O que é gestão de ativos? É Necessário para o Sucesso nos Negócios

Os ativos são inestimáveis ​​em todas as esferas da vida.

Os ativos são partes especialmente essenciais da equação de negócios. Embora o conceito de ativo seja amplo, refere-se a qualquer coisa que possa ser controlada e usada para armazenar ou produzir mais valor. Estes incluem os ativos físicos e intangíveis que sua empresa possui.

Ativos tangíveis são itens físicos, como máquinas, ferramentas, imóveis, veículos e muito mais. Além disso, os ativos intangíveis incluem propriedade intelectual (PI), bancos de dados, dados operacionais,   contratos de licença de software e capital organizacional. Esses ativos têm um valor finito.

A ideia de gastar tempo e dinheiro na proteção de ativos que não geram receita pode parecer um uso ineficiente de recursos. Mas assim que um negócio cresce e escala, a importância do gerenciamento de ativos aumenta proporcionalmente, e ignorar os ativos de sua empresa pode se transformar em um pesadelo financeiro.

Quando gerenciados adequadamente, os ativos podem contribuir para o crescimento da sua empresa, sucesso financeiro e incentivar a sustentabilidade. No entanto, práticas inadequadas de gerenciamento podem prejudicar seus resultados e potencialmente atrapalhar ou até mesmo destruir oportunidades de crescimento.

A gestão de ativos garante que sua empresa continue crescendo e se expandindo com o uso correto dos ativos. Isso ajudará a manter seus negócios nos trilhos, gerenciar riscos e muito mais.

O conceito de gestão de ativos não é novo ou revolucionário, mas possui aplicações poderosas e importantes para as empresas. Quando executado corretamente, o gerenciamento de ativos resolve as preocupações mais prementes que assolam uma organização, permitindo que ela cresça com mais eficiência.

A gestão de ativos é uma parte fundamental de uma estratégia de gestão de negócios eficaz. Infelizmente, muitas vezes é negligenciado como uma tarefa mundana que não é muito emocionante. No entanto, essa percepção está errada. A gestão de ativos é um componente crítico de qualquer negócio lucrativo e fornece valor tanto para a organização quanto para seus acionistas.

A gestão de ativos envolve pessoas de todas as áreas e divisões de negócios, de COOs e gerentes a auditores e engenheiros, e até mesmo especialistas em TI e operadores de equipamentos.

Por que a gestão de ativos é importante?

As empresas que investem em gestão de ativos obtêm vários benefícios. Nem todos esses benefícios estão ligados a ganhos financeiros. O rastreamento de ativos em tempo real produz um fluxo constante de dados, promove a responsabilidade e mantém o planejamento e a manutenção de equipamentos em andamento com a ajuda de um sistema de gerenciamento de ativos adequado.

Rastrear os ativos (como ativos fixos) com a ajuda de um com a ajuda de   o software de rastreamento de ativos elimina algumas das desvantagens dos sistemas de monitoramento mais antigos, como depender de dados incorretos e não ter meios de saber onde estão os ativos ou como eles funcionam. Além disso, o gerenciamento de ativos oferece às empresas uma visão de 360 ​​graus de todo o ciclo de vida dos ativos.

O software de gerenciamento de ativos também economiza tempo e recursos automaticamente. Além disso, o agendamento aprimorado e os avisos automatizados reduzem os gastos de capital e economizam dinheiro em manutenção. Assim, as despesas operacionais totais diminuem enquanto a eficiência do planejamento melhora.

Tal sistema facilita a adoção de uma estratégia de gestão de risco e melhora a conformidade regulatória. Além disso, a precisão das taxas de depreciação e avaliação de ativos também é melhorada.

O que é um gestor de ativos?

Um gestor de ativos é alguém que administra um grupo específico de ativos. O objetivo do gestor de ativos é simples: economizar dinheiro através do rastreamento de ativos e trazer mais organização para reduzir o desperdício. Um gestor de ativos é responsável por desenvolver e executar uma estratégia de gestão de ativos, gerenciando, em última análise, os ativos que lhe são confiados.

Tradicionalmente, as empresas terceirizam a gestão de ativos para empresas de gestão de ativos que atuam como fiduciárias. No entanto, tem havido uma mudança lenta e constante em direção ao gerenciamento interno de ativos com a ajuda de gestores de ativos.

Os gestores de ativos empregam pesquisadores e analistas responsáveis ​​por acompanhar o desempenho dos ativos, fornecer conselhos sólidos sobre investimentos e cuidar de outras tarefas que possam afetar o desempenho dos ativos. Em particular, os gestores de ativos procuram oportunidades de investimento de alto crescimento antes de qualquer outra pessoa.

Os gestores de ativos devem conhecer vários departamentos: administração, finanças, capital, operações, e ter uma compreensão completa dos stakeholders de um negócio e dos procedimentos estratégicos e operacionais.

O que é um software de gerenciamento de ativos?

O software de gerenciamento de ativos é uma ferramenta que ajuda as empresas a tornar seus ativos geradores de receita mais utilizáveis. Particularmente aqueles ativos cruciais para as operações diárias de qualquer negócio.

O software de gerenciamento de ativos oferece uma perspectiva abrangente da vida útil de um ativo, desde a aquisição até a implantação, manutenção e descarte. Embora uma organização possa rastrear seus ativos com uma planilha básica, as ferramentas de gerenciamento de ativos permitem que os usuários avaliem dados relevantes para cada ativo, ajudando-os a tomar decisões mais informadas sobre o gerenciamento de ativos.

Os sistemas de gerenciamento de ativos fazem isso orientando os usuários a acompanhar os ativos, analisar as taxas de manutenção e estender a vida útil de um ativo. Os sistemas de gerenciamento de ativos registram todos os detalhes de um ativo e são altamente benéficos para uma organização. Além de rastrear ativos, eles também podem realizar serviços adicionais, como:

• Diminuir as despesas relacionadas à aquisição, conformidade e manutenção de ativos
• Melhore a visibilidade de todos os ativos
• Maximize a vida útil dos ativos
• Melhore e garanta a conformidade

Um sistema de gerenciamento de ativos ideal dará aos usuários os recursos necessários para gerenciar seu inventário de ativos completo em um único painel centralizado. Os gerentes de ativos podem ver onde os ativos estão alojados, quem os está utilizando e como.

Qual é o ciclo de vida do ativo?

O número de fases pelas quais um ativo de negócios passa durante seu ciclo de vida operacional é conhecido como ciclo de vida do ativo . É um processo estratégico e analítico durante o qual uma empresa pode usar com sucesso e de forma produtiva um ativo para atingir seus objetivos de negócios.

O ciclo de vida de um ativo é dividido em vários estágios e geralmente abrange todas as fases da vida de um ativo (da aquisição à manutenção e alienação). Assim, cada ativo tem um ciclo de vida que pode ser dividido em quatro fases distintas:

1. Planejamento

O estágio inicial do ciclo de vida do ativo é o planejamento. As necessidades de ativos são estabelecidas e verificadas neste nível. A determinação dos requisitos de ativos depende de uma revisão dos ativos atuais e de sua capacidade de atender às demandas de atendimento ao cliente.

Com base nos padrões de negócios e do setor, os requisitos podem ser combinados para produzir um ativo híbrido adequado às necessidades de uma organização. Infelizmente, é também o estágio em que muitos erros podem ocorrer.

Se algo for configurado incorretamente ou ocorrer um erro de cálculo, isso poderá afetar todas as fases subsequentes até que o ativo seja renovado ou descartado, o que pode levar anos.

Quando uma organização implementa um planejamento excelente em todas as etapas do ciclo de gerenciamento de ativos, ela pode:

• Identifique ativos com desempenho superior e ativos com desempenho inferior
• Determinar se os ativos existentes são suficientes para as necessidades de negócios
• Garantir que os ativos sejam bem mantidos e responsáveis
• Descubra informações de ativos para ativos internos
• Garantir que os ativos estejam acessíveis quando forem necessários
• Analise diferentes opções de ativos com base no planejamento financeiro

2. Aquisição

Uma empresa pode escolher o melhor ativo somente depois de identificar o custo e as necessidades de todas as opções disponíveis. O planejamento de aquisição abrange todos os processos envolvidos na compra de um ativo para obter uma aquisição econômica. Isso inclui tarefas como design e aquisição de ativos. A execução adequada dessas tarefas garante que o ativo esteja apto para uso.

Uma organização deve primeiro determinar se o ativo será comprado ou construído internamente. O próximo passo é criar um orçamento para aquisição de ativos e um cronograma para compra. Finalmente, um orçamento e fluxo de caixa realistas devem ser designados como fundos de déficit; caso contrário, o gerenciamento de projetos pode comprometer o processo de compra de ativos.

Quando os critérios acima forem atendidos, uma equipe de projeto deve supervisionar o processo para garantir que todas as tarefas do processo de aquisição sejam executadas para atingir a entrega de serviços corporativos e outros objetivos de investimento em ativos.

3. Operação e manutenção

O estágio de operação e manutenção é talvez o estágio mais longo no gerenciamento do ciclo de vida dos ativos. Ele descreve como um ativo é usado e gerenciado, incluindo manutenção, para fornecer serviços contínuos. Portanto, os gestores de ativos devem priorizar as preocupações de manutenção de ativos em sua estratégia de gerenciamento de ativos.

Por exemplo, ativos físicos de longa duração, como estradas e edifícios, precisam de manutenção específica ao longo de sua vida útil. Da mesma forma, serviços financeiros, como gerenciamento de portfólio, precisam de atualizações regulares para um resultado positivo. Assim, o objetivo principal desta etapa é maximizar a utilização dos ativos.

Durante esse período, você deve se concentrar em um ativo específico para manutenção adequada, monitoramento e aprimoramento potencial para evitar alterações operacionais. Atualizações, reparos de patches, novas compras de licenças, auditorias de conformidade e avaliações de custo-benefício fazem parte da operação e da manutenção.

4. Descarte

Quando um ativo se aproxima do fim de sua vida útil, ele pode ser considerado um ativo excedente ou de baixo desempenho. A renovação ou alienação de um ativo é o estágio final de sua vida útil. Se um ativo for descartado, as equipes devem alterar cuidadosamente o plano de manutenção para garantir que a manutenção obrigatória seja realizada.

Todos os ativos gerarão dados suficientes para ajudar as empresas a escolher o curso de ação ideal. No entanto, essas informações raramente são coletadas de forma a ajudar executivos ou gerentes a tomar as decisões corretas. Portanto, uma organização deve estar ciente dessas etapas essenciais com bastante antecedência dos estágios de renovação ou descarte para usar os dados adequadamente.

Tipos de gerenciamento de ativos

É crucial ter um conhecimento completo de todos os ativos essenciais em seu local de trabalho. Especialmente aqueles necessários para a gestão e criação de riqueza.

Por exemplo, o dono de uma sorveteria coletaria informações sobre como gerenciar seu bem mais valioso: a geladeira. Um gerente de ativos de TI, por outro lado, acompanharia a conformidade da licença de software de sua empresa para evitar penalidades e violações.

Compreender as diferentes formas de gerenciamento de ativos é crucial para selecionar uma solução que funcione para você. Aqui estão alguns tipos diferentes de gerenciamento de ativos com base em seu setor de indústria.

Gestão de ativos financeiros

A gestão de ativos financeiros , muitas vezes referida como gestão de investimentos, é o setor de serviços financeiros que administra fundos de investimento e contas segregadas de clientes. Embora existam outros tipos de gestão de ativos baseados em setores da indústria, o termo gestão de ativos é mais comumente usado no setor de serviços financeiros.

Software de contabilidade   ajuda corporações, governos e indivíduos a lidar com a gestão de ativos de forma eficiente e adequada. A gestão de ativos financeiros emprega especialistas para administrar fundos e investimentos de clientes.

Existem três usuários primários de serviços de gestão de ativos financeiros – corporações, indivíduos de alto patrimônio líquido (HNWI) e intermediários financeiros. Cada grupo está interessado na gestão de ativos pelo mesmo motivo: ganhar uma quantia significativa de dinheiro usando o dinheiro disponível para investir.

Como resultado, as empresas de gestão de ativos normalmente cobram taxas anuais mínimas (algumas na faixa de US$ 5.000 a US$ 10.000; algumas selecionadas na faixa de US$ 100.000 a US$ 1 milhão) para eliminar investidores menores que podem acabar custando-lhes taxas de negociação e transação .

Mas, recentemente, as empresas de gestão de ativos criaram estruturas de ativos agrupados, como fundos mútuos, fundos de índices e fundos negociados em bolsa (ETFs) . Eles são projetados para investidores que pensam e esquecem com menos ativos (pelo menos quando comparados à riqueza com a qual essas empresas normalmente lidam).

Gerenciamento de ativos empresariais

O gerenciamento de ativos corporativos (EAM) é um conjunto de processos para controlar e medir o desempenho de ativos para estender a vida útil de um ativo. É uma solução que ajuda as empresas com muitos ativos a se concentrarem no gerenciamento, manutenção, condição e eficiência de ativos, desde a aquisição até a alienação.

Software EAM   auxilia a gestão dos ativos de uma organização. Às vezes, um registro de ativos e um sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado (CMMS) são frequentemente incluídos em um sistema EAM. Além disso, ativos geograficamente espalhados, interligados ou em rede são frequentemente representados usando sistemas de informação geográfica (GIS) . O uso de um registro de ativos centrado em GIS melhora a integridade e a interoperabilidade dos dados, permitindo que os usuários reutilizem, sincronizem e troquem informações com mais eficiência e eficácia.

Algumas das características de um sistema EAM são:

• Relatórios e análises de ativos
• Gestão de compras e aquisições de ativos
• Cadeia de suprimentos e gerenciamento de MRO
• Acompanhamento e gerenciamento de ativos
• Planejamento e programação de manutenção
• Gestão de mão de obra e estoque

Gerenciamento de ativos de infraestrutura

O gerenciamento de ativos de infraestrutura é uma abordagem ampla para manter ativos físicos, como estações de tratamento de água, linhas de esgoto, estradas, pontes e transporte. Grandes corporações, como empresas de construção e agências governamentais, costumam usar o gerenciamento de ativos de infraestrutura para gerenciar ativos físicos importantes. O processo geralmente se concentra nos estágios finais do ciclo de vida de uma instalação, como manutenção, reabilitação e substituição.

Mesmo que os ativos de infraestrutura de uma empresa sejam tangíveis, esses ativos ainda precisam ser monitorados de perto, rastreados e gerenciados usando o software de gerenciamento de ativos de infraestrutura correto. Isso garante a manutenção preventiva adequada e ajuda a coletar dados analíticos críticos que as empresas podem utilizar para tomar decisões baseadas em dados.

Gerenciamento de ativos de TI

O gerenciamento de ativos de TI (ITAM) é uma coleção de processos de negócios para integrar ativos de TI em toda a organização. Ele combina funções financeiras, de inventário, contratuais e de gerenciamento de risco para gerenciar todo o ciclo de vida dos ativos de TI, como software e hardware.

Software ITAM   fornece visibilidade granular para todos os ativos de TI, oferecendo uma perspectiva detalhada do ambiente de TI de uma empresa. Isso se torna crítico ao definir e controlar a infraestrutura de TI de uma empresa desde o início.

O software ITAM permite que as empresas criem um registro de ativos de TI que gerencia ativos como:

• Aplicações de Software
• Aplicativos em nuvem
• Desktops e estações de trabalho
• Servidores e roteadores
• Smartphones, celulares e tablets

As ferramentas ITAM fornecem informações precisas sobre os ativos afetados por um desastre ou mudança. Isso ajuda as equipes com atividades de gerenciamento de serviços de TI (ITSM) . Os sistemas ITAM também reduzem gastos desnecessários de TI, maximizando o uso de ativos e limitando as aquisições de ativos de TI.

Gestão de ativos digitais

O gerenciamento de ativos digitais (DAM) é um setor em constante crescimento que ajuda as empresas a gerenciar seus ativos digitais (mídia digital e conteúdo) de maneira lógica, organizada e acessível.

O software DAM fornece um método econômico para controlar o acesso a ativos digitais. O objetivo de um sistema DAM é fornecer estrutura para o fluxo de trabalho e ciclo de vida dos ativos digitais de uma empresa, incluindo vídeos, imagens, arquivos de áudio, arquivos de design e apresentações. Assim, é frequentemente usado como uma ferramenta de gerenciamento de marca para garantir que as equipes internas estejam aderindo às diretrizes da marca e mantendo a consistência da marca.

Ele também oferece vários benefícios de segurança e eficiência. Usando um DAM, as empresas podem controlar o acesso aos seus ativos digitais, fornecendo níveis variados de acesso ao conteúdo com base em funções predeterminadas, mas flutuantes. Os DAMs também aumentam a eficiência reduzindo os custos associados à localização ou recriação de ativos. Esses sistemas permitem armazenamento e organização seguros de arquivos de mídia, além de acompanhar o controle de versão de ativos.

Algumas das características de um sistema DAM são:

• Armazenamento e organização de diferentes tipos de arquivos
• Gerenciamento de acesso para todos os arquivos
• Atribuição de metadados para todos os arquivos
• Controle de versão para acompanhar as versões incrementalmente alteradas do mesmo ativo

Gerência de recursos de software

Gerenciamento de ativos de software (SAM)   é um conjunto de práticas de negócios usadas para gerenciar a compra e o uso de software. Ao contrário do ITAM, o SAM é responsável pelo uso do software, rastreando custo, implantação, licenças de software e conformidade de licença para todos os usuários finais envolvidos.

Software SAM   gerencia apenas ativos de software e não o gerenciamento de hardware de TI, como estações de trabalho e servidores.

O software SAM ajuda as empresas:

• Mantenha a conformidade e evite despesas imprevistas de conformidade com software
• Gerenciar SaaS e licenças de software
• Acompanhe e monitore os gastos com software por meio de um único ponto

Desafios da gestão de ativos

A gestão de ativos é um aspecto valioso e importante de qualquer processo empresarial moderno. O gerenciamento de ativos garante que todos os ativos sejam adquiridos, operados e gerenciados adequadamente de acordo com os padrões e especificações do setor.

É crucial garantir que o gerenciamento de ativos seja bem organizado em todas as fases de um projeto, desde a concepção até a conclusão. Os executivos responsáveis ​​por gerenciar, proteger, rastrear ou simplesmente monitorar ativos enfrentam vários desafios.

• Selecionando os ativos apropriados: A maioria dos executivos de negócios não está ciente de sua infraestrutura organizacional. Decidir quais ativos adquirir torna-se mais complexo em tais cenários. As equipes de aquisição de ativos acabam gastando dinheiro em novos ativos sem entender completamente suas necessidades. Você só pode fazer julgamentos educados sobre a compra de novos equipamentos e softwares se souber quais ativos você possui, quem mais os possui, o que está em uso e quantos ativos existentes são antigos ou expirados.
• Aquisição de ativos não controlados: Uma estratégia convencional de ativos focada em aquisições é muitas vezes responsável por introduzir mais ativos não controlados na organização. Em TI, esses ativos são chamados de ativos sombra, que são implementados dentro de uma empresa sem a autoridade do departamento de TI. Isso pode introduzir ativos não controlados na empresa, aumentando as despesas e os problemas de segurança e conformidade.
• Ativos multifuncionais: gerenciar ativos em todas as unidades de negócios é um grande desafio para operações eficientes. Isso ocorre porque as unidades de negócios querem usar os ativos para fazer sentido para seus negócios e geralmente desconsideram as necessidades de outras unidades. O problema é que os ativos são frequentemente emprestados ou compartilhados por várias unidades de negócios, aumentando assim o risco de interrupção dos negócios quando um ativo é necessário por mais de uma unidade, mas está sendo usado por outra.

Benefícios da gestão de ativos

Os ativos são importantes. Eles são recursos valiosos que uma empresa precisa para funcionar sem problemas. A gestão de ativos garante que as pessoas certas tenham acesso aos ativos o tempo todo e que não ocorram danos desnecessários.

Quando você escolhe o gerenciamento de ativos, está optando por fazer com que seus ativos trabalhem mais para você. Existem vários benefícios de usar o gerenciamento de ativos para garantir procedimentos econômicos e máximo retorno sobre o investimento (ROI) para todos os seus ativos organizacionais.

• Maior eficiência de todas as operações organizacionais: Uma vez implementado um sistema de gestão de ativos, as empresas podem começar a compreender o propósito de cada ativo. Isso abrange suas capacidades, gerenciamento e disposição para reduzir despesas.
• Todas as informações em um só lugar: a maioria dos softwares de gerenciamento de ativos inclui recursos abrangentes de relatórios. Isso ajuda as empresas a obter as informações que desejam em um único painel. Relatórios ad-hoc adaptados a necessidades específicas e relatórios básicos são facilmente acessados ​​ou preparados prontamente e sempre atualizados.
• Confiabilidade de ativos aprimorada: o gerenciamento e o rastreamento de ativos aprimoram a confiabilidade dos ativos. Isso permite que os gerentes de ativos monitorem os ciclos de manutenção, analisem despesas e revejam a disponibilidade de ativos.
• Custo de manutenção reduzido: quando um sistema automatizado de gerenciamento de ativos está em vigor, as organizações geralmente descobrem que o alto preço de manutenção diminui. Uma sólida estratégia de manutenção preventiva é necessária para ativos críticos. Ativos fantasmas irritantes geralmente perdidos no registro da planilha podem ser facilmente encontrados e gerenciados com uma estratégia de gerenciamento de ativos.

Mantenha a calma e gerencie seus ativos

A gestão de ativos é um componente crítico para o sucesso de uma organização. Todas as empresas precisam identificar e analisar as várias classes de ativos que compõem seus negócios. Embora os executivos possam fazer isso em um nível global e agregado, o uso de software especializado é a maneira mais eficiente de garantir que o processo de gerenciamento de ativos seja feito de forma eficaz.

O software projetado para gerenciamento de ativos pode fornecer à organização informações valiosas sobre os ativos com potencial para gerar o maior retorno sobre o investimento. Além disso, as empresas podem usar o software de gerenciamento de ativos para fazer alocações em nível de classe de ativos para garantir que o retorno mais alto possível seja obtido de cada classe de ativos.

Você está fazendo malabarismos com vários projetos de TI? Saiba como o gerenciamento de portfólio de TI pode ajudá-lo a otimizar todas as suas iniciativas de TI e reduzir o custo envolvido.