Что такое управление активами? Это необходимо для успеха в бизнесе

Активы бесценны во всех сферах жизни.

Активы являются особенно важной частью бизнес-уравнения. Хотя понятие актива является широким, оно относится ко всему, что можно контролировать и использовать для сохранения или увеличения стоимости. К ним относятся физические и нематериальные активы, которыми владеет ваша компания.

Материальные активы — это физические объекты, такие как машины, инструменты, недвижимость, транспортные средства и многое другое. Кроме того, к нематериальным активам относятся интеллектуальная собственность (ИС), базы данных, оперативные данные,   лицензионные соглашения на программное обеспечение и организационный капитал. Эти активы имеют конечную стоимость.

Идея тратить время и деньги на защиту активов, которые не приносят никакого дохода, может показаться неэффективным использованием ресурсов. Но как только бизнес растет и масштабируется, важность управления активами возрастает пропорционально, и игнорирование активов вашей компании может обернуться финансовым кошмаром.

При правильном управлении активы могут способствовать росту вашей компании, финансовому успеху и стимулировать устойчивость. Тем не менее, плохие методы управления могут повредить вашей прибыли и потенциально затруднить или даже уничтожить возможности роста.

Управление активами гарантирует, что ваша компания сможет продолжать расти и расширяться при правильном использовании активов. Это поможет сохранить ваш бизнес в нужном русле, управлять рисками и т. д.

Концепция управления активами не нова и не революционна, но она имеет мощные и важные приложения для бизнеса. При правильном выполнении управление активами решает самые насущные проблемы, преследующие организацию, позволяя ей расти более эффективно.

Управление активами является ключевой частью эффективной стратегии управления бизнесом. К сожалению, это часто упускают из виду как рутинную задачу, которая не очень увлекательна. Однако такое восприятие ошибочно. Управление активами является важнейшим компонентом любого прибыльного бизнеса и обеспечивает ценность как для организации, так и для ее акционеров.

В управление активами вовлечены люди из всех областей бизнеса и подразделений, от главных операционных директоров и менеджеров до аудиторов и инженеров и даже ИТ-специалистов и операторов оборудования.

Почему управление активами важно?

Компании, которые инвестируют в управление активами, получают различные преимущества. Не все эти преимущества связаны с финансовой выгодой. Отслеживание активов в режиме реального времени обеспечивает постоянный поток данных, повышает ответственность и поддерживает планирование и техническое обслуживание оборудования с помощью подходящей системы управления активами.

Отслеживание активов (например, основных средств) с помощью   Программное обеспечение для отслеживания активов устраняет некоторые недостатки старых систем мониторинга, такие как зависимость от ошибочных данных и отсутствие возможности узнать, где находятся активы и как они функционируют. Кроме того, управление активами предоставляет предприятиям всесторонний обзор всего жизненного цикла активов.

Программное обеспечение для управления активами также автоматически экономит время и ресурсы. Кроме того, улучшенное планирование и автоматические предупреждения сокращают капитальные затраты и экономят деньги на обслуживании. Таким образом, общие операционные расходы снижаются, а эффективность планирования повышается.

Такая система облегчает принятие стратегии управления рисками и улучшает соблюдение нормативных требований. Кроме того, повышается точность норм амортизации и оценки активов.

Что такое управляющий активами?

Управляющий активами — это тот, кто управляет определенной группой активов. Цель управляющего активами проста: сэкономить деньги за счет отслеживания активов и повысить организованность, чтобы сократить потери. Управляющий активами отвечает за разработку и реализацию стратегии управления активами, в конечном итоге управляя доверенными ему активами.

Традиционно предприятия передавали управление активами на аутсорсинг компаниям по управлению активами, которые выступали в качестве фидуциаров. Тем не менее, наблюдается медленный и неуклонный переход к внутреннему управлению активами с помощью управляющих активами.

Управляющие активами нанимают исследователей и аналитиков, отвечающих за отслеживание эффективности активов, предоставление надежных рекомендаций по инвестициям и выполнение других задач, которые могут повлиять на эффективность активов. В частности, управляющие активами первыми ищут возможности для быстрого роста инвестиций.

Управляющие активами должны знать различные отделы: административный, финансовый, капитальный, операционный, а также иметь полное представление о заинтересованных сторонах бизнеса, а также о стратегических и операционных процедурах.

Что такое программное обеспечение для управления активами?

Программное обеспечение для управления активами — это инструмент, который помогает предприятиям сделать свои активы, приносящие доход, более удобными для использования. Особенно те активы, которые имеют решающее значение для повседневной деятельности любого бизнеса.

Программное обеспечение для управления активами дает всестороннее представление о сроке службы актива, от приобретения до развертывания, обслуживания и утилизации. В то время как организация может отслеживать свои активы с помощью простой электронной таблицы, инструменты управления активами позволяют пользователям оценивать данные, относящиеся к каждому активу, помогая им принимать более обоснованные решения об управлении активами.

Системы управления активами достигают этого, помогая пользователям отслеживать активы, анализировать плату за обслуживание и продлевать срок службы актива. Системы управления активами записывают каждую деталь актива и очень полезны для организации. В дополнение к отслеживанию активов они также могут предоставлять дополнительные услуги, такие как:

• Сокращение расходов, связанных с закупкой, соблюдением требований и обслуживанием активов
• Улучшить видимость всех активов
• Максимальный срок полезного использования активов
• Улучшайте и гарантируйте соответствие

Идеальная система управления активами предоставит пользователям ресурсы, необходимые им для управления полным инвентарем активов на единой централизованной панели инструментов. Управляющие активами могут видеть, где размещены активы, кто их использует и как.

Что такое жизненный цикл актива?

Количество фаз, через которые проходит бизнес-актив в течение своего жизненного цикла, называется жизненным циклом актива . Это стратегический и аналитический процесс, в ходе которого компания может успешно и продуктивно использовать актив для достижения своих бизнес-целей.

Жизненный цикл актива делится на многочисленные этапы и, как правило, охватывает все фазы жизни актива (от приобретения до технического обслуживания и выбытия). Таким образом, у каждого актива есть жизненный цикл, который можно разбить на четыре отдельных этапа:

1. Планирование

Начальным этапом жизненного цикла актива является планирование. Потребности в активах устанавливаются и проверяются на этом уровне. Определение потребностей в активах зависит от обзора текущих активов и их способности удовлетворять потребности клиентов в обслуживании.

Основываясь на бизнес-стандартах и ​​отраслевых стандартах, требования могут быть объединены для создания гибридного актива, точно отвечающего потребностям организации. К сожалению, это также этап, на котором может произойти много ошибок.

Если что-то настроено неправильно или допущена ошибка в расчетах, это может повлиять на все последующие этапы, пока актив не будет обновлен или утилизирован, что может занять годы.

Когда организация осуществляет качественное планирование на всех этапах цикла управления активами, она может:

• Выявление сверхэффективных активов и неэффективных активов
• Определить, достаточно ли существующих активов для нужд бизнеса
• Убедитесь, что активы находятся в хорошем состоянии и подотчетны
• Узнайте информацию об активах для внутренних активов
• Убедитесь, что активы доступны, когда они необходимы
• Анализ различных вариантов активов на основе финансового планирования

2. Приобретение

Бизнес может выбрать лучший актив только после того, как определит стоимость и потребности всех доступных вариантов. Планирование приобретения охватывает все процессы, связанные с приобретением актива, для достижения рентабельного приобретения. Сюда входят такие задачи, как проектирование активов и закупки. Надлежащее выполнение этих задач гарантирует, что актив пригоден для использования.

Сначала организация должна определить, будет ли актив приобретаться или строиться собственными силами. Следующим шагом является создание бюджета для приобретения активов и графика покупки. Наконец, реалистичный бюджет и денежные потоки должны быть обозначены как фонды дефицита; в противном случае управление проектом может поставить под угрозу процесс покупки активов.

Когда вышеуказанные критерии удовлетворены, команда проекта должна контролировать процесс, чтобы гарантировать, что все задачи процесса приобретения выполняются для достижения корпоративных услуг и других целей инвестирования в активы.

3. Эксплуатация и обслуживание

Этап эксплуатации и технического обслуживания, возможно, является самым продолжительным этапом в управлении жизненным циклом активов. Он описывает, как актив используется и управляется, включая техническое обслуживание, для предоставления непрерывных услуг. Следовательно, управляющие активами должны уделять приоритетное внимание обслуживанию активов в своей стратегии управления активами.

Например, долгоживущие физические активы, такие как дороги и здания, нуждаются в особом уходе на протяжении всего срока службы. Точно так же финансовые услуги, такие как управление портфелем, нуждаются в регулярном обновлении для достижения положительного результата. Таким образом, основной целью этого этапа является максимальное использование активов.

В течение этого периода вы должны сосредоточиться на конкретном активе для надлежащего обслуживания, мониторинга и потенциального улучшения, чтобы избежать операционных изменений. Обновления, ремонт исправлений, покупка новых лицензий, аудит соответствия и оценка рентабельности — все это части эксплуатации и обслуживания.

4. Утилизация

Когда срок полезного использования актива подходит к концу, его можно рассматривать как избыточный или неэффективный актив. Обновление или выбытие актива является заключительным этапом его жизненного цикла. Если актив должен быть утилизирован, команды должны тщательно изменить план обслуживания, чтобы обеспечить выполнение обязательного обслуживания.

Все активы будут генерировать достаточно данных, чтобы помочь фирмам выбрать оптимальный курс действий. Однако эта информация редко собирается таким образом, чтобы помочь руководителям или менеджерам принимать правильные решения. Следовательно, организация должна знать об этих важных шагах задолго до этапов обновления или удаления, чтобы использовать данные надлежащим образом.

Виды управления активами

Крайне важно иметь полное представление обо всех основных активах на вашем рабочем месте. Особенно те, которые необходимы для управления и создания богатства.

Например, владелец магазина мороженого собирал информацию об управлении своим самым ценным активом: холодильником. Управляющий ИТ-активами, с другой стороны, будет следить за соблюдением лицензией на программное обеспечение своей компании, чтобы избежать штрафов и нарушений.

Понимание различных форм управления активами имеет решающее значение для выбора решения, которое подойдет именно вам. Вот несколько различных типов управления активами в зависимости от их отрасли.

Управление финансовыми активами

Управление финансовыми активами , часто называемое управлением инвестициями, представляет собой сектор финансовых услуг, который управляет инвестиционными фондами и отдельными счетами клиентов. Хотя существуют и другие типы управления активами, основанные на отраслевых секторах, термин «управление активами» чаще всего используется в сфере финансовых услуг.

Бухгалтерское программное обеспечение   помогает корпорациям, правительствам и частным лицам эффективно и адекватно управлять активами. В управлении финансовыми активами работают специалисты по управлению средствами и инвестициями клиентов.

Существует три основных пользователя услуг по управлению финансовыми активами: корпорации, состоятельные частные лица (HNWI) и финансовые посредники. Каждая группа заинтересована в управлении активами по одной и той же причине: заработать значительную сумму денег, используя деньги, доступные для инвестирования.

В результате компании по управлению активами обычно взимают минимальные ежегодные сборы (некоторые в диапазоне от 5 000 до 10 000 долларов США; некоторые избранные в диапазоне от 100 000 до 1 миллиона долларов США), чтобы отсеять более мелких инвесторов, которые могут в конечном итоге обойтись им в торговых и транзакционных комиссиях. .

Но недавно компании по управлению активами создали объединенные структуры активов, такие как взаимные фонды, индексные фонды и биржевые фонды (ETF) . Они предназначены для инвесторов типа «установи и забудь» с меньшим количеством активов (по крайней мере, по сравнению с богатством, с которым обычно имеют дело эти компании).

Управление активами предприятия

Управление активами предприятия (EAM) — это набор процессов для контроля и измерения производительности активов с целью продления срока их полезного использования. Это решение, которое помогает компаниям с большими активами сосредоточиться на управлении активами, обслуживании, состоянии и эффективности с момента их приобретения до их утилизации.

ПО ЭАМ   помогает управлять активами организации. Иногда реестр активов и компьютеризированная система управления техническим обслуживанием (CMMS) часто включаются в систему EAM. Кроме того, географически распределенные, взаимосвязанные или объединенные в сеть активы часто представляются с использованием географических информационных систем (ГИС) . Использование реестра активов, ориентированного на ГИС, повышает целостность и совместимость данных, позволяя пользователям повторно использовать, синхронизировать и обмениваться информацией более эффективно и действенно.

Некоторые особенности системы EAM:

• Отчетность и аналитика активов
• Управление покупкой активов и закупками
• Управление цепочками поставок и ТОиР
• Отслеживание и управление активами
• Планирование и составление графика технического обслуживания
• Управление трудом и запасами

Управление инфраструктурными активами

Управление инфраструктурными активами — это широкий подход к обслуживанию физических активов, таких как водоочистные сооружения, канализационные линии, дороги, мосты и транспорт. Крупные корпорации, такие как строительные корпорации и государственные учреждения, часто используют управление инфраструктурными активами для управления важными физическими активами. Этот процесс обычно фокусируется на заключительных этапах жизненного цикла объекта, таких как техническое обслуживание, восстановление и замена.

Даже если инфраструктурные активы компании являются материальными, эти активы все равно нуждаются в тщательном мониторинге, отслеживании и управлении с помощью подходящего программного обеспечения для управления инфраструктурными активами. Это обеспечивает надлежащее профилактическое обслуживание и помогает собирать важные аналитические данные, которые предприятия могут использовать для принятия решений на основе данных.

Управление ИТ-активами

Управление ИТ-активами (ITAM) — это набор бизнес-процессов для интеграции ИТ-активов в организации. Он сочетает в себе обязанности по финансам, инвентаризации, контрактам и управлению рисками для управления всем жизненным циклом ИТ-активов, таких как программное и аппаратное обеспечение.

Программное обеспечение ИТАМ   обеспечивает детализированную видимость всех ИТ-активов, предлагая всесторонний взгляд на ИТ-среду бизнеса. Это становится критически важным при определении и управлении ИТ-инфраструктурой компании с нуля.

Программное обеспечение ITAM позволяет предприятиям создавать реестр ИТ-активов, который управляет такими активами, как:

• Программные приложения
• Облачные приложения
• Настольные компьютеры и рабочие станции
• Серверы и маршрутизаторы
• Смартфоны, мобильные телефоны и планшеты

Инструменты ITAM предоставляют точную информацию об активах, затронутых стихийным бедствием или изменением. Это помогает командам с действиями по управлению ИТ-услугами (ITSM) . Системы ITAM также сокращают ненужные расходы на ИТ за счет максимального использования активов и ограничения приобретения ИТ-активов.

Управление цифровыми активами

Управление цифровыми активами (DAM) — это постоянно растущий сектор, который помогает компаниям управлять своими цифровыми активами (цифровыми мультимедиа и контентом) логичным, организованным и доступным способом.

Программное обеспечение DAM предоставляет экономичный метод контроля доступа к цифровым активам. Цель системы DAM — обеспечить структуру рабочего процесса и жизненного цикла цифровых активов бизнеса, включая видео, изображения, аудиофайлы, файлы дизайна и презентации. Таким образом, он часто используется в качестве инструмента управления брендом, чтобы гарантировать, что внутренние команды придерживаются принципов бренда и поддерживают согласованность бренда.

Он также обеспечивает ряд преимуществ в плане безопасности и эффективности. Используя DAM, предприятия могут контролировать доступ к своим цифровым активам, предоставляя различные уровни доступа к контенту на основе заранее определенных, но меняющихся ролей. DAM также повышают эффективность за счет снижения затрат, связанных с поиском или воссозданием активов. Эти системы обеспечивают безопасное хранение и организацию медиафайлов, а также отслеживание версий активов.

Некоторые особенности системы DAM:

• Хранение и организация различных типов файлов
• Управление доступом ко всем файлам
• Назначение метаданных для всех файлов
• Контроль версий для отслеживания последовательно изменяющихся версий одного и того же актива.

Управление программными активами

Управление программными активами (SAM)   представляет собой набор деловых практик, используемых для управления покупкой и использованием программного обеспечения. В отличие от ITAM, SAM отвечает за использование программного обеспечения, отслеживая стоимость, развертывание, лицензии на программное обеспечение и соответствие лицензиям для всех вовлеченных конечных пользователей.

Программное обеспечение SAM   управляет только программными активами, а не ИТ-оборудованием, таким как рабочие станции и серверы.

Программное обеспечение SAM помогает предприятиям:

• Поддерживайте соответствие и предотвращайте непредвиденные расходы на соответствие требованиям программного обеспечения
• Управление SaaS и лицензиями на программное обеспечение
• Отслеживайте и контролируйте расходы на программное обеспечение через единую точку

Проблемы управления активами

Управление активами является ценным и важным аспектом любого современного бизнес-процесса. Управление активами обеспечивает надлежащее приобретение, эксплуатацию и управление всеми активами в соответствии с отраслевыми стандартами и спецификациями.

Крайне важно обеспечить надлежащую организацию управления активами на каждом этапе проекта от замысла до завершения. Руководители, ответственные за управление, защиту, отслеживание или просто мониторинг активов, сталкиваются с рядом проблем.

• Выбор подходящих активов. Большинство руководителей бизнеса не осведомлены о своей организационной инфраструктуре. В таких сценариях решение о том, какие активы приобретать, становится более сложным. Команды по закупкам активов тратят деньги на новые активы, не полностью понимая их потребности. Вы можете делать обоснованные суждения о покупке нового оборудования и программного обеспечения только в том случае, если знаете, какие активы у вас есть, у кого еще они есть, что используется и насколько старые или просроченные существующие активы.
• Закупка неконтролируемых активов. Традиционная стратегия, ориентированная на закупки активов, часто приводит к тому, что в организации появляется больше неконтролируемых активов. В ИТ такие активы называются теневыми активами, которые внедряются внутри компании без разрешения ИТ-отдела. Это может привести к появлению в компании неконтролируемых активов, увеличению расходов и проблем с безопасностью и соблюдением нормативных требований.
• Межфункциональные активы: управление активами во всех бизнес-подразделениях является серьезной проблемой для эффективной работы. Это связано с тем, что бизнес-подразделения хотят использовать активы, чтобы иметь смысл для своего бизнеса, и обычно игнорируют потребности других подразделений. Проблема заключается в том, что активы часто берутся взаймы или совместно используются несколькими бизнес-подразделениями, что увеличивает риск прерывания бизнеса, когда актив необходим более чем одному подразделению, но в настоящее время используется другим.

Преимущества управления активами

Активы важны. Это ценные ресурсы, которые необходимы компании для бесперебойной работы. Управление активами гарантирует, что нужные люди имеют доступ к активам в любое время и что не происходит ненужного ущерба.

Когда вы выбираете управление активами, вы делаете выбор в пользу того, чтобы ваши активы работали на вас усерднее. Существует несколько преимуществ использования управления активами для обеспечения экономически эффективных процедур и максимальной окупаемости инвестиций (ROI) для всех активов вашей организации.

• Повышение эффективности всех организационных операций: после внедрения системы управления активами предприятия могут начать понимать назначение каждого актива. Это охватывает их возможности, управление и утилизацию для сокращения расходов.
• Вся информация в одном месте. Большинство программ для управления активами включают комплексные функции отчетности. Это помогает предприятиям получать любую информацию, которую они хотят, с единой панели инструментов. Специальные отчеты, адаптированные к конкретным потребностям, и базовые отчеты легко доступны или быстро подготавливаются и всегда актуальны.
• Повышенная надежность активов. Управление активами и их отслеживание повышают надежность активов. Это позволяет управляющим активами отслеживать циклы технического обслуживания, анализировать расходы и проверять доступность активов.
• Снижение затрат на техническое обслуживание: при наличии автоматизированной системы управления активами организации часто обнаруживают, что высокая стоимость обслуживания снижается. Для критически важных активов требуется надежная стратегия профилактического обслуживания. Надоедливые активы-призраки, которые обычно теряются в реестре электронных таблиц, можно легко найти и управлять ими с помощью стратегии управления активами.

Сохраняйте спокойствие и управляйте своими активами

Управление активами является критическим компонентом успеха организации. Все предприятия должны определить и проанализировать различные классы активов, из которых состоит их бизнес. Хотя руководители могут делать это на глобальном и агрегированном уровне, использование специализированного программного обеспечения является наиболее эффективным способом обеспечения эффективности процесса управления активами.

Программное обеспечение, предназначенное для управления активами, может предоставить организации ценную информацию об активах, способную обеспечить наибольшую отдачу от инвестиций. Кроме того, предприятия могут использовать программное обеспечение для управления активами для распределения по классам активов, чтобы обеспечить максимально возможную отдачу от каждого класса активов.

Вы жонглируете несколькими ИТ-проектами? Узнайте, как управление ИТ-портфелем может помочь вам оптимизировать все ваши ИТ-инициативы и сократить связанные с этим затраты.