10 простых шагов для настройки телефонной системы VoIP

Облако — это больше, чем просто модное слово десятилетия.

Это будущее, и оно влияет на нашу повседневную жизнь, но часто это настолько глубокое объяснение, насколько оно возможно. В чем реальная польза облака? Почему компании предпочитают инвестировать в облачные платформы унифицированных коммуникаций как услуги (UCaaS)? Давайте более подробно рассмотрим одну из таких унифицированных технологий под названием «Передача голоса по Интернет-протоколу» (VoIP), взявшую штурмом облако.

Что такое телефонная система VoIP?

Телефонная система VoIP облегчает звонки через облако вместо традиционной телефонной станции (PBX), частной телефонной сети, которая исторически соединяла многие стационарные телефоны для бизнеса.

Это часть объединенных коммуникаций и совместной работы (UCC), которая соединяет бизнес-коммуникации с облаком. Он централизует звонки, встречи и сообщения на единой платформе и позволяет предприятиям общаться со своими командами, клиентами, поставщиками и другими пользователями через одно приложение на любом устройстве, подключенном к Интернету.

С телефонной системой VoIP пользователи могут легко переключаться между голосовыми вызовами, видеоконференциями или даже использовать функции обмена мгновенными сообщениями VoIP, не полагаясь на традиционные стационарные или сотовые услуги. Чтобы установить более тесные связи с клиентами, пользователи могут использовать VoIP с видеочатом.

Взломанные решения и зависимость от персональных устройств не являются ни устойчивыми, ни безопасными. Инфраструктура VoIP предлагает предприятиям маневренность и гибкость для поддержки удаленной инфраструктуры. Это позволяет сотрудникам принимать звонки из любой точки мира. Эта облачная система позволяет им оставаться на связи и продуктивно работать независимо от того, как и где команда выполняет свою работу.

Что нужно для настройки системы VoIP-телефонии?

Есть два основных требования для настройки телефонной системы VoIP. Во-первых, вам нужно безопасное и надежное подключение к Интернету. В этом сила вашей системы. Во-вторых, вам нужна готовность адаптироваться к будущей работе. Будущее работы уже сейчас, и оно более гибкое, чем когда-либо.

Ваша система должна быть масштабируемой, обеспечивать легкий доступ к функциям, обеспечивать непрерывность бизнеса и безопасность, и все это по доступной цене. Эта приверженность гибким ИТ отличает ваш бизнес.

Как настроить телефонную систему VoIP за 10 шагов

Настройка системы VoIP проста, если все сделано правильно. Давайте рассмотрим десять простых шагов для эффективной настройки телефонной системы VoIP.

1. Оцените потребности вашей команды

Начните с рассмотрения вашей существующей телефонной системы. У вас есть устаревшие стационарные телефоны или сотрудники, работающие на личных устройствах вдали от своих рабочих мест? В целом, вы должны спросить, что система делает правильно и лучше.

Убедитесь, что вы понимаете весь спектр того, что вам нужно. Вы просто ищете телефонную систему или универсальный инструмент для унифицированных коммуникаций с видеоконференциями, чатами, контакт-центрами и многим другим?

Поймите, насколько важна мобильность для вашей компании. У вас есть гибкая, гибридная или мобильная рабочая сила, которая могла бы извлечь выгоду из гибкого решения? Документируя положительные, отрицательные и отрицательные аспекты вашего текущего решения, вы можете настроить себя на успех.

2. Исследуйте типы VoIP

Теперь, когда вы определили проблему, которую пытаетесь решить, пришло время провести исследование. Поймите, как работает VoIP и какие системы доступны.

• Локально: когда-то вариант по умолчанию для предприятий, часто известный как устаревшие системы, когда компания покупает оборудование, включая серверы и коммутаторы, и размещает службу на месте. Владелец несет ответственность за обслуживание, обновления и безопасность.
• VoIP: VoIP — это технология, которая передает вызовы по сетям передачи данных вместо традиционных телефонных линий. VoIP может быть локальным или облачным.
• Гибрид: компании могут инвестировать в локальную систему или комбинировать ее с облачным решением.
• Hosted VoIP: облачное решение, позволяющее предприятиям отказаться от локального оборудования. Хостинг-провайдер VoIP размещает, обслуживает и обновляет программное и аппаратное обеспечение за пределами офиса, а также удаленно обеспечивает голосовую связь.

3. Разработайте бюджет VoIP

При сравнении систем VoIP важно учитывать разные затраты, а не только первоначальные затраты. Будущая гибкость, масштабируемость и непрерывность бизнеса системы также влияют на общие расходы на VoIP.

Локальная система требует предварительных инвестиций, включая оборудование и техническое обслуживание, в то время как размещенная VoIP имеет низкие или нулевые первоначальные затраты, только предсказуемую ежемесячную абонентскую плату. Hosted VoIP позволяет легко добавлять больше местоположений и пользователей по мере масштабирования вашей деятельности.

Для локальных систем может потребоваться дополнительное оборудование. С другой стороны, размещенный VoIP предлагает пользователям большую гибкость, доступен из любого места, а безопасность и обслуживание выполняются на стороне. Ежемесячная подписка без проблем для вашего бюджета.

4. Найдите подходящего провайдера

При поиске подходящего провайдера VoIP задайте правильные вопросы, получите демонстрацию и обсудите реализацию.

• Осмотреть. Держите контрольный список вопросов, чтобы задать каждому потенциальному поставщику, чтобы вы могли в равной степени оценить варианты. Начните с основ: цены, функции, безопасность и качество обслуживания. Прочитайте обзоры продуктов в Интернете и узнайте мнение клиентов. Оцените, как выглядят рейтинги, лояльность клиентов, поддержка клиентов и программы успеха. Наконец, погрузитесь в детали резервирования центра обработки данных, мобильных приложений, масштабируемости, надежности и аналитики. Просматривая этот список, вы лучше понимаете свои варианты.
• Получить демо. Демонстрация показывает, как система работает и интегрируется в ваш текущий технологический стек.
• Обсудить реализацию. Пересмотрите свой список, чтобы задать дополнительные вопросы. Что такое тестовый этап? Сколько времени занимает развертывание? Кто поддерживает управление проектами, обучение и перенос номеров?

5. Купите необходимое оборудование и программное обеспечение

Для начала вам нужны только основные данные, такие как имя, фамилия и адрес электронной почты, а следующее доступное расширение заполняется автоматически. Вы можете включить права, настольные телефоны или софтфоны на портале администрирования настольных или мобильных приложений.

С размещенной системой VoIP вы работаете в облаке, поэтому вам нужно только программное обеспечение вашего провайдера без локального оборудования. Настольный телефон, совместимый с VoIP, не является обязательным, и вы можете приобрести его у своего провайдера или настроить существующий телефон для работы с новым программным обеспечением. Пользователи могут загрузить приложение для настольного компьютера Mac/iOS или Windows/Android или мобильного софтфона.

6. Перенесите свои номера

Теперь заставим все работать. Новая система VoIP не обязательно означает новый рабочий телефонный номер. Вы можете просто перенести существующий номер на нового провайдера и избежать путаницы при переключении. Маркетинговые материалы и реклама могут остаться прежними, а вы сможете удерживать клиентов за счет дополнительной цифровой трансформации.

Перенос номера имеет несколько правил и запретов с точки зрения времени простоя. Вы можете запросить перевод на портале администратора вашего провайдера, но убедитесь, что ваша информация точно совпадает, и помните, что перевод может занять до 15 рабочих дней.

Тем временем не отменяйте предыдущую услугу, пока перенос не будет завершен. Чтобы ваша система заработала в первый же день, вы можете использовать свою систему VoIP для запроса временного номера телефона и просто перенаправлять вызовы через свой основной рабочий номер.

7. Настройте свою систему VoIP

Куда направляется звонок, когда клиент звонит на ваш основной номер телефона? Критически подумайте о пути клиента по телефону и о том, как вы можете улучшить качество обслуживания клиентов. Вы можете настроить прямые линии или добавочные номера в интерфейсе администратора, а также настроить абонентскую группу для сопоставления потока вызовов.

Автооператор помогает определить, куда идет вызов (например, нажмите 2, чтобы пропустить). Затем вы можете добавить расписание для подготовки различных языковых настроек для часов работы и закрытия или специальных сообщений в праздничные дни. Теперь у вас под рукой есть дополнительные инструменты при увеличении объема вызовов, такие как группы звонков (позволяющие нескольким операторам отвечать на вызов) или очередь вызовов (для назначения следующего человека на линии).

8. Проверьте свою сеть и только что установленную систему.

Когда вы будете готовы начать, проверьте надежность вашей сети. Вы можете сделать это из приложения поддержки клиентов вашего провайдера. Перед выходом в эфир убедитесь, что вы правильно маршрутизируете все номера. Не забудьте протестировать!

9. Обучите свою команду повседневному использованию

До сих пор мы обсудили все технические шаги для успеха VoIP. Но вам также нужны сотрудники, которые понимают новую систему. К счастью, VoIP удобен в использовании и призван облегчить, а не усложнить вашу жизнь. У всех ведущих поставщиков есть руководство пользователя для начала работы и центр поддержки клиентов с легкодоступными статьями и инструментами.

Вы можете легко войти в свою учетную запись, чтобы установить свои предпочтения, выбрать уведомления по электронной почте, изменить мелодию звонка и настроить голосовую почту для прямых расширений. Установите приложение по умолчанию для исходящих вызовов, если вы используете настольное или мобильное приложение.

Перед выходом в эфир научите свою команду тестировать все, включая голосовую почту, звонки и обмен текстовыми сообщениями. Это делает их удобными для новых систем и процессов и настраивает их на успех.

10. Регулярно контролируйте и обслуживайте свою систему VoIP.

Не паникуйте во время мониторинга или обслуживания вашего VoIP-телефона. Ваш провайдер хорошо покрывает вас, поэтому вам не нужно беспокоиться о регулярном обслуживании. Хостинг-провайдер VoIP отслеживает, поддерживает и обновляет вашу систему. Важно следить за постоянным информированием клиентов о новых обновлениях или функциях и передавать их своей команде.

Преимущества использования системы VoIP-телефонии

Мы понимаем, что такое VoIP. Мы знаем шаги по настройке. Теперь давайте удвоим «почему». Почему предприятия выбирают хостинг VoIP?

• Гибкость: Недавний поворот событий привел нас в мир, требующий гибких инструментов, чтобы оставаться на связи, продуктивно работать из любого места. Поскольку гибкая работа никуда не делась, хостинг VoIP означает, что ваши сотрудники могут отвечать из любого места с помощью настольного или мобильного приложения. Благодаря размещенному в облаке VoIP-телефону вам не нужно находиться на месте с громоздкими старомодными устройствами.

• Экономическая эффективность: VoIP — это разумный финансовый выбор без дорогостоящего оборудования и обслуживания, особенно для малого и среднего бизнеса.

• Масштабируемость. Хостинг VoIP позволяет добавлять расширения одним нажатием кнопки. Вы можете увеличить или уменьшить масштаб в зависимости от потребностей бизнеса.

• Надежность: хостинг VoIP предполагает меньший риск при разгрузке оборудования. Как мы убедились на собственном опыте, системы VoIP гибки и устойчивы к сбоям в работе, стихийным бедствиям и даже глобальным событиям.

Проблемы с телефонной системой VoIP

Ни одно технологическое усовершенствование не застраховано от проблем. Наиболее распространенными проблемами VoIP являются качество связи, пропадание звука или пропущенные вызовы. Ищите поставщика с отличным временем безотказной работы и круглосуточным обслуживанием клиентов. Кроме того, инвестируйте в надежное подключение к Интернету — основу вашей телефонной системы.

Обзвон всех предприятий

Сотрудники требуют гибкой работы, и компании должны приспосабливаться к их потребностям. Телефонная система VoIP предоставляет необходимые инструменты и функции для реагирования на этот меняющийся бизнес-ландшафт с помощью надежного решения VoIP, которое так же гибко, как и ваши сотрудники, для повышения роста и производительности.

Растущее использование решений VoIP также требует повышения безопасности приложений, используемых на рабочем месте, особенно мобильных приложений. Узнайте больше об управлении мобильными приложениями и о том, как оно улучшает концепцию использования собственных устройств (BYOD).