10 pași simpli pentru a configura un sistem telefonic VoIP

Cloud este mai mult decât un cuvânt la modă al deceniului.

Este viitorul și ne afectează viața de zi cu zi, dar de multe ori asta este la fel de profund pe cât spune explicația. Care este beneficiul real al cloud-ului? De ce aleg companiile să investească în platforme de comunicații unificate-aa-service (UCaaS) bazate pe cloud? Să aruncăm o privire mai profundă asupra unei astfel de tehnologii unificate numită Voice over Internet Protocol (VoIP), luând nor-ul cu asalt.

Ce este un sistem telefonic VoIP?

Un sistem de telefonie VoIP facilitează apelurile prin cloud în locul tradiționalului Private Branch Exchange (PBX), o rețea telefonică privată care a conectat istoric multe linii fixe de afaceri.

Este o parte a comunicațiilor și colaborării unificate (UCC) care conectează comunicațiile de afaceri la cloud. Centralizează apelurile, întâlnirile și mesajele pe o platformă unificată și permite companiilor să comunice cu echipele, clienții, furnizorii și multe altele printr-o singură aplicație pe orice dispozitiv conectat la internet.

Cu un sistem telefonic VoIP, utilizatorii pot comuta cu ușurință între apeluri vocale, conferințe video sau chiar pot utiliza funcțiile de mesagerie instantanee VoIP fără a se baza pe un telefon fix tradițional sau pe servicii celulare. Pentru a construi conexiuni mai profunde cu clienții, utilizatorii se pot baza pe VoIP cu chat video.

Soluțiile piratate împreună și dependența de dispozitivele personale nu sunt nici durabile, nici sigure. O infrastructură VoIP oferă companiilor agilitatea și flexibilitatea necesare pentru a susține un cadru de la distanță. Le permite angajaților să preia apeluri de oriunde. Acest sistem bazat pe cloud îi menține conectați și productivi, indiferent de cum sau unde își fac echipele munca.

De ce aveți nevoie pentru a configura un sistem telefonic VoIP?

Există două cerințe esențiale pentru configurarea unui sistem telefonic VoIP. În primul rând, aveți nevoie de o conexiune la internet sigură și robustă. Aceasta este puterea sistemului tău. În al doilea rând, aveți nevoie de dorința de a vă adapta la viitorul muncii. Viitorul muncii este acum și este mai flexibil ca niciodată.

Sistemul dumneavoastră ar trebui să fie scalabil, să ofere acces ușor la funcții, să asigure continuitatea și securitatea afacerii, totul la un preț accesibil. Acest angajament față de IT flexibil diferențiază afacerea dvs.

Cum să configurați un sistem telefonic VoIP în 10 pași

Configurarea unui sistem VoIP este ușoară atunci când este făcută corect. Să ne uităm la zece pași simpli pentru a configura eficient un sistem telefonic VoIP.

1. Evaluează nevoile echipei tale

Începeți prin a lua în considerare sistemul dvs. telefonic existent. Aveți linii fixe învechite sau angajați care lucrează pe dispozitive personale departe de birourile lor? În general, ar trebui să vă întrebați ce face sistemul corect și mai bine.

Asigurați-vă că înțelegeți întregul domeniu de aplicare a ceea ce aveți nevoie. Căutați doar un sistem telefonic sau un instrument de comunicații unificate all-in-one cu videoconferințe, centre de contact prin chat și multe altele?

Înțelegeți cât de importantă este mobilitatea pentru compania dvs. Aveți o forță de muncă flexibilă, hibridă sau mobilă care ar putea beneficia de o soluție flexibilă? Documentând aspectele bune, rele și urâte ale soluției tale actuale, te poți pregăti pentru succes.

2. Cercetați tipurile VoIP

Acum că ați identificat problema pe care încercați să o rezolvați, este timpul să faceți cercetări. Înțelegeți cum funcționează VoIP și diferitele sisteme disponibile.

• On-premises: O opțiune odată implicită pentru companii, adesea cunoscută ca sisteme vechi, în care o companie achiziționează hardware, inclusiv servere și switch-uri și găzduiește serviciul la fața locului. Proprietarul este responsabil pentru întreținere, actualizări și securitate.
• VoIP: VoIP este tehnologia care transmite apeluri prin rețele de date în loc de liniile telefonice tradiționale. VoIP poate fi on-premises sau bazat pe cloud.
• Hibrid: Companiile pot alege să investească într-un sistem on-premises sau să-l combine cu o soluție bazată pe cloud.
• VoIP găzduit: o soluție bazată pe cloud, care permite companiilor să renunțe la echipamentele locale. Un furnizor de VoIP găzduit găzduiește, întreține și actualizează software-ul și hardware-ul offsite și oferă conectivitate vocală de la distanță.

3. Elaborați un buget VoIP

Când comparăm sistemele VoIP, este esențial să țineți cont de costurile diferite, nu doar de costurile inițiale. Flexibilitatea, scalabilitatea și continuitatea afacerii viitoare ale unui sistem afectează, de asemenea, cheltuielile generale VoIP.

Un sistem on-premise necesită investiții inițiale, inclusiv echipamente și întreținere, în timp ce VoIP găzduit are costuri inițiale scăzute sau deloc, doar o taxă de abonament lunară previzibilă. VoIP găzduit facilitează adăugarea mai multor locații și utilizatori pe măsură ce vă scalați operațiunile.

Sistemele locale pot necesita mai mult hardware. Pe de altă parte, VoIP găzduit oferă mai multă flexibilitate utilizatorilor, este accesibil de oriunde și externalizează securitatea și întreținerea. Un abonament lunar este fără probleme pentru bugetul dvs.

4. Obțineți furnizorul potrivit

Când căutați un furnizor VoIP potrivit, puneți întrebările potrivite, obțineți o demonstrație și discutați despre implementare.

• Inspecta. Păstrați o listă de întrebări pe care să le adresați fiecărui potențial furnizor, astfel încât să puteți evalua în mod egal opțiunile. Începeți cu elementele de bază: prețuri, caracteristici, securitate și calitatea serviciilor. Citiți recenziile online despre produse și auziți de la clienți. Evaluați cum arată evaluările, loialitatea clienților, asistența pentru clienți și programele de succes. În cele din urmă, aruncați-vă în detalii despre redundanța centrului de date, aplicațiile mobile, scalabilitatea, fiabilitatea și analizele. Parcurgerea acestei liste vă oferă o mai bună înțelegere a opțiunilor dvs.
• Obțineți o demonstrație. O demonstrație vă arată cum funcționează sistemul și se integrează în stiva dvs. de tehnologie actuală.
• Discutați despre implementare. Revizuiți-vă lista pentru întrebări ulterioare. Care este faza de testare? Cât durează implementarea? Cine sprijină managementul proiectelor, instruirea și portarea numerelor?

5. Cumpărați hardware-ul și software-ul necesar

Aveți nevoie doar de detalii de bază pentru a începe, cum ar fi numele, numele și adresa de e-mail, iar următoarea extensie disponibilă se completează automat. Puteți activa drepturi, telefoane de birou sau telefoane soft într-un portal de administrare a aplicației desktop sau mobile.

Cu un sistem VoIP găzduit, lucrați în cloud, așa că aveți nevoie doar de software-ul furnizorului dvs. fără echipamente la sediu. Un telefon de birou compatibil VoIP este opțional și îl puteți achiziționa prin intermediul furnizorului dvs. sau puteți configura un telefon existent pentru a funcționa cu noul software. Utilizatorii pot descărca aplicația pentru desktop Mac/iOS sau Windows/Android sau softphone mobil.

6. Portați numerele dvs

Acum să facem totul să funcționeze. Un nou sistem VoIP nu înseamnă neapărat un nou număr de telefon de afaceri. Puteți pur și simplu să transferați un număr existent noului dvs. furnizor și să evitați orice haos de comutare. Materialele de marketing și publicitatea pot rămâne aceleași și puteți păstra clienții printr-o transformare digitală suplimentară.

Portarea numerelor are câteva lucruri de făcut și nu în ceea ce privește timpul de nefuncționare. Puteți solicita un transfer în portalul de administrare al furnizorului dvs., dar asigurați-vă că informațiile dvs. se potrivesc exact și rețineți că transferurile pot dura până la 15 zile lucrătoare.

Între timp, nu anulați serviciul anterior până când portarea nu este completă. Pentru ca sistemul dvs. să funcționeze în prima zi, puteți utiliza sistemul VoIP pentru a solicita un număr de telefon temporar și pur și simplu să direcționați apelurile prin numărul dvs. principal de afaceri.

7. Configurați sistemul VoIP

Unde se duce apelul când un client vă sună numărul de telefon principal? Gândiți-vă critic la călătoria clientului la telefon și la modul în care puteți oferi o experiență mai bună pentru clienți. Puteți configura linii directe sau extensii în interfața dvs. de administrare și puteți configura un plan de apelare pentru a mapa fluxul de apeluri.

Însoțitorul automat ajută la determinarea unde se duce un apel (de exemplu, apăsați 2 pentru gol). În continuare, puteți adăuga un program pentru a pregăti diferite setări de limbă pentru orele deschise și închise sau mesaje speciale în timpul sărbătorilor. Acum aveți instrumente suplimentare la îndemână atunci când volumul apelurilor crește, cum ar fi grupurile de apel (permițând mai multor agenți să răspundă la un apel) sau o coadă de apeluri (pentru a desemna următoarea persoană de pe linie).

8. Testează-ți rețeaua și sistemul nou instalat

Când sunteți gata să începeți, verificați puterea rețelei. Puteți face acest lucru din aplicația de asistență pentru clienți a furnizorului dvs. Înainte de a intra în direct, asigurați-vă că direcționați corect toate numerele. Nu uitați să testați!

9. Antrenează-ți echipa pentru utilizarea de zi cu zi

Până acum, am discutat toți pașii tehnici pentru succesul VoIP. Dar ai nevoie și de angajați care să înțeleagă noul sistem. Din fericire, VoIP este ușor de utilizat și este conceput pentru a vă face viața mai ușoară, nu mai grea. Toți furnizorii de top au un ghid de utilizare „începeți” și un centru de asistență pentru clienți cu articole și instrumente de resurse ușor accesibile.

Vă puteți conecta cu ușurință la contul dvs. pentru a vă seta preferințele, pentru a alege notificări prin e-mail, pentru a schimba tonul de apel și pentru a configura mesageria vocală pentru extensiile directe. Setați aplicația ca implicită pentru apelurile efectuate dacă utilizați aplicația desktop sau mobilă.

Înainte de a intra în direct, antrenează-ți echipa să testeze totul, inclusiv mesageria vocală, apelurile și mesajele text. Acest lucru îi face să se simtă confortabil cu noile sisteme și procese și îi pregătește pentru succes.

10. Monitorizați și întrețineți în mod regulat sistemul dumneavoastră VoIP

Nu intrați în panică în timp ce vă monitorizați sau întrețineți telefonul VoIP. Furnizorul dumneavoastră vă acoperă bine, așa că nu trebuie să vă faceți griji cu privire la întreținerea regulată. Furnizorul VoIP găzduit monitorizează, sprijină și actualizează sistemul dvs. Este important să căutați o comunicare consecventă a clienților despre noile actualizări sau funcții și să le transmiteți echipei dvs.

Beneficiile utilizării unui sistem telefonic VoIP

Înțelegem ce este VoIP. Știm pașii pentru a-l configura. Acum, să ne dublăm „de ce”. De ce companiile aleg VoIP găzduit?

• Flexibilitate: recenta întorsătură a evenimentelor ne-a catapultat într-o lume care necesită instrumente flexibile pentru a rămâne conectați, productivi și a lucra de oriunde. Deoarece munca flexibilă nu dispare, VoIP găzduit înseamnă că angajații tăi pot răspunde de oriunde cu o aplicație desktop sau mobilă. Cu un telefon VoIP găzduit în cloud, nu trebuie să fiți la fața locului cu dispozitive voluminoase, de modă veche.

• Cost-eficiență: VoIP este o alegere financiară inteligentă, fără hardware și întreținere costisitoare, în special IMM-urile.

• Scalabilitate: VoIP găzduit oferă flexibilitatea de a adăuga extensii prin simpla apăsare a unui buton. Puteți crește sau reduce în funcție de nevoile afacerii.

• Fiabilitate: VoIP găzduit implică mai puțin risc la descărcarea echipamentelor. După cum am văzut direct, sistemele VoIP sunt agile și rezistente la întreruperi, dezastre naturale și chiar evenimente globale.

Provocări cu un sistem telefonic VoIP

Nicio îmbunătățire tehnologică nu este imună la provocări. Cele mai frecvente provocări VoIP sunt calitatea apelurilor, scăderea sunetului sau scăderea apelurilor. Căutați un furnizor cu timp de funcționare excelent și servicii pentru clienți non-stop. În plus, investiți într-o conexiune puternică la internet - coloana vertebrală a sistemului dvs. de telefonie.

Sună toate companiile

Angajații au nevoie de muncă flexibilă, iar companiile trebuie să se adapteze nevoilor lor. Un sistem de telefonie VoIP oferă instrumentele și caracteristicile necesare pentru a răspunde acestui peisaj de afaceri în schimbare cu o soluție VoIP robustă, care este la fel de flexibilă ca forța de muncă pentru a îmbunătăți creșterea și performanța.

Utilizarea tot mai mare a soluțiilor VoIP necesită, de asemenea, o securitate îmbunătățită a aplicațiilor utilizate la locul de muncă, în special a aplicațiilor mobile. Aflați mai multe despre gestionarea aplicațiilor mobile și despre modul în care îmbunătățește conceptul de aducere propriul dispozitiv (BYOD).