10 sencillos pasos para configurar un sistema telefónico VoIP

La nube es más que una palabra de moda de la década.

Es el futuro y afecta nuestra vida diaria, pero a menudo eso es tan profundo como la explicación. ¿Cuál es el beneficio real de la nube? ¿Por qué las empresas eligen invertir en plataformas de servicios de comunicaciones unificadas aa (UCaaS) basadas en la nube? Echemos un vistazo más profundo a una de esas tecnologías unificadas llamada Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP), que está conquistando la nube.

¿Qué es un sistema telefónico VoIP?

Un sistema telefónico VoIP facilita las llamadas a través de la nube en lugar de la tradicional centralita privada (PBX), una red telefónica privada que históricamente conectaba muchas líneas fijas comerciales.

Es una parte de las comunicaciones unificadas y la colaboración (UCC) que conecta las comunicaciones empresariales a la nube. Centraliza llamadas, reuniones y mensajes en una plataforma unificada y permite a las empresas comunicarse con sus equipos, clientes, proveedores y más a través de una aplicación en cualquier dispositivo conectado a Internet.

Con un sistema telefónico VoIP, los usuarios pueden cambiar fácilmente entre llamadas de voz, videoconferencias o incluso usar funciones de mensajería instantánea VoIP sin depender de una línea fija tradicional o servicios celulares. Para construir conexiones más profundas con los clientes, los usuarios pueden confiar en VoIP con chat de video.

Las soluciones pirateadas y la dependencia de dispositivos personales no son sostenibles ni seguras. Una infraestructura de VoIP ofrece a las empresas la agilidad y flexibilidad para soportar un marco remoto. Permite a los empleados recibir llamadas desde cualquier lugar. Este sistema basado en la nube los mantiene conectados y productivos sin importar cómo o dónde los equipos realizan su trabajo.

¿Qué se necesita para configurar un sistema telefónico VoIP?

Hay dos requisitos esenciales para configurar un sistema telefónico VoIP. Primero, necesita una conexión a Internet segura y sólida. Esta es la fuerza de su sistema. En segundo lugar, necesita la voluntad de adaptarse al futuro del trabajo. El futuro del trabajo es ahora, y es más flexible que nunca.

Su sistema debe ser escalable, proporcionar fácil acceso a las funciones, garantizar la seguridad y la continuidad del negocio, todo a un precio asequible. Este compromiso con la TI flexible distingue a su empresa.

Cómo configurar un sistema telefónico VoIP en 10 pasos

Configurar un sistema VoIP es fácil cuando se hace correctamente. Veamos diez pasos simples para configurar un sistema telefónico VoIP de manera efectiva.

1. Evalúa las necesidades de tu equipo

Comience por considerar su sistema telefónico existente. ¿Tiene teléfonos fijos obsoletos o empleados que trabajan con dispositivos personales fuera de sus escritorios? En general, debe preguntarse qué está haciendo bien y mejor el sistema.

Asegúrese de comprender el alcance completo de lo que necesita. ¿Está buscando un sistema telefónico o una herramienta de comunicaciones unificadas todo en uno con videoconferencia, centros de contacto de chat y más?

Entiende lo importante que es la movilidad para tu empresa. ¿Tiene una fuerza laboral flexible, híbrida o móvil que podría beneficiarse de una solución flexible? Al documentar los aspectos buenos, malos y desagradables de su solución actual, puede prepararse para el éxito.

2. Investigue los tipos de VoIP

Ahora que ha identificado el problema que está tratando de resolver, es hora de hacer su investigación. Comprender cómo funciona VoIP y los diferentes sistemas disponibles.

• En las instalaciones: una opción predeterminada para empresas, a menudo conocida como sistemas heredados, donde una empresa compra el hardware, incluidos servidores y conmutadores, y aloja el servicio en el sitio. El propietario es responsable del mantenimiento, las actualizaciones y la seguridad.
• VoIP: VoIP es la tecnología que transmite llamadas a través de redes de datos en lugar de las líneas telefónicas tradicionales. VoIP puede ser local o basado en la nube.
• Híbrido: las empresas pueden optar por invertir en un sistema local o combinarlo con una solución basada en la nube.
• VoIP alojado: una solución basada en la nube que permite a las empresas renunciar a los equipos locales. Un proveedor de VoIP alojado aloja, mantiene y actualiza el software y el hardware fuera del sitio y ofrece conectividad de voz de forma remota.

3. Calcule un presupuesto de VoIP

Al comparar los sistemas de VoIP, es fundamental tener en cuenta los diferentes costos, no solo los costos iniciales. La futura flexibilidad, escalabilidad y continuidad comercial de un sistema también afectan su gasto total en VoIP.

Un sistema en las instalaciones requiere inversiones iniciales, incluido el equipo y el mantenimiento, mientras que VoIP alojado tiene costos iniciales bajos o nulos, solo una tarifa de suscripción mensual predecible. VoIP alojado facilita agregar más ubicaciones y usuarios a medida que escala sus operaciones.

Los sistemas locales pueden requerir más hardware. Por otro lado, VoIP alojado ofrece más flexibilidad a los usuarios, es accesible desde cualquier lugar y subcontrata la seguridad y el mantenimiento. Una suscripción mensual es sin problemas para su presupuesto.

4. Obtenga el proveedor adecuado

Cuando busque un proveedor de VoIP adecuado, haga las preguntas correctas, obtenga una demostración y analice la implementación.

• Inspeccionar. Mantenga una lista de verificación de preguntas para hacerle a cada proveedor potencial para que pueda evaluar igualmente las opciones. Comience con lo básico: precios, funciones, seguridad y calidad del servicio. Lea reseñas de productos en línea y escuche a los clientes. Evalúe cómo son las calificaciones, la lealtad del cliente, la atención al cliente y los programas de éxito. Finalmente, profundice en los detalles de la redundancia del centro de datos, las aplicaciones móviles, la escalabilidad, la confiabilidad y el análisis. Revisar esta lista le da una mejor comprensión de sus opciones.
• Obtenga una demostración. Una demostración le muestra cómo funciona el sistema y cómo se integra en su pila tecnológica actual.
• Discutir la implementación. Revise su lista para preguntas de seguimiento. ¿Qué es la fase de prueba? ¿Cuánto tiempo lleva el despliegue? ¿Quién apoya la gestión de proyectos, la formación y la portabilidad de números?

5. Compra el hardware y software necesario

Solo necesita detalles básicos para comenzar, como nombre, apellido y correo electrónico, y la siguiente extensión disponible se completa automáticamente. Puede habilitar derechos, teléfonos de escritorio o softphones dentro de un portal de administración de aplicaciones móviles o de escritorio.

Con un sistema de VoIP alojado, trabaja en la nube, por lo que solo necesita el software de su proveedor sin equipo local. Un teléfono de escritorio compatible con VoIP es opcional y puede comprarlo a través de su proveedor o configurar un teléfono existente para que funcione con el nuevo software. Los usuarios pueden descargar la aplicación para Mac/iOS o Windows/Android o softphone móvil.

6. Porte sus números

Ahora hagamos que todo funcione. Un nuevo sistema de VoIP no significa necesariamente un nuevo número de teléfono comercial. Simplemente puede transferir un número existente a su nuevo proveedor y evitar cualquier caos de cambio. Los materiales de marketing y la publicidad pueden permanecer igual, y puede retener a los clientes con una transformación digital adicional.

La portabilidad de números tiene algunos pros y contras en términos de tiempo de inactividad. Puede solicitar una transferencia en el portal de administración de su proveedor, pero asegúrese de que su información coincida exactamente y recuerde que las transferencias pueden demorar hasta 15 días hábiles.

Mientras tanto, no cancele su servicio anterior hasta que se complete la transferencia. Para que su sistema esté listo y funcionando desde el primer día, puede usar su sistema VoIP para solicitar un número de teléfono temporal y simplemente enrutar las llamadas a través de su número comercial principal.

7. Configura tu sistema VoIP

¿Adónde va la llamada cuando un cliente llama a su número de teléfono principal? Piense críticamente sobre el viaje del cliente por teléfono y cómo puede brindar una mejor experiencia al cliente. Puede configurar líneas directas o extensiones dentro de su interfaz de administración y configurar un plan de marcación para mapear su flujo de llamadas.

La operadora automática ayuda a determinar hacia dónde se dirige una llamada (p. ej., presione 2 para dejar en blanco). A continuación, puede agregar un horario para preparar diferentes configuraciones de idioma para horarios abiertos y cerrados o mensajes especiales durante las vacaciones. Ahora tiene herramientas adicionales al alcance de su mano cuando aumenta el volumen de llamadas, como grupos de llamada (que permite que varios agentes respondan una llamada) o una cola de llamadas (para designar a la siguiente persona en la línea).

8. Pruebe su red y el sistema recién instalado

Cuando esté listo para comenzar, verifique la fuerza de su red. Puede hacerlo desde la aplicación de atención al cliente de su proveedor. Antes de publicar, asegúrese de enrutar todos los números correctamente. ¡No olvides probar!

9. Entrena a tu equipo para el uso diario

Hasta ahora, hemos discutido todos los pasos técnicos para el éxito de VoIP. Pero también necesita empleados que entiendan el nuevo sistema. Afortunadamente, VoIP es fácil de usar y está diseñado para hacer su vida más fácil, no más difícil. Todos los principales proveedores tienen una guía de usuario de "inicio" y un centro de atención al cliente con artículos y herramientas de recursos de fácil acceso.

Puede iniciar sesión fácilmente en su cuenta para configurar sus preferencias, elegir notificaciones por correo electrónico, cambiar el tono de llamada y configurar el correo de voz para extensiones directas. Configure la aplicación como predeterminada para las llamadas salientes si está utilizando la aplicación de escritorio o móvil.

Antes de comenzar, capacite a su equipo para probar todo, incluido el correo de voz, las llamadas y los mensajes de texto. Esto los hace sentir cómodos con los nuevos sistemas y procesos y los prepara para el éxito.

10. Monitoree y mantenga regularmente su sistema VoIP

No entre en pánico mientras monitorea o mantiene su teléfono VoIP. Su proveedor lo cubre bien, por lo que no necesita preocuparse por el mantenimiento regular. El proveedor de VoIP alojado supervisa, admite y actualiza su sistema. Es importante buscar una comunicación constante con el cliente sobre nuevas actualizaciones o funciones y transmitirlas a su equipo.

Beneficios de usar un sistema telefónico VoIP

Entendemos lo que es VoIP. Conocemos los pasos para configurarlo. Ahora, dupliquemos el "por qué". ¿Por qué las empresas eligen VoIP alojado?

• Flexibilidad: el giro reciente de los acontecimientos nos catapultó a un mundo que requiere herramientas flexibles para mantenerse conectado, productivo y trabajar desde cualquier lugar. Dado que el trabajo flexible no va a desaparecer, VoIP alojado significa que sus empleados pueden responder desde cualquier lugar con una aplicación de escritorio o móvil. Con un teléfono VoIP alojado en la nube, no tiene que estar en el sitio con dispositivos voluminosos y anticuados.

• Rentabilidad: VoIP es una opción financiera inteligente sin hardware ni mantenimiento costosos, especialmente para las PYMES.

• Escalabilidad: VoIP alojado ofrece la flexibilidad de agregar extensiones con solo presionar un botón. Puede escalar hacia arriba o hacia abajo en función de las necesidades comerciales.

• Confiabilidad: VoIP alojado implica menos riesgo al descargar equipos. Como hemos visto de primera mano, los sistemas de VoIP son ágiles y resistentes a interrupciones, desastres naturales e incluso eventos globales.

Desafíos con un sistema telefónico VoIP

Ninguna mejora tecnológica es inmune a los desafíos. Los desafíos de VoIP más comunes son la calidad de las llamadas, el audio interrumpido o las llamadas interrumpidas. Busque un proveedor con excelente tiempo de actividad y servicio al cliente las 24 horas. Además, invierta en una buena conexión a Internet, la columna vertebral de su sistema telefónico.

Llamando a todas las empresas

Los empleados exigen un trabajo flexible y las empresas tienen que adaptarse a sus necesidades. Un sistema de telefonía VoIP proporciona las herramientas y funciones necesarias para responder a este panorama empresarial cambiante con una solución sólida de VoIP que es tan flexible como su fuerza laboral para mejorar el crecimiento y el rendimiento.

El uso cada vez mayor de soluciones de VoIP también requiere una mayor seguridad de las aplicaciones utilizadas en el lugar de trabajo, especialmente las aplicaciones móviles. Obtenga más información sobre la administración de aplicaciones móviles y cómo mejora el concepto de traer su propio dispositivo (BYOD).