10 meilleurs logiciels de gestion des voyages d'affaires et des dépenses

Saviez-vous que, selon le rapport d'Embourse Certify, un voyageur d'affaires américain moyen dépense environ 949 USD pour son voyage d'affaires, y compris l'hébergement, les billets d'avion et les autres dépenses professionnelles ? Cela signifie que les dépenses en voyages d'affaires font partie intégrante de l'entreprise.

Le retour sur investissement dans les voyages d'affaires est d'environ 2,90 $ pour chaque dollar dépensé en voyages. Les entreprises doivent donc planifier les voyages d'affaires de leurs employés. Le suivi des frais de déplacement est donc un aspect important pour tout organiser et gérer efficacement l'entreprise.

Le logiciel de suivi des dépenses de voyage est dédié à vous servir à cet égard et à vous aider à gérer vos dépenses de voyage. Ici, nous avons fourni une liste des meilleurs logiciels de suivi des dépenses de voyage afin que vous n'ayez pas besoin de rechercher un logiciel.

Qu'est-ce qu'un logiciel de suivi des dépenses de voyage ?
Liste des meilleurs logiciels de suivi des dépenses de voyage
TripActions
TravelBank
TravelPerk
Dépense Zoho
Égencia
Coupe
Concurrence SAP
Dépenser
Rivière Chrome
Emburser Certifier

Qu'est-ce qu'un logiciel de suivi des dépenses de voyage ?

Les entreprises dépensent beaucoup en voyages d'affaires, donc afin de garder une trace de chaque centime dépensé en voyage, les entreprises utilisent un logiciel de suivi des dépenses de voyage. Le logiciel est bien équipé avec des fonctionnalités qui aident à organiser, surveiller et analyser les dépenses de voyage.

Les entreprises de tous types peuvent suivre leurs dépenses et aligner les voyages des employés sur leur politique de voyage d'entreprise pour garantir la conformité. Vous obtenez une idée détaillée de combien vous avez dépensé pour quel employé et planifiez de manière appropriée vos futurs voyages en tenant compte de l'expérience de voyage passée.

Alors sans plus tarder, plongeons dans la liste des meilleurs logiciels de suivi des dépenses de voyage.

Liste des meilleurs logiciels de suivi des dépenses de voyage

Voici les meilleurs logiciels de gestion des voyages et des dépenses

TripActions

TripActions est un logiciel puissant et robuste de gestion des voyages et des dépenses auquel plus de 8 000 entreprises du monde entier font confiance. Lancé en 2015, TripActions se consacre à fournir la meilleure expérience utilisateur en matière de gestion des voyages d'affaires.

C'est la seule plate-forme dont vous avez besoin pour gérer les cartes physiques et virtuelles pour les dépenses de voyage d'entreprise, ainsi que les réservations d'hôtel et de vol avec des offres exclusives, des remises en argent et des récompenses. La politique de voyage d'entreprise joue un rôle vital dans une entreprise, ce logiciel fournit des rapports en temps réel pour garantir les meilleures décisions commerciales et politiques.

L'outil de réservation en ligne de nouvelle génération de TripActions peut faire gagner beaucoup de temps dans la réservation manuelle ici et là, il intègre tout de manière organisée et vous pouvez également y accéder via leur application mobile. L'expérience utilisateur améliorée pour réserver des billets et gérer les dépenses en un seul endroit est incroyable. Il récompense également votre employé sous la forme d'Amazon Rewards s'il permet à l'entreprise d'économiser de l'argent sur les réservations d'hôtel.

Caractéristiques de TripActions

• Politiques de voyage personnalisables et prédéfinies
• Rapports de voyage solides
• Réservation et gestion de voyages en toute simplicité
• Cartes d'entreprise physiques et virtuelles
• Gestion des dépenses en automatisation
• Outil de réservation en ligne de nouvelle génération
• Récompenses et cashback lors de la réservation
• Assistance aux agents de voyages 24h/24 et 7j/7

Avantages:

• Facilité d'utilisation
• Excellent soutien
• Récompenses lors de la réservation de vols et d'hôtels
• Tarifs vol et hôtel compétitifs

Les inconvénients:

• Non connecté avec toutes les compagnies aériennes et les hôtels
• L'application Android se bloque parfois
• Pas de changement de réservation immédiat lorsque le vol est annulé

Tarification :

• Contactez l'équipe commerciale pour connaître les tarifs

TravelBank

Améliorez la visibilité des dépenses de voyage et gérez-les efficacement avec TravelBank. Il s'agit d'une solution tout-en-un pour gérer vos dépenses, vos réservations et vos cartes. Plus de 50 000 entreprises utilisent déjà TravelBank pour gérer efficacement leurs affaires de voyage.

Les voyages d'affaires deviennent transparents et sans tracas avec des fonctionnalités telles que les notes de frais, l'approbation à plusieurs niveaux, la réservation en ligne pour l'hébergement et les vols, l'intégration et bien plus encore. Pour les entreprises et les particuliers en démarrage, il propose un plan sans frais dans lequel des fonctionnalités telles que des numérisations illimitées de reçus et des rapports de dépenses illimités sont incluses gratuitement.

L'approche centrée sur le mobile de ce logiciel fournit la meilleure application mobile de sa catégorie pour tout gérer depuis le confort de votre smartphone. L'interface utilisateur avancée agit comme une cerise sur le gâteau qui rend l'application facile à utiliser. Il offre également une application de bureau puissante à utiliser au bureau et à améliorer l'efficacité.

Fonctionnalités de TravelBank

• Les titulaires de la carte Brex recevront en exclusivité 4x points Brex sur les dépenses de voyage
• Tarifs d'entreprise réduits sur les vols et la réservation d'hôtel
• Rapports en temps réel
• Politique de voyage personnalisable
• Des incitations sous forme de récompenses
• Tableau de bord du devoir de diligence du suivi des voyages

Avantages:

• Récompense les employés pour avoir économisé l'argent de l'entreprise
• Interface facile à utiliser
• Budget de voyage

Les inconvénients:

• Un essai gratuit n'est pas disponible
• Rapports et onglet de dépenses déroutants
• L'outil d'analyse des rapports n'est pas à la hauteur

Tarification

• Déplacement : 15 $ /utilisateur/mois
• Dépense : 8 $ /utilisateur/mois
• Tout-en-un : tarification personnalisée

TravelPerk

TravelPerk est une solution logicielle tout-en-un permettant de suivre les dépenses des voyages d'affaires ainsi que toutes les fonctionnalités nécessaires telles que la réservation d'hôtels et de vols, le reporting, la conformité et bien plus encore. Plus de 5000 entreprises dans le monde utilisent TravelPerk pour gérer leurs voyages d'affaires et augmenter leur productivité grâce à des rapports et des analyses solides.

FlexiPerk est la fonctionnalité la plus unique de TravelPerk qui vous permet de réserver des vols, un hôtel, une voiture et un train à tout moment et vous pouvez annuler votre réservation en un seul clic, sans poser de questions. Vous serez remboursé en un clic. Ce service est actuellement disponible aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Suisse et dans l'UE.

Facile à créer et personnalisable, la politique de voyage simple vous permet de respecter les limites de dépenses. Cette politique aidera les voyageurs à respecter leur budget et leur permettra de gérer leur voyage.

Caractéristiques de Travel Perk

• Service de réservation de groupe pour 9 personnes ou plus
• Vaste Inventaire
• Politique de voyage flexible
• Récupération facile de la TVA
• Fonction GreenPerk pour compenser les dépenses

Avantages:

• Facturation centralisée
• Configuration instantanée
• Un essai gratuit est disponible

Les inconvénients:

• Prix ​​relativement élevé
• Vous n'avez pas la possibilité d'afficher les vols en fonction de votre budget
• Support client inefficace

Tarification :

• Starter : 5 premières réservations gratuites puis 5%/réservation
• Premium : 99 $/mois + 3 %/réservation
• Pro : 299 $/mois + 3 %/réservation
• Personnalisé : contactez le service commercial pour connaître le prix

Dépense Zoho

Zoho est un fournisseur Saas bien connu et de confiance qui propose une variété de services basés sur le cloud pour aider les entreprises à gérer leurs activités de manière fluide et efficace. Zoho dépenses est un autre excellent logiciel de Zoho qui fournit des fonctionnalités de gestion des déplacements et des dépenses. Reconnu par des milliers d'entreprises comme Zomato, Makemytrip et PUMA, il est disponible dans plus de 150 pays à travers le monde.

Permettez à votre employé d'ajouter des reçus et de les convertir en dépenses de manière transparente. Vous pouvez configurer l'approbation des coûts des billets et des voyages pour gérer plus efficacement vos voyages d'affaires. Tous les rapports sont stockés dans le cloud afin que vous n'ayez plus à vous soucier du papier à l'avenir.

Outre toutes les fonctionnalités de base d'un logiciel de gestion de voyages, vous pouvez créer un utilisateur et lui attribuer des rôles. Vous pouvez également restreindre l'accès aux employés et définir des limites de dépenses quotidiennes, mensuelles et annuelles.

Caractéristiques de la dépense Zoho

• Réconciliation carte entreprise
• Gestion et automatisation des notes de frais
• Suivi du kilométrage
• Approbation simplifiée et personnalisée
• Option de personnalisation avancée

Avantages:

• Intégration transparente avec la suite Zoho
• Application mobile pour gérer les déplacements en déplacement
• Interface utilisateur interactive
• Authentification multifacteur et authentification unique

Les inconvénients:

• L'application mobile plante parfois
• Il manque une réponse rapide du support

Tarification

• Essai gratuit
• Standard : Rs 99/utilisateur/mois
• Premium : Rs 199/utilisateur/mois
• Entreprise : Rs 299/utilisateur/mois

Égencia

Egencia a servi plus de 9 000 entreprises dans 60 pays et a été lancée en 2002. Forte d'une grande expérience dans le domaine, Egencia s'est engagée à moderniser la gestion des voyages et des dépenses. La planification de voyages d'affaires de bout en bout devient transparente et sans effort grâce au logiciel puissant et robuste d'Egencia.

Simplifier la tâche de planification des voyages d'entreprise est la priorité d'Egencia et s'assurer qu'elle fournit une interface utilisateur facile à utiliser pour la réservation, l'approbation des demandes de voyage et la modification des voyages. Le bien-être et la sécurité de vos employés sont une priorité, et Egencia Travel Advisor y veille avec des alertes et des conseils de voyage.

Il optimise l'expérience de voyage de vos employés grâce au programme comme Egencia top 100 corporate hotels. Ce programme présélectionne les hôtels qui s'engagent à donner la priorité à l'expérience client.

Caractéristiques d'Egencia

• Conseil en gestion de voyages
• Studio d'analyse Egencia
• Tableau de bord de benchmarking pour comparer les pairs
• Outil de gestion de la politique voyage
• Indicateurs de niveau de risque géographique

Avantages:

• Rapports automatisés
• Application mobile robuste
• Experts en planification de réunions et d'événements

Les inconvénients:

• le support client est moyen
• Interface pas intuitive
• Un essai gratuit n'est pas disponible

Tarification :

• Demander des devis personnalisés

Coupe

Coupa a lancé son logiciel de gestion des voyages et des dépenses de bout en bout en 2022 pour aider les entreprises à gérer plus efficacement leurs voyages d'affaires. Il est nouveau dans le domaine de la planification d'entreprise, mais possède une expérience significative dans la fourniture de services similaires tels que la gestion des contrats, la gestion des fournisseurs, la facturation, la gestion de la trésorerie et des services similaires.

De la planification d'un voyage d'affaires à la réservation de vols et d'hôtels en passant par l'assistance aux voyageurs, les notes de frais et la conformité, il répond à tout ce que vous voulez dans un logiciel de suivi des voyages.

Une meilleure visibilité dans les informations sur les dépenses vous donne une image claire de toutes vos dépenses de voyage en un seul endroit, en utilisant cela, vous devenez capable d'évaluer vos dépenses. La prévision avancée du prix du voyage du Coupa est suffisamment capable de prévoir les dépenses qui pourraient survenir lors d'un futur voyage afin que vous puissiez vous y préparer et respecter votre budget.

Caractéristiques de Coupa

• Rapports de dépenses automatisés
• Algorithme d'audit intelligent
• Prévisions de prix du voyage de Coupa
• Informations précieuses de Community.ai
• Itinéraires intelligents

Avantages:

• Détection de fraude par IA
• Informations sur les voyages en temps réel
• Application mobile IOS et Android

Les inconvénients:

• Le prix n'est pas divulgué
• Manque de personnalisation
• Tableau de bord non interactif et moderne

Tarification :

• Contacter le service commercial

Concurrence SAP

SAP Concur est un autre excellent logiciel à considérer pour la gestion de vos voyages d'affaires et de vos dépenses. Il est déclaré leader dans le rapport IDC sur le marché de la gestion des voyages et des dépenses. Grâce à cela, vous contrôlez toutes vos dépenses lors d'un voyage d'affaires. Le devoir de diligence est une obligation légale pour chaque entreprise d'assurer la sécurité de ses employés. Ce logiciel garantit donc une expérience de voyage sûre et vous aide à rester en conformité avec les lois.

Une politique de voyage bien rédigée peut vous faire économiser une grande partie de votre argent en fournissant des informations claires sur les dépenses remboursables et celles qui ne le sont pas. SAP Concur vous aide à préparer la meilleure politique de voyage que vous pouvez personnaliser à tout moment.
Même lorsque vous réservez votre billet via un canal autre que SAP Concur, il capture les détails et vous aide à gérer chacune de vos dépenses. Il vous fournit également des rapports consolidés de chaque dépense dans un seul tableau de bord.

Fonctionnalités de SAP Concur

• Triplink pour capturer la réservation effectuée en dehors de SAP Concur
• Conformité de voyage facile pour les employés
• Les employés sont habilités à réserver leur billet
• Accélérez le processus de demande et d'approbation avec la demande Concur
• ExpenseIT pour simplifier la déclaration des dépenses

Avantages:

• Disponibilité de l'application iOS et Android
• Remboursement facile
• Intégration lâche

Les inconvénients:

• Interface ancienne et désordonnée
• Le prix n'est pas divulgué
• Dépenses lourdes à auditer

Tarification :

• Contacter le service commercial

Dépenser

Expensify est le candidat méritant de notre liste des meilleurs logiciels de suivi des voyages en raison de ses fonctionnalités étonnantes et de son énorme clientèle. Lancé en 2008, il a servi plus de 12 millions de personnes dans le monde. C'est l'une des entreprises au monde dont le chiffre d'affaires par employé est le plus élevé.

Des fonctionnalités avancées telles que Smart Scan permettent de numériser tous les reçus, de rationaliser le processus d'approbation et d'accélérer le processus de remboursement. Comme tout est dans un seul processus rationalisé, il peut intégrer toutes vos dépenses de voyage d'affaires dans votre logiciel de comptabilité préféré.

Outre toutes les fonctionnalités de base telles que la gestion des dépenses, le paiement des factures, la facturation et la gestion des voyages, il propose également la carte Expensify qui vous rapporte jusqu'à 4% de récompenses sur chaque achat. 10 % des revenus générés par chaque carte Expensify seront reversés à l'organisation caritative d'Expensify connue sous le nom d'Expensify.org.

Fonctionnalités de Expensify

• Dépenser la carte
• Analyse Intelligente
• Alerte de notification et changement de réservation d'autres vols lorsque le vol a été annulé
• Réservation facile par chat avec le concierge
• Conformité des voyages simplifiée
• Réconciliation carte entreprise
• Approbateurs multiples
• Suivi fiscal avancé

Avantages:

• Sécurité conforme PCI
• Accès délégué
• Prix ​​raisonnable
• Application mobile conviviale

Les inconvénients:

• Pas d'option pour filtrer la liste des dépenses
• Difficile d'ajouter des approbations
• L'analyse intelligente échoue parfois

Tarification :

• Gratuit : 0 $
• Collecte : 5 $/utilisateur/mois
• Contrôle : 9 $/utilisateur/mois

Rivière Chrome

Chomeriver est un logiciel de gestion des voyages et des dépenses de bout en bout qui atténue les tracas liés à la gestion des voyages d'affaires. Il aide les organisations à automatiser et à rationaliser leurs processus liés aux documents, tels que la création, la révision et l'approbation de documents. La plate-forme comprend également des fonctionnalités de collaboration, de stockage et de gestion de documents, et d'intégration avec d'autres systèmes et outils d'entreprise.

L'enquête de l'ACFE estime que les entreprises perdent 5 % de leurs revenus chaque année en raison de la fraude et des dépenses hors politique. Chromeriver automatise la gestion de la conformité et des dépenses pour gagner du temps et détecter ces fraudes.

Caractéristiques de Chromeriver

• Amélioration de la budgétisation et des prévisions
• Intégration facile avec n'importe quelle société de gestion de voyages
• Reporting des dépenses en temps réel
• Sécurité et sensibilisation prioritaires
• Suivi transparent des données de paiement
• Disponibilité de la carte de remboursement

Avantages:

• Afficher la progression du remboursement
• Suivi du kilométrage
• Capacité OCR
• Conformité au devoir de diligence

Les inconvénients:

• Le prix n'est pas divulgué
• Pas entièrement dédié à la gestion des voyages
• Difficile de naviguer dans l'interface utilisateur

Tarification :

• Contactez l'équipe d'assistance pour connaître les tarifs

Emburser Certifier

Emburse Certify est une solution logicielle qui rend la gestion des voyages et des dépenses, les rapports et les analyses, et le remboursement faciles et efficaces. Ayant une base d'utilisateurs de plus de 12 millions et une présence dans plus de 120 pays, ce logiciel est fiable et offre toutes les fonctionnalités nécessaires pour suivre les dépenses de voyage.

Permettez à votre employé de voyager sans avoir à se soucier de la planification des déplacements, car ce logiciel gère tout du début à la fin avec une flexibilité totale. Vous trouverez les meilleurs tarifs d'entreprise pour la réservation de voyages pour les vols, le train, l'hôtel et la location de voiture.

Contactez l'équipe d'assistance à tout moment par chat, téléphone ou e-mail et résolvez votre requête immédiatement. Avec Certify, vos employés sont toujours dans le domaine de conformité de votre politique d'entreprise. Vous disposez d'une flexibilité totale pour modifier la politique à tout moment et les modifications seront reflétées en temps réel.

Caractéristiques d'Embourse Certify

• Remplissage automatique des données et analyse des rapports
• Application automatisée des politiques
• Suite complète de rapports avec analyses
• Plusieurs rôles d'utilisateur
• Contrôle du routage des approbations‌‌

Avantages:

• Disponible dans plus de 140 devises
• Intégration de carte de crédit
• Application mobile IOS et Android

Les inconvénients:

• Un essai gratuit n'est pas disponible
• De nombreux allers-retours créent des désagréments

Tarification :

• Certifiez-vous maintenant : 12 $ /utilisateur/mois
• Professionnel et Entreprise : Contacter l'assistance

Conclusion

De la planification d'un voyage d'entreprise à la réalisation de l'ensemble du voyage, tout doit être parfaitement rapporté sans rien manquer. La liste de logiciels ci-dessus aide à tout, de la réservation de voyage à la gestion facile des dépenses, alors choisissez le meilleur dans la liste et économisez beaucoup de temps et de ressources dans le suivi des dépenses de voyage.

FAQ

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des déplacements et des dépenses ?

Un logiciel de gestion ou de suivi des voyages et des dépenses permet et fournit aux utilisateurs une plate-forme pour la planification, l'achat et l'enregistrement des dépenses de voyage. Il garantit également que les déplacements professionnels des employés respectent la politique de l'entreprise.

Comment gérez-vous les frais de déplacement ?

Éviter la classe affaires est une bonne pratique qui va sans dire, mais voici d'autres façons de réduire vos dépenses de voyage en avion :

• Réservez vos billets à l'avance
• Ne vous en tenez pas à un site de réservation préféré
• Partenariat avec les compagnies aériennes
• Réduisez les coûts en planifiant bien les réunions
• Utiliser le logiciel de gestion des dépenses de voyage pour suivre les dépenses

Comment choisir le meilleur logiciel de suivi des dépenses de voyage ?

Vous devez tenir compte de plusieurs facteurs avant de choisir le meilleur logiciel de suivi des frais de déplacement pour votre entreprise, par exemple si votre employé voyage davantage sur les routes ou s'il voyage davantage en avion. Pour cela, faites une liste des priorités et des fonctionnalités dont vous avez besoin dans votre logiciel.

Quels sont les meilleurs logiciels de suivi des dépenses de voyage ?

Voici les meilleurs logiciels de gestion des voyages et des dépenses

• TripActions
• TravelBank
• TravelPerk
• Dépense Zoho
• Dépense Zoho
• Coupe
• Concurrence SAP
• Dépenser
• Rivière Chrome
• Emburser Certifier