Los 10 mejores software de gestión de gastos y viajes de negocios

¿Sabía que, según el informe de Emburse Certify, un viajero de negocios estadounidense promedio gasta aproximadamente $ 949 en su viaje de negocios, incluidos todos los gastos de alojamiento, pasajes aéreos y otros gastos comerciales? Esto significa que el gasto en viajes de negocios es una parte integral del negocio.

El retorno de la inversión en viajes de negocios es de aproximadamente $2,90 por cada dólar gastado en viajes, por lo que las empresas deben planificar los viajes de negocios de sus empleados. Por lo tanto, hacer un seguimiento de los gastos de viaje es un aspecto importante para organizar todo y administrar el negocio de manera eficiente.

El software de seguimiento de gastos de viaje está dedicado a servirle en este sentido y ayudarlo a administrar sus gastos de viaje. Aquí proporcionamos una lista del mejor software de seguimiento de gastos de viaje para que no necesite buscar software.

¿Qué es el software de seguimiento de gastos de viaje?
Lista de los mejores software de seguimiento de gastos de viaje
TripActions
TravelBank
TravelPerk
gastos de zoho
Egencia
cupá
SAP Concur
Gastar
ríocromo
Certificado de Embarque

¿Qué es el software de seguimiento de gastos de viaje?

Las empresas gastan mucho en viajes de negocios, por lo que para mantener un registro de cada centavo gastado en viajes, las empresas utilizan software de seguimiento de gastos de viaje. El software está bien equipado con funciones que ayudan a organizar, controlar y analizar los gastos de viaje.

Las empresas de todo tipo pueden realizar un seguimiento de sus gastos y alinear los viajes de los empleados con su política de viajes corporativos para garantizar el cumplimiento. Obtiene una idea detallada de cuánto ha gastado en qué empleado y planifica adecuadamente para viajes futuros tomando en perspectiva la experiencia de viaje anterior.

Entonces, sin más demora, profundicemos en la lista de los mejores software de seguimiento de gastos de viaje.

Lista de los mejores software de seguimiento de gastos de viaje

Los siguientes son los mejores software de gestión de viajes y gastos

TripActions

TripActions es un potente y robusto software de gestión de gastos y viajes en el que confían más de 8000 empresas en todo el mundo. Lanzado en el año 2015, TripActions se dedica a brindar la mejor experiencia de usuario cuando se trata de administrar viajes de negocios.

Es la única plataforma que necesita para administrar tarjetas físicas y virtuales para gastos de viajes corporativos y reservas de hoteles y vuelos con ofertas exclusivas, devolución de efectivo y recompensas. La política de viajes corporativos juega un papel vital en un negocio, este software proporciona informes en tiempo real para garantizar las mejores decisiones comerciales y políticas de su clase.

La herramienta de reserva en línea de próxima generación de TripActions puede ahorrar mucho tiempo en la reserva manual aquí y allá, integra todo de manera organizada y también puede acceder a ella a través de su aplicación móvil. La experiencia de usuario mejorada para reservar boletos y administrar gastos en un solo lugar es increíble. También recompensa a su empleado en forma de Amazon Rewards si ahorra dinero a la empresa en reservas de hotel.

Características de TripActions

• Políticas de viaje personalizables y preestablecidas
• Informes de viajes robustos
• Reserva y gestión de viajes con facilidad
• Tarjetas corporativas físicas y virtuales
• Gestión de gastos en automatización
• Herramienta de reserva en línea de próxima generación
• Recompensas y reembolsos al hacer la reserva
• Soporte de agente de viajes 24/7

Ventajas:

• Facilidad de uso
• Gran apoyo
• Recompensas al reservar vuelos y hoteles
• Tarifas competitivas de vuelos y hoteles

Contras:

• No conectado con todas las aerolíneas y hoteles.
• La aplicación de Android se atasca a veces
• Cambio de reserva no inmediato cuando se cancela el vuelo

Precios:

• Póngase en contacto con el equipo de ventas para conocer los precios

TravelBank

Mejore la visibilidad de los gastos de viaje y adminístrelos de manera eficiente con TravelBank. Es una solución todo en uno para administrar sus gastos, reservas y tarjetas. Más de 50.000 empresas ya utilizan TravelBank para gestionar de forma eficaz sus asuntos de viaje.

Los viajes de negocios se vuelven fluidos y sin complicaciones con funciones como informes de gastos, aprobación de varios niveles, reserva en línea de alojamiento y vuelos, integración y mucho más. Para empresas e individuos en etapa inicial, ofrece un plan sin gastos en el que se incluyen funciones como escaneos de recibos ilimitados e informes de gastos ilimitados de forma gratuita.

El enfoque centrado en dispositivos móviles de este software proporciona la mejor aplicación móvil de su clase para administrar todo desde la comodidad de su teléfono inteligente. La interfaz de usuario avanzada actúa como una guinda del pastel que hace que la aplicación sea fácil de usar. También ofrece una poderosa aplicación de escritorio para usar en la oficina y mejorar la eficiencia.

Características de TravelBank

• Los titulares de tarjetas Brex obtendrán una exclusiva de 4x puntos Brex en gastos de viaje
• Tarifas corporativas con descuento en vuelos y reservas de hotel
• Informes en tiempo real
• Política de viajes personalizable
• Incentivos en forma de recompensas.
• Tablero de control del deber de cuidado del rastreador de viajes

Ventajas:

• Recompensa a los empleados por ahorrar el dinero de la empresa.
• Interfaz fácil de usar
• Presupuesto de viaje

Contras:

• Una prueba gratuita no está disponible
• Informes confusos y pestaña de gastos
• La herramienta de escaneo de informes no está a la altura

Precios

• Viajes: $15 /usuario/mes
• Gasto: $8 /usuario/mes
• Todo en uno: precios personalizados

TravelPerk

TravelPerk es una solución de software todo en uno para realizar un seguimiento de los gastos de los viajes de negocios junto con todas las funciones necesarias, como reservar hoteles y vuelos, informes, cumplimiento y mucho más. Más de 5000 empresas de todo el mundo utilizan TravelPerk para gestionar sus viajes de negocios y aumentar su productividad con informes y análisis sólidos.

FlexiPerk es la función más exclusiva de TravelPerk que le permite reservar vuelos, hoteles, automóviles y trenes en cualquier momento y puede cancelar su reserva con un solo clic, sin hacer preguntas. Obtendrá su reembolso en un solo clic. Este servicio está actualmente disponible en EE. UU., Reino Unido, Suiza y la UE.

Simple Travel Policy, fácil de crear y personalizable, garantiza que se mantenga dentro de los límites de gasto. Esta política ayudará a los viajeros a mantenerse dentro de su presupuesto y les permitirá administrar sus viajes.

Características de TravelPerk

• Facilidad de reserva de grupo para 9 o más personas
• Amplio inventario
• Política de viaje flexible
• Fácil recuperación del IVA
• Función GreenPerk para compensar el gasto

Ventajas:

• Facturación centralizada
• Configuración instantánea
• Una prueba gratis está disponible

Contras:

• Precios comparativamente altos
• No tienes la opción de ver vuelos según tu presupuesto
• Atención al cliente ineficiente

Precios:

• Starter: Primeros 5 reservando gratis luego 5%/reserva
• Premium: $99/mes + 3%/reserva
• Pro: $299/mes + 3%/reserva
• Personalizado: póngase en contacto con el departamento de ventas para conocer el precio

gastos de zoho

Zoho es un proveedor de SaaS conocido y confiable que ofrece una variedad de servicios basados ​​en la nube para ayudar a las empresas a administrar sus negocios sin problemas y de manera eficiente. Zoho expensas es otro gran software de Zoho que proporciona funciones de gestión de viajes y gastos. Con la confianza de miles de empresas como Zomato, Makemytrip y PUMA, está disponible en más de 150 países de todo el mundo.

Capacite a su empleado para agregar recibos y convertirlos en gastos sin problemas. Puede configurar la aprobación de costos de boletos y viajes para administrar sus viajes corporativos de manera más efectiva. Todos los informes se almacenan en la nube para que no tenga que preocuparse por ningún papel en el futuro.

Además de todas las características básicas del software de gestión de viajes, puede crear un usuario y asignarle funciones. También puede restringir el acceso a los empleados y establecer límites de gasto diarios, mensuales y anuales.

Características de los gastos de Zoho

• Conciliación de tarjetas corporativas
• Gestión y automatización de informes de gastos
• seguimiento de kilometraje
• Aprobación simplificada y personalizada
• Opción de personalización avanzada

Ventajas:

• Perfecta integración con la suite de Zoho
• Aplicación móvil para gestionar viajes sobre la marcha
• Interfaz de usuario interactiva
• Autenticación multifactor e inicio de sesión único

Contras:

• La aplicación móvil falla en algún momento
• Falta una respuesta oportuna del soporte

Precios

• Prueba gratis
• Estándar: Rs 99/usuario/mes
• Premium: Rs 199/usuario/mes
• Empresa: Rs 299/usuario/mes

Egencia

Egencia ha prestado servicios a más de 9000 empresas en 60 países y se lanzó en 2002. Con una gran experiencia en el campo, Egencia está comprometida con la modernización de la gestión de viajes y gastos. La planificación integral de viajes corporativos se vuelve perfecta y sin esfuerzo con el potente y sólido software de Egencia.

Simplificar la tarea de planificación de viajes corporativos es la prioridad de Egencia y garantizar que proporcione una interfaz de usuario fácil de usar para reservar, aprobar solicitudes de viajes y modificar viajes. El bienestar y la seguridad de sus empleados son una prioridad, y Egencia Travel Advisor lo garantiza con alertas y consejos de viaje.

Optimiza la experiencia de viaje de tus empleados a través del programa como Egencia top 100 hoteles corporativos. Este programa preselecciona a los hoteles que se comprometen a poner la experiencia del cliente en primer lugar.

Características de Egencia

• Consultoría en gestión de viajes
• Estudio de análisis de Egencia
• Tablero de evaluación comparativa para comparar pares
• Herramienta de gestión de políticas de viaje
• Indicadores de nivel de riesgo geográfico

Ventajas:

• Informes automatizados
• Aplicación móvil robusta
• Expertos en organización de reuniones y eventos

Contras:

• la atención al cliente es promedio
• Interfaz no intuitiva
• Una prueba gratuita no está disponible

Precios:

• Solicitar cotizaciones de precios personalizados

cupá

Coupa lanzó su software de gestión de gastos y viajes de extremo a extremo en 2022 para ayudar a las empresas a ocuparse de sus viajes corporativos de manera más eficiente. Es nuevo en el campo de la planificación corporativa, pero tiene una experiencia significativa en la prestación de servicios similares, como gestión de contratos, gestión de proveedores, facturación, gestión de tesorería y servicios similares.

Desde la planificación de un viaje de negocios hasta la reserva de vuelos y hoteles, pasando por la asistencia al viajero, los informes de gastos y el cumplimiento, cubre todo lo que desea en un software de seguimiento de viajes.

La visibilidad mejorada en la información de gastos le brinda una imagen clara de todos sus gastos de viaje en un solo lugar, al usar esto, puede medir sus gastos. La predicción avanzada del precio del viaje del Coupa es lo suficientemente capaz de predecir el gasto que puede ocurrir durante un viaje futuro para que pueda prepararse y mantenerse dentro de su presupuesto.

Características de la cupá

• Informes de gastos automatizados
• Algoritmo de auditoría inteligente
• Predicciones de precios de viaje de Coupa
• Información valiosa de Community.ai
• Itinerarios inteligentes

Ventajas:

• Detección de fraude por IA
• Información sobre viajes en tiempo real
• Aplicación móvil IOS y Android

Contras:

• El precio no se revela
• falta de personalización
• Tablero no interactivo y moderno

Precios:

• Contactar con ventas

SAP Concur

SAP Concur es otro gran software a considerar para la gestión de gastos y viajes de negocios. Se declara líder en el informe de panorama de mercado de IDC para la gestión de viajes y gastos. A través de esto, usted toma el control de todos sus gastos que suceden en un viaje de negocios. El deber de cuidado es una obligación legal de todas las empresas para garantizar la seguridad de sus empleados, por lo que este software garantiza una experiencia de viaje segura y lo ayuda a cumplir con las leyes.

Una política de viajes bien redactada puede ahorrar una gran parte de su dinero al proporcionar información clara sobre qué gastos son reembolsables y cuáles no. SAP Concur lo ayudará a preparar la mejor política de viajes que puede personalizar en cualquier momento.
Incluso cuando reserva su boleto a través de un canal que no sea SAP Concur, captura los detalles y lo ayuda a administrar todos y cada uno de los gastos. También le proporciona informes consolidados de todos y cada uno de los gastos en un solo tablero.

Características de SAP Concur

• Triplink para capturar la reserva realizada fuera de SAP Concur
• Fácil cumplimiento de viajes para los empleados
• Los empleados están facultados para reservar su billete
• Acelere el proceso de solicitud y aprobación con Concur request
• ExpenseIT para simplificar los informes de gastos

Ventajas:

• Disponibilidad de la aplicación iOS y Android
• Fácil reembolso
• Integración floja

Contras:

• Interfaz vieja y desordenada
• El precio no se revela
• Engorroso para auditar los gastos

Precios:

• Contactar con ventas

Gastar

Expensify es el candidato que merece en nuestra lista de los mejores software de seguimiento de viajes debido a sus increíbles funciones y su enorme base de clientes. Lanzado en el año 2008, ha servido a más de 12 millones de personas en todo el mundo. Es una de las empresas del mundo con mayor facturación por empleado.

Las funciones avanzadas como Smart Scan tienen la capacidad de escanear todos los recibos, simplificando el proceso de aprobación y acelerando el proceso de reembolso. Dado que todo se encuentra en un proceso simplificado, puede integrar todos sus gastos de viaje de negocios en su software de contabilidad favorito.

Además de todas las funciones básicas, como la gestión de gastos, el pago de facturas, la facturación y la gestión de viajes, también ofrece la tarjeta Expensify, que le otorga hasta un 4% de recompensas en cada compra. El 10 % de los ingresos obtenidos con cada tarjeta Expensify se donará a la organización benéfica de Expensify conocida como Expensify.org.

Características de Expensify

• Expensificar tarjeta
• Escaneo inteligente
• Alerta de notificación y cambio de reserva de otros vuelos cuando se canceló el vuelo
• Reserva fácil a través del chat con el conserje
• Cumplimiento de viajes simplificado
• Conciliación de tarjetas corporativas
• Múltiples aprobadores
• Seguimiento fiscal avanzado

Ventajas:

• Seguridad compatible con PCI
• Acceso delegado
• Precios razonables
• Aplicación móvil fácil de usar

Contras:

• No hay opción para filtrar la lista de gastos
• Difícil de agregar aprueba
• El escaneo inteligente falla a veces

Precios:

• Gratis: $0
• Cobro: $5/usuario/mes
• Control: $9/usuario/mes

ríocromo

Chomeriver es un software de administración de gastos y viajes de extremo a extremo que mitiga las molestias de administrar los viajes corporativos. Ayuda a las organizaciones a automatizar y optimizar sus procesos relacionados con documentos, como la creación, revisión y aprobación de documentos. La plataforma también incluye características para la colaboración, el almacenamiento y la gestión de documentos, y la integración con otros sistemas y herramientas empresariales.

La encuesta de ACFE estima que las empresas pierden el 5% de los ingresos cada año debido al fraude y al gasto fuera de la política. Chromeriver automatiza el cumplimiento y la gestión de gastos para ahorrar tiempo y detectar tales fraudes.

Características de Chrome River

• Presupuesto y previsión mejorados
• Fácil integración con cualquier empresa de gestión de viajes
• Informes de gastos en tiempo real
• Seguridad y conciencia prioritarias
• Seguimiento continuo de datos de pago
• Disponibilidad de tarjeta de reembolso

Ventajas:

• Mostrar el progreso del reembolso
• seguimiento de kilometraje
• Capacidad OCR
• Cumplimiento del deber de diligencia

Contras:

• No se revela el precio
• No totalmente dedicado a la gestión de viajes.
• Interfaz de usuario difícil de navegar

Precios:

• Póngase en contacto con el equipo de soporte para conocer los precios

Certificado de Embarque

Emburse Certify es una solución de software que hace que la gestión de viajes y gastos, los informes y análisis, y el reembolso sean fáciles y eficientes. Con una base de usuarios de más de 12 millones y presencia en más de 120 países, este software es confiable y ofrece todas las funciones necesarias para realizar un seguimiento de los gastos de viaje.

Capacite a sus empleados para que viajen sin el dolor de cabeza de pensar mucho en la planificación del viaje porque este software maneja todo, de principio a fin, con total flexibilidad. Encontrará las mejores tarifas corporativas para la reserva de viajes para vuelos, trenes, hoteles y alquiler de automóviles.

Póngase en contacto con el equipo de soporte en cualquier momento a través de chat, teléfono o correo electrónico y resuelva su consulta de inmediato. Con Certify, sus empleados siempre están en el área de cumplimiento de su política corporativa. Tiene total flexibilidad para modificar la política en cualquier momento y el cambio se reflejará en tiempo real.

Características de Emburse Certify

• Autocompletar datos y escaneo de informes
• Cumplimiento de políticas automatizado
• Conjunto completo de informes con análisis
• Múltiples roles de usuario
• Control de enrutamiento de aprobación‌‌

Ventajas:

• Disponible en más de 140 monedas
• integración de tarjetas de crédito
• Aplicación móvil IOS y Android

Contras:

• Una prueba gratuita no está disponible
• Un montón de ida y vuelta crea inconvenientes

Precios:

• Certifíquese ahora: $12 /usuario/mes
• Profesional y Enterprise: Póngase en contacto con el soporte

Conclusión

Desde la planificación de un viaje corporativo hasta la realización del viaje completo, todo debe estar perfectamente informado sin perder nada. La lista anterior de software ayuda en todo, desde la reserva de viajes hasta la gestión de gastos fácilmente, así que elija el mejor de la lista y ahorre mucho tiempo y recursos en el seguimiento de los gastos de viaje.

preguntas frecuentes

¿Qué es el software de gestión de viajes y gastos?

El software de seguimiento o gestión de gastos y viajes permite y proporciona a los usuarios una plataforma para planificar, comprar y registrar los gastos de viaje. También garantiza que los viajes relacionados con el trabajo de los empleados cumplan con la política de la empresa.

¿Cómo gestionan los gastos de viaje?

Evitar la clase ejecutiva es una buena práctica que no hace falta decir, pero aquí hay algunas otras formas en que puede reducir sus gastos de viaje aéreo:

• Reserva de entradas con antelación
• No se limite a un sitio web de reservas favorito
• Asociación con aerolíneas
• Reduzca costos programando bien las reuniones
• Use el software de gestión de gastos de viaje para realizar un seguimiento de los gastos

¿Cómo elegir el mejor software de seguimiento de gastos de viaje?

Debe considerar varios factores antes de elegir el mejor software de seguimiento de gastos de viaje para su negocio, como si su empleado viaja más por carretera o viaja más por aire, para esto haga una lista de prioridades y características que necesita en su software.

¿Cuáles son los mejores software de seguimiento de gastos de viaje?

Los siguientes son los mejores software de gestión de viajes y gastos.

• TripActions
• TravelBank
• TravelPerk
• gastos de zoho
• gastos de zoho
• cupá
• SAP Concur
• Gastar
• ríocromo
• Certificado de Embarque