15 strategii eficiente de gestionare a e-mailului pe care ar trebui să le utilizați

Mulți dintre noi suntem copleșiți de e-mail.

Numai cuvântul evocă imagini ale unui număr îndrăzneț de trei cifre de e-mailuri necitite, fiecare dintre ele necesită atenția ta.

Fiind centru de comunicare în special în viața noastră profesională, e-mailul este inevitabil. Chiar și cu cele mai mari încercări de a scăpa de căsuța de e-mail, e-mailul a dovedit că nu merge nicăieri.

Problemele apar din cauza volumului mare de e-mailuri pe care le primim. Dacă este lăsată nebifată, singura prioritizare nativă pentru e-mail este data la care a fost primită. E-mailul prin design nu a fost creat pentru a gestiona volumul nostru actual și multele moduri în care interacționăm cu căsuța de e-mail. Din fericire, tehnologia și cele mai bune practici vă pot veni în ajutor.

Gestionarea eficientă a e-mailului necesită să vă luați în mod activ căsuța de e-mail în propriile mâini. Acest lucru va necesita adăugarea unui software de e-mail și câteva reguli generale privind cel mai eficient mod de a gestiona comunicațiile prin e-mail.

15 sfaturi pentru a stăpâni gestionarea e-mailului

E-mailul este cea mai puternică formă de comunicare în afaceri și, cu aceste strategii eficiente, poate deveni una cu care vă place să lucrați. Pentru a intra în strategii eficiente de gestionare a e-mailului, urmați aceste sfaturi simple de gestionare a e-mailului.

1. Ștergeți mesajele promoționale de vânzări

Înainte de a intra în gestionarea eficientă a căsuței primite, este important să prioritizați și să eliminați mesajele nedorite. Mesajele de vânzări promoționale ar trebui să fie primele care apar, iar tragerea lor în fila Promoționale nu este la fel de eficientă. Ideea este să aveți o căsuță de e-mail organizată, plină doar cu conținut care este relativ la obiectivele dvs. de lucru. În cele mai multe cazuri, mesajele de vânzări vă distrag atenția și vă distrag atenția de la priorități. Există șansa ca unele e-mailuri să fie spam sau să provină de la adrese de e-mail nesigure. Protejarea împotriva acestui lucru vă ajută să evitați furturile de identitate, încălcările de date și vă protejează datele de contact.

2. Dezabonați-vă de la buletinele informative pe care nu le-ați citit niciodată

Dacă sunteți abonat la buletinul informativ serial, iată o altă oportunitate de a vă simplifica căsuța de e-mail. S-ar putea să fiți tentat să creați etichete și filtre care să le proceseze în afara drumului pentru dvs., dar, din nou, să păstrăm acele strategii pentru e-mailuri care adaugă valoare vieții tale personale și profesionale.

Dacă nu ați citit ultimele două ediții ale acelui buletin informativ, sunt șanse să nu primiți nicio valoare, așa că luați în considerare să vă dezabonați. Dacă nu suportați să vă dezabonați, majoritatea buletinelor informative vă vor permite să minimizați frecvența lor de trimitere.

3. Solicitați eliminarea mesajelor din grup care nu vă aparțin

Similar cu buletinele informative, este posibil să vă fi alăturat diferitelor grupuri care vi se aplicau în acel moment. Aruncă o a doua privire la valoarea pe care o oferă și dacă sunt sau nu relevante pentru obiectivele și interesele tale actuale.

Mesajele de grup pot include e-mailuri de la contactele personale cu subiecte aleatorii sau pur și simplu eliminându-te din acele fire îngrozitor de lungi „răspunde tuturor”. Un pic de diplomație va ajuta foarte mult aici, deoarece nu vă puteți „dezabona” sau „bloca” prietenii și colegii. Gmail oferă un buton „mute”, dar pentru toți ceilalți va trebui să vă faceți cunoscute intențiile.

Un mesaj scurt prin care să știe că nu mai sunteți relevant pentru conversație vă va permite să faceți o ieșire lină și să vă apropiați cu un pas de o strategie de e-mail gestionată eficient.

4. Creați etichete pentru tipuri similare de e-mailuri

Acum că ați eliminat elementele neesențiale, este timpul să organizați e-mailurile pe care le doriți cu adevărat, iar etichetele sunt o modalitate excelentă de a face acest lucru.

Etichetele pot fi folosite pentru a crea un sistem de foldere personalizate în căsuța dvs. de e-mail. Numiți-le după categorie, client, proiect sau orice doriți. Având această organizare granulară a căsuței dvs. de e-mail, creează un sistem în care conversațiile dvs. își au locul potrivit, făcându-le ușor de găsit și procesat.

5. Nu te sfii să faci o mulțime de dosare de e-mail

Nu există limită pentru numărul de dosare de e-mail pe care le puteți crea în căsuța dvs. de e-mail. Nu este neobișnuit să ai 30 sau mai multe etichete și dosare pentru a-ți organiza conversațiile la nivel granular.

Cutiile de e-mail partajate și etichetele partajate vă permit să duceți mai departe conceptul de folder și să gestionați e-mailurile din căsuța dvs. de e-mail ca o echipă. G2 are o categorie cu cele mai bune căsuțe de e-mail partajate construite pentru echipe, unde veți găsi o listă cu cele mai bune surse pentru echipa dvs.

Atribuirea e-mailurilor este una dintre componentele căsuțelor primite partajate care vă permit să delegați e-mailurile cu claritate.

Înainte de a adăuga instrumente suplimentare, ar trebui să luați în considerare unul care funcționează cu clientul dvs. de e-mail actual. A trebui să treci în și să iasă din căsuța de e-mail este contraproductiv pentru a rămâne concentrat și pentru a-ți organiza căsuța de e-mail în primul rând.

6. Setați automat filtre pentru anumiți expeditori

De ce să nu-ți faci viața mai ușoară cu unele instrumente de automatizare a e-mailului? Răspunsurile automate la e-mail pot oferi mesaje clare fără a vă ocupa prea mult timp. Crearea filtrelor de e-mail este un alt mod în care e-mailurile primite pot fi sortate, etichetate sau marcate pentru dvs. conform criteriilor stabilite.

Filtrele vă vor asigura că nu pierdeți niciodată facturile sau e-mailurile importante de la un anumit destinatar. Acestea pot fi folosite pentru a grupa automat e-mailurile după numele de proiect sau client, pe baza unor cuvinte cheie, atașamente și linii de subiect specifice. Puteți considera filtrele ca asistent personal care face o pre-organizare pentru dvs., permițându-vă să vă concentrați pe sarcini mai urgente.

7. Creați aliasuri separate de expeditor sub aceeași adresă de e-mail

O altă modalitate simplă de a filtra e-mailurile primite este de a crea aliasuri. Aliasurile de e-mail sunt o adresă de e-mail alternativă care va fi direcționată în continuare către e-mailul original. În esență, veți avea avantajul de a avea o nouă adresă de e-mail fără a crea și a gestiona un nou cont.

De exemplu, vă puteți abona la buletine informative cu un alias de e-mail în loc de adresa dvs. de e-mail principală. Apoi, puteți crea filtre pentru a eticheta sau a marca automat toate e-mailurile care ajung la adresa de e-mail alias.

Aliasurile de e-mail Gmail vă oferă, de asemenea, posibilitatea de a trimite e-mailuri cu un alt nume. De exemplu, puteți trimite e-mailuri legate de muncă de la o adresă de e-mail și e-mailuri personale de la un alias sau invers.

Deși, dacă trebuie să creați un cont nou, de exemplu, pentru a vă gestiona vânzările sau întrebările de asistență, software-ul pentru birou de asistență vă va permite să integrați fără probleme un birou de asistență în căsuța dvs. de e-mail personală. În acest fel, e-mailurile de vânzări și de asistență pot fi tratate într-un stil de ticketing și atribuite anumitor agenți direct din căsuța dvs. de e-mail personală.

8. Eliminați redirecționarea internă a e-mailurilor

Înțelegând că colegii dvs. primesc suficiente e-mailuri externe, este o bună practică să evitați să utilizați e-mailul pentru comunicarea internă și aceasta include lanțurile lungi CC, BCC.

Gestionarea modernă a e-mailurilor a eliminat necesitatea de a redirecționa e-mailurile către echipa dumneavoastră internă. Cel mai bun software de gestionare a e-mailurilor vă va permite să comunicați cu colegii dvs. de echipă prin note de e-mail prin intermediul unui software de mesagerie în aplicație. Acest dublu beneficiu înseamnă că nu trebuie să utilizați o platformă externă de mesagerie și, de asemenea, evitați aglomerarea căsuței poștale ale tuturor. Echipa ta îți va mulțumi pentru asta!

9. Citiți și răspundeți la e-mailuri la o oră stabilită în fiecare zi

Monitorizarea constantă a căsuței primite se poate transforma într-un obicei ineficient în gestionarea timpului.

Programarea unui moment strategic pentru a vă gestiona e-mailurile duce la o gestionare eficientă a e-mailurilor și cel mai bine este să faceți aceeași oră în fiecare zi. Acest lucru vă permite să creați sloturi în timpul zilei și vă eliberează să vă concentrați pe alte sarcini fără senzația constantă că ar trebui să vă verificați e-mailurile.

Odată ce v-ați gestionat căsuța de e-mail pentru ziua respectivă, ar trebui să amânați să intrați și să ieșiți din căsuța de e-mail, cu excepția cazului în care apare ceva extrem de urgent. Chiar și atunci, puteți configura sisteme pentru a marca acele e-mailuri la care nu puteți răspunde imediat.

10. Semnalează mesajele importante la care nu poți răspunde imediat

Software-ul de gestionare a e-mailurilor include posibilitatea de a amâna e-mailurile sau de a le face să revină în partea de sus a căsuței de e-mail ulterior. Un sistem bun de semnalizare susținut de filtre va asigura că nimic nu este ratat, permițându-vă în același timp să răspundeți eficient destinatarilor.

Nici măcar e-mailurile importante nu pot fi întotdeauna răspuns imediat, dar acestea fiind spuse, există cele mai bune practici atunci când vine vorba de timpii de răspuns așteptați.

11. Răspundeți la e-mailurile de afaceri într-un interval de timp de 24-48 de ore

Ca regulă generală, e-mailurile legate de afaceri ar trebui să primească răspuns în aceeași zi lucrătoare. Studiile au arătat că luarea mai mult de 48 de ore pentru a răspunde la un e-mail va duce la pierderea potențialilor clienți și la nemulțumirea acestora.

Compania Fast a efectuat un sondaj cu privire la timpii de răspuns la e-mail, unde a constatat că peste 70% dintre oameni se așteaptă la un timp de răspuns în patru ore.

Din nou, software-ul de gestionare a e-mailului poate ajuta aici. Cel puțin, puteți configura autorespondere pentru a-i anunța destinatarului că vă acordă atenția, cu un răspuns mai detaliat de urmat, care ar trebui să fie cu siguranță în termen de 3-5 zile lucrătoare.

12. Urmăriți e-mailurile importante în 3-5 zile lucrătoare

Cu toții ne ocupăm de o mulțime de sarcini diverse, împreună cu un volum mare de e-mailuri zilnice, dar este important să acordăm prioritate e-mailurilor care nu pot rămâne fără răspuns. Indiferent dacă așteptați răspunsul unui recrutor, o confirmare a părților interesate externe sau decizia unui client, 3-5 zile lucrătoare ar trebui să fie punctul de bază pentru a trimite un e-mail de urmărire.

Pot exista situații în care ar putea fi necesare câteva urmăriri. Nu uitați să adăugați o zi sau două între fiecare e-mail de urmărire pentru a evita să dați impresia că sunteți disperat.

Pentru situațiile în care nu puteți urmări prompt, un răspuns automat este suficient pentru a vă arăta implicarea. În acest caz, dacă sunteți utilizator Gmail, instrumentele de comunicare G-Suite vă pot ajuta.

Delegarea este cheia în gestionarea de succes a e-mailului. Cu instrumentele potrivite la îndemână, sau mai precis în căsuța de e-mail, puteți pur și simplu să trimiteți o notă internă rapidă de e-mail colegului dvs., care îi va partaja automat un e-mail. Puteți chiar să faceți un pas mai departe și să creați reguli automate pentru a partaja automat anumite e-mailuri unui anumit coleg. Notele interne de e-mail pot fi, de asemenea, adăugate automat pentru a oferi mai multă claritate și context mesajului dvs.

13. Descărcați aplicațiile corespunzătoare pentru a răspunde la e-mailuri din mers

Cei mai populari clienți de servicii de e-mail au o aplicație mobilă corespunzătoare pentru a vă ajuta să gestionați e-mailurile atunci când nu vă aflați în fața laptopului. Cu acces ușor la e-mailul dvs. în palmă, puteți avea o imagine de ansamblu rapidă în timp real a e-mailurilor primite și vă puteți programa ziua în consecință.

14. Aveți o semnătură setată pe e-mailuri, astfel încât să nu trebuie să vă scrieți numele de fiecare dată

Alocarea de timp pentru a vă structura strategia de e-mail poate contribui în mare măsură la economisirea timpului și la îmbunătățirea eficienței. În mod surprinzător, semnăturile de e-mail nu sunt folosite atât de des pe cât ar trebui. Prin eliminarea presupunerilor din introducerea numelui, a titlului și a informațiilor despre companie, vă puteți concentra pe redactarea și trimiterea de e-mailuri eficiente mult mai rapid.

Procesul dvs. de semnătură poate fi simplificat și mai mult cu ajutorul software-ului de semnătură de e-mail. Software-ul de semnătură de e-mail nu numai că vă va economisi timp, ci vă va ajuta și pe dvs. și echipa dvs. să rămâneți conciși. Este o modalitate simplă, dar eficientă de a vă îmbunătăți brandul și eforturile de marketing. Cu semnăturile prin e-mail, puteți să vă promovați afacerea, să redirecționați destinatarii către paginile dvs. preferate de site sau conturile de rețele sociale, să anunțați evenimente viitoare și multe altele.

Dacă utilizați aliasuri, puteți chiar să aveți o semnătură diferită pentru fiecare adresă de e-mail. Acest lucru vă va ajuta să vă îmbunătățiți strategia de comunicare și să implicați destinatarii de e-mail în moduri specifice.

15. Creați și partajați șabloane de e-mail

Șabloanele de e-mail sunt o altă modalitate de a economisi timp și de a vă asigura că aveți un ton consistent de voce pentru brandingul companiei.

Majoritatea serviciilor de e-mail oferă modalități native de a salva e-mailurile ca șabloane. Deși, există o listă de software de generare a șabloanelor de e-mail mai puternice, care, atunci când sunt integrate direct în căsuța dvs. de e-mail, vă poate simplifica multe dintre procesele repetitive și vă poate supraalimenta căsuța de e-mail cu șabloane de e-mail care pot fi partajate. Având capacitatea de a adăuga variabile personalizate, va asigura că destinatarii dvs. primesc un răspuns personalizat care dă impresia că a fost creat special pentru ei.

Concluzie

Gestionarea eficientă a căsuței dvs. de e-mail vă poate ajuta în mare măsură să vă faceți mai eficient în general. Cu ajutorul sfaturilor de gestionare a e-mailurilor și software-ului care au fost discutate în acest articol, sunteți pe drumul cel bun spre îmblânzirea și împrietenirea cu căsuța dvs. de e-mail.

Pentru mai multe sfaturi despre preluarea controlului asupra e-mailului dvs., intern și extern, consultați hub-ul de e-mail al G2 pentru și mai multe îndrumări!