I 10 migliori software per la gestione delle spese e dei viaggi d'affari

Sapevi che, secondo il rapporto di Emburse Certificate, un viaggiatore d'affari medio negli Stati Uniti spende circa $ 949 per il proprio viaggio di lavoro, comprese tutte le spese di alloggio, biglietto aereo e altre spese aziendali? Ciò significa che la spesa per i viaggi di lavoro è parte integrante dell'attività.

Il ritorno sull'investimento nei viaggi d'affari è di circa $ 2,90 per ogni dollaro speso per i viaggi, quindi le aziende dovrebbero pianificare i viaggi d'affari per i propri dipendenti. Quindi tenere traccia delle spese di viaggio è un aspetto importante per organizzare tutto e gestire l'attività in modo efficiente.

Il software di monitoraggio delle spese di viaggio è dedicato a servirti in questo senso e ad aiutarti a gestire le tue spese di viaggio. Qui abbiamo fornito un elenco dei migliori software per il monitoraggio delle spese di viaggio in modo da non dover cercare software.

Che cos'è il software di monitoraggio delle spese di viaggio?
Elenco dei migliori software di monitoraggio delle spese di viaggio
TripActions
Banca di viaggio
TravelPerk
Spesa Zoho
Egencia
Coppa
SAP Concur
Spendere
Chromeriver
Certificato di spesa

Che cos'è il software di monitoraggio delle spese di viaggio?

Le aziende spendono molto per i viaggi di lavoro, quindi per tenere traccia di ogni centesimo speso per i viaggi, le aziende utilizzano il software di monitoraggio delle spese di viaggio. Il software è ben dotato di funzionalità che aiutano a organizzare, monitorare e analizzare le spese di viaggio.

Le aziende di tutti i tipi possono tenere traccia delle proprie spese e allineare i viaggi dei dipendenti con la loro politica di viaggio aziendale per garantire la conformità. Ottieni un'idea dettagliata di quanto hai speso per quale dipendente e pianifichi in modo appropriato i viaggi futuri tenendo in prospettiva l'esperienza di viaggio passata.

Quindi, senza ulteriori indugi, tuffiamoci nell'elenco dei migliori software di monitoraggio delle spese di viaggio.

Elenco dei migliori software di monitoraggio delle spese di viaggio

I seguenti sono i migliori software per la gestione di viaggi e spese

TripActions

TripActions è un potente e robusto software di gestione dei viaggi e delle spese che è considerato affidabile da oltre 8000 aziende in tutto il mondo. Lanciato nel 2015, TripActions è dedicato a fornire la migliore esperienza utente quando si tratta di gestire viaggi di lavoro.

È l'unica piattaforma di cui hai bisogno per gestire le carte fisiche e virtuali per le spese di viaggio aziendali e le prenotazioni di hotel e voli con offerte esclusive, cashback e premi. La politica di viaggio aziendale svolge un ruolo fondamentale in un'azienda, questo software fornisce report in tempo reale per garantire le migliori decisioni aziendali e politiche.

Lo strumento di prenotazione online di nuova generazione di TripActions può far risparmiare molto tempo nella prenotazione manuale qua e là, integra tutto in modo organizzato e puoi anche accedervi tramite la loro app mobile. L'esperienza utente migliorata per prenotare i biglietti e gestire le spese in un unico posto è incredibile. Premia anche il tuo dipendente sotto forma di Amazon Rewards se fa risparmiare denaro all'azienda sulle prenotazioni alberghiere.

Caratteristiche di TripActions

• Politiche di viaggio personalizzabili e preimpostate
• Rapporto di viaggio affidabile
• Prenotazione e gestione dei viaggi con facilità
• Carte aziendali fisiche e virtuali
• La gestione delle spese nell'automazione
• Strumento di prenotazione online di nuova generazione
• Premi e cashback durante la prenotazione
• Supporto per agenti di viaggio 24 ore su 24, 7 giorni su 7

Professionisti:

• Facilità d'uso
• Grande supporto
• Premi durante la prenotazione di voli e hotel
• Tariffe aeree e alberghiere competitive

Contro:

• Non collegato con tutte le compagnie aeree e gli hotel
• L'app per Android a volte si blocca
• Cambio di prenotazione non immediato quando il volo viene cancellato

Prezzi:

• Contatta il team di vendita per i prezzi

Banca di viaggio

Migliora la visibilità delle spese di viaggio e gestiscile in modo efficiente con TravelBank. È una soluzione all-in-one per la gestione delle spese, delle prenotazioni e delle carte. Più di 50.000 aziende utilizzano già TravelBank per gestire efficacemente i propri affari di viaggio.

I viaggi di lavoro diventano semplici e senza problemi grazie a funzionalità come note spese, approvazione multilivello, prenotazione online di alloggi e voli, integrazione e molto altro. Per le aziende e gli individui in fase iniziale, offre un piano senza spese in cui sono incluse gratuitamente funzionalità come scansioni illimitate delle ricevute e note spese illimitate.

L'approccio incentrato sui dispositivi mobili di questo software fornisce l'app mobile migliore della categoria per gestire tutto dalla comodità del tuo smartphone. L'interfaccia utente avanzata funge da ciliegina sulla torta che rende l'app facile da usare. Offre anche una potente app desktop da utilizzare in ufficio e migliorare l'efficienza.

Caratteristiche di TravelBank

• I titolari della carta Brex riceveranno un'esclusiva di 4x punti Brex sulla spesa di viaggio
• Tariffe aziendali scontate su voli e prenotazioni alberghiere
• Rapporti in tempo reale
• Politica di viaggio personalizzabile
• Incentivi sotto forma di premi
• Dashboard dovere di assistenza del tracker di viaggio

Professionisti:

• Premia i dipendenti per aver risparmiato i soldi dell'azienda
• Interfaccia facile da usare
• Bilancio di viaggio

Contro:

• Non è disponibile una prova gratuita
• Rapporti confusi e scheda spese
• Lo strumento di scansione dei report non è all'altezza

Prezzi

• Viaggio: $ 15 /utente/mese
• Spesa: $8/utente/mese
• All-in-one: prezzi personalizzati

TravelPerk

TravelPerk è una soluzione software all-in-one per tenere traccia delle spese dei viaggi di lavoro insieme a tutte le funzionalità necessarie come prenotazione di hotel e voli, reportistica, conformità e molto altro. Oltre 5000 aziende in tutto il mondo utilizzano TravelPerk per gestire i propri viaggi di lavoro e aumentare la produttività con solidi report e analisi.

FlexiPerk è la caratteristica più unica di TravelPerk che ti consente di prenotare voli, hotel, auto e treno in qualsiasi momento e puoi cancellare la tua prenotazione con un solo clic, senza fare domande. Riceverai il rimborso con un solo clic. Questo servizio è attualmente disponibile negli Stati Uniti, nel Regno Unito, in Svizzera e nell'UE.

Facile da creare e personalizzabile, la Simple Travel Policy ti assicura di rimanere entro i limiti di spesa. Questa politica aiuterà i viaggiatori a rispettare il budget e consentirà loro di gestire il proprio viaggio.

Caratteristiche di TravelPerk

• Possibilità di prenotazione di gruppo per 9 o più persone
• Vasto inventario
• Politica di viaggio flessibile
• Facile recupero dell'IVA
• Funzione GreenPerk per compensare la spesa

Professionisti:

• Fatturazione centralizzata
• Configurazione istantanea
• È disponibile una prova gratuita

Contro:

• Prezzi relativamente alti
• Non hai la possibilità di visualizzare i voli in base al tuo budget
• Assistenza clienti inefficiente

Prezzi:

• Antipasto: prime 5 prenotazioni gratuite poi 5%/prenotazione
• Premium: $99/mese + 3%/prenotazione
• Pro: $299/mese + 3%/prenotazione
• Personalizzato: contatta il reparto vendite per il prezzo

Spesa Zoho

Zoho è un provider Saas noto e affidabile che offre una varietà di servizi basati su cloud per aiutare le aziende a gestire la propria attività in modo fluido ed efficiente. La spesa di Zoho è un altro ottimo software di Zoho che fornisce funzionalità di gestione dei viaggi e delle spese. Scelto da migliaia di aziende come Zomato, Makemytrip e PUMA, è disponibile in oltre 150 paesi in tutto il mondo.

Consenti al tuo dipendente di aggiungere ricevute e convertirle in spese senza problemi. Puoi impostare l'approvazione per i costi dei biglietti e dei viaggi per gestire i tuoi viaggi aziendali in modo più efficace. Tutti i rapporti sono archiviati nel cloud in modo da non doverti preoccupare di alcun documento in futuro.

Oltre a tutte le funzionalità di base del software di gestione dei viaggi, puoi creare un utente e assegnargli dei ruoli. Puoi anche limitare l'accesso ai dipendenti e impostare limiti di spesa giornalieri, mensili e annuali.

Caratteristiche della spesa Zoho

• Riconciliazione carte aziendali
• Gestione e automazione delle note spese
• Monitoraggio del chilometraggio
• Approvazione semplificata e personalizzata
• Opzione di personalizzazione avanzata

Professionisti:

• Integrazione perfetta con la suite Zoho
• App mobile per gestire i viaggi in movimento
• Interfaccia utente interattiva
• Autenticazione a più fattori e single sign-on

Contro:

• L'app mobile si blocca a volte
• Manca una risposta tempestiva dal supporto

Prezzi

• Prova gratuita
• Standard: Rs 99/utente/mese
• Premium: Rs 199/utente/mese
• Azienda: Rs 299/utente/mese

Egencia

Egencia ha servito più di 9000 aziende in 60 paesi ed è stata lanciata nel 2002. Avendo una grande esperienza nel settore, Egencia si impegna a modernizzare la gestione dei viaggi e delle spese. La pianificazione dei viaggi aziendali end-to-end diventa semplice e senza problemi con il potente e robusto software di Egencia.

Semplificare l'attività di pianificazione dei viaggi aziendali è la priorità di Egencia e garantire che fornisca un'interfaccia utente di facile utilizzo per la prenotazione, l'approvazione delle richieste di viaggio e la modifica del viaggio. Il benessere e la sicurezza dei tuoi dipendenti sono una priorità ed Egencia Travel Advisor lo garantisce con avvisi e consigli di viaggio.

Ottimizza l'esperienza di viaggio dei tuoi dipendenti attraverso il programma come i 100 migliori hotel aziendali di Egencia. Questo programma seleziona gli hotel che si impegnano a mettere al primo posto l'esperienza del cliente.

Caratteristiche di Egencia

• Consulenza per la gestione dei viaggi
• Studio di analisi Egencia
• Dashboard di benchmarking per confrontare i peer
• Strumento di gestione delle politiche di viaggio
• Indicatori del livello di rischio geografico

Professionisti:

• Rapporti automatizzati
• App per dispositivi mobili robusta
• Esperti in meeting ed eventi

Contro:

• l'assistenza clienti è nella media
• Interfaccia non intuitiva
• Non è disponibile una prova gratuita

Prezzi:

• Richiedi preventivi personalizzati

Coppa

Coupa ha lanciato il suo software end-to-end per la gestione dei viaggi e delle spese nel 2022 per aiutare le aziende a prendersi cura dei propri viaggi aziendali in modo più efficiente. È nuovo nel campo della pianificazione aziendale, ma ha una significativa esperienza nella fornitura di servizi simili come la gestione dei contratti, la gestione dei fornitori, la fatturazione, la gestione della tesoreria e servizi simili.

Dalla pianificazione di un viaggio di lavoro alla prenotazione di voli e hotel, al supporto per i viaggiatori, alle note spese e alla conformità, soddisfa tutto ciò che desideri in un software di tracciamento dei viaggi.

Una maggiore visibilità nelle informazioni dettagliate sulle spese ti offre un quadro chiaro di tutte le tue spese di viaggio in un unico posto, utilizzando questo diventi in grado di valutare le tue spese. La previsione avanzata del prezzo del viaggio della Coupa è in grado di prevedere la spesa che potrebbe verificarsi durante un viaggio futuro in modo che tu possa prepararti e rimanere nei limiti del tuo budget.

Caratteristiche di Coupé

• Resoconto spese automatizzato
• Algoritmo di controllo intelligente
• Le previsioni sui prezzi di viaggio di Coupa
• Approfondimenti preziosi da Community.ai
• Itinerari intelligenti

Professionisti:

• Rilevamento frodi AI
• Informazioni di viaggio in tempo reale
• Applicazione mobile IOS e Android

Contro:

• Il prezzo non è divulgato
• Mancanza di personalizzazione
• Cruscotto non interattivo e moderno

Prezzi:

• Contatta le vendite

SAP Concur

SAP Concur è un altro ottimo software da considerare per i viaggi di lavoro e la gestione delle spese. È dichiarato leader nel rapporto di mercato IDC per la gestione dei viaggi e delle spese. In questo modo, prendi il controllo di tutte le tue spese che si verificano durante un viaggio di lavoro. Il dovere di diligenza è un obbligo legale per ogni azienda di garantire la sicurezza dei propri dipendenti, quindi questo software garantisce un'esperienza di viaggio sicura e ti aiuta a rispettare le leggi.

Una polizza di viaggio ben redatta può farti risparmiare un'enorme fetta di denaro fornendo informazioni chiare su quale spesa è rimborsabile e quale no. SAP Concur ti aiuterà a predisporre la migliore travel policy che potrai personalizzare in ogni momento.
Anche quando prenoti il ​​tuo biglietto tramite un canale diverso da SAP Concur, acquisisce i dettagli e ti aiuta a gestire ogni singola spesa. Fornisce inoltre report consolidati di ogni singola spesa in un'unica dashboard.

Caratteristiche di SAP Concur

• Triplink per acquisire la prenotazione effettuata al di fuori di SAP Concur
• Conformità di viaggio facile per i dipendenti
• I dipendenti sono autorizzati a prenotare il loro biglietto
• Velocizza il processo di richiesta e approvazione con Concur request
• ExpenseIT per semplificare la rendicontazione delle spese

Professionisti:

• Disponibilità di app iOS e Android
• Rimborso facile
• Integrazione lenta

Contro:

• Interfaccia vecchia e disordinata
• Il prezzo non è divulgato
• Scomodo per controllare le spese

Prezzi:

• Contatta le vendite

Spendere

Expensify è il candidato meritevole nella nostra lista dei migliori software di monitoraggio dei viaggi grazie alle sue straordinarie funzionalità e all'enorme base di clienti. Lanciato nel 2008, ha servito più di 12 milioni di persone in tutto il mondo. È una delle aziende al mondo che ha il più alto fatturato per dipendente.

Funzionalità avanzate come Smart Scan hanno la capacità di scansionare tutte le ricevute, semplificando il processo di approvazione e accelerando il processo di rimborso. Poiché tutto è in un unico processo semplificato, può integrare tutte le tue spese di viaggio d'affari nel tuo software di contabilità preferito.

Oltre a tutte le funzionalità di base come la gestione delle spese, il pagamento delle bollette, la fatturazione e la gestione dei viaggi, offre anche la carta Expensify che ti fa guadagnare fino al 4% di premi su ogni acquisto. Il 10% delle entrate guadagnate su ciascuna carta Expensify sarà donato all'organizzazione di beneficenza di Expensify nota come Expensify.org.

Caratteristiche di Expensify

• Spesa carta
• Scansione intelligente
• Avviso di notifica e riprenotazione di altri voli quando il volo è stato cancellato
• Prenotazione facile tramite chat con il concierge
• Conformità di viaggio semplificata
• Riconciliazione carte aziendali
• Approvatori multipli
• Monitoraggio fiscale avanzato

Professionisti:

• Sicurezza conforme PCI
• Accesso delegato
• Prezzi ragionevoli
• App mobile facile da usare

Contro:

• Nessuna opzione per filtrare l'elenco delle spese
• Difficile aggiungere approva
• La scansione intelligente a volte fallisce

Prezzi:

• Gratuito: $0
• Raccolta: $ 5/utente/mese
• Controllo: $9/utente/mese

Chromeriver

Chomeriver è un software end-to-end per la gestione dei viaggi e delle spese che mitiga il fastidio di gestire i viaggi aziendali. Aiuta le organizzazioni ad automatizzare e semplificare i processi relativi ai documenti, come la creazione, la revisione e l'approvazione dei documenti. La piattaforma include anche funzionalità per la collaborazione, l'archiviazione e la gestione dei documenti e l'integrazione con altri sistemi e strumenti aziendali.

L'indagine ACFE stima che le imprese perdano ogni anno il 5% delle entrate a causa di frodi e spese fuori norma. Chromeriver automatizza la conformità e la gestione delle spese per risparmiare tempo e rilevare tali frodi.

Caratteristiche di Chromeriver

• Miglioramento del budget e delle previsioni
• Facile integrazione con qualsiasi società di gestione dei viaggi
• Rendicontazione delle spese in tempo reale
• Sicurezza e consapevolezza prioritarie
• Monitoraggio continuo dei dati di pagamento
• Disponibilità di carta di rimborso

Professionisti:

• Mostra lo stato di avanzamento del rimborso
• Monitoraggio del chilometraggio
• Capacità OCR
• Rispetto del dovere di diligenza

Contro:

• Il prezzo non è divulgato
• Non interamente dedicato alla gestione dei viaggi
• Interfaccia utente difficile da navigare

Prezzi:

• Contatta il team di supporto per i prezzi

Certificato di spesa

Emburse Certify è una soluzione software che semplifica ed efficiente la gestione di viaggi e spese, report, analisi e rimborsi. Con una base di utenti di oltre 12 milioni e una presenza in oltre 120 paesi, questo software è affidabile e offre tutte le funzionalità necessarie per tenere traccia delle spese di viaggio.

Consenti al tuo dipendente di viaggiare senza il mal di testa di pensare troppo alla pianificazione del viaggio perché questo software gestisce tutto dall'inizio alla fine con la massima flessibilità. Troverai le migliori tariffe aziendali per la prenotazione di viaggi di voli, treni, hotel e noleggio auto.

Contatta il team di supporto in qualsiasi momento tramite chat, telefono o e-mail e risolvi immediatamente la tua domanda. Con Certificate, i tuoi dipendenti sono sempre nell'area di conformità della tua politica aziendale. Hai piena flessibilità per modificare la politica in qualsiasi momento e il cambiamento si rifletterà in tempo reale.

Caratteristiche di Emburse Certificate

• Compilazione automatica dei dati e scansione dei report
• Applicazione automatizzata delle policy
• Suite di reporting completa con analisi
• Più ruoli utente
• Controllo del percorso di approvazione‌‌

Professionisti:

• Disponibile in oltre 140 valute
• Integrazione con carta di credito
• Applicazione mobile IOS e Android

Contro:

• Non è disponibile una prova gratuita
• Un sacco di avanti e indietro crea disagi

Prezzi:

• Certifica ora: $ 12 /utente/mese
• Professional e Enterprise: contattare l'assistenza

Conclusione

Dalla pianificazione di un viaggio aziendale al completamento dell'intero viaggio, tutto deve essere riportato alla perfezione senza perdere nulla. L'elenco di software di cui sopra aiuta in tutto, dalla prenotazione del viaggio alla gestione semplice delle spese, quindi scegli il migliore dall'elenco e risparmia molto tempo e risorse nel tenere traccia delle spese di viaggio.

Domande frequenti

Che cos'è un software per la gestione di viaggi e spese?

Il software per la gestione o il monitoraggio di viaggi e spese consente e fornisce agli utenti una piattaforma per la pianificazione, l'acquisto e la registrazione delle spese di viaggio. Garantisce inoltre che i viaggi di lavoro dei dipendenti aderiscano alla politica aziendale.

Come gestisci le spese di viaggio?

Evitare la business class è una best practice ovvia, ma ecco alcuni altri modi in cui puoi ridurre le spese di viaggio aereo:

• Prenota i biglietti in anticipo
• Non attenersi a un sito di prenotazione preferito
• Partnership con le compagnie aeree
• Riduci i costi pianificando bene le riunioni
• Utilizza il software di gestione delle spese di viaggio per tenere traccia delle spese

Come scegliere il miglior software di monitoraggio delle spese di viaggio?

Dovresti considerare diversi fattori prima di scegliere il miglior software di monitoraggio delle spese di viaggio per la tua azienda, ad esempio se il tuo dipendente viaggia di più su strada o viaggia di più in aereo, per questo fai un elenco di priorità e funzionalità di cui hai bisogno nel tuo software.

Quali sono i migliori software di monitoraggio delle spese di viaggio?

I seguenti sono i migliori software di gestione dei viaggi e delle spese

• TripActions
• Banca di viaggio
• TravelPerk
• Spesa Zoho
• Spesa Zoho
• Coppa
• SAP Concur
• Spendere
• Chromeriver
• Certificato di spesa