10 semplici passaggi per configurare un sistema telefonico VoIP

Cloud è più di una semplice parola d'ordine del decennio.

È il futuro e influenza la nostra vita quotidiana, ma spesso è tanto profondo quanto la spiegazione. Qual è il vero vantaggio del cloud? Perché le aziende scelgono di investire in piattaforme di servizi aa (UCaaS) di comunicazioni unificate basate su cloud? Diamo uno sguardo più approfondito a una di queste tecnologie unificate chiamata Voice over Internet Protocol (VoIP), che sta conquistando il cloud.

Che cos'è un sistema telefonico VoIP?

Un sistema telefonico VoIP facilita le chiamate tramite il cloud invece del tradizionale Private Branch Exchange (PBX), una rete telefonica privata che storicamente collegava molte linee fisse aziendali.

Fa parte delle comunicazioni unificate e della collaborazione (UCC) che collega le comunicazioni aziendali al cloud. Centralizza chiamate, riunioni e messaggi su una piattaforma unificata e consente alle aziende di comunicare con i propri team, clienti, fornitori e altro attraverso un'unica applicazione su qualsiasi dispositivo connesso a Internet.

Con un sistema telefonico VoIP, gli utenti possono passare facilmente tra chiamate vocali, videoconferenze o persino utilizzare le funzioni di messaggistica istantanea VoIP senza fare affidamento sui tradizionali servizi di rete fissa o cellulare. Per costruire connessioni più profonde con i clienti, gli utenti possono fare affidamento su VoIP con chat video.

Le soluzioni hackerate e la dipendenza dai dispositivi personali non sono né sostenibili né sicure. Un'infrastruttura VoIP offre alle aziende l'agilità e la flessibilità per supportare un framework remoto. Consente ai dipendenti di rispondere alle chiamate da qualsiasi luogo. Questo sistema basato su cloud li mantiene connessi e produttivi, indipendentemente da come o dove i team svolgono il loro lavoro.

Di cosa hai bisogno per configurare un sistema telefonico VoIP?

Ci sono due requisiti essenziali per la creazione di un sistema telefonico VoIP. Innanzitutto, è necessaria una connessione Internet sicura e robusta. Questa è la forza del tuo sistema. In secondo luogo, è necessaria la volontà di adattarsi al futuro del lavoro. Il futuro del lavoro è adesso ed è più flessibile che mai.

Il tuo sistema dovrebbe essere scalabile, fornire un facile accesso alle funzionalità, garantire continuità aziendale e sicurezza, il tutto a un prezzo accessibile. Questo impegno per l'IT flessibile contraddistingue la tua azienda.

Come configurare un sistema telefonico VoIP in 10 passaggi

La configurazione di un sistema VoIP è facile se eseguita correttamente. Diamo un'occhiata a dieci semplici passaggi per configurare un sistema telefonico VoIP in modo efficace.

1. Valuta le esigenze della tua squadra

Inizia considerando il tuo sistema telefonico esistente. Hai fissi obsoleti o dipendenti che lavorano su dispositivi personali lontano dalle loro scrivanie? Nel complesso, dovresti chiederti cosa sta facendo il sistema in modo corretto e migliore.

Assicurati di comprendere l'intera portata di ciò di cui hai bisogno. Stai solo cercando un sistema telefonico o uno strumento di comunicazione unificato all-in-one con videoconferenza, chat contact center e altro?

Comprendi quanto sia importante la mobilità per la tua azienda. Avete una forza lavoro flessibile, ibrida o mobile che potrebbe trarre vantaggio da una soluzione flessibile? Documentando gli aspetti buoni, cattivi e brutti della tua attuale soluzione, puoi prepararti al successo.

2. Ricerca tipi di VoIP

Ora che hai identificato il problema che stai cercando di risolvere, è il momento di fare le tue ricerche. Comprendi come funziona il VoIP e i diversi sistemi disponibili.

• On-premise: un'opzione una volta predefinita per le aziende, spesso note come sistemi legacy, in cui un'azienda acquista l'hardware, inclusi server e switch, e ospita il servizio in loco. Il proprietario è responsabile della manutenzione, degli aggiornamenti e della sicurezza.
• VoIP: VoIP è la tecnologia che trasmette le chiamate su reti dati anziché su linee telefoniche tradizionali. Il VoIP può essere on-premise o basato su cloud.
• Ibrido: le aziende possono scegliere di investire in un sistema on-premise o combinarlo con una soluzione basata su cloud.
• Hosted VoIP: una soluzione basata su cloud, che consente alle aziende di rinunciare alle apparecchiature locali. Un provider VoIP ospitato ospita, mantiene e aggiorna software e hardware fuori sede e fornisce connettività vocale in remoto.

3. Elabora un budget VoIP

Quando si confrontano i sistemi VoIP, è essenziale tenere a mente diversi costi, non solo i costi iniziali. La futura flessibilità, scalabilità e continuità aziendale di un sistema influiscono anche sulla spesa VoIP complessiva.

Un sistema on-premise richiede investimenti anticipati, incluse attrezzature e manutenzione, mentre il VoIP in hosting ha costi iniziali bassi o nulli, solo una tariffa di abbonamento mensile prevedibile. Hosted VoIP semplifica l'aggiunta di più sedi e utenti man mano che si ridimensionano le operazioni.

I sistemi locali potrebbero richiedere più hardware. D'altra parte, il VoIP ospitato offre maggiore flessibilità agli utenti, è accessibile da qualsiasi luogo ed esternalizza sicurezza e manutenzione. Un abbonamento mensile è senza problemi per il tuo budget.

4. Trova il fornitore giusto

Quando cerchi un provider VoIP adatto, fai le domande giuste, ottieni una demo e discuti l'implementazione.

• Ispezionare. Tieni un elenco di domande da porre a ciascun potenziale fornitore in modo da poter valutare equamente le opzioni. Inizia con le basi: prezzi, funzionalità, sicurezza e qualità del servizio. Leggi le recensioni dei prodotti online e ascolta i clienti. Valuta come appaiono le valutazioni, la fedeltà dei clienti, l'assistenza clienti e i programmi di successo. Infine, approfondisci i dettagli della ridondanza del data center, delle app mobili, della scalabilità, dell'affidabilità e dell'analisi. Passare attraverso questo elenco ti dà una migliore comprensione delle tue opzioni.
• Ottieni una demo. Una demo ti mostra come funziona il sistema e come si integra nel tuo attuale stack tecnologico.
• Discutere l'implementazione. Rivedi l'elenco per le domande di follow-up. Qual è la fase di prova? Quanto tempo richiede la distribuzione? Chi supporta la gestione dei progetti, la formazione e la portabilità dei numeri?

5. Acquista l'hardware e il software necessari

Hai solo bisogno di dettagli di base per iniziare, come nome, cognome ed e-mail, e l'estensione successiva disponibile viene popolata automaticamente. Puoi abilitare diritti, telefoni fissi o softphone all'interno di un portale di amministrazione di app desktop o mobili.

Con un sistema VoIP in hosting, lavori sul cloud, quindi hai solo bisogno del software del tuo provider senza apparecchiature locali. Un telefono fisso compatibile con VoIP è opzionale e puoi acquistarlo tramite il tuo provider o configurare un telefono esistente per funzionare con il nuovo software. Gli utenti possono scaricare l'app per Mac/iOS o Windows/Android desktop o softphone mobile.

6. Porta i tuoi numeri

Ora facciamo funzionare tutto. Un nuovo sistema VoIP non significa necessariamente un nuovo numero di telefono aziendale. Puoi semplicemente trasferire un numero esistente al tuo nuovo provider ed evitare qualsiasi caos di cambio. I materiali di marketing e la pubblicità possono rimanere gli stessi e puoi fidelizzare i clienti con un'ulteriore trasformazione digitale.

Il porting dei numeri ha alcune cose da fare e da non fare in termini di tempi di inattività. Puoi richiedere un trasferimento nel portale di amministrazione del tuo provider, ma assicurati che le tue informazioni corrispondano esattamente e ricorda che i trasferimenti possono richiedere fino a 15 giorni lavorativi.

Nel frattempo, non annullare il servizio precedente fino al completamento del porting. Per far funzionare il tuo sistema fin dal primo giorno, puoi utilizzare il tuo sistema VoIP per richiedere un numero di telefono temporaneo e semplicemente indirizzare le chiamate attraverso il tuo numero aziendale principale.

7. Configura il tuo sistema VoIP

Dove va la chiamata quando un cliente chiama il tuo numero di telefono principale? Pensa in modo critico al percorso del cliente al telefono e a come puoi fornire una migliore esperienza del cliente. È possibile impostare linee dirette o interni all'interno dell'interfaccia di amministrazione e impostare un dial plan per mappare il flusso delle chiamate.

L'assistente automatico aiuta a determinare dove sta andando una chiamata (ad esempio, premere 2 per vuoto). Successivamente, puoi aggiungere una pianificazione per preparare diverse impostazioni della lingua per orari di apertura e chiusura o messaggi speciali durante le vacanze. Ora hai strumenti aggiuntivi a portata di mano quando il volume delle chiamate aumenta, come i gruppi di suoneria (consentendo a più agenti di rispondere a una chiamata) o una coda di chiamata (per designare la prossima persona sulla linea).

8. Testare la rete e il sistema appena installato

Quando sei pronto per iniziare, controlla la forza della tua rete. Puoi farlo dall'app di assistenza clienti del tuo provider. Prima di trasmettere in diretta, assicurati di instradare correttamente tutti i numeri. Non dimenticare di testare!

9. Allena la tua squadra per l'uso quotidiano

Finora, abbiamo discusso tutti i passaggi tecnici per il successo del VoIP. Ma hai anche bisogno di dipendenti che comprendano il nuovo sistema. Fortunatamente, VoIP è facile da usare e progettato per semplificarti la vita, non più difficile. Tutti i principali fornitori hanno una guida per l'utente "per iniziare" e un hub di assistenza clienti con articoli e strumenti di risorse facilmente accessibili.

Puoi accedere facilmente al tuo account per impostare le tue preferenze, scegliere le notifiche e-mail, cambiare la suoneria e impostare la segreteria telefonica per gli interni diretti. Imposta l'app come predefinita per le chiamate in uscita se utilizzi l'app desktop o mobile.

Prima di trasmettere in diretta, addestra il tuo team a testare tutto, inclusi segreteria telefonica, chiamate e messaggi di testo. Questo li mette a proprio agio con i nuovi sistemi e processi e li prepara al successo.

10. Monitorare e mantenere regolarmente il proprio sistema VoIP

Non farti prendere dal panico durante il monitoraggio o la manutenzione del tuo telefono VoIP. Il tuo provider ti copre bene, quindi non devi preoccuparti della manutenzione regolare. Il provider VoIP ospitato monitora, supporta e aggiorna il tuo sistema. È importante cercare comunicazioni coerenti con i clienti su nuovi aggiornamenti o funzionalità e passarle al tuo team.

Vantaggi dell'utilizzo di un sistema telefonico VoIP

Capiamo cos'è il VoIP. Conosciamo i passaggi per configurarlo. Ora, raddoppiamo il "perché". Perché le aziende scelgono il VoIP in hosting?

• Flessibilità: la recente svolta degli eventi ci ha catapultati in un mondo che richiede strumenti flessibili per rimanere connessi, produttivi e lavorare da qualsiasi luogo. Dal momento che il lavoro flessibile non scompare, il VoIP ospitato significa che i tuoi dipendenti possono rispondere da qualsiasi luogo con un'app desktop o mobile. Con un telefono VoIP ospitato su cloud, non è necessario essere in loco con dispositivi ingombranti e antiquati.

• Economicità: il VoIP è una scelta finanziaria intelligente senza hardware e manutenzione costosi, in particolare per le PMI.

• Scalabilità: Hosted VoIP offre la flessibilità di aggiungere estensioni con la semplice pressione di un pulsante. È possibile aumentare o diminuire in base alle esigenze aziendali.

• Affidabilità: il VoIP in hosting comporta meno rischi durante lo scarico delle apparecchiature. Come abbiamo visto in prima persona, i sistemi VoIP sono agili e resistenti a interruzioni, disastri naturali e persino eventi globali.

Sfide con un sistema telefonico VoIP

Nessun miglioramento tecnologico è immune da sfide. Le sfide VoIP più comuni sono la qualità delle chiamate, l'interruzione dell'audio o le chiamate interrotte. Cerca un fornitore con tempi di attività eccellenti e un servizio clienti 24 ore su 24. Inoltre, investi in una forte connessione Internet, la spina dorsale del tuo sistema telefonico.

Chiamando tutte le aziende

I dipendenti richiedono un lavoro flessibile e le aziende devono adattarsi alle loro esigenze. Un sistema telefonico VoIP fornisce gli strumenti e le funzionalità necessari per rispondere a questo panorama aziendale in evoluzione con una solida soluzione VoIP flessibile quanto la tua forza lavoro per migliorare la crescita e le prestazioni.

Il crescente utilizzo di soluzioni VoIP richiede anche una maggiore sicurezza delle app utilizzate sul posto di lavoro, in particolare le app mobili. Scopri di più sulla gestione delle app mobili e su come migliora il concetto BYOD (Bring Your Own Device).