¿Qué es la gestión de activos? Es necesario para el éxito empresarial

Los activos son invaluables en todos los ámbitos de la vida.

Los activos son partes especialmente esenciales de la ecuación empresarial. Aunque el concepto de activo es amplio, se refiere a cualquier cosa que se pueda controlar y utilizar para almacenar o producir más valor. Estos incluyen los activos físicos e intangibles que posee su empresa.

Los activos tangibles son artículos físicos como máquinas, herramientas, bienes raíces, vehículos y más. Además, los activos intangibles incluyen propiedad intelectual (PI), bases de datos, datos operativos,   acuerdos de licencia de software y capital organizacional. Estos activos tienen un valor finito.

La idea de gastar tiempo y dinero en proteger activos que no generan ingresos puede parecer un uso ineficiente de los recursos. Pero tan pronto como una empresa crece y escala, la importancia de la gestión de activos aumenta proporcionalmente, e ignorar los activos de su empresa puede convertirse en una pesadilla financiera.

Cuando se gestionan correctamente, los activos pueden contribuir al crecimiento y al éxito financiero de su empresa y fomentar la sostenibilidad. Sin embargo, las malas prácticas de gestión pueden perjudicar sus resultados y potencialmente obstaculizar o incluso destruir las oportunidades de crecimiento.

La gestión de activos garantiza que su empresa pueda seguir creciendo y expandiéndose con el uso correcto de los activos. Le ayudará a mantener su negocio encaminado, administrar el riesgo y más.

El concepto de gestión de activos no es nuevo ni revolucionario, pero tiene aplicaciones poderosas e importantes para las empresas. Cuando se ejecuta correctamente, la gestión de activos resuelve las preocupaciones más apremiantes que afectan a una organización, lo que le permite crecer de manera más eficiente.

La gestión de activos es una parte clave de una estrategia de gestión empresarial eficaz. Desafortunadamente, a menudo se pasa por alto como una tarea mundana que no es muy emocionante. Sin embargo, esta percepción es incorrecta. La gestión de activos es un componente crítico de cualquier negocio rentable y proporciona valor tanto a la organización como a sus accionistas.

La gestión de activos involucra a personas de todas las áreas y divisiones comerciales, desde directores de operaciones y gerentes hasta auditores e ingenieros, e incluso especialistas en TI y operadores de equipos.

¿Por qué es importante la gestión de activos?

Las empresas que invierten en la gestión de activos obtienen varios beneficios. No todos estos beneficios están vinculados a ganancias financieras. El seguimiento de activos en tiempo real produce un flujo constante de datos, fomenta la responsabilidad y mantiene la planificación y el mantenimiento del equipo al día con la ayuda de un sistema de gestión de activos adecuado.

Seguimiento de los activos (como activos fijos) con la ayuda de un con la ayuda de   El software de seguimiento de activos elimina algunos de los inconvenientes de los sistemas de monitoreo más antiguos, como depender de datos erróneos y no tener forma de saber dónde están los activos o cómo funcionan. Además, la gestión de activos proporciona a las empresas una visión de 360 ​​grados de todo el ciclo de vida de los activos.

El software de gestión de activos también ahorra automáticamente tiempo y recursos. Además, la programación mejorada y las advertencias automáticas reducen los gastos de capital y ahorran dinero en mantenimiento. Por lo tanto, los gastos operativos totales disminuyen a la vez que mejora la eficiencia de la planificación.

Dicho sistema facilita la adopción de una estrategia de gestión de riesgos y mejora el cumplimiento normativo. Además, también se mejora la precisión de las tasas de depreciación y la valoración de activos.

¿Qué es un administrador de activos?

Un administrador de activos es alguien que administra un grupo específico de activos. El objetivo del administrador de activos es simple: ahorrar dinero mediante el seguimiento de activos y brindar más organización para reducir el desperdicio. Un administrador de activos es responsable de desarrollar y ejecutar una estrategia de gestión de activos y, en última instancia, administrar los activos que se le confían.

Tradicionalmente, las empresas han subcontratado la gestión de activos a empresas de gestión de activos que actúan como fiduciarias. Sin embargo, ha habido un cambio lento y constante hacia la gestión interna de activos con la ayuda de administradores de activos.

Los gestores de activos emplean a investigadores y analistas responsables de realizar un seguimiento del rendimiento de los activos, proporcionar buenos consejos de inversión y ocuparse de otras tareas que podrían afectar el rendimiento de los activos. En particular, los administradores de activos buscan oportunidades de inversión de alto crecimiento antes que nadie.

Los administradores de activos deben conocer varios departamentos: administración, finanzas, capital, operaciones, y tener un conocimiento profundo de las partes interesadas y los procedimientos estratégicos y operativos de una empresa.

¿Qué es el software de gestión de activos?

El software de gestión de activos es una herramienta que ayuda a las empresas a hacer que sus activos generadores de ingresos sean más utilizables. Particularmente aquellos activos cruciales para las operaciones diarias de cualquier negocio.

El software de gestión de activos brinda una perspectiva integral de la vida útil de un activo, desde la adquisición hasta el despliegue, el mantenimiento y la eliminación. Si bien una organización puede realizar un seguimiento de sus activos con una hoja de cálculo básica, las herramientas de gestión de activos permiten a los usuarios evaluar los datos relevantes para cada activo, ayudándolos a tomar decisiones más informadas sobre la gestión de activos.

Los sistemas de gestión de activos logran esto al guiar a los usuarios para que realicen un seguimiento de los activos, analicen las tarifas de mantenimiento y extiendan la vida útil de un activo. Los sistemas de gestión de activos registran cada detalle de un activo y son muy beneficiosos para una organización. Además de rastrear activos, también pueden realizar servicios adicionales como:

• Disminuir los gastos relacionados con la adquisición, el cumplimiento y el mantenimiento de los activos.
• Mejore la visibilidad de todos los activos
• Maximizar la vida útil de los activos
• Mejorar y garantizar el cumplimiento

Un sistema ideal de administración de activos brindará a los usuarios los recursos que necesitan para administrar su inventario completo de activos en un solo tablero centralizado. Los administradores de activos pueden ver dónde se alojan los activos, quién los utiliza y cómo.

¿Qué es el ciclo de vida de los activos?

El número de fases por las que pasa el activo de una empresa durante su ciclo de vida operativo se conoce como ciclo de vida del activo . Es un proceso estratégico y analítico durante el cual una empresa puede utilizar un activo de manera exitosa y productiva para lograr sus objetivos comerciales.

El ciclo de vida de un activo se divide en numerosas etapas y generalmente abarca todas las fases de la vida de un activo (desde la adquisición hasta el mantenimiento y la disposición). Así, cada activo tiene un ciclo de vida que se puede desglosar en cuatro etapas bien diferenciadas:

1. Planificación

La etapa inicial del ciclo de vida de los activos es la planificación. Las necesidades de activos se establecen y verifican en este nivel. La determinación de los requisitos de activos depende de una revisión de los activos actuales y su capacidad para satisfacer las demandas de servicio al cliente.

Con base en los estándares comerciales y de la industria, los requisitos pueden combinarse para producir un activo híbrido que se adapte con precisión a las necesidades de una organización. Desafortunadamente, también es la etapa donde pueden ocurrir muchos errores.

Si algo se configura incorrectamente o se comete un error de cálculo, puede afectar todas las fases posteriores hasta que el activo se renueve o se elimine, lo que puede llevar años.

Cuando una organización implementa una excelente planificación en todas las etapas del ciclo de gestión de activos, puede:

• Identifique los activos de alto rendimiento y los activos de bajo rendimiento
• Determinar si los activos existentes son suficientes para las necesidades comerciales
• Asegúrese de que los activos estén bien mantenidos y sean responsables
• Descubra información de activos para activos internos
• Asegúrese de que los activos estén accesibles cuando se necesiten
• Analizar diferentes opciones de activos en función de la planificación financiera

2. Adquisición

Una empresa puede elegir el mejor activo solo después de identificar el costo y las necesidades de todas las opciones disponibles. La planificación de adquisiciones abarca todos los procesos involucrados en la compra de un activo para lograr una adquisición rentable. Esto incluye tareas como el diseño de activos y la adquisición. La correcta ejecución de estas tareas asegura que el activo sea apto para su uso.

Una organización primero debe determinar si el activo se comprará o construirá internamente. El siguiente paso es crear un presupuesto para la adquisición de activos y un cronograma para la compra. Finalmente, un presupuesto y un flujo de efectivo realistas deben designarse como fondos deficitarios; de lo contrario, la gestión del proyecto puede poner en peligro el proceso de compra de activos.

Cuando se cumplen los criterios anteriores, un equipo de proyecto debe supervisar el proceso para garantizar que todas las tareas del proceso de adquisición se realicen para lograr la prestación de servicios corporativos y otros objetivos de inversión en activos.

3. Operación y mantenimiento

La etapa de operación y mantenimiento es quizás la etapa más larga en la gestión del ciclo de vida de los activos. Describe cómo se utiliza y gestiona un activo, incluido el mantenimiento, para proporcionar servicios continuos. Por lo tanto, los administradores de activos deben priorizar las preocupaciones de mantenimiento de activos en su estrategia de gestión de activos.

Por ejemplo, los activos físicos de larga duración, como carreteras y edificios, necesitan un mantenimiento específico a lo largo de su vida útil. Del mismo modo, los servicios financieros, como la gestión de carteras, necesitan actualizaciones periódicas para obtener un resultado positivo. Por lo tanto, el objetivo principal de esta etapa es maximizar la utilización de los activos.

Durante este período, debe concentrarse en un activo específico para el mantenimiento, la supervisión y la mejora potencial adecuados para evitar cambios operativos. Las actualizaciones, las reparaciones de parches, las compras de nuevas licencias, las auditorías de cumplimiento y las evaluaciones de costo-beneficio son todas partes de la operación y el mantenimiento.

4. Eliminación

Cuando un activo se acerca al final de su vida útil, puede considerarse un superávit o un activo de bajo rendimiento. La renovación o enajenación de un activo es la etapa final de su vida útil. Si se va a desechar un activo, los equipos deben cambiar cuidadosamente el plan de mantenimiento para garantizar que se realice el mantenimiento obligatorio.

Todos los activos generarán suficientes datos para ayudar a las empresas a elegir el curso de acción óptimo. Sin embargo, esta información rara vez se recopila de una manera que pueda ayudar a los ejecutivos o gerentes a tomar las decisiones correctas. Por lo tanto, una organización debe conocer estos pasos esenciales mucho antes de las etapas de renovación o eliminación para utilizar los datos de manera adecuada.

Tipos de gestión de activos

Es crucial tener un conocimiento profundo de todos los activos esenciales en su lugar de trabajo. Especialmente los necesarios para la gestión y creación de patrimonio.

Por ejemplo, el propietario de una heladería recopilaría información sobre la gestión de su activo más valioso: el frigorífico. Un administrador de activos de TI, por otro lado, realizaría un seguimiento del cumplimiento de la licencia de software de su empresa para evitar sanciones e infracciones.

Comprender las diferentes formas de gestión de activos es crucial para seleccionar una solución que funcione para usted. Aquí hay algunos tipos diferentes de gestión de activos basados ​​en su sector industrial.

Gestión de activos financieros

La gestión de activos financieros , a menudo denominada gestión de inversiones, es el sector de servicios financieros que gestiona fondos de inversión y cuentas de clientes segregadas. Si bien existen otros tipos de gestión de activos basados ​​en sectores industriales, el término gestión de activos se usa más comúnmente en la industria de servicios financieros.

Programa de contabilidad   ayuda a corporaciones, gobiernos e individuos a lidiar con la gestión de activos de manera eficiente y adecuada. La gestión de activos financieros emplea a especialistas para gestionar los fondos y las inversiones de los clientes.

Hay tres usuarios principales de servicios de gestión de activos financieros: empresas, individuos de alto valor neto (HNWI) e intermediarios financieros. Cada grupo está interesado en la gestión de activos por la misma razón: ganar una cantidad significativa de dinero utilizando el dinero disponible para invertir.

Como resultado, las empresas de administración de activos generalmente cobran tarifas anuales mínimas (algunas en el rango de $ 5,000 a $ 10,000; unas pocas en el rango de $ 100,000 a $ 1 millón) para eliminar a los inversores más pequeños que pueden terminar costándoles en tarifas comerciales y de transacción. .

Pero recientemente, las empresas de gestión de activos han creado estructuras de activos agrupados como fondos mutuos, fondos indexados y fondos cotizados en bolsa (ETF) . Estos están diseñados para inversores que lo configuran y lo olvidan con menos activos (al menos en comparación con la riqueza con la que suelen lidiar estas empresas).

Gestión de activos empresariales

La gestión de activos empresariales (EAM) es un conjunto de procesos para controlar y medir el rendimiento de los activos para extender la vida útil de un activo. Es una solución que ayuda a las empresas con muchos activos a centrarse en la gestión, el mantenimiento, el estado y la eficiencia de los activos, desde su adquisición hasta su disposición.

software EAM   ayuda a la gestión de los activos de una organización. A veces, un registro de activos y un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) a menudo se incluyen en un sistema EAM. Además, los activos distribuidos geográficamente, interconectados o en red se representan con frecuencia mediante sistemas de información geográfica (SIG) . El uso de un registro de activos centrado en GIS mejora la integridad y la interoperabilidad de los datos, lo que permite a los usuarios reutilizar, sincronizar e intercambiar información de manera más eficiente y eficaz.

Algunas de las características de un sistema EAM son:

• Informes y análisis de activos
• Gestión de compra y adquisición de activos
• Gestión de la cadena de suministro y MRO
• Seguimiento y gestión de activos
• Planificación y programación del mantenimiento
• Gestión de mano de obra e inventario.

Gestión de activos de infraestructura

La gestión de activos de infraestructura es un enfoque amplio para mantener activos físicos como plantas de tratamiento de agua, líneas de alcantarillado, carreteras, puentes y transporte. Las grandes corporaciones, como las corporaciones de construcción y las agencias gubernamentales, a menudo usan la gestión de activos de infraestructura para administrar activos físicos importantes. El proceso generalmente se enfoca en las etapas finales del ciclo de vida de una instalación, como el mantenimiento, la rehabilitación y el reemplazo.

Incluso si los activos de infraestructura de una empresa son tangibles, estos activos aún deben monitorearse, rastrearse y administrarse de cerca utilizando el software de administración de activos de infraestructura adecuado. Esto garantiza un mantenimiento preventivo adecuado y ayuda a recopilar datos analíticos críticos que las empresas pueden utilizar para tomar decisiones basadas en datos.

Gestión de activos de TI

La gestión de activos de TI (ITAM) es una colección de procesos comerciales para integrar activos de TI en toda la organización. Combina funciones financieras, de inventario, contractuales y de gestión de riesgos para gestionar todo el ciclo de vida de los activos de TI, como software y hardware.

software ITAM   proporciona visibilidad granular de todos los activos de TI al ofrecer una perspectiva detallada del entorno de TI de una empresa. Esto se vuelve crítico cuando se define y controla la infraestructura de TI de una empresa desde cero.

El software ITAM permite a las empresas crear un registro de activos de TI que gestiona activos como:

• Aplicaciones de software
• aplicaciones en la nube
• Escritorios y estaciones de trabajo
• Servidores y enrutadores
• Teléfonos inteligentes, teléfonos móviles y tabletas

Las herramientas ITAM brindan información precisa sobre los activos afectados por un desastre o cambio. Esto ayuda a los equipos con las actividades de gestión de servicios de TI (ITSM) . Los sistemas de ITAM también reducen los gastos de TI innecesarios al maximizar el uso de activos y limitar las adquisiciones de activos de TI.

Gestión de activos digitales

La gestión de activos digitales (DAM) es un sector en continuo crecimiento que ayuda a las empresas a gestionar sus activos digitales (medios y contenidos digitales) de forma lógica, organizada y accesible.

El software DAM proporciona un método rentable para controlar el acceso a los activos digitales. El objetivo de un sistema DAM es brindar estructura al flujo de trabajo y al ciclo de vida de los activos digitales de una empresa, incluidos videos, imágenes, archivos de audio, archivos de diseño y presentaciones. Por lo tanto, a menudo se usa como una herramienta de gestión de marca para garantizar que los equipos internos se adhieran a las pautas de la marca y mantengan la consistencia de la marca.

También proporciona varios beneficios de seguridad y eficiencia. Con un DAM, las empresas pueden controlar el acceso a sus activos digitales, proporcionando diferentes niveles de acceso al contenido en función de roles predeterminados pero fluctuantes. Los DAM también aumentan la eficiencia al reducir los costos asociados con la ubicación o recreación de activos. Estos sistemas permiten el almacenamiento y la organización seguros de los archivos multimedia, así como el seguimiento de las versiones de los activos.

Algunas de las características de un sistema DAM son:

• Almacenamiento y organización de diferentes tipos de archivos.
• Gestión de acceso para todos los archivos
• Asignación de metadatos para todos los archivos
• Control de versiones para realizar un seguimiento de las versiones que cambian gradualmente del mismo activo

Gerencia de activos de software

Gestión de activos de software (SAM)   es un conjunto de prácticas comerciales utilizadas para administrar la compra y el uso de software. A diferencia de ITAM, SAM es responsable del uso del software mediante el seguimiento del costo, la implementación, las licencias de software y el cumplimiento de las licencias para todos los usuarios finales involucrados.

software SAM   administra solo activos de software y no la administración de hardware de TI, como estaciones de trabajo y servidores.

El software SAM ayuda a las empresas:

• Mantenga el cumplimiento y evite gastos de cumplimiento de software imprevistos
• Administrar SaaS y licencias de software
• Realice un seguimiento y controle el gasto en software a través de un único punto

Desafíos de la gestión de activos

La gestión de activos es un aspecto valioso e importante de cualquier proceso empresarial moderno. La gestión de activos garantiza que todos los activos se adquieran, operen y administren correctamente de acuerdo con los estándares y especificaciones de la industria.

Es fundamental asegurarse de que la gestión de activos esté bien organizada en cada fase de un proyecto, desde la concepción hasta la finalización. Los ejecutivos responsables de administrar, salvaguardar, rastrear o simplemente monitorear activos enfrentan una serie de desafíos.

• Selección de los activos apropiados: la mayoría de los ejecutivos de negocios no conocen la infraestructura de su organización. Decidir qué activos adquirir se vuelve más complejo en tales escenarios. Los equipos de adquisición de activos terminan gastando dinero en nuevos activos sin comprender completamente su necesidad. Solo puede hacer juicios informados sobre la compra de nuevos equipos y software si sabe qué activos tiene, quién más los tiene, qué está en uso y qué tan antiguos o vencidos son los activos existentes.
• Adquisición de activos no controlados: una estrategia convencional de activos centrada en la adquisición a menudo es responsable de introducir más activos no controlados en la organización. En TI, dichos activos se denominan activos ocultos, que se implementan dentro de una empresa sin la autorización del departamento de TI. Esto puede introducir activos no controlados en la empresa, aumentando los gastos y los problemas de seguridad y cumplimiento.
• Activos multifuncionales: la gestión de activos en todas las unidades de negocio es un desafío importante para las operaciones eficientes. Esto se debe a que las unidades de negocio quieren utilizar los activos para que sus negocios tengan sentido y, por lo general, ignoran las necesidades de otras unidades. El problema es que los activos a menudo son tomados prestados o compartidos por varias unidades de negocios, lo que aumenta el riesgo de interrupción del negocio cuando más de una unidad necesita un activo, pero otra unidad lo está utilizando actualmente.

Beneficios de la gestión de activos

Los activos son importantes. Son recursos valiosos que una empresa necesita para funcionar sin problemas. La gestión de activos garantiza que las personas adecuadas tengan acceso a los activos en todo momento y que no se produzcan daños innecesarios.

Cuando elige la gestión de activos, elige hacer que sus activos trabajen más para usted. Hay varios beneficios de utilizar la gestión de activos para garantizar procedimientos rentables y el máximo retorno de la inversión (ROI) para todos los activos de su organización.

• Mayor eficiencia de todas las operaciones organizacionales: una vez que se implementa un sistema de gestión de activos, las empresas pueden comenzar a comprender el propósito de cada activo. Esto cubre sus capacidades, gestión y disposición para reducir gastos.
• Toda la información en un solo lugar: la mayoría de los software de gestión de activos incluyen funciones integrales de generación de informes. Esto ayuda a las empresas a obtener la información que deseen desde un único panel. Los informes ad-hoc adaptados a las necesidades específicas y los informes básicos son de fácil acceso o se preparan rápidamente y siempre están actualizados.
• Mayor confiabilidad de los activos: la gestión y el seguimiento de activos mejoran la confiabilidad de los activos. Esto permite a los administradores de activos monitorear los ciclos de mantenimiento, analizar los gastos y revisar la disponibilidad de los activos.
• Costo de mantenimiento reducido: cuando se implementa un sistema de gestión de activos automatizado, las organizaciones a menudo descubren que el alto precio de mantenimiento disminuye. Se requiere una sólida estrategia de mantenimiento preventivo para los activos críticos. Los molestos activos fantasma que normalmente se pierden en el registro de la hoja de cálculo se pueden encontrar y gestionar fácilmente con una estrategia de gestión de activos.

Mantenga la calma y administre sus activos

La gestión de activos es un componente crítico del éxito de una organización. Todas las empresas necesitan identificar y analizar las distintas clases de activos que componen su negocio. Si bien los ejecutivos pueden hacer esto a nivel global y agregado, el uso de software especializado es la forma más eficiente de garantizar que el proceso de administración de activos se realice de manera efectiva.

El software diseñado para la gestión de activos puede proporcionar a la organización información valiosa sobre los activos con el potencial de generar el mayor retorno de la inversión. Además, las empresas pueden utilizar el software de gestión de activos para realizar asignaciones a nivel de clase de activos para garantizar que se logre el mayor rendimiento posible de cada clase de activos.

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