Ce sunt conferințele de presă? Cum să planificați briefing-urile ca un profesionist

Ai organizat vreodată o petrecere doar pentru a afla că nu apare nimeni?

Așa ar putea arăta cel mai rău coșmar al unui profesionist de relații publice (PR).

Când activați știrile, probabil veți vedea un eveniment cu o persoană proeminentă care răspunde unui grup de jurnalişti sau reporteri. Dacă citești cotidienele, găsești povești similare ale unei întâlniri de personalități cunoscute cu reprezentanții presei.

Evenimentul care are loc aici este o conferință de presă.

Conferințele de presă sunt versiunea PR a unei petreceri. Aici, participanții reprezintă vocea publicului – presa. Ca orice eveniment, conferințele de presă necesită pregătire prealabilă, timp și efort . Succesul unei conferințe de presă se bazează nu numai pe pregătirea imensă, ci și pe prezența și reflectarea de calitate.

Este o concepție greșită comună că conferințele de presă sunt rezervate politicienilor sau celebrităților de top. În schimb, sunt un instrument incredibil de relații publice pe care companiile îl pot folosi pentru a-și crește acoperirea și cunoașterea mărcii.

Software-ul de distribuție a comunicatelor de presă ajută companiile să continue să transmită cuvântul. Aceste instrumente permit companiilor să publice și să distribuie comunicate de presă, să colecteze și să măsoare analize și să rămână conectate cu diverse instituții media și organizații.

Să ne aruncăm în conferințe de presă și să învățăm cum să ne pregătim pentru ele.

Vizionarea conferințelor de presă pentru anunțuri sportive și declarații despre tragedii este obișnuită. Deoarece informațiile călătoresc atât de repede, este adesea necesar să fii înaintea știrilor cu povestea ta în loc să aștepți ca oamenii să-și inventeze narațiunile.

Conferințele de presă sunt evenimente speciale. Folosirea excesivă a acestora poate duce la o schimbare a audienței și poate avea un impact semnificativ asupra reputației afacerii dvs. în rândul reporterilor și al publicului dvs., la fel ca băiatul care a strigat lupul.

Ar trebui să susțineți o conferință de presă numai dacă evenimentul dvs. este demn de știri, oportun și relevant. Atunci când sunt suprautilizate, astfel de evenimente își pierd acoperirea, iar reporterii își pierd încrederea în abilitățile tale de PR. Dacă subiectul nu este interesant și incitant, probabil că nu ar trebui să țineți o conferință de presă în primul rând.

Importanța unei conferințe de presă

O conferință de presă este una dintre cele mai eficiente modalități de a comunica cu mass-media și de a le atrage atenția.

Materialele de PR, cum ar fi comunicatele de presă, boilerplatele și kiturile media sunt modalități excelente de a vă face auzite mesajele, dar conferințele de presă sunt calea de urmat cu privire la o ocazie specială sau o problemă presantă.

Vorbitorul unei conferințe de presă este de obicei un politician, o celebritate, un avocat, un atlet sau un șef de poliție. O conferință de presă este o oportunitate de a prezenta partea lor a poveștii pe mai multe platforme media. Persoana care planifică acest eveniment este în mare parte un profesionist în relații publice.

Avantajele și dezavantajele conferinței de presă

O conferință de presă poate avea multe avantaje și dezavantaje, având în vedere amploarea organizării ei și vorbitorii implicați. Iată câteva dintre cele mai comune avantaje și dezavantaje ale găzduirii conferințelor de presă care vă vor ajuta să decideți dacă organizarea uneia are sens.

Avantaje

Conferințele de presă oferă o serie de avantaje. Să ne uităm la câteva dintre beneficiile planificării și executării unei conferințe:

• Este convenabil și economisește timp. Conferințele de presă pot disemina mesajul de bază către mulți oameni dintr-o singură mișcare. În timpul unei conferințe de presă, toți reporterii sau jurnaliștii se adună într-un singur loc. Vorbitorul face anunțul o singură dată, în loc să se întâlnească cu mai mulți jurnaliști și să facă același anunț sau să răspundă la aceleași întrebări.
• Asigură un impact maxim pentru informațiile sau anunțul făcut. Faptul că mulți reporteri sau jurnaliști au participat la o conferință de presă face ca anunțul să fie demn de știre.
• Vă permite să ajungeți la un public mai mare. Indiferent de numărul de reporteri prezenți în timpul unei conferințe, aceasta va avea o acoperire larg răspândită odată ce vor răspândi știrile prin canalele lor respective.
• Vă ajută să construiți o relație cu membrii presei sau mass-media. Să ai prieteni în mass-media este foarte benefic, iar implicarea lor în conferințele tale de presă este o modalitate bună de a-ți porni strategia de relații cu mass -media.
• Vă permite să controlați fluxul de informații. Spuneți presei doar ceea ce doriți să știe. Depinde în întregime de dvs. să controlați ce informații să partajați și să rețineți.

Dezavantaje

În timp ce conferințele de presă oferă multe avantaje, există și câteva dezavantaje, și anume:

• Este nevoie de planificare. Trebuie să planificați o conferință de presă din timp pentru a avea succes, inclusiv logistica, corespondența dintre părțile implicate și câțiva alți factori.
• Este mai puțin vizată. Chiar dacă cineva nu face parte din publicul dvs. țintă, este totuși expus informațiilor sau anunțului pe care îl distribuiți, iar jurnaliștii publică.

Când să ținem o conferință de presă

O conferință de presă cuprinde diferite aspecte ale marketingului, relațiilor cu media, brandingului și comunicării într-un singur eveniment.

De mai multe ori merită o conferință. Iată câteva exemple de locuri în care companiile țin adesea conferințe de presă:

• Anunțarea schimbărilor în structura organizatorică. În companiile mai mari, anunțarea schimbărilor sau tranzițiilor în management și conducere poate atrage o atenție larg răspândită. De exemplu, dacă o companie numește un nou CEO, o conferință de presă este bună pentru a-i prezenta.
• Merge la IPO. Când companiile devin publice, de obicei țin o conferință de presă pentru a-și anunța viitoarea ofertă publică inițială (IPO).
• Lansarea de noi produse și servicii. Dacă compania dvs. lansează o nouă linie de produse sau introduce noi servicii, găzduirea unei conferințe poate ajuta la răspândirea veștii în mod eficient și eficient.
• Formarea de noi parteneriate. Conferințele de presă sunt un loc minunat pentru a anunța colaborări sau parteneriate importante cu alte afaceri sau instituții.
• Controlul daunelor. O conferință de presă ajută la abordarea problemelor sau plângerilor din partea clienților sau a publicului larg cu privire la produsele și serviciile unei companii.
• Marketingul unui eveniment. Face publice un eveniment sau o activitate viitoare de companie, permițând publicului larg sau pieței dumneavoastră țintă să participe.

Cum să ținem o conferință de presă

După cum probabil știți până acum, o conferință de presă este un eveniment media în care vorbitorii fac declarații și răspund la întrebările jurnaliștilor prezenți. Dar cum ajungi să o ții?

Cel mai simplu mod de a defalca pregătirea pentru conferințe de presă este împărțirea planului în trei etape: înainte, în timpul și după. În acest fel, vă puteți concentra pe o parte în mișcare la un moment dat, nu jonglați cu multe lucruri deodată.

Înainte de o conferință de presă

Trebuie să finalizați cea mai mare parte a lucrării înainte de o conferință de presă. Cea mai importantă parte a pregătirii este sensibilizarea media. Creați un subiect intrigant pentru a atrage mass-media la evenimentul dvs. FOMO (fear of missing out) face ca presa să vă obțină media pe care o doriți.

Momentul ideal pentru a începe pregătirea pentru o conferință de presă este de două săptămâni, dar uneori trebuie să acționezi chiar înainte de ora programată. Pregătirea pentru o conferință de presă durează mult mai mult decât conferința de presă în sine.

Organizarea unei conferințe de presă începe cu etapa de planificare. În această etapă, pornești de la zero și mergi până la punctul în care poți rula fără probleme. Succesul unei conferințe de presă se bazează în mare măsură pe planificare. Dacă este făcut prost, evenimentul rezultat nu va avea succes.

Fă-ți suficient timp pentru a planifica. Nu vrei să te grăbești la ceasul al 11-lea. Este bine să începeți planificarea cu câteva săptămâni înainte de conferința de presă. Acest lucru nu numai că vă asigură că aveți suficient timp pentru a pune totul împreună, dar aveți și mai mult spațiu pentru a face orice ajustări de ultimă oră.

Când planificați o conferință de presă, iată câteva domenii pe care să vă concentrați.

Subiectul

Scopul principal al unei conferințe de presă este de a răspândi informații între părțile interesate. Este esențial să alegeți un subiect relevant care să servească drept vehicul pentru ca afacerea să-și transmită mesajul.

Jurnaliştii sunt mereu în căutarea următorului eveniment demn de ştire. Dacă subiectul dvs. nu este suficient de convingător pentru a fi acoperit, ei nu vor fi interesați să participe la conferința dvs.

Data si ora

Când desfășurați o conferință de presă, nu puteți programa nicio zi și oră aleatoare sau nu puteți decide numai dacă vorbitorul este liber. În schimb, alegeți o dată pentru echipa dvs. și pentru jurnaliștii prezenți. Nu amânați în măsura în care declarația dvs. nu mai prezintă interes pentru mass-media.

Momentul unei conferințe de presă este, de asemenea, critic. Cel mai bine este să alegi când media participă cel mai probabil. Fă-o într-un moment în care poți maximiza acoperirea presei cu o participare maximă a presei.

Asigurați-vă că conferința de presă nu coincide cu un alt eveniment care ar putea distrage atenția jurnaliștilor. Luați în considerare programul membrilor mass-media invitați, în special cu termenele limită de lucru sau alte evenimente importante.

Locație

Locația unei conferințe de presă este la fel de importantă ca data și ora. Ajungerea la locul de desfășurare ar trebui să fie ușor pentru jurnaliști. Un timp lung de călătorie îi poate descuraja să participe la eveniment.

În mod ideal, locația ar trebui să fie relevantă pentru evenimentul sau anunțul dvs. Majoritatea companiilor țin conferințe de presă la sediul lor, în special în săli sau zone mari pentru a găzdui grupuri mari. Pentru o conferință de presă de succes, locația ar trebui să aibă toate facilitățile și echipamentele necesare, inclusiv acces la rețea, parcare și alte instrumente și utilități pentru reporteri.

Alegerea unei locații atractive este cheia. Este dificil să ții o conferință de presă într-un spațiu restrâns, cu iluminare și ventilație slabă. Acest lucru poate afecta negativ percepția mărcii dvs.

Un loc care facilitează interacțiunea și comunicarea vă ajută să ajungeți la publicul potrivit. Dacă conferința de presă are loc pe o stradă sau o arteră aglomerată, publicul are dificultăți în a vă auzi, iar vorbitorii nu se pot concentra din cauza zgomotului excesiv.

Vorbitori și moderatori

Conferințele media implică doi jucători importanți: vorbitorul și moderatorul.

Vorbitorul reprezintă o afacere sau o companie la o conferință de presă. Ei transmit mesajul, anunță știrile și răspund la întrebările jurnaliștilor, așa că trebuie să le alegi cu înțelepciune.

Indiferent dacă vorbitorul este un membru senior sau familiarizat intim cu compania, trebuie să studieze și să se antreneze pentru eveniment. Să mergi pregătit este întotdeauna mai bine decât să mergi din mers. Spontaneitatea este apreciată, dar nu poate fi coloana vertebrală a întregului eveniment.

Vorbitorii dvs. trebuie să pregătească și să împărtășească punctele cheie în timpul conferinței de presă. Persoana care vorbește în numele clientului sau companiei dvs. trebuie să fie conștientă de potențialul control al presei și de ostilitatea atunci când se ocupă de un subiect sensibil.

Reprezentanții mass-media

După ce ați stabilit o dată, ora și locația potrivite pentru conferința de presă, puteți contacta persoanele la care doriți să participați. Luați legătura cu reporterii și jurnaliștii, organizațiile media și agențiile de presă pe care doriți să le invitați.

Subliniați întotdeauna subiectul principal și detaliile vorbitorului atunci când contactați reprezentanții media. Dacă invitați mass-media cu o săptămână sau mai mult înainte, trimiteți un e-mail de urmărire cu o zi înainte.

Scrieți și distribuiți un comunicat de presă

Un comunicat de presă este o invitație către mass-media pentru conferința de presă. Includeți data, ora și locația conferinței de presă în comunicatul dvs. de presă. De asemenea, adăugați de ce îl țineți și un cârlig convingător pentru a atrage reporterii.

Trimiteți comunicatul de presă cu cel puțin o săptămână înainte de data evenimentului. Puteți folosi software-ul de distribuire a comunicatelor de presă pentru a vă publica în masă știrile reporterilor. Luați legătura cu oamenii din media la care doriți să participați la lansare prin e-mail sau prin telefon direct, chiar dacă este vorba despre comunicatul de presă distribuit.

Elaborați un kit de presă

Un kit de presă oferă reporterilor o imagine de ansamblu asupra evenimentului și alte informații importante. Aceste truse conțin dosare cu subiectul, mesajul sau problema dvs.

Logistică

Dacă conferința de presă are loc în afara locului de muncă, este responsabilitatea dumneavoastră să supravegheați și să gestionați logistica evenimentului, inclusiv rezervările locației. Ca parte a planificării dvs., finalizați toate aranjamentele furnizorilor pentru iluminat, catering și sunet, ajutându-vă să evitați orice schimbări de ultim moment.

Începeți prin a pregăti sala în ziua conferinței. Testează tot ce vei folosi. De asemenea, creați cărți de vizită, organizați locuri suplimentare și oferiți băuturi precum apă și cafea.

În timpul unei conferințe de presă

Este ziua conferinței și ați făcut tot posibilul pentru a vă pregăti. Când sosește mass-media, salutați-le și conectați-le cu informațiile de contact. Ghidați-i la locurile lor și începeți evenimentul la timp.

Nimănui nu-i place să piardă timpul. Să începi la timp este esențial pentru succesul evenimentului tău și este imperativ pentru ca reporterii să dorească să participe la următoarea conferință de presă.

Odată ce începe conferința de presă, vorbitorul ar trebui să înceapă cu punctele principale în primele 15 minute. Apoi ar trebui să deschidă cuvântul pentru întrebări. Programați o fereastră de 45 de minute pentru întrebări, deoarece aveți doar o oră pentru a termina conferința.

Puteți avea un moderator să țină evidența timpului și să sune la reporteri. Acest lucru ajută la reducerea presiunii de pe vorbitor și la concentrarea pe a răspunde la întrebări calm și colectat.

După o conferință de presă

Felicitări! Partea cea mai stresantă este făcută. Dacă ai urmat acești pași, nu există niciun motiv pentru care conferința ta de presă să nu fie un succes răsunător.

După o conferință de presă, nu uitați să vă conectați personal cu jurnaliștii. Aceste conexiuni vă pot ajuta pe parcursul carierei dvs. de PR.

Pregătește-te pentru ce e mai rău; sa speram pentru ce e mai bine!

Conferințele de presă ar trebui să vă îmbunătățească imaginea publică, nu să o deterioreze. Pregătirea este cheia pentru a vă reprezenta mai bine compania sau clientul. Prin segregarea pregătirii pentru conferința de presă, vă puteți asigura un eveniment cu multă participare.

O conferință de presă este un alt instrument în centura unui specialist în comunicare. Aflați cum să faceți un plan de relații publice și să realizați întregul spectru al unei strategii de relații publice bine elaborate.