Top 10 software gratuit de gestionare a contractelor pentru 2020

Companiile intră și ies în mod constant din acorduri, acorduri și contracte noi. Dar cum reușesc să țină evidența tuturor?

Relațiile cu angajații, vânzătorii și clienții nu sunt cele pe care doriți să le neglijați, iar înflorirea lor se poate baza pe executarea corectă a cerințelor unui contract. Un sistem de management al contractelor este o soluție software care ajută companiile să își îndeplinească promisiunile prin crearea, executarea, semnarea și monitorizarea în mod corespunzător a tuturor acordurilor.

O mulțime de oameni dintr-o organizație pot beneficia de automatizarea proceselor simplificate pe care le poate oferi managementul contractelor. Departamentele de resurse umane îl folosesc pentru a gestiona contractele angajaților, reprezentanții de vânzări au nevoie de el pentru a-și livra finalul contractului cu clienții, iar departamentele juridice se bazează pe acesta pentru a asigura conformitatea pe toate fronturile afacerii.

Cele mai bune soluții gratuite de gestionare a contractelor

Lista de mai jos conține recenzii ale utilizatorilor reali de la cel mai bun software de gestionare a contractelor de pe piață. Pentru a fi inclus în această listă, nu numai că trebuie să fii o aplicație gratuită, ci și:

• Includeți un depozit de documente care pot fi stocate în diferite categorii pentru fiecare tip de contract
• Oferiți șabloane de contracte care pot fi personalizate de către utilizatorii implicați în crearea contractelor de afaceri
• Oferiți posibilitatea de a crea, edita, partaja și colabora cu ușurință la contracte interne (cu alți angajați) și extern (cu clienții sau partenerii)
• Permiteți utilizatorilor să trimită notificări pentru etapele importante, cum ar fi expirarea sau reînnoirea contractului
• Respectați cerințele legale de afaceri, precum și regulile interne de afaceri ale părților implicate în contract

*Unele recenzii pot fi editate pentru claritate. Aceste date au fost extrase pe 10 septembrie 2020.

1. PandaDoc

PandaDoc este un software de gestionare a contractelor care este specializat în îmbunătățirea fluxului de lucru al tuturor ofertelor dvs. de vânzări, adunând informații valoroase și oferind o experiență pozitivă de cumpărător pentru clienții dvs. Acest instrument servește ca un software all-in-one de automatizare a documentelor, astfel încât nu trebuie să vă faceți griji cu privire la crearea, aprobarea sau semnarea propunerilor, ofertelor sau contractelor.

PandaDoc poate îmbunătăți eficiența contractului în întreaga organizație prin integrarea cu software-ul de gestionare a relațiilor cu clienții, procesoarele de plăți și aplicațiile de stocare a fișierelor. Caracteristicile PandaDoc includ crearea de contracte, capabilitățile de semnătură electronică și colectarea plăților.

Ce le place clienților:

„Am folosit multe platforme de semnătură electronică și îmi place cât de ușor de utilizat este aceasta. Și este gratuit. Sunt super impresionat și de interfața curată. În rolul meu actual, știu că trimit multe documente destinatarilor care nu sunt familiarizați cu semnăturile electronice, dar nu au avut nicio problemă cu ele care necesită ajutor sau înțelegere greșită cum să folosească PandaDoc.”

- PandaDoc Review , Andrea W.

Ce nu le place clienților:

„Dacă aveți versiunea gratuită a PandaDoc, crearea documentelor durează ceva timp. De exemplu, pe majoritatea documentelor am nevoie de inițiale pe fiecare pagină. Aceasta înseamnă că trebuie să trageți și să plasez din nou „inițialele” pe fiecare pagină. Ar fi o caracteristică plăcută să poți arunca inițialele pe fiecare pagină deodată.”

- PandaDoc Review , Julie V.

2. Accelo

Accelo este un alt instrument de gestionare a contractelor care este construit în principal pentru afacerile de servicii. Acționează ca un sistem software all-in-one care face gestionarea tuturor clienților dvs. ușoară, din momentul în care aceștia devin potențiali și până în momentul în care se transformă în client.

Accelo este un software bazat pe cloud, astfel încât toate informațiile stocate în acesta sunt accesibile atâta timp cât sunteți un utilizator autorizat cu acces la internet. Funcțiile pe care Accelo le oferă includ capturarea automată a e-mailurilor, foile de pontaj, crearea de rapoarte personalizate și alte procese de afaceri care vă vor anunța dacă lucrurile nu sunt pe drumul cel bun cu contractele dvs.

Ce le place utilizatorilor:

„Accelo a fost un instrument foarte util pentru managementul proiectelor noastre, în special pentru urmărirea bugetului. Apreciez mementourile pe care le puteți seta pentru dvs. și pentru echipa dvs., deoarece vă permit tuturor să urmăriți munca în timp real și să nu pierdeți din vedere imaginea de ansamblu pe parcurs. Un alt instrument plin de resurse este capacitatea de a monitoriza minutele sau orele în care lucrați la fiecare proiect. De exemplu, dacă petrec o oră făcând logistică sau furnizând resurse pentru un anumit client, Accelo îmi permite să folosesc un fel de cronometru pentru a monitoriza fiecare secundă.”

- Revista Accelo, Jeffrey S.

Ce nu le place utilizatorilor:

„Există câteva probleme simple legate de experiența utilizatorului pe care le-am adus în discuție de câteva ori și care nu par să se rezolve niciodată. Sincronizările Gmail și QBO pot fi puțin greșite uneori. Cea mai nouă funcție de căutare nu este la fel de intuitivă ca versiunea veche. CRM-ul este prea simplist, așa că pur și simplu nu îl mai folosim.”

- Revista Accelo, Michael B.

3. DealHub

DealHub este o platformă de angajament de vânzări și de configurare a ofertei de preț (CPQ) care acționează ca un jucător de echipă esențial în procesul de gestionare a contractelor. Acest software se concentrează pe furnizarea de experiențe personalizate pentru clienți în fiecare etapă a pâlniei de vânzări, de la a fi un lead la un client.

DealHub joacă un rol important în a ajuta reprezentanții de vânzări să interacționeze cu clienții și să colaboreze cu aceștia la conținutul care este relevant pentru relația lor, totul în timp ce colectează informații valoroase despre implicare. Cu aceste date, reprezentanții pot crea cu precizie citate și propuneri care vor beneficia ambele părți.

Ce le place utilizatorilor:

„Cea mai mare diferențiere între dealhub și alte instrumente CPQ pe care le-am evaluat sunt ușurința de utilizare pentru administrator și utilizatorul final, timpul de lansare și cheltuielile. Puteți lansa în doar câteva săptămâni, iar instrumentul facilitează administratorilor să facă ajustări rapid și ușor. Tocmai ne-am lansat, dar expertul nostru în implementare a fost extrem de util în a ne pune în funcțiune rapid și a face recomandări bazate pe cele mai bune practici pe care le folosesc alți clienți.”

- DealHub Review, utilizator

Ce nu le place utilizatorilor:

„Călătoria utilizatorului nu este ușoară sau clară. Proiectarea propunerii nu are o mulțime de caracteristici foarte importante. Ceea ce vedeți în editor nu seamănă cu previzualizarea. Mi-aș dori să existe o modalitate ușoară de a previzualiza ceea ce fac în loc să trebuiască să descarc propunerea de fiecare dată.”

- DealHub Review , utilizator

4. Oneflow

Oneflow este un software de gestionare a contractelor care vrea să vă ajute să încheiați tranzacții cât mai repede posibil, concentrându-vă pe automatizare. Acest instrument ajută la eficientizarea celor mai importante părți ale întregului proces contractual, inclusiv crearea contractului, semnarea electronică, urmărirea progresului, arhivarea documentelor și analiza rezultatelor. Toate contractele deținute în cadrul Oneflow pot fi editate live, astfel încât să aveți întotdeauna la îndemână cea mai actualizată versiune a contractelor. În plus, Oneflow oferă integrări cu alte sisteme software pe care se bazează companiile pentru a alimenta relațiile cu clienții, cum ar fi CRM, automatizarea marketingului și crearea de documente.

Ce le place utilizatorilor:

„Toate opțiunile practice oferite, fie că este vorba despre adăugarea de persoane din agendă, trimiterea de mementouri sau obținerea de actualizări și informații, sunt ușor de găsit și foarte utile. Când trimit contracte, lucrez dintr-un șablon în care clienții și cu mine putem edita câmpuri sau scrie note în timpul revizuirii acordului. Este atât practic, simplu, cât și rapid, ceea ce apreciez foarte mult, deoarece nu trebuie să fac amendamente într-un document Word și evit toate dusurile și înapoi prin e-mail care urmează clienților. Aceasta obișnuia să încetinească semnarea contractelor, iar funcția de editare directă Oneflow este un plus semnificativ. Îmi place, de asemenea, prezentarea generală a analizei care arată raportul dintre contractele trimise și semnate. A oferit o perspectivă excelentă pentru a ajuta la ajustarea și îmbunătățirea procesului de închidere. Și nu în ultimul rând, aspectul este foarte ușor la ochi. În Oneflow, plasarea fiecărei caracteristici are sens.”

- Oneflow Review, Samantha B.

Ce nu le place utilizatorilor:

„În cazul în care contractele au câmpuri care trebuie completate de către omolog, este puțin enervant că îi permite omologului să semneze contractul înainte ca acesta să fie semnat intern. De asemenea, am întâmpinat probleme când omologii nu au putut deschide sau accesa contractul în Oneflow din cauza setărilor browserului lor. În aceste cazuri, trebuie să petrecem timp suplimentar încercând să remediem problemele.”

- Oneflow Review, utilizator

5. GetAccept

GetAccept este o soluție de gestionare a contractelor care oferă toate elementele esențiale de care aveți nevoie pentru a vă gestiona contractele și apoi câteva. Acest instrument acoperă elementele de bază precum crearea contractelor, urmărirea documentelor și semnătura electronică, dar vă permite și să utilizați tehnologia de videoconferință pentru a comunica cu cealaltă parte în cauză. GetAccept se concentrează pe a ajuta companiile să aibă grijă de sfârșitul procesului contractual pentru a muta lucrurile și pentru a începe să culeagă beneficiile asociate.

Ce le place utilizatorilor:

„Echipa de la GetAccept este grozavă și utilă pentru a vă configura pe platformă. Flexibilitatea programului este incredibilă și vă permite să dezvoltați o platformă personalizată specifică nevoilor companiei dumneavoastră. GetAccept a fost, de asemenea, grozav cu adaptarea platformei pentru a se potrivi fluxului nostru de lucru specific și ne-a ajutat să construim cea mai bună soluție posibilă pentru noi.”

- GetAccept Review, Alex D.

Ce nu le place utilizatorilor:

„Uneori este puțin dezordonat să recreați sau să schimbați o propunere dacă trebuie să trimiteți una nouă. Funcționează, dar ar putea fi mai ușor. De multe ori trebuie să schimbăm fișierul PDF pe care îl trimitem clienților noștri, deoarece noi, deocamdată, nu folosim șabloanele încorporate.”

- GetAccept Review, Jesper J.

6. ContractWorks

ContractWorks este o soluție de management pentru afaceri de toate formele, dimensiunile și industriile. La fel ca majoritatea instrumentelor de gestionare a contractelor, funcționează pentru a face execuția, stocarea și urmărirea tuturor acordurilor corporative mult mai ușoară pentru companii, astfel încât acestea să își poată concentra eforturile asupra relațiilor pe care le privesc acele acorduri. Pe lângă aceste caracteristici, ContractWorks se mândrește cu oferirea clienților lor o echipă de profesioniști de asistență care poate ajuta companiile să profite la maximum de soluția lor.

Ce le place utilizatorilor:

„ContractWorks nu este doar incredibil de ușor de implementat, ci este și mai ușor de utilizat. Sistemul este extrem de simplu de navigat cu antrenament minim. Cu CW nu am avut decât feedback pozitiv și adoptare ușoară în organizația noastră. Dacă au existat întrebări sau probleme pe care trebuie să le soluționăm, biroul de asistență de la CW este dornic și întotdeauna rapid să răspundă. Am lansat CW acum peste doi ani și sunt încă la fel de mulțumit de decizia noastră de a merge mai departe cu ei astăzi, așa cum eram atunci.”

- ContractWorks Review , Timothy A.

Ce nu le place utilizatorilor:

„Aș dori să puteți selecta mai multe documente pentru a semna simultan. De asemenea, aș dori să includeți întrebări la care să răspundeți sau să alternați câmpuri pe care să le completați înainte sau după semnarea unui semnatar.”

- ContractWorks Review , Sherrill M.

7. Qwilr

Qwilr este un software de gestionare a ofertelor și a propunerilor care vă va ajuta să creați propunerea, prezentarea și oferta de vânzare ideale pentru fiecare client în parte. Personalizarea tuturor documentelor tale te va ajuta să ieși în evidență față de clienții tăi, integrările vor simplifica procesele contractuale, iar notificările te vor îndrepta în direcția bună. Tot ce trebuie să faceți este să aduceți informațiile pentru acord, iar Qwilr se va ocupa de restul pentru a construi un document care va mulțumi cu siguranță clienții dvs.

Ce le place clienților:

„Propuneri frumoase, profesionale, complete și spațiu de onboarding care sunt repetabile și scalabile. Construim șabloane pentru toate echipele noastre de vânzări și succes pentru clienți pe care să le utilizeze pe baza cazului de utilizare al afacerii (pe industrie, verticală, dimensiunea organizației, locație). Este o modalitate fantastică de a pune tot ce are nevoie clientul tău într-un singur spațiu.”

- Qwilr Review , Taylor W.

Ce nu le place clienților:

„Singura mea plângere despre Qwilr de până acum este că tabelele de prețuri nu pot fi una lângă alta (și, în schimb, trebuie să fie una peste alta). Permiterea nivelurilor de prețuri alăturate ar face serviciile noastre mult mai ușor de comparat pentru clienți (și ar aduce Qwilr la standardele privind modul în care majoritatea serviciilor stabilesc prețurile lucrurilor în prezent). Aș dori să pot adăuga puncte de marcare/formatarea listei adecvate în tabelele de prețuri.”

- Qwilr Review , Adam M.

8. ContractSafe

Cu ContractSafe , totul referitor la acordurile dvs. de afaceri este disponibil într-un singur loc sigur. În timp ce aceasta ar putea suna ca o rețetă pentru un spațiu supraaglomerat, acest software de gestionare a contractelor vine cu o funcție de căutare excelentă, astfel încât să puteți găsi exact ceea ce căutați cu ușurință.

ContractSafe trimite alerte, astfel încât să nu ratați niciodată un termen limită important al contractului, permite partajarea între echipe și relații cu clienții și se integrează cu ușurință cu alte programe software esențiale pentru procesul de vânzare, cum ar fi CRM și semnătura electronică.

Ce le place utilizatorilor:

„Vizualizarea personalizabilă înseamnă că fiecare utilizator poate vedea doar datele contractului relevante pentru el. Faptul că prețul este fix indiferent de numărul de utilizatori înseamnă că îl pot implementa în organizația mea și pot democratiza informațiile contractuale, fără a compromite confidențialitatea. Faptul că contractelor li se atribuie ID-uri unice și pot fi încărcate doar printr-un document real înseamnă că niciun contract fictive nu poate intra în baza de date, iar organizația noastră are o singură referință per contract care poate fi utilizată în diferite sisteme.”

- ContractSafe Review , Pieter-Francois T.

Ce nu le place utilizatorilor:

„Aș dori să pot stoca atașamente la contracte fără a face upgrade la pachetul mai scump. Folosesc în prezent pachetul Antreprenor și dacă ar fi inclusă această caracteristică de atașare a documentelor aferente la contractul de depozitare, recomandarea mea ar fi un zece mai degrabă decât un șapte.”

- ContractSafe Review , David B.

9. Haiduc

Outlaw este un software de gestionare a contractelor care se concentrează pe aducerea simplității și ușurinței în lumea complexă a acordurilor legale. Pentru utilizatori, interfața este ușor de utilizat și configurat pentru orice echipă, chiar și pentru cei cu membri la distanță. Outlaw se poate integra și cu toate celelalte instrumente, fluxuri de lucru și sisteme existente. Caracteristicile acestui sistem de management al contractelor includ automatizarea, redactarea, colaborarea cu clienții și echipele, capabilitățile de semnătură electronică, urmărirea progresului, stocarea și gestionarea contractelor.

Ce le place utilizatorilor:

„Procesul de la capăt la capăt, de la generarea unui contract până la obținerea unei semnături, este incredibil de perfect pe Outlaw. Nu doar pentru mine, ci și pentru clienții mei. Funcția de semnare electronică și alertele prin e-mail sunt cu siguranță un plus uriaș - o afacere se poate încheia de oriunde în lume, în orice moment al zilei.”

- Review Outlaw , Brandon B.

Ce nu le place utilizatorilor:

„A existat o mică curbă de învățare când ne-am configurat șabloanele de contract pe Outlaw, în special pentru contractele noastre mai lungi și mai complicate. Însă echipa de asistență a fost atât de dedicată și răbdătoare în timpul procesului nostru de integrare, ceea ce a fost o experiență revigorantă pentru noi. Acum, echipa mea este capabilă să creeze noi șabloane cu ajutorul minim din partea echipei Outlaw.”

- Review Outlaw , Catalina S.

10. Gardianul de poartă

Gatekeeper este un software de gestionare a contractelor bazat pe cloud, care se concentrează pe relațiile cu furnizorii și ajută companiile să obțină cât mai multă valoare din contractele lor. Acest instrument a fost conceput pentru a răspunde la întrebările grele când vine vorba de gestionarea contractelor, cum ar fi dacă o afacere obține cea mai bună valoare din acord.

Cu Gatekeeper, toate contractele pot fi stocate într-o singură locație centrală, economisind companiilor timp, bani și eforturi pentru a rămâne organizate. Această soluție folosește automatizarea și inteligența artificială pentru a elimina povara managementului din partea organizațiilor.

Ce le place utilizatorilor:

„ Am analizat aproximativ o duzină de soluții de gestionare a contractelor, iar abordarea Gatekeeper în ceea ce privește preluarea și negocierea electronică este cu adevărat unică. Portalul pentru angajați a făcut ca birourile noastre naționale de teren să trimită mai ușor contractele pentru revizuire, iar fluxurile de lucru Kanban ajută managementul să rămână în top. de aprobări și să ofere transparență în procesul de negociere și aprobare.”

- Recenzia Gatekeeper, Utilizator

Ce nu le place utilizatorilor:

„ Încărcarea contractelor noastre echipă cu echipă, toate care conțin conținut și detalii de cont diferite, este un proces manual care poate duce la inconsecvență și întârzieri în a avea sistemul complet operațional pentru nevoile noastre. Aceasta nu este, evident, o problemă cu Gatekeeper. dar pentru o întreprindere mică și mijlocie ar fi util să se țină cont de acest lucru în etapa inițială de planificare a proiectului.”

- Revista Gatekeeper, Cynthia K.

Gestionați-vă ofertele cu ușurință

Implementarea unei noi soluții software în stiva dvs. de tehnologie este de obicei un risc. Cu toate acestea, aceste opțiuni gratuite elimină această povară financiară, oferind în același timp toate caracteristicile necesare unui instrument de gestionare a contractelor de care aveți nevoie pentru a vă asigura că strategia dvs. este completă, eficientă și conformă.

Aveți nevoie de ajutor cu restul strategiei dvs. de gestionare a contractelor? Iată câteva sfaturi pentru a construi unul de la zero.