходов и эффективно управляйте ими с помощью TravelBank. Это универсальное решение для управления вашими расходами, бронированием и картами. Более 50 000 компаний уже используют TravelBank для эффективного управления своими поездками.

Деловые поездки становятся плавными и беспроблемными благодаря таким функциям, как отчеты о расходах, многоуровневое одобрение, онлайн-бронирование жилья и авиабилетов, интеграция и многое другое. Для начинающих компаний и частных лиц он предлагает бесплатный план, в который бесплатно включены такие функции, как неограниченное сканирование квитанций и неограниченные отчеты о расходах.

Ориентированный на мобильные устройства подход этого программного обеспечения предоставляет лучшее в своем классе мобильное приложение для управления всем, не выходя из вашего смартфона. Расширенный пользовательский интерфейс действует как вишенка на торте, что делает приложение простым в использовании. Он также предлагает мощное настольное приложение для использования в офисе и повышения эффективности.

Возможности TravelBank

• Владельцы карт Brex получат эксклюзивные 4 балла Brex за поездки
• Скидки корпоративным тарифам на авиабилеты и бронирование отелей
• Отчетность в режиме реального времени
• Настраиваемая политика поездок
• Поощрения в виде наград
• Информационная панель отслеживания путешествий

Плюсы:

• Вознаграждение сотрудников за экономию денег компании
• Простой в использовании интерфейс
• Бюджетирование путешествий

Минусы:

• Бесплатная пробная версия недоступна
• Запутанные отчеты и вкладка расходов
• Инструмент сканирования отчетов не на должном уровне

Цены

• Путешествия: 15 долл. США за пользователя в месяц.
• Расход: 8 долл. США/пользователь/месяц.
• Все в одном: индивидуальные цены

TravelPerk

TravelPerk — это комплексное программное решение для отслеживания расходов на деловые поездки, а также все необходимые функции, такие как бронирование отелей и рейсов, отчетность, соответствие требованиям и многое другое. Более 5000 компаний по всему миру используют TravelPerk для управления своими деловыми поездками и повышения производительности с помощью надежных отчетов и аналитики.

FlexiPerk — это самая уникальная функция TravelPerk, которая позволяет вам бронировать авиабилеты, отели, автомобили и поезда в любое время, и вы можете отменить бронирование одним щелчком мыши, не задавая вопросов. Вы получите возмещение в один клик. Эта услуга в настоящее время доступна в США, Великобритании, Швейцарии и ЕС.

Простота создания и настройки Simple Travel Policy гарантирует, что вы не превысите лимит расходов. Эта политика поможет путешественникам не выходить за рамки своего бюджета и позволит им управлять своими поездками.

Особенности TravelPerk

• Возможность группового бронирования для 9 и более человек
• Огромный инвентарь
• Гибкая туристическая политика
• Легкое возмещение НДС
• Функция GreenPerk для компенсации расходов

Плюсы:

• Централизованное выставление счетов
• Мгновенная настройка
• Доступна бесплатная пробная версия

Минусы:

• Сравнительно высокая цена
• У вас нет возможности просматривать рейсы с учетом вашего бюджета.
• Неэффективная поддержка клиентов

Цены:

• Стартер: первые 5 бронирований бесплатно, затем 5% за бронирование.
• Премиум: $99/месяц + 3%/бронирование
• Pro: 299 долларов США в месяц + 3% за бронирование.
• Пользовательский: Свяжитесь с отделом продаж, чтобы узнать цену

Расход Зохо

Zoho — известный и надежный поставщик Saas, предлагающий различные облачные услуги, помогающие компаниям вести свой бизнес плавно и эффективно. Расходы Zoho — еще одно отличное программное обеспечение Zoho, которое предоставляет функции управления поездками и расходами. Ему доверяют тысячи компаний, таких как Zomato, Makemytrip и PUMA, и он доступен более чем в 150 странах мира.

Предоставьте своему сотруднику возможность добавлять квитанции и легко преобразовывать их в расходы. Вы можете настроить утверждение стоимости билетов и поездок, чтобы более эффективно управлять корпоративными поездками. Все отчеты хранятся в облаке, так что вам не нужно беспокоиться о бумаге в будущем.

Помимо всех основных функций программного обеспечения для управления поездками, вы можете создать пользователя и назначить ему роли. Вы также можете ограничить доступ для сотрудников и установить дневные, месячные и годовые лимиты расходов.

Особенности расхода Zoho

• Сверка корпоративной карты
• Ведение и автоматизация отчетов о расходах
• Отслеживание пробега
• Упрощенное и индивидуальное утверждение
• Расширенный вариант настройки

Плюсы:

• Полная интеграция с пакетом Zoho
• Мобильное приложение для управления поездками на ходу
• Интерактивный интерфейс
• Многофакторная аутентификация и единый вход

Минусы:

• Мобильное приложение иногда вылетает
• Отсутствует своевременный ответ службы поддержки

Цены

• Бесплатная пробная версия
• Стандарт: 99 рупий/пользователь/месяц
• Премиум: 199 рупий/пользователь/месяц
• Предприятие: 299 рупий за пользователя в месяц.

Эгенсия

Egencia обслуживает более 9000 компаний в 60 странах и была запущена в 2002 году. Имея большой опыт в этой области, Egencia стремится модернизировать управление командировками и расходами. Благодаря мощному и надежному программному обеспечению Egencia комплексное планирование корпоративных поездок становится плавным и легким.

Упрощение задачи планирования корпоративных поездок является приоритетом Egencia, а также обеспечение простого в использовании пользовательского интерфейса для бронирования, утверждения запросов на поездки и изменения командировок. Благополучие и безопасность вашего сотрудника являются приоритетом, и Egencia Travel Advisor гарантирует это с помощью предупреждений и советов о поездках.

Это оптимизирует путешествие ваших сотрудников с помощью программы, такой как Egencia 100 лучших корпоративных отелей. В рамках этой программы отбираются отели, которые ставят во главу угла качество обслуживания клиентов.

Особенности Эгенсии

• Консультации по управлению поездками
• Аналитическая студия Egencia
• Сравнительная панель для сравнения аналогов
• Инструмент управления политикой поездок
• Индикаторы уровня географического риска

Плюсы:

• Автоматизированная отчетность
• Надежное мобильное приложение
• Эксперты по организации встреч и мероприятий

Минусы:

• поддержка клиентов средняя
• Не интуитивно понятный интерфейс
• Бесплатная пробная версия недоступна

Цены:

• Запросить индивидуальное ценовое предложение

Купа

Coupa запустила свое комплексное программное обеспечение для управления поездками и расходами в 2022 году, чтобы помочь предприятиям более эффективно заботиться о своих корпоративных поездках. Это новичок в области корпоративного планирования, но он имеет значительный опыт в предоставлении аналогичных услуг, таких как управление контрактами, управление поставщиками, выставление счетов, управление казначейством и аналогичные услуги.

От планирования деловой поездки до бронирования авиабилетов и отелей до предоставления поддержки путешественникам, отчетов о расходах и соблюдения нормативных требований — он обслуживает все, что вам нужно в программном обеспечении для отслеживания путешествий.

Улучшенная видимость в аналитике расходов дает вам четкое представление обо всех ваших расходах на поездки в одном месте, используя это, вы получаете возможность оценивать свои расходы. Усовершенствованный прогноз стоимости поездки Coupa способен предсказать расходы, которые могут возникнуть во время будущей поездки, чтобы вы могли подготовиться к ней и остаться в рамках своего бюджета.

Особенности Купа

• Автоматизированная отчетность о расходах
• Интеллектуальный алгоритм аудита
• Прогнозы стоимости поездки Coupa
• Ценные идеи от Community.ai
• Умные маршруты

Плюсы:

• Обнаружение мошенничества с помощью ИИ
• Информация о путешествиях в реальном времени
• Мобильное приложение iOS и Android

Минусы:

• Цена не разглашается
• Отсутствие настройки
• Не интерактивная и современная приборная панель

Цены:

• Связаться с отделом продаж

SAP согласен

SAP Concur — еще одно отличное программное обеспечение для управления деловыми поездками и расходами. Он признан лидером в отчете IDC о состоянии рынка в области управления командировками и расходами. Благодаря этому вы берете под контроль все свои расходы, которые происходят в командировке. Обязанность проявлять осторожность — это юридическое обязательство каждого предприятия по обеспечению безопасности своих сотрудников, поэтому это программное обеспечение обеспечивает безопасное путешествие и помогает вам соблюдать законы.

Хорошо составленная политика поездок может сэкономить огромную часть ваших денег, предоставляя четкую информацию о том, какие расходы подлежат возмещению, а какие нет. SAP Concur поможет вам подготовить оптимальную политику командировок, которую вы сможете настроить в любое время.
Даже когда вы бронируете билет через канал, отличный от SAP Concur, он фиксирует детали и помогает вам управлять всеми без исключения расходами. Он также предоставляет вам консолидированные отчеты по всем без исключения расходам на единой панели инструментов.

Возможности SAP Concur

• Triplink для записи бронирования, сделанного вне SAP Concur
• Простое соблюдение командировок для сотрудников
• Сотрудники имеют право бронировать билеты
• Ускорьте процесс запроса и утверждения с помощью Concur request
• ExpenseIT для упрощения отчетности о расходах

Плюсы:

• Наличие приложения для iOS и Android
• Легкое возмещение
• Слабая интеграция

Минусы:

• Старый и грязный интерфейс
• Цена не разглашается
• Трудоемкость аудита расходов

Цены:

• Связаться с отделом продаж

Затраты

Expensify является достойным кандидатом в нашем списке лучших программ для отслеживания путешествий благодаря своим удивительным функциям и огромной клиентской базе. Запущенный в 2008 году, он обслужил более 12 миллионов человек по всему миру. Это одна из компаний в мире с самым высоким доходом на одного работника.

Расширенные функции, такие как Smart Scan, позволяют сканировать все квитанции, упрощая процесс утверждения и ускоряя процесс возмещения. Поскольку все находится в одном оптимизированном процессе, он может интегрировать все ваши расходы на командировки в ваше любимое бухгалтерское программное обеспечение.

Помимо всех основных функций, таких как управление расходами, оплата счетов, выставление счетов и управление поездками, он также предлагает карту Expensify, которая приносит вам до 4% вознаграждения за каждую покупку. 10% дохода, полученного с каждой карты Expensify, будут переданы в благотворительную организацию Expensify, известную как Expensify.org.

Особенности Expensify

• Карта расходов
• Умное сканирование
• Уведомление и перебронирование других рейсов при отмене рейса
• Простое бронирование через чат с консьержем
• Упрощенное соблюдение требований к поездкам
• Сверка корпоративной карты
• Несколько утверждающих
• Расширенное налоговое отслеживание

Плюсы:

• PCI-совместимая безопасность
• Делегированный доступ
• Разумные цены
• Удобное мобильное приложение

Минусы:

• Нет возможности фильтровать список расходов
• Сложно добавить утверждения
• Интеллектуальное сканирование иногда дает сбой

Цены:

• Бесплатно: $0
• Собирать: 5 долларов США за пользователя в месяц.
• Контроль: $9/пользователь/месяц

Хромривер

Chomeriver — это комплексное программное обеспечение для управления командировками и расходами, которое упрощает управление корпоративными командировками. Это помогает организациям автоматизировать и оптимизировать свои процессы, связанные с документами, такие как создание, просмотр и утверждение документов. Платформа также включает функции для совместной работы, хранения документов и управления ими, а также интеграцию с другими бизнес-системами и инструментами.

По оценкам опроса ACFE, предприятия ежегодно теряют 5% доходов из-за мошенничества и расходов вне политики. Chromeriver автоматизирует соблюдение требований и управление расходами, чтобы сэкономить время и обнаружить такое мошенничество.

Особенности Хромривер

• Улучшенное бюджетирование и прогнозирование
• Простая интеграция с любой туристической компанией
• Отчетность о расходах в режиме реального времени
• Приоритет безопасности и осведомленности
• Беспрепятственное отслеживание платежных данных
• Наличие компенсационной карты

Плюсы:

• Показать ход возмещения
• Отслеживание пробега
• Возможность оптического распознавания символов
• Соблюдение обязанности по уходу

Минусы:

• Цена не разглашается
• Не полностью посвящен управлению поездками
• Трудно ориентироваться в пользовательском интерфейсе

Цены:

• Свяжитесь со службой поддержки, чтобы узнать цену

Эмбурс Сертифицировать

Emburse Certify — это программное решение, которое упрощает и повышает эффективность управления командировками и расходами, составления отчетов и аналитики, а также возмещения расходов. Имея базу пользователей в более чем 12 миллионов человек и присутствуя в более чем 120 странах, это программное обеспечение пользуется доверием и предлагает все необходимые функции для отслеживания командировочных расходов.

Предоставьте своему сотруднику возможность путешествовать без головной боли, связанной с планированием поездки, потому что это программное обеспечение обрабатывает все от начала до конца с полной гибкостью. Вы найдете лучшие корпоративные тарифы на бронирование авиабилетов, поездов, отелей и прокат автомобилей.

Свяжитесь со службой поддержки в любое время через чат, телефон или электронную почту, и ваш вопрос будет решен немедленно. С Certify ваши сотрудники всегда находятся в зоне соответствия вашей корпоративной политике. У вас есть полная гибкость, чтобы изменить политику в любое время, и изменения будут отражаться в режиме реального времени.

Особенности Emburse Certify

• Автозаполнение данных и сканирование отчетов
• Автоматическое применение политик
• Полный набор отчетов с аналитикой
• Несколько пользовательских ролей
• Контроль маршрутизации утверждений‌‌

Плюсы:

• Доступно в более чем 140 валютах
• Интеграция с кредитной картой
• Мобильное приложение iOS и Android

Минусы:

• Бесплатная пробная версия недоступна
• Много туда и обратно создает неудобство

Цены:

• Подтвердите сейчас: 12 долларов США/пользователь/месяц
• Professional и Enterprise: обратитесь в службу поддержки

Заключение

От планирования корпоративной поездки до завершения всей поездки — все должно быть четко отражено, ничего не упущено. Приведенный выше список программного обеспечения помогает во всем, от бронирования поездок до управления расходами, поэтому выберите лучшее из списка и сэкономьте много времени и ресурсов на отслеживании командировочных расходов.

Часто задаваемые вопросы

Что такое программное обеспечение для управления поездками и расходами?

Программное обеспечение для управления поездками и расходами или отслеживания позволяет и предоставляет пользователям платформу для планирования, покупки и учета командировочных расходов. Это также гарантирует, что связанные с работой поездки сотрудников соответствуют политике компании.

Как вы управляете командировочными расходами?

Само собой разумеется, что отказ от бизнес-класса — это лучшая практика, но есть и другие способы сократить расходы на авиаперелет:

• Бронируйте билеты заранее
• Не ограничивайтесь одним любимым сайтом бронирования
• Партнерство с авиакомпаниями
• Сократите расходы, правильно планируя встречи
• Используйте программное обеспечение для управления командировочными расходами для отслеживания расходов

Как выбрать лучшее программное обеспечение для отслеживания командировочных расходов?

Вы должны учитывать несколько факторов, прежде чем выбрать лучшее программное обеспечение для отслеживания командировочных расходов для вашего бизнеса, например, путешествует ли ваш сотрудник больше по дорогам или по воздуху, для этого составьте список приоритетов и функций, которые вам нужны в вашем программном обеспечении.

Какое лучшее программное обеспечение для отслеживания командировочных расходов?

Ниже приведены лучшие программы для управления поездками и расходами.

• TripActions
• TravelBank
• TravelPerk
• Расход Зохо
• Расход Зохо
• Купа
• SAP согласен
• Затраты
• Хромривер
• Эмбурс Сертифицировать