Ce este managementul activelor? Este necesar pentru succesul în afaceri

Activele sunt neprețuite în toate domeniile vieții.

Activele sunt în special părți esențiale ale ecuației de afaceri. Deși conceptul de activ este larg, se referă la orice lucru care poate fi controlat și utilizat fie pentru a stoca, fie pentru a produce mai multă valoare. Acestea includ activele fizice și necorporale pe care compania dumneavoastră le deține.

Activele corporale sunt elemente fizice, cum ar fi mașini, unelte, bunuri imobiliare, vehicule și multe altele. În plus, activele necorporale includ proprietatea intelectuală (PI), baze de date, date operaționale,   acorduri de licență software și capital organizațional. Aceste active au o valoare finită.

Ideea de a cheltui timp și bani pentru protejarea activelor care nu generează niciun venit poate părea o utilizare ineficientă a resurselor. Dar, de îndată ce o afacere crește și se extinde, importanța gestionării activelor crește proporțional, iar ignorarea activelor companiei tale se poate transforma într-un coșmar financiar.

Atunci când sunt gestionate corespunzător, activele pot contribui la creșterea companiei, succesul financiar și pot încuraja sustenabilitatea. Cu toate acestea, practicile proaste de management vă pot afecta rezultatul final și pot împiedica sau chiar distruge oportunitățile de creștere.

Gestionarea activelor asigură că compania dumneavoastră poate continua să crească și să se extindă cu utilizarea corectă a activelor. Vă va ajuta să vă mențineți afacerea pe drumul cel bun, să gestionați riscurile și multe altele.

Conceptul de management al activelor nu este nou sau revoluționar, dar are aplicații puternice și importante pentru afaceri. Când este executat corect, managementul activelor rezolvă cele mai stringente preocupări care afectează o organizație, permițându-i să se dezvolte mai eficient.

Managementul activelor este o parte cheie a unei strategii eficiente de management al afacerii. Din păcate, este adesea trecută cu vederea ca o sarcină banală care nu este foarte interesantă. Cu toate acestea, această percepție este greșită. Managementul activelor este o componentă critică a oricărei afaceri profitabile și oferă valoare atât organizației, cât și acționarilor săi.

Managementul activelor implică oameni din toate domeniile și diviziile de afaceri, de la COO și manageri până la auditori și ingineri și chiar specialiști IT și operatori de echipamente.

De ce este important managementul activelor?

Afacerile care investesc în managementul activelor obțin diverse beneficii. Nu toate aceste beneficii sunt legate de câștiguri financiare. Urmărirea în timp real a activelor produce un flux constant de date, încurajează responsabilitatea și menține planificarea și întreținerea echipamentelor pe drumul cel bun, cu ajutorul unui sistem adecvat de management al activelor.

Urmărirea activelor (cum ar fi mijloacele fixe) cu ajutorul unui cu ajutorul lui   Software-ul de urmărire a activelor elimină unele dintre dezavantajele sistemelor de monitorizare mai vechi, cum ar fi dependența de date eronate și nu au mijloace de a ști unde sunt activele sau cum funcționează acestea. În plus, managementul activelor oferă companiilor o vedere la 360 de grade asupra întregului ciclu de viață al activelor.

De asemenea, software-ul de gestionare a activelor economisește automat timp și resurse. În plus, programarea îmbunătățită și avertismentele automate reduc cheltuielile de capital și economisesc bani pentru întreținere. Astfel, cheltuielile operaționale totale scad în timp ce eficiența planificării se îmbunătățește.

Un astfel de sistem facilitează adoptarea unei strategii de management al riscului și îmbunătățește conformitatea cu reglementările. În plus, acuratețea ratelor de amortizare și a evaluării activelor este, de asemenea, îmbunătățită.

Ce este un administrator de active?

Un administrator de active este cineva care administrează un anumit grup de active. Scopul managerului de active este simplu: să economisească bani prin urmărirea activelor și să aducă mai multă organizație pentru a reduce risipa. Un administrator de active este responsabil pentru dezvoltarea și executarea unei strategii de management al activelor, gestionând în cele din urmă activele care îi sunt încredințate.

În mod tradițional, întreprinderile au externalizat gestionarea activelor către companii de administrare a activelor care acționează ca fiduciari. Cu toate acestea, a existat o schimbare lentă și constantă către managementul intern al activelor cu ajutorul administratorilor de active.

Administratorii de active angajează cercetători și analiști responsabili pentru urmărirea performanței activelor, oferirea de consiliere solidă în materie de investiții și îngrijirea altor sarcini care ar putea afecta performanța activelor. În special, administratorii de active caută oportunități de investiții cu o creștere mare înaintea oricui.

Managerii de active ar trebui să cunoască diferite departamente: administrație, finanțe, capital, operațiuni și să aibă o înțelegere aprofundată a părților interesate ale unei afaceri și a procedurilor strategice și operaționale.

Ce este software-ul de management al activelor?

Software-ul de gestionare a activelor este un instrument care ajută companiile să-și facă mai utilizabile activele generatoare de venituri. În special acele active cruciale pentru operațiunile zilnice ale oricărei afaceri.

Software-ul de management al activelor oferă o perspectivă cuprinzătoare a duratei de viață a unui bun, de la achiziție la implementare până la întreținere și eliminare. În timp ce o organizație își poate urmări activele cu o foaie de calcul de bază, instrumentele de gestionare a activelor permit utilizatorilor să evalueze datele relevante pentru fiecare activ, ajutându-i să ia decizii mai informate cu privire la gestionarea activelor.

Sistemele de gestionare a activelor realizează acest lucru ghidând utilizatorii să țină evidența activelor, să analizeze taxele de întreținere și să prelungească durata de viață utilă a unui activ. Sistemele de management al activelor înregistrează fiecare detaliu al unui activ și sunt extrem de benefice pentru o organizație. Pe lângă urmărirea activelor, aceștia pot efectua și servicii suplimentare, cum ar fi:

• Reduceți cheltuielile legate de achiziție, conformitate și întreținere a activelor
• Îmbunătățiți vizibilitatea tuturor activelor
• Maximizați durata de viață utilă a activelor
• Îmbunătățiți și garantați conformitatea

Un sistem ideal de gestionare a activelor va oferi utilizatorilor resursele de care au nevoie pentru a-și gestiona inventarul complet de active într-un singur tablou de bord centralizat. Administratorii de active pot vedea unde sunt găzduite activele, cine le utilizează și cum.

Care este ciclul de viață al activelor?

Numărul de faze prin care trece un activ al unei companii în timpul ciclului său de viață operațional este cunoscut sub numele de ciclu de viață al activelor . Este un proces strategic și analitic în timpul căruia o companie poate folosi cu succes și productiv un activ pentru a-și atinge obiectivele de afaceri.

Ciclul de viață al unui activ este împărțit în numeroase etape și, în general, cuprinde toate fazele de viață ale unui activ (de la achiziție la întreținere și eliminare). Astfel, fiecare activ are un ciclu de viață care poate fi împărțit în patru etape distincte:

1. Planificare

Etapa inițială a ciclului de viață al activelor este planificarea. Nevoile de active sunt stabilite și verificate la acest nivel. Determinarea cerințelor de active depinde de o revizuire a activelor curente și de capacitatea acestora de a satisface cerințele de servicii pentru clienți.

Pe baza standardelor de afaceri și ale industriei, cerințele pot fi combinate pentru a produce un activ hibrid potrivit precis nevoilor unei organizații. Din păcate, este și etapa în care pot apărea multe erori.

Dacă ceva este configurat incorect sau se comite o eroare de calcul, aceasta poate afecta toate fazele ulterioare până când activul este reînnoit sau eliminat, ceea ce poate dura ani.

Atunci când o organizație implementează o planificare excelentă în toate etapele ciclului de gestionare a activelor, poate:

• Identificați activele supraperformante și activele subperformante
• Determinați dacă activele existente sunt suficiente pentru nevoile afacerii
• Asigurați-vă că activele sunt bine întreținute și responsabile
• Descoperiți informații despre active pentru activele interne
• Asigurați-vă că activele sunt accesibile atunci când sunt necesare
• Analizați diferite opțiuni de active pe baza planificării financiare

2. Achizitie

O afacere poate alege cel mai bun activ numai după ce identifică costul și nevoile tuturor opțiunilor disponibile. Planificarea achizițiilor cuprinde toate procesele implicate în achiziționarea unui activ pentru a obține o achiziție rentabilă. Aceasta include sarcini precum proiectarea activelor și achizițiile. Executarea corectă a acestor sarcini asigură că bunul este adecvat pentru utilizare.

O organizație trebuie să stabilească mai întâi dacă activul va fi achiziționat sau construit intern. Următorul pas este crearea unui buget pentru achiziția de active și a unui calendar pentru achiziție. În cele din urmă, un buget realist și un flux de numerar ar trebui desemnate drept fonduri deficitare; în caz contrar, managementul de proiect poate pune în pericol procesul de cumpărare a activelor.

Când criteriile de mai sus sunt îndeplinite, o echipă de proiect ar trebui să supravegheze procesul pentru a se asigura că toate sarcinile procesului de achiziție sunt îndeplinite pentru a atinge prestarea serviciilor corporative și alte obiective de investiții în active.

3. Operare și întreținere

Etapa de operare și întreținere este probabil cea mai lungă etapă în managementul ciclului de viață al activelor. Descrie modul în care un activ este utilizat și gestionat, inclusiv întreținerea, pentru a oferi servicii continue. Prin urmare, administratorii de active ar trebui să acorde prioritate preocupărilor legate de întreținerea activelor în strategia lor de gestionare a activelor.

De exemplu, bunurile fizice cu durată lungă de viață, cum ar fi drumurile și clădirile, au nevoie de întreținere specifică pe toată durata de viață. În mod similar, serviciile financiare, cum ar fi managementul portofoliului, au nevoie de upgrade-uri regulate pentru un rezultat pozitiv. Astfel, scopul principal al acestei etape este de a maximiza utilizarea activelor.

În această perioadă, ar trebui să vă concentrați asupra unui activ specific pentru întreținere, monitorizare și îmbunătățire potențială adecvată pentru a evita schimbările operaționale. Actualizările, reparațiile de corecții, achizițiile de noi licențe, auditurile de conformitate și evaluările cost-beneficiu sunt toate părți ale operațiunii și întreținerii.

4. Eliminare

Atunci când un activ se apropie de sfârșitul duratei sale de viață utilă, acesta poate fi considerat un surplus sau un activ subperformant. Reînnoirea sau eliminarea unui activ este etapa finală a duratei sale de viață. Dacă un bun urmează să fie eliminat, echipele ar trebui să schimbe cu atenție planul de întreținere pentru a se asigura că întreținerea obligatorie este efectuată.

Toate activele vor genera suficiente date pentru a ajuta firmele să aleagă cursul optim de acțiune. Cu toate acestea, aceste informații sunt rareori adunate într-un mod care să-i ajute pe directori sau manageri să ia deciziile corecte. Prin urmare, o organizație ar trebui să cunoască acești pași esențiali cu mult înainte de etapele de reînnoire sau eliminare pentru a utiliza datele în mod corespunzător.

Tipuri de management al activelor

Este esențial să aveți o conștientizare aprofundată a tuturor activelor esențiale la locul dvs. de muncă. Mai ales cele necesare pentru administrarea și crearea averii.

De exemplu, un proprietar de gelaterie ar colecta informații despre gestionarea bunului său cel mai valoros: frigiderul. Un manager de active IT, pe de altă parte, ar ține evidența conformității licenței software a companiei pentru a evita penalizările și încălcările.

Înțelegerea diferitelor forme de gestionare a activelor este crucială în selectarea unei soluții care să funcționeze pentru dvs. Iată câteva tipuri diferite de management al activelor în funcție de sectorul lor industrial.

Managementul activelor financiare

Managementul activelor financiare , denumită adesea managementul investițiilor, este sectorul serviciilor financiare care gestionează fondurile de investiții și conturile separate ale clienților. Deși există și alte tipuri de management al activelor bazate pe sectoarele industriale, termenul de management al activelor este cel mai frecvent utilizat în industria serviciilor financiare.

Program de contabilitate   ajută corporațiile, guvernele și persoanele fizice să se ocupe de gestionarea activelor în mod eficient și adecvat. Managementul activelor financiare angajează specialiști pentru a gestiona fondurile și investițiile clienților.

Există trei utilizatori principali de servicii de gestionare a activelor financiare - corporații, persoane cu valoare netă ridicată (HNWI) și intermediari financiari. Fiecare grup este interesat de managementul activelor din același motiv: să câștige o sumă semnificativă de bani folosind banii disponibili pentru a investi.

Ca rezultat, companiile de administrare a activelor percep de obicei comisioane anuale minime (unele în intervalul de la 5.000 USD la 10.000 USD; câteva selectate în intervalul de la 100.000 USD la 1 milion USD) pentru a elimina investitorii mai mici care ar putea ajunge să-i coste în comisioane de tranzacționare și tranzacție. .

Dar, recent, companiile de administrare a activelor au creat structuri de active comune, cum ar fi fonduri mutuale, fonduri indexate și fonduri tranzacționate la bursă (ETF) . Acestea sunt concepute pentru investitorii care se așteaptă și se uită cu mai puține active (cel puțin în comparație cu bogăția cu care se confruntă în mod obișnuit aceste companii).

Managementul activelor întreprinderii

Enterprise asset management (EAM) este un set de procese pentru controlul și măsurarea performanței activelor pentru a prelungi durata de viață utilă a unui activ. Este o soluție care ajută companiile cu active mari să se concentreze pe managementul, întreținerea, starea și eficiența activelor, de la achiziționare până la eliminare.

Software-ul EAM   ajută la gestionarea activelor unei organizații. Uneori, un registru de active și un sistem computerizat de management al întreținerii (CMMS) sunt adesea incluse într-un sistem EAM. În plus, activele răspândite geografic, interconectate sau în rețea sunt reprezentate frecvent folosind sisteme de informații geografice (GIS) . Utilizarea unui registru de active centrat pe GIS îmbunătățește integritatea datelor și interoperabilitatea, permițând utilizatorilor să refolosească, să sincronizeze și să schimbe informații mai eficient și mai eficient.

Unele dintre caracteristicile unui sistem EAM sunt:

• Raportarea și analiza activelor
• Gestionarea achizițiilor și achizițiilor de active
• Managementul lanțului de aprovizionare și MRO
• Urmărirea și gestionarea activelor
• Planificarea si programarea intretinerii
• Gestionarea manoperei și a stocurilor

Managementul activelor de infrastructură

Managementul activelor de infrastructură este o abordare largă a menținerii activelor fizice, cum ar fi stațiile de tratare a apei, liniile de canalizare, drumurile, podurile și transportul. Corporațiile mari, cum ar fi corporațiile de construcții și agențiile guvernamentale, folosesc adesea managementul activelor de infrastructură pentru a gestiona activele fizice importante. Procesul se concentrează de obicei pe etapele finale ale ciclului de viață al unei unități, cum ar fi întreținerea, reabilitarea și înlocuirea.

Chiar dacă activele de infrastructură ale unei companii sunt tangibile, aceste active trebuie totuși monitorizate, urmărite și gestionate îndeaproape folosind software-ul potrivit de gestionare a activelor de infrastructură. Acest lucru asigură întreținerea preventivă adecvată și ajută la colectarea datelor analitice critice pe care companiile le pot utiliza pentru a lua decizii bazate pe date.

Managementul activelor IT

Managementul activelor IT (ITAM) este o colecție de procese de afaceri pentru integrarea activelor IT în cadrul organizației. Combină sarcini financiare, de inventar, contractuale și de gestionare a riscurilor pentru a gestiona întregul ciclu de viață al activelor IT, cum ar fi software și hardware.

software ITAM   oferă vizibilitate granulară pentru toate activele IT, oferind o perspectivă aprofundată a mediului IT al unei afaceri. Acest lucru devine critic atunci când se definește și se controlează de la zero infrastructura IT a unei companii.

Software-ul ITAM permite companiilor să creeze un registru de active IT care gestionează active precum:

• Aplicații software
• Aplicații cloud
• Desktop-uri și stații de lucru
• Servere și routere
• Smartphone-uri, telefoane mobile și tablete

Instrumentele ITAM oferă informații precise despre activele afectate de un dezastru sau schimbare. Acest lucru ajută echipele cu activități de management al serviciilor IT (ITSM) . Sistemele ITAM reduc, de asemenea, cheltuielile IT inutile prin maximizarea utilizării activelor și limitarea achizițiilor de active IT.

Managementul activelor digitale

Managementul activelor digitale (DAM) este un sector în continuă creștere care ajută companiile să își gestioneze activele digitale (media și conținutul digital) într-un mod logic, organizat și accesibil.

Software-ul DAM oferă o metodă rentabilă de a controla accesul la activele digitale. Scopul unui sistem DAM este de a oferi structură fluxului de lucru și ciclului de viață al activelor digitale ale unei companii, inclusiv videoclipuri, imagini, fișiere audio, fișiere de design și prezentări. Astfel, este adesea folosit ca instrument de management al mărcii pentru a se asigura că echipele interne respectă liniile directoare ale mărcii și mențin coerența mărcii.

De asemenea, oferă mai multe beneficii de securitate și eficiență. Folosind un DAM, companiile pot controla accesul la activele lor digitale, oferind niveluri diferite de acces la conținut pe baza unor roluri predeterminate, dar fluctuante. De asemenea, DAM-urile sporesc eficiența prin reducerea costurilor asociate cu localizarea sau recrearea activelor. Aceste sisteme permit stocarea și organizarea în siguranță a fișierelor media, precum și urmărirea versiunilor activelor.

Unele dintre caracteristicile unui sistem DAM sunt:

• Stocarea și organizarea diferitelor tipuri de fișiere
• Gestionarea accesului pentru toate fișierele
• Alocarea metadatelor pentru toate fișierele
• Controlul versiunilor pentru a ține evidența versiunilor care se schimbă treptat ale aceluiași material

Managementul activelor software

Managementul activelor software (SAM)   este un set de practici de afaceri utilizate pentru a gestiona achiziționarea și utilizarea software-ului. Spre deosebire de ITAM, SAM este responsabil pentru utilizarea software-ului prin urmărirea costurilor, implementării, licențelor software și conformității licențelor pentru toți utilizatorii finali implicați.

Software-ul SAM   gestionează numai activele software și nu gestionarea hardware-ului IT, cum ar fi stațiile de lucru și serverele.

Software-ul SAM ajută companiile:

• Mențineți conformitatea și preveniți cheltuielile neprevăzute de conformitate cu software-ul
• Gestionați licențe SaaS și software
• Urmăriți și monitorizați cheltuielile software printr-un singur punct

Provocări ale managementului activelor

Managementul activelor este un aspect valoros și important al oricărui proces de afaceri modern. Managementul activelor asigură că toate activele sunt achiziționate, operate și gestionate în mod corespunzător conform standardelor și specificațiilor din industrie.

Este esențial să ne asigurăm că managementul activelor este bine organizat în fiecare fază a unui proiect, de la concepție până la finalizare. Directorii responsabili cu gestionarea, protejarea, urmărirea sau pur și simplu monitorizarea activelor se confruntă cu o serie de provocări.

• Selectarea activelor adecvate: Majoritatea directorilor de afaceri nu sunt conștienți de infrastructura lor organizațională. Decizia ce active să achiziționeze devine mai complexă în astfel de scenarii. Echipele de achiziții de bunuri ajung să cheltuiască bani pe noi active fără să le înțeleagă pe deplin nevoia. Puteți face judecăți educate cu privire la achiziționarea de noi echipamente și software numai dacă știți ce bunuri aveți, cine altcineva le deține, ce este în uz și cât de vechi sau expirat sunt activele existente.
• Achiziționarea activelor necontrolate: O strategie convențională de active axată pe achiziții este adesea responsabilă pentru introducerea mai multor active necontrolate în organizație. În IT, astfel de active sunt denumite active umbră, care sunt implementate în cadrul unei companii fără autoritatea departamentului IT. Acest lucru poate introduce active necontrolate în companie, crescând cheltuielile și problemele de securitate și conformitate.
• Active interfuncționale : Gestionarea activelor în toate unitățile de afaceri este o provocare majoră pentru operațiuni eficiente. Acest lucru se datorează faptului că unitățile de afaceri doresc să folosească activele pentru a avea sens afacerii lor și, în general, ignoră nevoile altor unități. Problema este că activele sunt adesea împrumutate sau partajate de mai multe unități de afaceri, crescând astfel riscul de întrerupere a activității atunci când un activ este necesar de mai multe unități, dar este utilizat în prezent de o altă unitate.

Beneficiile managementului activelor

Activele sunt importante. Sunt resurse valoroase de care o companie are nevoie pentru a funcționa fără probleme. Gestionarea activelor garantează că persoanele potrivite au acces la active în orice moment și că nu apar daune inutile.

Când alegeți gestionarea activelor, alegeți să vă faceți activele să lucreze mai mult pentru dvs. Există mai multe beneficii ale utilizării managementului activelor pentru a asigura proceduri rentabile și rentabilitate maximă a investiției (ROI) pentru toate activele organizației dumneavoastră.

• Eficiență crescută a tuturor operațiunilor organizaționale: odată ce un sistem de management al activelor este implementat, companiile pot începe să înțeleagă scopul fiecărui activ. Aceasta acoperă capacitățile, gestionarea și eliminarea acestora pentru a reduce cheltuielile.
• Toate informațiile într-un singur loc: majoritatea software-ului de gestionare a activelor includ funcții complete de raportare. Acest lucru ajută companiile să obțină orice informații doresc dintr-un singur tablou de bord. Rapoartele ad-hoc adaptate nevoilor specifice și rapoartele de bază sunt ușor de accesat sau pregătite prompt și întotdeauna actualizate.
• Fiabilitate îmbunătățită a activelor: gestionarea și urmărirea activelor sporesc fiabilitatea activelor. Acest lucru permite managerilor de active să monitorizeze ciclurile de întreținere, să analizeze cheltuielile și să revizuiască disponibilitatea activelor.
• Costuri de întreținere reduse: atunci când există un sistem automat de gestionare a activelor, organizațiile descoperă adesea că prețul ridicat de întreținere scade. Este necesară o strategie solidă de întreținere preventivă pentru activele critice. Activele fantomă deranjante pierdute de obicei în registrul foilor de calcul pot fi ușor găsite și gestionate cu o strategie de gestionare a activelor.

Păstrează-ți calmul și gestionează-ți bunurile

Managementul activelor este o componentă critică a succesului unei organizații. Toate afacerile trebuie să identifice și să analizeze diferitele clase de active care alcătuiesc afacerea lor. În timp ce directorii pot face acest lucru la nivel global și agregat, utilizarea software-ului specializat este cea mai eficientă modalitate de a se asigura că procesul de gestionare a activelor este realizat în mod eficient.

Software-ul conceput pentru managementul activelor poate oferi organizației o perspectivă valoroasă asupra activelor cu potențialul de a genera cea mai mare rentabilitate a investiției. În plus, companiile pot folosi software de management al activelor pentru a face alocări la nivel de clasă de active pentru a se asigura că se obține cea mai mare rentabilitate posibilă din fiecare clasă de active.

Jonglezi cu mai multe proiecte IT? Aflați cum gestionarea portofoliului IT vă poate ajuta să vă eficientizați toate inițiativele IT și să reduceți costurile implicate.