Qu'est-ce que la gestion d'actifs ? C'est nécessaire pour le succès de l'entreprise

Les atouts sont inestimables dans tous les domaines de la vie.

Les actifs sont des éléments particulièrement essentiels de l'équation commerciale. Bien que le concept d'actif soit large, il fait référence à tout ce qui peut être contrôlé et utilisé pour stocker ou produire plus de valeur. Ceux-ci incluent les actifs physiques et incorporels que votre entreprise possède.

Les actifs corporels sont des éléments physiques tels que des machines, des outils, des biens immobiliers, des véhicules, etc. En outre, les actifs incorporels comprennent la propriété intellectuelle (PI), les bases de données, les données opérationnelles,   contrats de licence de logiciels et capital organisationnel. Ces actifs ont une valeur finie.

L'idée de consacrer du temps et de l'argent à la protection d'actifs qui ne génèrent aucun revenu peut sembler une utilisation inefficace des ressources. Mais dès qu'une entreprise se développe et évolue, l'importance de la gestion des actifs augmente proportionnellement, et ignorer les actifs de votre entreprise peut se transformer en cauchemar financier.

Lorsqu'ils sont correctement gérés, les actifs peuvent contribuer à la croissance et au succès financier de votre entreprise et encourager la durabilité. Cependant, de mauvaises pratiques de gestion peuvent nuire à votre résultat net et potentiellement entraver, voire détruire, les opportunités de croissance.

La gestion des actifs garantit que votre entreprise peut continuer à croître et à se développer avec une utilisation correcte des actifs. Cela vous aidera à garder votre entreprise sur la bonne voie, à gérer les risques, et plus encore.

Le concept de gestion d'actifs n'est ni nouveau ni révolutionnaire, mais il a des applications puissantes et importantes pour les entreprises. Lorsqu'elle est exécutée correctement, la gestion des actifs résout les problèmes les plus pressants qui affligent une organisation, lui permettant de se développer plus efficacement.

La gestion des actifs est un élément clé d'une stratégie de gestion d'entreprise efficace. Malheureusement, il est souvent négligé comme une tâche banale qui n'est pas très excitante. Cependant, cette perception est erronée. La gestion des actifs est un élément essentiel de toute entreprise rentable et elle apporte de la valeur à la fois à l'organisation et à ses actionnaires.

La gestion d'actifs implique des personnes de tous les secteurs d'activité et de toutes les divisions, des directeurs de l'exploitation et des gestionnaires aux auditeurs et aux ingénieurs, et même aux spécialistes en informatique et aux opérateurs d'équipement.

Pourquoi la gestion des actifs est-elle importante ?

Les entreprises qui investissent dans la gestion d'actifs en retirent divers avantages. Tous ces avantages ne sont pas liés à des gains financiers. Le suivi des actifs en temps réel produit un flux constant de données, favorise la responsabilité et maintient la planification et la maintenance des équipements sur la bonne voie à l'aide d'un système de gestion des actifs approprié.

Suivi des actifs (tels que les immobilisations) à l'aide d'un à l'aide de   Le logiciel de suivi des actifs élimine certains des inconvénients des systèmes de surveillance plus anciens, tels que dépendre de données erronées et n'avoir aucun moyen de savoir où se trouvent les actifs ou comment ils fonctionnent. De plus, la gestion d'actifs offre aux entreprises une vision à 360 degrés de l'ensemble du cycle de vie des actifs.

Le logiciel de gestion des actifs permet également d'économiser automatiquement du temps et des ressources. De plus, une planification améliorée et des avertissements automatisés réduisent les dépenses en capital et permettent d'économiser de l'argent sur la maintenance. Ainsi, les dépenses opérationnelles totales diminuent tandis que l'efficacité de la planification s'améliore.

Un tel système facilite l'adoption d'une stratégie de gestion des risques et améliore la conformité réglementaire. En outre, la précision des taux d'amortissement et de l'évaluation des actifs est également améliorée.

Qu'est-ce qu'un gestionnaire de patrimoine ?

Un gestionnaire d'actifs est une personne qui gère un groupe spécifique d'actifs. L'objectif du gestionnaire d'actifs est simple : économiser de l'argent grâce au suivi des actifs et apporter plus d'organisation pour réduire les déchets. Un gestionnaire d'actifs est responsable de l'élaboration et de l'exécution d'une stratégie de gestion d'actifs, en fin de compte de la gestion des actifs qui lui sont confiés.

Traditionnellement, les entreprises ont externalisé la gestion d'actifs à des sociétés de gestion d'actifs qui agissent en tant que fiduciaires. Cependant, il y a eu un changement lent et régulier vers la gestion d'actifs en interne avec l'aide de gestionnaires d'actifs.

Les gestionnaires d'actifs emploient des chercheurs et des analystes chargés de suivre la performance des actifs, de fournir des conseils d'investissement judicieux et de s'occuper d'autres tâches susceptibles d'affecter la performance des actifs. En particulier, les gestionnaires d'actifs recherchent avant tout le monde des opportunités d'investissement à forte croissance.

Les gestionnaires d'actifs doivent connaître différents départements : administration, finance, capital, opérations, et avoir une connaissance approfondie des parties prenantes d'une entreprise et des procédures stratégiques et opérationnelles.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de patrimoine ?

Le logiciel de gestion des actifs est un outil qui aide les entreprises à rendre leurs actifs générateurs de revenus plus utilisables. En particulier les actifs essentiels aux opérations quotidiennes de toute entreprise.

Un logiciel de gestion des actifs donne une perspective complète de la durée de vie d'un actif, de l'acquisition au déploiement en passant par la maintenance et l'élimination. Alors qu'une organisation peut suivre ses actifs avec une feuille de calcul de base, les outils de gestion des actifs permettent aux utilisateurs d'évaluer les données pertinentes pour chaque actif, les aidant à prendre des décisions plus éclairées sur la gestion des actifs.

Les systèmes de gestion des actifs y parviennent en guidant les utilisateurs pour suivre les actifs, analyser les frais de maintenance et prolonger la durée de vie utile d'un actif. Les systèmes de gestion des actifs enregistrent chaque détail d'un actif et sont très bénéfiques pour une organisation. Outre le suivi des actifs, ils peuvent également effectuer des services supplémentaires tels que :

• Diminuer les dépenses liées à l'approvisionnement, à la conformité et à la maintenance des actifs
• Améliorer la visibilité de tous les actifs
• Maximiser la durée de vie utile des actifs
• Améliorez et garantissez la conformité

Un système de gestion des actifs idéal donnera aux utilisateurs les ressources dont ils ont besoin pour gérer l'ensemble de leur inventaire d'actifs dans un tableau de bord unique et centralisé. Les gestionnaires d'actifs peuvent voir où sont hébergés les actifs, qui les utilise et comment.

Quel est le cycle de vie des actifs ?

Le nombre de phases que traverse un actif d'entreprise au cours de son cycle de vie opérationnel est appelé cycle de vie de l' actif . Il s'agit d'un processus stratégique et analytique au cours duquel une entreprise peut utiliser avec succès et de manière productive un actif pour atteindre ses objectifs commerciaux.

Le cycle de vie d'un actif est divisé en plusieurs étapes et englobe généralement toutes les phases de la vie d'un actif (de l'acquisition à l'entretien et à l'élimination). Ainsi, chaque actif a un cycle de vie qui peut être décomposé en quatre étapes distinctes :

1. Planification

La première étape du cycle de vie des actifs est la planification. Les besoins en actifs sont établis et vérifiés à ce niveau. La détermination des besoins en actifs dépend d'un examen des actifs actuels et de leur capacité à satisfaire les demandes de service à la clientèle.

Sur la base des normes commerciales et industrielles, les exigences peuvent être combinées pour produire un actif hybride parfaitement adapté aux besoins d'une organisation. Malheureusement, c'est aussi l'étape où de nombreuses erreurs peuvent survenir.

Si quelque chose est configuré de manière incorrecte ou si une erreur de calcul est commise, cela peut avoir un impact sur toutes les phases ultérieures jusqu'au renouvellement ou à la cession de l'actif, ce qui peut prendre des années.

Lorsqu'une organisation met en œuvre une excellente planification à toutes les étapes du cycle de gestion des actifs, elle peut :

• Identifier les actifs surperformants et les actifs sous-performants
• Déterminer si les actifs existants sont suffisants pour les besoins de l'entreprise
• Veiller à ce que les actifs soient bien entretenus et responsables
• Découvrez les informations sur les actifs pour les actifs internes
• Veiller à ce que les actifs soient accessibles lorsqu'ils sont nécessaires
• Analyser différents choix d'actifs en fonction de la planification financière

2. Acquérir

Une entreprise ne peut choisir le meilleur actif qu'après avoir identifié le coût et les besoins de toutes les options disponibles. La planification des acquisitions englobe tous les processus impliqués dans l'achat d'un actif pour réaliser une acquisition rentable. Cela comprend des tâches telles que la conception des actifs et l'approvisionnement. La bonne exécution de ces tâches garantit que l'actif est apte à être utilisé.

Une organisation doit d'abord déterminer si l'actif sera acheté ou construit en interne. L'étape suivante consiste à créer un budget pour l'acquisition d'actifs et un calendrier d'achat. Enfin, un budget et des flux de trésorerie réalistes doivent être désignés comme fonds déficitaires ; sinon, la gestion de projet peut compromettre le processus d'achat d'actifs.

Lorsque les critères ci-dessus sont satisfaits, une équipe de projet doit superviser le processus pour s'assurer que toutes les tâches du processus d'acquisition sont effectuées pour atteindre la prestation de services d'entreprise et d'autres objectifs d'investissement dans les actifs.

3. Exploitation et entretien

L'étape d'exploitation et de maintenance est peut-être l'étape la plus longue de la gestion du cycle de vie des actifs. Il décrit comment un actif est utilisé et géré, y compris la maintenance, pour fournir des services continus. Par conséquent, les gestionnaires d'actifs doivent donner la priorité aux problèmes de maintenance des actifs dans leur stratégie de gestion des actifs.

Par exemple, les actifs physiques à longue durée de vie tels que les routes et les bâtiments nécessitent un entretien spécifique tout au long de leur durée de vie. De même, les services financiers tels que la gestion de portefeuille nécessitent des mises à niveau régulières pour un résultat positif. Ainsi, l'objectif principal de cette étape est de maximiser l'utilisation des actifs.

Pendant cette période, vous devez vous concentrer sur un actif spécifique pour une maintenance, une surveillance et une amélioration potentielle appropriées afin d'éviter les changements opérationnels. Les mises à niveau, les réparations de correctifs, les achats de nouvelles licences, les audits de conformité et les évaluations coûts-avantages font tous partie de l'exploitation et de la maintenance.

4. Élimination

Lorsqu'un actif approche de la fin de sa durée de vie utile, il peut être considéré comme un excédent ou un actif sous-performant. Le renouvellement ou la cession d'un bien est la dernière étape de sa durée de vie. Si un actif doit être éliminé, les équipes doivent modifier soigneusement le plan de maintenance pour s'assurer que la maintenance obligatoire est effectuée.

Tous les actifs généreront suffisamment de données pour aider les entreprises à choisir le plan d'action optimal. Cependant, ces informations sont rarement recueillies de manière à aider les cadres ou les gestionnaires à prendre les bonnes décisions. Par conséquent, une organisation doit connaître ces étapes essentielles bien avant les étapes de renouvellement ou d'élimination pour utiliser les données de manière appropriée.

Types de gestion d'actifs

Il est essentiel d'avoir une connaissance approfondie de tous les atouts essentiels de votre lieu de travail. Notamment celles nécessaires à la gestion et à la création de patrimoine.

Par exemple, un propriétaire de magasin de glace recueillerait des informations sur la gestion de son bien le plus précieux : le réfrigérateur. Un gestionnaire d'actifs informatiques, quant à lui, assurerait le suivi de la conformité des licences logicielles de son entreprise pour éviter les pénalités et les infractions.

Comprendre les différentes formes de gestion d'actifs est crucial pour choisir une solution qui fonctionnera pour vous. Voici quelques types de gestion d'actifs différents en fonction de leur secteur d'activité.

Gestion des actifs financiers

La gestion d'actifs financiers , souvent appelée gestion d'investissements, est le secteur des services financiers qui gère des fonds d'investissement et des comptes clients séparés. Bien qu'il existe d'autres types de gestion d'actifs basés sur les secteurs industriels, le terme gestion d'actifs est le plus couramment utilisé dans le secteur des services financiers.

Logiciel de comptabilité   aide les entreprises, les gouvernements et les particuliers à gérer leurs actifs de manière efficace et adéquate. La gestion des actifs financiers emploie des spécialistes pour gérer les fonds et les investissements des clients.

Il existe trois principaux utilisateurs de services de gestion des actifs financiers : les sociétés, les particuliers fortunés (HNWI) et les intermédiaires financiers. Chaque groupe s'intéresse à la gestion d'actifs pour la même raison : gagner une somme d'argent importante en utilisant l'argent disponible pour investir.

En conséquence, les sociétés de gestion d'actifs facturent généralement des frais annuels minimums (certains entre 5 000 $ et 10 000 $; quelques-uns entre 100 000 $ et 1 million $) pour éliminer les petits investisseurs qui peuvent finir par leur coûter des frais de négociation et de transaction. .

Mais récemment, les sociétés de gestion d'actifs ont créé des structures d'actifs regroupées telles que des fonds communs de placement, des fonds indiciels et des fonds négociés en bourse (ETF) . Ceux-ci sont conçus pour les investisseurs prêts à l'emploi avec moins d'actifs (du moins par rapport à la richesse avec laquelle ces entreprises traitent généralement).

Gestion des actifs d'entreprise

La gestion des actifs d'entreprise (EAM) est un ensemble de processus permettant de contrôler et de mesurer les performances des actifs afin de prolonger la durée de vie utile d'un actif. C'est une solution qui aide les entreprises lourdes à se concentrer sur la gestion, l'entretien, l'état et l'efficacité des actifs, de leur acquisition à leur cession.

Logiciel EAM   aide à la gestion des actifs d'une organisation. Parfois, un registre des actifs et un système informatisé de gestion de la maintenance (CMMS) sont souvent inclus dans un système EAM. En outre, les actifs dispersés géographiquement, interconnectés ou en réseau sont fréquemment représentés à l'aide de systèmes d'information géographique (SIG) . L'utilisation d'un registre d'actifs centré sur le SIG améliore l'intégrité et l'interopérabilité des données, permettant aux utilisateurs de réutiliser, de synchroniser et d'échanger des informations de manière plus efficace et efficiente.

Certaines des caractéristiques d'un système EAM sont :

• Rapports et analyses sur les actifs
• Gestion de l'achat d'actifs et de l'approvisionnement
• Gestion de la chaîne d'approvisionnement et MRO
• Suivi et gestion des actifs
• Planification et ordonnancement de la maintenance
• Gestion de la main d'oeuvre et des stocks

Gestion des actifs d'infrastructure

La gestion des actifs d'infrastructure est une approche globale de l'entretien des actifs physiques tels que les usines de traitement de l'eau, les conduites d'égout, les routes, les ponts et les transports. Les grandes entreprises telles que les entreprises de construction et les agences gouvernementales utilisent souvent la gestion des actifs d'infrastructure pour gérer d'importants actifs physiques. Le processus se concentre généralement sur les dernières étapes du cycle de vie d'une installation, telles que l'entretien, la réhabilitation et le remplacement.

Même si les actifs d'infrastructure d'une entreprise sont tangibles, ces actifs doivent toujours être étroitement surveillés, suivis et gérés à l'aide du bon logiciel de gestion des actifs d'infrastructure. Cela garantit une maintenance préventive appropriée et aide à collecter des données analytiques critiques que les entreprises peuvent utiliser pour prendre des décisions basées sur les données.

Gestion des actifs informatiques

La gestion des actifs informatiques (ITAM) est un ensemble de processus métier permettant d'intégrer les actifs informatiques dans l'ensemble de l'organisation. Il combine les fonctions financières, d'inventaire, contractuelles et de gestion des risques pour gérer l'ensemble du cycle de vie des actifs informatiques tels que les logiciels et le matériel.

Logiciel ITAM   fournit une visibilité granulaire pour tous les actifs informatiques en offrant une perspective approfondie de l'environnement informatique d'une entreprise. Cela devient critique lors de la définition et du contrôle de l'infrastructure informatique d'une entreprise à partir de zéro.

Le logiciel ITAM permet aux entreprises de créer un registre d'actifs informatiques qui gère des actifs tels que :

• Applications de programme
• Applications infonuagiques
• Ordinateurs de bureau et postes de travail
• Serveurs et routeurs
• Smartphones, téléphones portables et tablettes

Les outils ITAM fournissent des informations précises sur les actifs affectés par un sinistre ou un changement. Cela aide les équipes dans les activités de gestion des services informatiques (ITSM) . Les systèmes ITAM réduisent également les dépenses informatiques inutiles en maximisant l'utilisation des actifs et en limitant les acquisitions d'actifs informatiques.

Gestion des actifs numériques

La gestion des actifs numériques (DAM) est un secteur en croissance continue qui aide les entreprises à gérer leurs actifs numériques (médias et contenus numériques) de manière logique, organisée et accessible.

Le logiciel DAM fournit une méthode rentable pour contrôler l'accès aux ressources numériques. L'objectif d'un système DAM est de structurer le flux de travail et le cycle de vie des actifs numériques d'une entreprise, y compris les vidéos, les images, les fichiers audio, les fichiers de conception et les présentations. Ainsi, il est souvent utilisé comme outil de gestion de marque pour s'assurer que les équipes internes adhèrent aux directives de la marque et maintiennent la cohérence de la marque.

Il offre également plusieurs avantages en matière de sécurité et d'efficacité. À l'aide d'un DAM, les entreprises peuvent contrôler l'accès à leurs actifs numériques, en fournissant différents niveaux d'accès au contenu en fonction de rôles prédéterminés mais fluctuants. Les DAM augmentent également l'efficacité en réduisant les coûts associés à la localisation ou à la recréation d'actifs. Ces systèmes permettent un stockage et une organisation sécurisés des fichiers multimédias, ainsi que le suivi de la version des actifs.

Certaines des caractéristiques d'un système DAM sont :

• Stockage et organisation de différents types de fichiers
• Gestion des accès pour tous les fichiers
• Attribution de métadonnées pour tous les fichiers
• Contrôle de version pour suivre les modifications incrémentielles des versions du même actif

Gestion des actifs logiciels

Gestion des actifs logiciels (SAM)   est un ensemble de pratiques commerciales utilisées pour gérer l'achat et l'utilisation de logiciels. Contrairement à ITAM, SAM est responsable de l'utilisation des logiciels en suivant les coûts, le déploiement, les licences logicielles et la conformité des licences pour tous les utilisateurs finaux concernés.

Logiciel SAM   gère uniquement les actifs logiciels et non la gestion du matériel informatique tel que les postes de travail et les serveurs.

Les logiciels SAM aident les entreprises à :

• Maintenir la conformité et éviter les dépenses de conformité logicielle imprévues
• Gérer les licences SaaS et logicielles
• Suivez et surveillez les dépenses logicielles via un point unique

Les défis de la gestion d'actifs

La gestion des actifs est un aspect précieux et important de tout processus commercial moderne. La gestion des actifs garantit que tous les actifs sont correctement achetés, exploités et gérés conformément aux normes et spécifications de l'industrie.

Il est crucial de s'assurer que la gestion des actifs est bien organisée à chaque phase d'un projet, de la conception à la réalisation. Les cadres responsables de la gestion, de la sauvegarde, du suivi ou simplement de la surveillance des actifs rencontrent un certain nombre de défis.

• Sélection des actifs appropriés : la plupart des dirigeants d'entreprise ne sont pas conscients de leur infrastructure organisationnelle. Décider quels actifs se procurer devient plus complexe dans de tels scénarios. Les équipes d'approvisionnement en actifs finissent par dépenser de l'argent sur de nouveaux actifs sans comprendre pleinement leurs besoins. Vous ne pouvez porter un jugement éclairé sur l'achat de nouveaux équipements et logiciels que si vous savez quels actifs vous possédez, qui d'autre les possède, ce qui est utilisé et l'ancienneté ou la date d'expiration des actifs existants.
• Approvisionnement d'actifs non contrôlés : une stratégie d'actifs conventionnelle axée sur l'approvisionnement est souvent responsable de l'introduction d'un plus grand nombre d'actifs non contrôlés dans l'organisation. En informatique, ces actifs sont appelés actifs fantômes, qui sont mis en œuvre au sein d'une entreprise sans l'autorité du service informatique. Cela peut introduire des actifs incontrôlés dans l'entreprise, augmentant les dépenses et les problèmes de sécurité et de conformité.
• Actifs interfonctionnels : la gestion des actifs dans toutes les unités commerciales est un défi majeur pour l'efficacité des opérations. En effet, les unités commerciales veulent utiliser des actifs pour donner un sens à leur entreprise et ne tiennent généralement pas compte des besoins des autres unités. Le problème est que les actifs sont souvent empruntés ou partagés par plusieurs unités commerciales, ce qui augmente le risque d'interruption d'activité lorsqu'un actif est nécessaire à plus d'une unité mais est actuellement utilisé par une autre.

Avantages de la gestion d'actifs

Les actifs sont importants. Ce sont des ressources précieuses dont une entreprise a besoin pour fonctionner correctement. La gestion des actifs garantit que les bonnes personnes ont accès aux actifs à tout moment et qu'aucun dommage inutile ne se produit.

Lorsque vous choisissez la gestion d'actifs, vous choisissez de faire en sorte que vos actifs travaillent plus fort pour vous. L'utilisation de la gestion des actifs présente plusieurs avantages pour garantir des procédures rentables et un retour sur investissement (ROI) maximal pour tous les actifs de votre organisation.

• Efficacité accrue de toutes les opérations organisationnelles : une fois qu'un système de gestion des actifs est mis en œuvre, les entreprises peuvent commencer à comprendre l'objectif de chaque actif. Cela couvre leurs capacités, leur gestion et leur élimination pour réduire les dépenses.
• Toutes les informations au même endroit : la plupart des logiciels de gestion des actifs incluent des fonctionnalités de création de rapports complètes. Cela aide les entreprises à obtenir toutes les informations qu'elles souhaitent à partir d'un seul tableau de bord. Les rapports ad hoc adaptés aux besoins spécifiques et les rapports de base sont facilement accessibles ou préparés rapidement et toujours à jour.
• Amélioration de la fiabilité des actifs : la gestion et le suivi des actifs améliorent la fiabilité des actifs. Cela permet aux gestionnaires d'actifs de surveiller les cycles de maintenance, d'analyser les dépenses et d'examiner la disponibilité des actifs.
• Réduction des coûts de maintenance : Lorsqu'un système de gestion des actifs automatisé est en place, les organisations découvrent souvent que le prix élevé de la maintenance diminue. Une solide stratégie de maintenance préventive est nécessaire pour les actifs critiques. Les actifs fantômes embêtants généralement perdus dans le registre de la feuille de calcul peuvent être facilement trouvés et gérés avec une stratégie de gestion des actifs.

Gardez votre calme et gérez vos actifs

La gestion des actifs est un élément essentiel du succès d'une organisation. Toutes les entreprises ont besoin d'identifier et d'analyser les différentes classes d'actifs qui composent leur activité. Bien que les dirigeants puissent le faire à un niveau global et global, l'utilisation de logiciels spécialisés est le moyen le plus efficace de s'assurer que le processus de gestion des actifs est effectué efficacement.

Les logiciels conçus pour la gestion des actifs peuvent fournir à l'organisation des informations précieuses sur les actifs susceptibles de générer le meilleur retour sur investissement. De plus, les entreprises peuvent utiliser un logiciel de gestion d'actifs pour effectuer des allocations au niveau des classes d'actifs afin de s'assurer que le rendement le plus élevé possible est obtenu à partir de chaque classe d'actifs.

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