10 etapas fáceis para configurar um sistema de telefonia VoIP

Cloud é mais do que apenas uma palavra da moda da década.

É o futuro e afeta nossas vidas diárias, mas muitas vezes isso é tão profundo quanto a explicação. Qual é o real benefício da nuvem? Por que as empresas optam por investir em plataformas de serviços de comunicações unificadas (UCaaS) baseadas em nuvem? Vamos dar uma olhada mais profunda em uma dessas tecnologias unificadas chamada Voice over Internet Protocol (VoIP), tomando a nuvem de assalto.

O que é um sistema de telefonia VoIP?

Um sistema de telefonia VoIP facilita as chamadas via nuvem em vez do tradicional Private Branch Exchange (PBX), uma rede telefônica privada que historicamente conectava muitos telefones fixos comerciais.

É uma parte das comunicações unificadas e colaboração (UCC) que conecta as comunicações de negócios à nuvem. Ele centraliza chamadas, reuniões e mensagens em uma plataforma unificada e permite que as empresas se comuniquem com suas equipes, clientes, fornecedores e muito mais por meio de um aplicativo em qualquer dispositivo conectado à Internet.

Com um sistema de telefonia VoIP, os usuários podem alternar facilmente entre chamadas de voz, videoconferências ou até mesmo usar os recursos de mensagens instantâneas VoIP sem depender de serviços tradicionais de telefone fixo ou celular. Para construir conexões mais profundas com os clientes, os usuários podem contar com VoIP com bate-papo por vídeo.

As soluções hackeadas e a dependência de dispositivos pessoais não são sustentáveis ​​nem seguras. Uma infraestrutura VoIP oferece às empresas agilidade e flexibilidade para suportar uma estrutura remota. Ele permite que os funcionários recebam chamadas de qualquer lugar. Esse sistema baseado em nuvem os mantém conectados e produtivos, não importa como ou onde as equipes realizam seu trabalho.

O que você precisa para configurar um sistema de telefonia VoIP?

Existem dois requisitos essenciais para configurar um sistema de telefonia VoIP. Primeiro, você precisa de uma conexão de internet segura e robusta. Esta é a força do seu sistema. Em segundo lugar, você precisa de disposição para se adaptar ao futuro do trabalho. O futuro do trabalho é agora e está mais flexível do que nunca.

Seu sistema deve ser escalável, fornecer acesso fácil aos recursos, garantir a continuidade e segurança dos negócios, tudo a um preço acessível. Esse compromisso com a TI flexível diferencia sua empresa.

Como configurar um sistema de telefonia VoIP em 10 passos

Configurar um sistema VoIP é fácil quando feito corretamente. Vejamos dez passos simples para configurar um sistema de telefonia VoIP de forma eficaz.

1. Avalie as necessidades de sua equipe

Comece considerando seu sistema telefônico existente. Você tem telefones fixos obsoletos ou funcionários trabalhando em dispositivos pessoais longe de suas mesas? No geral, você deve estar perguntando o que o sistema está fazendo certo e melhor.

Certifique-se de entender o escopo completo do que você precisa. Você está apenas procurando um sistema telefônico ou uma ferramenta de comunicação unificada tudo-em-um com videoconferência, centros de contato de bate-papo e muito mais?

Entenda a importância da mobilidade para sua empresa. Você tem uma força de trabalho flexível, híbrida ou móvel que poderia se beneficiar de uma solução flexível? Ao documentar os aspectos bons, ruins e feios da sua solução atual, você pode se preparar para o sucesso.

2. Pesquise os tipos de VoIP

Agora que você identificou o problema que está tentando resolver, é hora de fazer sua pesquisa. Entenda como funciona o VoIP e os diferentes sistemas disponíveis.

• No local: uma opção padrão para empresas, geralmente conhecida como sistemas legados, em que uma empresa compra o hardware, incluindo servidores e switches, e hospeda o serviço no local. O proprietário é responsável pela manutenção, atualizações e segurança.
• VoIP: VoIP é a tecnologia que transmite chamadas por redes de dados em vez de linhas telefônicas tradicionais. VoIP pode ser local ou baseado em nuvem.
• Híbrido: as empresas podem optar por investir em um sistema local ou combiná-lo com uma solução baseada em nuvem.
• VoIP hospedado: Uma solução baseada em nuvem, permitindo que as empresas prescindam de equipamentos locais. Um provedor de VoIP hospedado hospeda, mantém e atualiza software e hardware fora do local e fornece conectividade de voz remotamente.

3. Faça um orçamento de VoIP

Ao comparar os sistemas VoIP, é essencial ter em mente os diferentes custos, não apenas os custos iniciais. A futura flexibilidade, escalabilidade e continuidade de negócios de um sistema também afetam seus gastos gerais com VoIP.

Um sistema local requer investimentos iniciais, incluindo equipamentos e manutenção, enquanto o VoIP hospedado tem custos iniciais baixos ou inexistentes, apenas uma taxa de assinatura mensal previsível. O VoIP hospedado facilita a adição de mais locais e usuários à medida que você dimensiona suas operações.

Os sistemas locais podem exigir mais hardware. Por outro lado, o VoIP hospedado oferece mais flexibilidade aos usuários, é acessível de qualquer lugar e terceiriza a segurança e a manutenção. Uma assinatura mensal é livre de problemas para o seu orçamento.

4. Obtenha o provedor certo

Ao procurar um provedor de VoIP adequado, faça as perguntas certas, obtenha uma demonstração e discuta a implementação.

• Inspecionar. Mantenha uma lista de perguntas para fazer a cada fornecedor em potencial para que você possa avaliar igualmente as opções. Comece com o básico: preço, recursos, segurança e qualidade de serviço. Leia análises de produtos on-line e ouça os clientes. Avalie como são as classificações, a fidelidade do cliente, o suporte ao cliente e os programas de sucesso. Por fim, mergulhe nos detalhes da redundância do data center, aplicativos móveis, escalabilidade, confiabilidade e análise. Percorrer esta lista lhe dá uma melhor compreensão de suas opções.
• Obtenha uma demonstração. Uma demonstração mostra como o sistema funciona e se integra à sua pilha de tecnologia atual.
• Discuta a implementação. Revisite sua lista para perguntas de acompanhamento. Qual é a fase de teste? Quanto tempo demora a implantação? Quem apoia o gerenciamento de projetos, treinamento e portabilidade de números?

5. Compre o hardware e o software necessários

Você só precisa de detalhes básicos para começar, como nome, sobrenome e e-mail, e a próxima extensão disponível é preenchida automaticamente. Você pode habilitar direitos, telefones de mesa ou softphones em um portal de administração de aplicativos móveis ou de desktop.

Com um sistema VoIP hospedado, você trabalha na nuvem, então você só precisa do software do seu provedor sem equipamentos no local. Um telefone de mesa compatível com VoIP é opcional e você pode comprá-lo por meio de seu provedor ou configurar um telefone existente para funcionar com o novo software. Os usuários podem baixar o aplicativo para Mac/iOS ou Windows/Android desktop ou softphone móvel.

6. Transfira seus números

Agora vamos fazer tudo funcionar. Um novo sistema VoIP não significa necessariamente um novo número de telefone comercial. Você pode simplesmente transferir um número existente para seu novo provedor e evitar qualquer caos na troca. Os materiais de marketing e a publicidade podem permanecer os mesmos, e você pode reter clientes com uma transformação digital adicional.

A portabilidade de números tem alguns prós e contras em termos de tempo de inatividade. Você pode solicitar uma transferência no portal de administração do seu provedor, mas verifique se suas informações correspondem exatamente e lembre-se de que as transferências podem levar até 15 dias úteis.

Enquanto isso, não cancele seu serviço anterior até que a portabilidade seja concluída. Para colocar seu sistema em funcionamento no primeiro dia, você pode usar seu sistema VoIP para solicitar um número de telefone temporário e simplesmente encaminhar as chamadas através do seu número comercial principal.

7. Configure seu sistema VoIP

Para onde vai a chamada quando um cliente liga para seu número de telefone principal? Pense criticamente sobre a jornada do cliente no telefone e como você pode fornecer uma melhor experiência ao cliente. Você pode configurar linhas diretas ou ramais em sua interface de administração e configurar um plano de discagem para mapear seu fluxo de chamadas.

O atendedor automático ajuda a determinar para onde uma chamada está indo (por exemplo, pressione 2 para ficar em branco). Em seguida, você pode adicionar uma programação para preparar diferentes configurações de idioma para horários abertos e fechados ou mensagens especiais durante os feriados. Agora você tem ferramentas adicionais ao seu alcance quando o volume de chamadas aumenta, como grupos de toque (permitindo que vários agentes atendam uma chamada) ou uma fila de chamadas (para designar a próxima pessoa na linha).

8. Teste sua rede e o sistema recém-instalado

Quando estiver pronto para começar, verifique a força da sua rede. Você pode fazer isso no aplicativo de suporte ao cliente do seu provedor. Antes de entrar ao vivo, certifique-se de rotear todos os números corretamente. Não se esqueça de testar!

9. Treine sua equipe para o uso diário

Até agora, discutimos todas as etapas técnicas para o sucesso do VoIP. Mas você também precisa de funcionários que entendam o novo sistema. Felizmente, o VoIP é fácil de usar e projetado para tornar sua vida mais fácil, não mais difícil. Todos os principais fornecedores têm um guia do usuário “iniciar” e um hub de suporte ao cliente com artigos e ferramentas de recursos facilmente acessíveis.

Você pode facilmente fazer login em sua conta para definir suas preferências, escolher notificações por e-mail, alterar o toque e configurar o correio de voz para extensões diretas. Defina o aplicativo como padrão para chamadas de saída se você estiver usando o aplicativo para desktop ou para dispositivos móveis.

Antes de entrar ao vivo, treine sua equipe para testar tudo, incluindo correio de voz, chamadas e mensagens de texto. Isso os deixa confortáveis ​​com os novos sistemas e processos e os prepara para o sucesso.

10. Monitore e mantenha regularmente seu sistema VoIP

Não entre em pânico enquanto monitora ou faz a manutenção do seu telefone VoIP. Seu provedor cobre bem você, então você não precisa se preocupar com manutenção regular. O provedor de VoIP hospedado monitora, oferece suporte e atualiza seu sistema. É importante procurar uma comunicação consistente com o cliente sobre novas atualizações ou recursos e passá-los para sua equipe.

Benefícios de usar um sistema de telefonia VoIP

Nós entendemos o que é VoIP. Conhecemos os passos para configurá-lo. Agora, vamos dobrar o “porquê”. Por que as empresas escolhem VoIP hospedado?

• Flexibilidade: A recente reviravolta dos eventos nos catapultou para um mundo que exige ferramentas flexíveis para permanecer conectado, produtivo e trabalhar de qualquer lugar. Como o trabalho flexível não vai acabar, o VoIP hospedado significa que seus funcionários podem responder de qualquer lugar com um aplicativo de desktop ou móvel. Com um telefone VoIP hospedado na nuvem, você não precisa estar no local com dispositivos volumosos e antiquados.

• Custo-benefício: VoIP é uma escolha financeira inteligente sem hardware e manutenção caros, especialmente SMBs.

• Escalabilidade: VoIP hospedado oferece a flexibilidade de adicionar ramais com o apertar de um botão. Você pode aumentar ou diminuir a escala com base nas necessidades de negócios.

• Confiabilidade: VoIP hospedado envolve menos risco ao descarregar equipamentos. Como vimos em primeira mão, os sistemas VoIP são ágeis e resistentes a interrupções, desastres naturais e até mesmo eventos globais.

Desafios com um sistema de telefonia VoIP

Nenhuma melhoria tecnológica está imune a desafios. Os desafios VoIP mais comuns são a qualidade da chamada, queda de áudio ou queda de chamadas. Procure um provedor com excelente tempo de atividade e atendimento ao cliente 24 horas por dia. Além disso, invista em uma forte conexão com a Internet – a espinha dorsal do seu sistema telefônico.

Chamando todas as empresas

Os colaboradores exigem um trabalho flexível e as empresas têm de se adaptar às suas necessidades. Um sistema de telefonia VoIP fornece as ferramentas e recursos necessários para responder a esse cenário de negócios em constante mudança com uma solução VoIP robusta que é tão flexível quanto sua força de trabalho para aumentar o crescimento e o desempenho.

O uso crescente de soluções VoIP também exige maior segurança dos aplicativos usados ​​no local de trabalho, especialmente aplicativos móveis. Saiba mais sobre o gerenciamento de aplicativos móveis e como ele aprimora o conceito de BYOD (traga seu próprio dispositivo).