การจัดการสินทรัพย์คืออะไร? จำเป็นสำหรับความสำเร็จของธุรกิจ

ทรัพย์สินมีค่าในทุกด้าน

สินทรัพย์เป็นส่วนสำคัญของสมการทางธุรกิจโดยเฉพาะ แม้ว่าแนวคิดของสินทรัพย์จะกว้าง แต่หมายถึงทุกสิ่งที่สามารถควบคุมและใช้เพื่อจัดเก็บหรือสร้างมูลค่าเพิ่ม ซึ่งรวมถึงสินทรัพย์ทางกายภาพและไม่มีตัวตนที่บริษัทของคุณเป็นเจ้าของ

สินทรัพย์ที่ มีตัวตนคือสิ่งของที่จับต้องได้ เช่น เครื่องจักร เครื่องมือ อสังหาริมทรัพย์ ยานพาหนะ และอื่นๆ นอกจากนี้ สินทรัพย์ที่ไม่มีตัวตน ได้แก่ ทรัพย์สินทางปัญญา (IP) ฐานข้อมูล ข้อมูลการปฏิบัติงาน   ข้อตกลงสิทธิ์การใช้งานซอฟต์แวร์และทุนองค์กร สินทรัพย์เหล่านี้มีมูลค่าจำกัด

แนวคิดในการใช้เวลาและเงินในการปกป้องทรัพย์สินที่ไม่ก่อให้เกิดรายได้อาจดูเหมือนเป็นการใช้ทรัพยากรที่ไม่มีประสิทธิภาพ แต่ทันทีที่ธุรกิจเติบโตและปรับขนาด ความสำคัญของการจัดการสินทรัพย์จะเพิ่มขึ้นตามสัดส่วน และการเพิกเฉยต่อทรัพย์สินของบริษัทของคุณอาจกลายเป็นฝันร้ายทางการเงินได้

เมื่อมีการจัดการอย่างเหมาะสม สินทรัพย์สามารถสนับสนุนการเติบโตของบริษัท ความสำเร็จทางการเงิน และส่งเสริมความยั่งยืน อย่างไรก็ตาม การจัดการที่ไม่ดีอาจส่งผลเสียต่อผลกำไรของคุณ และอาจขัดขวางหรือแม้กระทั่งทำลายโอกาสในการเติบโต

การจัดการสินทรัพย์ ช่วยให้มั่นใจว่าบริษัทของคุณสามารถเติบโตและขยายได้อย่างต่อเนื่องด้วยการใช้สินทรัพย์อย่างถูกต้อง จะช่วยให้ธุรกิจของคุณดำเนินต่อไป จัดการความเสี่ยง และอื่นๆ

แนวคิดของการจัดการสินทรัพย์ไม่ใช่เรื่องใหม่หรือปฏิวัติ แต่มีแอปพลิเคชันที่ทรงพลังและสำคัญสำหรับธุรกิจ เมื่อดำเนินการอย่างถูกต้อง การจัดการสินทรัพย์จะแก้ไขข้อกังวลเร่งด่วนที่สุดที่สร้างความเสียหายให้กับองค์กร ทำให้องค์กรเติบโตได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การจัดการสินทรัพย์เป็นส่วนสำคัญของกลยุทธ์การจัดการธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ น่าเสียดายที่มักถูกมองข้ามว่าเป็นงานธรรมดาที่ไม่น่าตื่นเต้น อย่างไรก็ตาม การรับรู้นี้ผิด การจัดการสินทรัพย์เป็นองค์ประกอบที่สำคัญของธุรกิจที่ทำกำไรได้ และให้คุณค่าแก่ทั้งองค์กรและผู้ถือหุ้น

การจัดการสินทรัพย์เกี่ยวข้องกับผู้คนจากทุกพื้นที่ธุรกิจและทุกแผนก ตั้งแต่ COO และผู้จัดการไปจนถึงผู้ตรวจสอบบัญชีและวิศวกร แม้แต่ผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีและเจ้าหน้าที่ดูแลอุปกรณ์

เหตุใดการจัดการสินทรัพย์จึงมีความสำคัญ

ธุรกิจที่ลงทุนในการบริหารสินทรัพย์ได้รับผลประโยชน์ต่างๆ ผลประโยชน์เหล่านี้ไม่ได้เชื่อมโยงกับผลประโยชน์ทางการเงินทั้งหมด การติดตามทรัพย์สินแบบเรียลไทม์สร้างกระแสข้อมูลอย่างต่อเนื่อง ส่งเสริมความรับผิดชอบ และช่วยให้การวางแผนและการบำรุงรักษาอุปกรณ์เป็นไปอย่างต่อเนื่องด้วยความช่วยเหลือของระบบการจัดการสินทรัพย์ที่เหมาะสม

ติดตามสินทรัพย์ (เช่น สินทรัพย์ถาวร) ด้วยความช่วยเหลือของ   ซอฟต์แวร์ติดตามทรัพย์สินช่วยขจัดข้อเสียบางประการของระบบการตรวจสอบแบบเก่า เช่น ขึ้นอยู่กับข้อมูลที่ผิดพลาดและไม่มีทางรู้ว่าสินทรัพย์อยู่ที่ไหนหรือทำงานอย่างไร นอกจากนี้ การจัดการสินทรัพย์ยังช่วยให้ธุรกิจมีมุมมอง 360 องศาเกี่ยวกับวงจรชีวิตทั้งหมดของสินทรัพย์

ซอฟต์แวร์การจัดการสินทรัพย์ยังช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากรโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ การจัดกำหนดการที่เพิ่มขึ้นและการเตือนอัตโนมัติยังช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านทุนและประหยัดเงินในการบำรุงรักษาอีกด้วย ดังนั้นค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานทั้งหมดจะลดลงในขณะที่ประสิทธิภาพการวางแผนดีขึ้น

ระบบดังกล่าวอำนวยความสะดวกในการใช้กลยุทธ์การบริหารความเสี่ยงและปรับปรุงการปฏิบัติตามกฎระเบียบ นอกจากนี้ ความแม่นยำของอัตราการคิดค่าเสื่อมราคาและการประเมินมูลค่าสินทรัพย์ยังได้รับการปรับปรุงอีกด้วย

ผู้จัดการสินทรัพย์คืออะไร?

ผู้จัดการสินทรัพย์คือผู้ที่จัดการกลุ่มสินทรัพย์เฉพาะ เป้าหมายของผู้จัดการสินทรัพย์นั้นง่ายมาก: เพื่อประหยัดเงินด้วยการติดตามทรัพย์สินและนำองค์กรมาสู่การลดของเสีย ผู้จัดการสินทรัพย์มีหน้าที่รับผิดชอบในการพัฒนาและดำเนินการตามกลยุทธ์การจัดการสินทรัพย์ ซึ่งท้ายที่สุดแล้วจะจัดการทรัพย์สินที่ได้รับมอบหมายให้พวกเขา

ตามเนื้อผ้า ธุรกิจต่างๆ ได้ว่าจ้างการจัดการสินทรัพย์ให้กับบริษัทจัดการสินทรัพย์ที่ทำหน้าที่เป็นผู้รับมอบอำนาจ อย่างไรก็ตาม มีการเปลี่ยนแปลงที่ช้าและมั่นคงต่อการจัดการสินทรัพย์ภายในองค์กรด้วยความช่วยเหลือจากผู้จัดการสินทรัพย์

ผู้จัดการสินทรัพย์จ้างนักวิจัยและนักวิเคราะห์ที่รับผิดชอบในการติดตามประสิทธิภาพของสินทรัพย์ ให้คำแนะนำด้านการลงทุนที่เหมาะสม และดูแลงานอื่นๆ ที่อาจส่งผลต่อประสิทธิภาพของสินทรัพย์ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ผู้จัดการสินทรัพย์มองหาโอกาสในการลงทุนที่มีการเติบโตสูงก่อนใครๆ

ผู้จัดการสินทรัพย์ควรรู้แผนกต่างๆ: การบริหาร การเงิน ทุน การดำเนินงาน และมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของธุรกิจและขั้นตอนเชิงกลยุทธ์และการดำเนินงาน

ซอฟต์แวร์การจัดการสินทรัพย์คืออะไร?

ซอฟต์แวร์การจัดการสินทรัพย์เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ ทำให้สินทรัพย์ที่สร้างรายได้ใช้งานได้มากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งทรัพย์สินเหล่านั้นที่มีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจในแต่ละวัน

ซอฟต์แวร์การจัดการสินทรัพย์ให้มุมมองที่ครอบคลุมเกี่ยวกับอายุการใช้งานของสินทรัพย์ ตั้งแต่การได้มา การปรับใช้งาน การบำรุงรักษาและการกำจัด แม้ว่าองค์กรอาจติดตามสินทรัพย์ของตนด้วยสเปรดชีตพื้นฐาน แต่เครื่องมือการจัดการสินทรัพย์ช่วยให้ผู้ใช้ประเมินข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับสินทรัพย์แต่ละรายการ ซึ่งช่วยให้พวกเขาตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดการสินทรัพย์ได้อย่างมีข้อมูลมากขึ้น

ระบบการจัดการสินทรัพย์บรรลุเป้าหมายนี้โดยแนะนำให้ผู้ใช้ติดตามสินทรัพย์ วิเคราะห์ค่าบำรุงรักษา และยืดอายุการใช้งานของสินทรัพย์ ระบบการจัดการสินทรัพย์บันทึกทุกรายละเอียดของสินทรัพย์และเป็นประโยชน์อย่างมากต่อองค์กร นอกจากการติดตามทรัพย์สินแล้ว พวกเขายังสามารถให้บริการเพิ่มเติมเช่น:

• ลดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อ การปฏิบัติตาม และการบำรุงรักษาสินทรัพย์
• ปรับปรุงการมองเห็นของสินทรัพย์ทั้งหมด
• เพิ่มอายุการใช้งานของสินทรัพย์ให้สูงสุด
• ปรับปรุงและรับประกันการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ระบบการจัดการสินทรัพย์ในอุดมคติจะให้ทรัพยากรแก่ผู้ใช้ที่พวกเขาต้องการเพื่อจัดการสินค้าคงคลังสินทรัพย์ทั้งหมดของพวกเขาในแดชบอร์ดแบบรวมศูนย์เดียว ผู้จัดการสินทรัพย์สามารถดูได้ว่าทรัพย์สินอยู่ที่ไหน ใครใช้งาน และทำอย่างไร

วงจรชีวิตของสินทรัพย์คืออะไร?

จำนวนขั้นตอนที่สินทรัพย์ของธุรกิจต้องผ่านระหว่างวงจรชีวิตการดำเนินงานเรียกว่า วงจรชีวิตของสินทรัพย์ เป็นกระบวนการเชิงกลยุทธ์และเชิงวิเคราะห์ในระหว่างที่บริษัทสามารถใช้สินทรัพย์อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ

วงจรชีวิตของสินทรัพย์แบ่งออกเป็นหลายระยะ และโดยทั่วไปจะครอบคลุมทุกช่วงอายุของสินทรัพย์ (ตั้งแต่การได้มาจนถึงการบำรุงรักษาและการกำจัด) ดังนั้น แต่ละสินทรัพย์มีวงจรชีวิตที่อาจแบ่งออกเป็นสี่ขั้นตอนที่แตกต่างกัน:

1. การวางแผน

ระยะเริ่มต้นของวงจรชีวิตสินทรัพย์คือการวางแผน ความต้องการสินทรัพย์ได้รับการกำหนดและตรวจสอบในระดับนี้ การกำหนดข้อกำหนดของสินทรัพย์ขึ้นอยู่กับการทบทวนสินทรัพย์หมุนเวียนและความสามารถในการตอบสนองความต้องการด้านการบริการลูกค้า

ตามมาตรฐานธุรกิจและอุตสาหกรรม ข้อกำหนดอาจรวมกันเพื่อผลิตสินทรัพย์ไฮบริดที่เหมาะสมกับความต้องการขององค์กรได้อย่างแม่นยำ น่าเสียดายที่ยังเป็นขั้นตอนที่อาจเกิดข้อผิดพลาดได้มากมาย

หากมีการตั้งค่าบางอย่างไม่ถูกต้องหรือเกิดข้อผิดพลาดในการคำนวณ อาจส่งผลกระทบต่อระยะต่อมาทั้งหมดจนกว่าสินทรัพย์จะได้รับการต่ออายุหรือจำหน่าย ซึ่งอาจใช้เวลาหลายปี

เมื่อองค์กรใช้การวางแผนที่ดีเยี่ยมในทุกขั้นตอนของวงจรการจัดการสินทรัพย์ องค์กรสามารถ:

• ระบุสินทรัพย์ที่มีประสิทธิภาพสูงและสินทรัพย์ด้อยประสิทธิภาพ
• ตรวจสอบว่าสินทรัพย์ที่มีอยู่เพียงพอสำหรับความต้องการทางธุรกิจหรือไม่
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทรัพย์สินได้รับการดูแลและรับผิดชอบอย่างดี
• ค้นหาข้อมูลทรัพย์สินสำหรับทรัพย์สินภายในบริษัท
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสามารถเข้าถึงสินทรัพย์ได้เมื่อจำเป็น
• วิเคราะห์ตัวเลือกสินทรัพย์ต่างๆ ตามการวางแผนทางการเงิน

2. การได้มา

ธุรกิจสามารถเลือกสินทรัพย์ที่ดีที่สุดได้ก็ต่อเมื่อระบุต้นทุนและความต้องการของตัวเลือกที่มีอยู่ทั้งหมดแล้วเท่านั้น การวางแผนการเข้าซื้อกิจการครอบคลุมกระบวนการทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการซื้อสินทรัพย์เพื่อให้ได้มาซึ่งการได้มาซึ่งคุ้มค่า ซึ่งรวมถึงงานต่างๆ เช่น การออกแบบและการจัดซื้อสินทรัพย์ การดำเนินการงานเหล่านี้อย่างเหมาะสมช่วยให้มั่นใจว่าสินทรัพย์นั้นเหมาะสมต่อการใช้งาน

องค์กรต้องพิจารณาก่อนว่าจะมีการซื้อหรือสร้างสินทรัพย์ภายในองค์กรหรือไม่ ขั้นตอนต่อไปคือการสร้างงบประมาณสำหรับการได้มาซึ่งสินทรัพย์และลำดับเวลาสำหรับการซื้อ สุดท้าย งบประมาณจริงและกระแสเงินสดควรถูกกำหนดให้เป็นกองทุนขาดดุล มิฉะนั้น การจัดการโครงการอาจเป็นอันตรายต่อกระบวนการซื้อสินทรัพย์

เมื่อเป็นไปตามเกณฑ์ข้างต้น ทีมงานโครงการควรดูแลกระบวนการเพื่อให้แน่ใจว่างานกระบวนการได้มาทั้งหมดจะดำเนินการเพื่อให้บรรลุการส่งมอบบริการขององค์กรและวัตถุประสงค์การลงทุนสินทรัพย์อื่นๆ

3. การใช้งานและการบำรุงรักษา

ขั้นตอนการดำเนินการและบำรุงรักษาอาจเป็นขั้นตอนที่ยาวที่สุดในการจัดการวงจรชีวิตของสินทรัพย์ อธิบายวิธีการใช้และจัดการสินทรัพย์ รวมถึงการบำรุงรักษา เพื่อให้บริการอย่างต่อเนื่อง ดังนั้น ผู้จัดการสินทรัพย์ควรจัดลำดับความสำคัญของความกังวลในการบำรุงรักษาสินทรัพย์ในกลยุทธ์การจัดการสินทรัพย์ของตน

ตัวอย่างเช่น ทรัพย์สินทางกายภาพที่มีอายุยืนยาว เช่น ถนนและอาคาร จำเป็นต้องได้รับการดูแลเป็นพิเศษตลอดอายุการใช้งาน ในทำนองเดียวกัน บริการทางการเงิน เช่น การจัดการพอร์ตโฟลิโอจำเป็นต้องอัปเกรดเป็นประจำเพื่อผลลัพธ์ที่ดี ดังนั้น เป้าหมายหลักของขั้นตอนนี้คือการใช้ประโยชน์สินทรัพย์ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

ในช่วงเวลานี้ คุณควรมุ่งเน้นไปที่สินทรัพย์เฉพาะสำหรับการบำรุงรักษา การตรวจสอบ และการปรับปรุงที่อาจเกิดขึ้นอย่างเหมาะสม เพื่อหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลงการดำเนินงาน การอัปเกรด การซ่อมแซมโปรแกรมแก้ไข การซื้อใบอนุญาตใหม่ การตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด และการประเมินต้นทุน-ผลประโยชน์ล้วนเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินงานและการบำรุงรักษา

4. การกำจัด

เมื่อสินทรัพย์เข้าใกล้จุดสิ้นสุดของอายุการให้ประโยชน์ สินทรัพย์นั้นถือได้ว่าเป็นสินทรัพย์ที่เกินดุลหรือด้อยประสิทธิภาพ การต่ออายุหรือจำหน่ายสินทรัพย์เป็นขั้นตอนสุดท้ายของอายุขัย หากต้องกำจัดสินทรัพย์ ทีมงานควรเปลี่ยนแผนการบำรุงรักษาอย่างระมัดระวังเพื่อให้แน่ใจว่ามีการดำเนินการบำรุงรักษาที่จำเป็น

สินทรัพย์ทั้งหมดจะสร้างข้อมูลเพียงพอเพื่อช่วยให้บริษัทเลือกแนวทางปฏิบัติที่เหมาะสมที่สุด อย่างไรก็ตาม ข้อมูลนี้ไม่ค่อยถูกรวบรวมในลักษณะที่สามารถช่วยให้ผู้บริหารหรือผู้จัดการตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง ดังนั้นองค์กรควรตระหนักถึงขั้นตอนสำคัญเหล่านี้ล่วงหน้าถึงขั้นตอนการต่ออายุหรือการกำจัดเพื่อใช้ข้อมูลอย่างเหมาะสม

ประเภทของการจัดการสินทรัพย์

สิ่งสำคัญคือต้องมีความตระหนักอย่างถี่ถ้วนเกี่ยวกับทรัพย์สินที่จำเป็นทั้งหมดในสถานที่ทำงานของคุณ โดยเฉพาะสิ่งที่จำเป็นสำหรับการบริหารความมั่งคั่งและการสร้าง

ตัวอย่างเช่น เจ้าของร้านเจลาโต้จะรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับการจัดการทรัพย์สินที่มีค่าที่สุดของพวกเขา นั่นคือ ตู้เย็น ในทางกลับกัน ผู้จัดการสินทรัพย์ไอทีจะติดตามการปฏิบัติตามใบอนุญาตซอฟต์แวร์ของบริษัทเพื่อหลีกเลี่ยงการลงโทษและการละเมิด

การทำความเข้าใจรูปแบบต่างๆ ของการจัดการสินทรัพย์เป็นสิ่งสำคัญในการเลือกโซลูชันที่เหมาะกับคุณ ต่อไปนี้คือการจัดการสินทรัพย์ประเภทต่างๆ สองสามประเภทตามภาคอุตสาหกรรม

การจัดการสินทรัพย์ทางการเงิน

การจัดการสินทรัพย์ทางการเงิน มักเรียกว่าการจัดการการลงทุน คือภาคบริการทางการเงินที่จัดการกองทุนเพื่อการลงทุนและบัญชีลูกค้าที่แยกจากกัน แม้ว่าจะมีการจัดการสินทรัพย์ประเภทอื่นตามภาคอุตสาหกรรม คำว่าการจัดการสินทรัพย์มักใช้ในอุตสาหกรรมบริการทางการเงิน

โปรแกรมบัญชี   ช่วยองค์กร รัฐบาล และบุคคลในการจัดการสินทรัพย์อย่างมีประสิทธิภาพและเพียงพอ การจัดการสินทรัพย์ทางการเงินจ้างผู้เชี่ยวชาญเพื่อจัดการกองทุนและการลงทุนของลูกค้า

มีผู้ใช้บริการจัดการสินทรัพย์ทางการเงินหลักสามราย ได้แก่ บริษัท บุคคลที่มีรายได้สูง (HNWI) และตัวกลางทางการเงิน แต่ละกลุ่มมีความสนใจในการบริหารสินทรัพย์ด้วยเหตุผลเดียวกัน คือ การหาเงินจำนวนมากโดยใช้เงินที่มีในการลงทุน

ด้วยเหตุนี้ บริษัทจัดการสินทรัพย์จึงมักจะเรียกเก็บค่าธรรมเนียมรายปีขั้นต่ำ (บางประเภทอยู่ในช่วง 5,000 ถึง 10,000 ดอลลาร์ และบางรายการในช่วง 100,000 ถึง 1 ล้านดอลลาร์) เพื่อกำจัดนักลงทุนรายย่อยที่อาจต้องเสียค่าธรรมเนียมในการซื้อขายและการทำธุรกรรม .

แต่เมื่อเร็ว ๆ นี้ บริษัทจัดการสินทรัพย์ได้สร้างโครงสร้างสินทรัพย์แบบรวมกลุ่ม เช่น กองทุนรวม กองทุนดัชนี และ กองทุนซื้อขายแลกเปลี่ยน (ETFs) สิ่งเหล่านี้ได้รับการออกแบบมาสำหรับนักลงทุนที่ลืมไม่ลงโดยมีสินทรัพย์น้อยกว่า (อย่างน้อยเมื่อเทียบกับความมั่งคั่งที่บริษัทเหล่านี้มักจัดการด้วย)

การจัดการสินทรัพย์องค์กร

การจัดการสินทรัพย์ขององค์กร (EAM) คือชุดของกระบวนการในการควบคุมและวัดประสิทธิภาพของสินทรัพย์เพื่อยืดอายุการให้ประโยชน์ของสินทรัพย์ เป็นโซลูชันที่ช่วยให้บริษัทที่มีสินทรัพย์จำนวนมากมุ่งเน้นไปที่การจัดการสินทรัพย์ การบำรุงรักษา สภาพและประสิทธิภาพ ตั้งแต่การเข้าซื้อกิจการไปจนถึงการกำจัด

ซอฟต์แวร์ EAM   ช่วยบริหารจัดการทรัพย์สินขององค์กร ในบางครั้ง การลงทะเบียนสินทรัพย์และ ระบบการจัดการบำรุงรักษาด้วยคอมพิวเตอร์ (CMMS) มักจะรวมอยู่ในระบบ EAM นอกจากนี้ สินทรัพย์ที่แพร่กระจายตามภูมิศาสตร์ เชื่อมโยงถึงกัน หรือเครือข่ายมักแสดงโดยใช้ ระบบข้อมูลทางภูมิศาสตร์ (GIS) การใช้รีจีสทรีทรัพย์สินที่เน้น GIS ช่วยปรับปรุงความสมบูรณ์ของข้อมูลและความสามารถในการทำงานร่วมกัน ทำให้ผู้ใช้สามารถใช้ซ้ำ ซิงโครไนซ์ และแลกเปลี่ยนข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น

คุณลักษณะบางอย่างของระบบ EAM คือ:

• การรายงานและการวิเคราะห์สินทรัพย์
• การบริหารการจัดซื้อจัดจ้างทรัพย์สิน
• การจัดการซัพพลายเชนและ MRO
• การติดตามและการจัดการสินทรัพย์
• การวางแผนและกำหนดเวลาการบำรุงรักษา
• การจัดการแรงงานและสินค้าคงคลัง

การจัดการสินทรัพย์โครงสร้างพื้นฐาน

การจัดการสินทรัพย์โครงสร้างพื้นฐาน เป็นแนวทางกว้างๆ ในการรักษาทรัพย์สินทางกายภาพ เช่น โรงบำบัดน้ำเสีย ท่อระบายน้ำ ถนน สะพาน และการขนส่ง องค์กรขนาดใหญ่ เช่น บริษัทก่อสร้างและหน่วยงานราชการ มักใช้การจัดการสินทรัพย์โครงสร้างพื้นฐานเพื่อจัดการสินทรัพย์ทางกายภาพที่สำคัญ กระบวนการนี้มักจะมุ่งเน้นไปที่ขั้นตอนสุดท้ายของวงจรชีวิตของสิ่งอำนวยความสะดวก เช่น การบำรุงรักษา การฟื้นฟู และการเปลี่ยนทดแทน

แม้ว่าสินทรัพย์โครงสร้างพื้นฐานของบริษัทจะจับต้องได้ สินทรัพย์เหล่านี้ยังคงต้องได้รับการตรวจสอบ ติดตาม และจัดการอย่างใกล้ชิดโดยใช้ซอฟต์แวร์การจัดการสินทรัพย์โครงสร้างพื้นฐานที่เหมาะสม สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ถึงการบำรุงรักษาเชิงป้องกันที่เหมาะสมและช่วยรวบรวมข้อมูลการวิเคราะห์ที่สำคัญที่ธุรกิจสามารถใช้เพื่อตัดสินใจด้วยข้อมูล

การจัดการสินทรัพย์ไอที

การจัดการสินทรัพย์ไอที (ITAM) คือชุดของกระบวนการทางธุรกิจสำหรับการรวมสินทรัพย์ไอทีทั่วทั้งองค์กร เป็นการรวมหน้าที่ด้านการเงิน สินค้าคงคลัง สัญญา และการบริหารความเสี่ยง เพื่อจัดการวงจรชีวิตทั้งหมดของสินทรัพย์ไอที เช่น ซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์

ซอฟต์แวร์ ITAM   ให้การมองเห็นที่ละเอียดสำหรับสินทรัพย์ไอทีทั้งหมดโดยนำเสนอมุมมองเชิงลึกเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมไอทีของธุรกิจ สิ่งนี้มีความสำคัญเมื่อกำหนดและควบคุมโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีของบริษัทตั้งแต่เริ่มต้น

ซอฟต์แวร์ ITAM ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ สร้างการลงทะเบียนสินทรัพย์ไอทีที่จัดการทรัพย์สิน เช่น:

• แอพพลิเคชั่นซอฟต์แวร์
• แอปพลิเคชันระบบคลาวด์
• เดสก์ท็อปและเวิร์กสเตชัน
• เซิร์ฟเวอร์และเราเตอร์
• สมาร์ทโฟน โทรศัพท์มือถือ และแท็บเล็ต

เครื่องมือ ITAM ให้ข้อมูลที่แม่นยำเกี่ยวกับทรัพย์สินที่ได้รับผลกระทบจากภัยพิบัติหรือการเปลี่ยนแปลง ซึ่งจะช่วยให้ทีมมีกิจกรรม การจัดการบริการด้านไอที (ITSM) ระบบ ITAM ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านไอทีที่ไม่จำเป็นด้วยการใช้สินทรัพย์ให้เกิดประโยชน์สูงสุดและจำกัดการเข้าซื้อสินทรัพย์ไอที

การจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล

การจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล (DAM) เป็นภาคส่วนที่เติบโตอย่างต่อเนื่องที่ช่วยให้ธุรกิจจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล (สื่อดิจิทัลและเนื้อหา) อย่างมีเหตุผล เป็นระเบียบ และเข้าถึงได้

ซอฟต์แวร์ DAM เป็นวิธีที่ประหยัดต้นทุนในการควบคุมการเข้าถึงสินทรัพย์ดิจิทัล เป้าหมายของระบบ DAM คือการจัดเตรียมโครงสร้างให้กับเวิร์กโฟลว์และวงจรชีวิตของสินทรัพย์ดิจิทัลของธุรกิจ รวมถึงวิดีโอ รูปภาพ ไฟล์เสียง ไฟล์การออกแบบ และการนำเสนอ ดังนั้นจึงมักใช้เป็นเครื่องมือในการจัดการแบรนด์เพื่อให้แน่ใจว่าทีมภายในปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ของแบรนด์และรักษาความสอดคล้องของแบรนด์

นอกจากนี้ยังให้ประโยชน์ด้านความปลอดภัยและประสิทธิภาพหลายประการ การใช้ DAM จะทำให้ธุรกิจสามารถควบคุมการเข้าถึงสินทรัพย์ดิจิทัลของตนได้ โดยมอบการเข้าถึงเนื้อหาในระดับต่างๆ ตามบทบาทที่กำหนดไว้ล่วงหน้าแต่มีความผันผวน เขื่อนยังเพิ่มประสิทธิภาพด้วยการลดต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการค้นหาหรือสร้างสินทรัพย์ใหม่ ระบบเหล่านี้ช่วยให้สามารถจัดเก็บและจัดระเบียบไฟล์มีเดียได้อย่างปลอดภัย รวมทั้งติดตามการกำหนดเวอร์ชันของสินทรัพย์

คุณลักษณะบางอย่างของระบบ DAM คือ:

• การจัดเก็บและการจัดระเบียบไฟล์ประเภทต่างๆ
• การจัดการการเข้าถึงสำหรับไฟล์ทั้งหมด
• การกำหนดข้อมูลเมตาสำหรับไฟล์ทั้งหมด
• การควบคุมเวอร์ชันเพื่อติดตามเวอร์ชันที่เพิ่มขึ้นของเนื้อหาเดียวกัน

การจัดการสินทรัพย์ซอฟต์แวร์

การจัดการสินทรัพย์ซอฟต์แวร์ (SAM)   เป็นชุดของการดำเนินธุรกิจที่ใช้เพื่อจัดการการซื้อและการใช้ซอฟต์แวร์ SAM ต่างจาก ITAM ตรงที่ SAM รับผิดชอบการใช้ซอฟต์แวร์โดยการติดตามต้นทุน การปรับใช้ ลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ และการปฏิบัติตามใบอนุญาตสำหรับผู้ใช้ปลายทางทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง

ซอฟต์แวร์ SAM   จัดการเฉพาะสินทรัพย์ซอฟต์แวร์และไม่ใช่การจัดการฮาร์ดแวร์ไอที เช่น เวิร์กสเตชันและเซิร์ฟเวอร์

ซอฟต์แวร์ SAM ช่วยธุรกิจ:

• รักษาการปฏิบัติตามข้อกำหนดและป้องกันค่าใช้จ่ายด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดของซอฟต์แวร์ที่ไม่คาดคิด
• จัดการ SaaS และใบอนุญาตซอฟต์แวร์
• ติดตามและตรวจสอบการใช้จ่ายของซอฟต์แวร์ผ่านจุดเดียว

ความท้าทายของการจัดการสินทรัพย์

การจัดการสินทรัพย์เป็นสิ่งที่มีค่าและสำคัญของกระบวนการทางธุรกิจสมัยใหม่ การจัดการสินทรัพย์ช่วยให้มั่นใจได้ว่าสินทรัพย์ทั้งหมดได้รับการจัดหา ดำเนินการ และจัดการอย่างเหมาะสมตามมาตรฐานอุตสาหกรรมและข้อกำหนด

สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าการจัดการสินทรัพย์ได้รับการจัดระเบียบอย่างดีในทุกขั้นตอนของโครงการตั้งแต่แนวคิดจนถึงความสำเร็จ ผู้บริหารที่รับผิดชอบในการจัดการ ปกป้อง ติดตาม หรือเพียงแค่ตรวจสอบทรัพย์สินต้องเผชิญกับความท้าทายหลายประการ

• การเลือกสินทรัพย์ที่เหมาะสม: ผู้บริหารธุรกิจส่วนใหญ่ไม่ทราบถึงโครงสร้างพื้นฐานขององค์กร การตัดสินใจว่าจะจัดหาสินทรัพย์ใดจะมีความซับซ้อนมากขึ้นในสถานการณ์ดังกล่าว ทีมจัดซื้อสินทรัพย์เลิกใช้จ่ายเงินกับสินทรัพย์ใหม่โดยไม่เข้าใจความต้องการของพวกเขาอย่างเต็มที่ คุณสามารถตัดสินใจอย่างมีการศึกษาเกี่ยวกับการซื้ออุปกรณ์และซอฟต์แวร์ใหม่ได้ก็ต่อเมื่อคุณรู้ว่าคุณมีทรัพย์สินอะไรบ้าง ใครมีอีกบ้าง ใช้งานอะไรอยู่ และทรัพย์สินที่มีอยู่เก่าหรือหมดอายุแล้วมีอายุเท่าใด
• การจัดซื้อสินทรัพย์ที่ไม่มีการควบคุม: กลยุทธ์ด้านสินทรัพย์ที่เน้นการจัดซื้อแบบธรรมดามักจะรับผิดชอบในการแนะนำสินทรัพย์ที่ไม่มีการควบคุมมากขึ้นในองค์กร ในด้านไอที สินทรัพย์ดังกล่าวเรียกว่า สินทรัพย์เงา ซึ่งดำเนินการภายในบริษัทโดยไม่ได้รับอำนาจจากแผนกไอที สิ่งนี้สามารถแนะนำสินทรัพย์ที่ไม่มีการควบคุมเข้ามาในบริษัท เพิ่มค่าใช้จ่ายและปัญหาด้านความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด
• สินทรัพย์ข้ามสายงาน: การ จัดการสินทรัพย์ในทุกหน่วยธุรกิจถือเป็นความท้าทายที่สำคัญสำหรับการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ เนื่องจากหน่วยธุรกิจต้องการใช้สินทรัพย์เพื่อให้เหมาะสมกับธุรกิจของตน และโดยทั่วไปแล้วไม่สนใจความต้องการของหน่วยอื่นๆ ปัญหาคือสินทรัพย์มักถูกยืมหรือใช้ร่วมกันโดยหน่วยธุรกิจหลายหน่วย ดังนั้นจึงเพิ่มความเสี่ยงของการหยุดชะงักของธุรกิจเมื่อมีความต้องการสินทรัพย์มากกว่าหนึ่งหน่วย แต่ปัจจุบันมีการใช้งานโดยอีกหน่วยหนึ่ง

ประโยชน์ของการจัดการสินทรัพย์

ทรัพย์สินมีความสำคัญ สิ่งเหล่านี้เป็นทรัพยากรอันมีค่าที่บริษัทต้องการเพื่อให้ดำเนินไปอย่างราบรื่น การจัดการทรัพย์สินรับประกันว่าบุคคลที่เหมาะสมสามารถเข้าถึงทรัพย์สินได้ตลอดเวลาและไม่มีความเสียหายที่ไม่จำเป็นเกิดขึ้น

เมื่อคุณเลือกการจัดการสินทรัพย์ คุณกำลังเลือกที่จะทำให้ทรัพย์สินของคุณทำงานหนักขึ้นเพื่อคุณ มีประโยชน์หลายประการของการใช้การจัดการสินทรัพย์เพื่อรับรองขั้นตอนที่คุ้มค่าและผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) สูงสุดสำหรับสินทรัพย์ขององค์กรทั้งหมดของคุณ

• เพิ่มประสิทธิภาพของการดำเนินงานขององค์กรทั้งหมด: เมื่อนำระบบการจัดการสินทรัพย์มาใช้แล้ว ธุรกิจต่างๆ สามารถเริ่มเข้าใจวัตถุประสงค์ของสินทรัพย์แต่ละรายการได้ ซึ่งครอบคลุมถึงความสามารถ การจัดการ และการกำจัดเพื่อลดค่าใช้จ่าย
• ข้อมูลทั้งหมดในที่เดียว: ซอฟต์แวร์การจัดการสินทรัพย์ส่วนใหญ่มีคุณสมบัติการรายงานที่ครอบคลุม ซึ่งช่วยให้ธุรกิจได้รับข้อมูลที่ต้องการจากแดชบอร์ดเดียว รายงานเฉพาะกิจที่ปรับให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะและการรายงานขั้นพื้นฐานสามารถเข้าถึงได้ง่ายหรือจัดทำขึ้นทันทีและเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ
• ปรับปรุงความน่าเชื่อถือของสินทรัพย์: การจัดการและการติดตามสินทรัพย์ช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือของสินทรัพย์ ซึ่งช่วยให้ผู้จัดการสินทรัพย์สามารถตรวจสอบรอบการบำรุงรักษา วิเคราะห์ค่าใช้จ่าย และตรวจสอบความพร้อมของสินทรัพย์
• ค่าบำรุงรักษาลดลง: เมื่อมีการติดตั้งระบบจัดการสินทรัพย์อัตโนมัติ องค์กรต่างๆ มักจะพบว่าค่าบำรุงรักษาที่สูงจะลดลง จำเป็นต้องมีกลยุทธ์การบำรุงรักษาเชิงป้องกันที่มั่นคงสำหรับสินทรัพย์ที่สำคัญ ทรัพย์สินที่น่ารำคาญซึ่งมักจะสูญหายในรีจิสทรีของสเปรดชีตสามารถค้นหาและจัดการได้อย่างง่ายดายด้วยกลยุทธ์การจัดการสินทรัพย์

รักษาความสงบและจัดการทรัพย์สินของคุณ

การจัดการสินทรัพย์เป็นองค์ประกอบสำคัญของความสำเร็จขององค์กร ธุรกิจทั้งหมดจำเป็นต้องระบุและวิเคราะห์ประเภทสินทรัพย์ต่างๆ ที่ประกอบเป็นธุรกิจของตน ในขณะที่ผู้บริหารสามารถทำได้ในระดับโลกและโดยรวม การใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะทางเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการจัดการทรัพย์สินจะเสร็จสิ้นอย่างมีประสิทธิภาพ

ซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาสำหรับการจัดการสินทรัพย์สามารถให้องค์กรมีข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าเกี่ยวกับสินทรัพย์ที่มีศักยภาพในการสร้างผลตอบแทนจากการลงทุนสูงสุด นอกจากนี้ ธุรกิจสามารถใช้ซอฟต์แวร์การจัดการสินทรัพย์เพื่อจัดสรรระดับสินทรัพย์เพื่อให้แน่ใจว่าจะได้รับผลตอบแทนสูงสุดจากสินทรัพย์แต่ละประเภท

คุณกำลังเล่นกลหลายโครงการไอทีหรือไม่? เรียนรู้ว่าการจัดการพอร์ตโฟลิโอไอทีสามารถช่วยให้คุณปรับปรุงความคิดริเริ่มด้านไอทีทั้งหมดของคุณและลดต้นทุนที่เกี่ยวข้องได้อย่างไร