VoIP 전화 시스템을 설정하는 10가지 쉬운 단계

클라우드는 10년의 유행어 그 이상입니다.

그것은 미래이고 우리의 일상 생활에 영향을 주지만 종종 설명이 가해지는 만큼 깊습니다. 클라우드의 진정한 이점은 무엇입니까? 기업이 클라우드 기반 UCaaS(Unified Communications-aa-service) 플랫폼에 투자하는 이유는 무엇입니까? 클라우드를 폭풍으로 몰아넣고 있는 VoIP(Voice over Internet Protocol)라는 통합 기술에 대해 자세히 살펴보겠습니다.

VoIP 전화 시스템이란 무엇입니까?

VoIP 전화 시스템은 역사적으로 많은 비즈니스 유선 전화를 연결했던 사설 전화 네트워크인 기존 PBX(Private Branch Exchange) 대신 클라우드를 통한 통화를 용이하게 합니다.

비즈니스 커뮤니케이션을 클라우드에 연결하는 UCC(통합 커뮤니케이션 및 협업)의 일부입니다. 통합 플랫폼에서 통화, 회의 및 메시지를 중앙 집중화하고 기업이 인터넷에 연결된 모든 장치에서 하나의 애플리케이션을 통해 팀, 고객, 공급업체 등과 통신할 수 있습니다.

VoIP 전화 시스템을 사용하면 기존의 유선 전화 또는 셀룰러 서비스에 의존하지 않고도 음성 통화, 화상 회의 또는 VoIP 인스턴트 메시징 기능 사이를 쉽게 전환할 수 있습니다. 고객과 더 깊은 관계를 구축하기 위해 사용자는 화상 채팅과 함께 VoIP에 의존할 수 있습니다.

함께 해킹된 솔루션과 개인 장치에 대한 의존은 지속 가능하지도 안전하지도 않습니다. VoIP 인프라는 기업에 원격 프레임워크를 지원할 수 있는 민첩성과 유연성을 제공합니다. 직원이 어디에서나 전화를 받을 수 있습니다. 이 클라우드 기반 시스템은 팀이 작업을 수행하는 방법과 장소에 관계없이 연결성과 생산성을 유지합니다.

VoIP 전화 시스템을 설정하려면 무엇이 필요합니까?

VoIP 전화 시스템을 설정하기 위한 두 가지 필수 요구 사항이 있습니다. 첫째, 안전하고 강력한 인터넷 연결이 필요합니다. 이것이 시스템의 강점입니다. 둘째, 직업의 미래에 적응하려는 의지가 필요합니다. 업무의 미래는 지금이며 그 어느 때보다 유연합니다.

시스템은 확장 가능해야 하고 기능에 쉽게 액세스할 수 있어야 하며 비즈니스 연속성과 보안을 모두 합리적인 가격에 보장해야 합니다. 유연한 IT에 대한 이러한 약속은 귀하의 비즈니스를 차별화합니다.

10단계로 VoIP 전화 시스템을 설정하는 방법

올바르게 완료되면 VoIP 시스템을 설정하기 쉽습니다. VoIP 전화 시스템을 효과적으로 구성하기 위한 10가지 간단한 단계를 살펴보겠습니다.

1. 팀의 요구 사항 평가

기존 전화 시스템을 고려하여 시작하십시오. 사용하지 않는 유선 전화 또는 직원이 책상에서 떨어진 곳에서 개인 장치로 작업하고 있습니까? 전반적으로 시스템이 올바르고 더 나은 작업을 수행하고 있는지 물어봐야 합니다.

필요한 것의 전체 범위를 이해했는지 확인하십시오. 전화 시스템이나 화상 회의, 채팅 컨택 센터 등을 갖춘 올인원 통합 커뮤니케이션 도구를 찾고 계십니까?

회사에서 이동성이 얼마나 중요한지 이해하십시오. 유연한 솔루션의 이점을 누릴 수 있는 유연한 하이브리드 또는 모바일 인력이 있습니까? 현재 솔루션의 좋은 점, 나쁜 점 및 못생긴 측면을 문서화하여 성공을 위한 준비를 할 수 있습니다.

2. VoIP 유형 조사

해결하려는 문제를 확인했으므로 이제 조사를 수행할 차례입니다. VoIP 작동 방식과 사용 가능한 다양한 시스템을 이해합니다.

• 온프레미스: 기업이 서버와 스위치를 포함한 하드웨어를 구매하고 현장에서 서비스를 호스팅하는 레거시 시스템으로 알려진 기업용 기본 옵션입니다. 소유자는 유지 관리, 업데이트 및 보안에 대한 책임이 있습니다.
• VoIP: VoIP는 기존 전화선 대신 데이터 네트워크를 통해 통화를 전송하는 기술입니다. VoIP는 온프레미스 또는 클라우드 기반일 수 있습니다.
• 하이브리드: 기업은 온프레미스 시스템에 투자하거나 클라우드 기반 솔루션과 결합할 수 있습니다.
• 호스팅 VoIP: 기업이 온프레미스 장비를 사용할 필요가 없도록 하는 클라우드 기반 솔루션입니다. 호스팅된 VoIP 공급자는 오프사이트에서 소프트웨어 및 하드웨어를 호스팅, 유지 관리 및 업데이트하고 원격으로 음성 연결을 제공합니다.

3. VoIP 예산 계산

VoIP 시스템을 비교할 때 초기 비용뿐만 아니라 다양한 비용을 염두에 두는 것이 중요합니다. 시스템의 미래 유연성, 확장성 및 비즈니스 연속성은 전체 VoIP 지출에도 영향을 미칩니다.

온프레미스 시스템은 장비 및 유지 관리를 포함한 초기 투자가 필요하지만 호스팅 VoIP는 초기 비용이 낮거나 전혀 없으며 예측 가능한 월 구독료만 있습니다. 호스팅 VoIP를 사용하면 작업을 확장함에 따라 더 많은 위치와 사용자를 쉽게 추가할 수 있습니다.

온프레미스 시스템에는 더 많은 하드웨어가 필요할 수 있습니다. 반면에 호스팅 VoIP는 사용자에게 더 많은 유연성을 제공하고 어디서나 액세스할 수 있으며 보안 및 유지 관리를 아웃소싱합니다. 월간 구독은 예산에 비해 번거롭지 않습니다.

4. 적절한 공급자를 확보하십시오

적합한 VoIP 공급자를 찾을 때 올바른 질문을 하고 데모를 보고 구현에 대해 논의하십시오.

• 검사합니다. 옵션을 동등하게 평가할 수 있도록 각 잠재적 공급업체에 질문할 체크리스트를 유지하십시오. 가격, 기능, 보안 및 서비스 품질과 같은 기본 사항부터 시작하십시오. 온라인 제품 리뷰를 읽고 고객의 의견을 듣습니다. 평가, 고객 충성도, 고객 지원 및 성공 프로그램이 어떤 모습인지 평가하십시오. 마지막으로 데이터 센터 이중화, 모바일 앱, 확장성, 안정성 및 분석에 대한 세부 정보를 살펴보십시오. 이 목록을 살펴보면 옵션을 더 잘 이해할 수 있습니다.
• 데모를 받으세요. 데모는 시스템이 어떻게 작동하고 현재 기술 스택에 통합되는지 보여줍니다.
• 구현에 대해 논의합니다. 후속 질문에 대한 목록을 다시 방문하십시오. 테스트 단계는 무엇입니까? 배포 시간은 얼마나 걸립니까? 누가 프로젝트 관리, 교육 및 번호 이전을 지원합니까?

5. 필요한 하드웨어 및 소프트웨어 구입

이름, 성 및 이메일과 같은 기본 세부 정보만 있으면 시작하면 다음으로 사용 가능한 확장 프로그램이 자동으로 채워집니다. 데스크톱 또는 모바일 앱 관리 포털 내에서 권한, 유선 전화 또는 소프트폰을 활성화할 수 있습니다.

호스팅된 VoIP 시스템을 사용하면 클라우드에서 작업하므로 사내 장비 없이 공급자의 소프트웨어만 있으면 됩니다. VoIP 호환 탁상 전화는 선택 사항이며 공급자를 통해 구입하거나 새 소프트웨어와 함께 작동하도록 기존 전화를 설정할 수 있습니다. 사용자는 Mac/iOS 또는 Windows/Android 데스크톱 또는 모바일 소프트폰용 앱을 다운로드할 수 있습니다.

6. 번호 이전

이제 모두 작동하도록 합시다. 새로운 VoIP 시스템이 반드시 새로운 비즈니스 전화번호를 의미하는 것은 아닙니다. 기존 번호를 새 공급자에게 이전하기만 하면 전환 혼란을 피할 수 있습니다. 마케팅 자료와 광고는 그대로 유지될 수 있으며 추가된 디지털 혁신으로 고객을 유지할 수 있습니다.

번호 이식에는 가동 중지 시간과 관련하여 몇 가지 해야 할 사항과 하지 말아야 할 사항이 있습니다. 제공업체의 관리 포털에서 이전을 요청할 수 있지만 정보가 정확히 일치하는지 확인하고 이전에는 영업일 기준 최대 15일이 소요될 수 있습니다.

그 동안에는 이전이 완료될 때까지 이전 서비스를 취소하지 마십시오. 첫날 시스템을 가동하고 실행하려면 VoIP 시스템을 사용하여 임시 전화 번호를 요청하고 기본 비즈니스 번호를 통해 통화를 라우팅하면 됩니다.

7. VoIP 시스템 구성

고객이 기본 전화번호로 전화를 걸면 통화는 어디로 가나요? 전화를 통한 고객 여정과 더 나은 고객 경험을 제공할 수 있는 방법에 대해 비판적으로 생각하십시오. 관리 인터페이스 내에서 직통 회선 또는 내선 번호를 설정하고 통화 흐름을 매핑하는 다이얼 플랜을 설정할 수 있습니다.

자동 교환은 통화가 어디로 가는지 확인하는 데 도움이 됩니다(예: 공백인 경우 2번 누름). 다음으로 일정을 추가하여 휴일 동안의 영업 시간과 휴무 시간 또는 특별 메시지에 대해 다른 언어 설정을 준비할 수 있습니다. 이제 통화량이 증가할 때 링 그룹(여러 상담원이 통화에 응답할 수 있음) 또는 통화 대기열(회선의 다음 사람 지정)과 같은 추가 도구를 손쉽게 사용할 수 있습니다.

8. 네트워크 및 새로 설치된 시스템 테스트

시작할 준비가 되면 네트워크의 강도를 확인하십시오. 공급자의 고객 지원 앱에서 이 작업을 수행할 수 있습니다. 실시간 스트리밍을 시작하기 전에 모든 번호를 올바르게 라우팅했는지 확인하세요. 테스트를 잊지 마세요!

9. 일상적인 사용을 위해 팀 훈련

지금까지 VoIP 성공을 위한 모든 기술적 단계에 대해 논의했습니다. 그러나 새로운 시스템을 이해하는 직원도 필요합니다. 운 좋게도 VoIP는 사용자 친화적이며 삶을 더 어렵게 만드는 것이 아니라 더 쉽게 만들도록 설계되었습니다. 모든 상위 공급업체에는 "시작하기" 사용자 가이드와 쉽게 액세스할 수 있는 리소스 문서 및 도구가 포함된 고객 지원 허브가 있습니다.

계정에 쉽게 로그인하여 기본 설정을 지정하고, 이메일 알림을 선택하고, 벨소리를 변경하고, 직접 확장을 위한 음성 메일을 설정할 수 있습니다. 데스크톱 또는 모바일 앱을 사용하는 경우 앱을 발신 전화의 기본값으로 설정합니다.

라이브를 시작하기 전에 음성 메일, 통화 및 문자 메시지를 포함한 모든 것을 테스트하도록 팀을 교육하십시오. 이를 통해 새로운 시스템과 프로세스에 익숙해지고 성공할 수 있습니다.

10. VoIP 시스템을 정기적으로 모니터링하고 유지 관리하십시오.

VoIP 전화를 모니터링하거나 유지 관리하는 동안 당황하지 마십시오. 서비스 제공자가 귀하를 잘 보호하므로 정기적인 유지 관리에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 호스팅된 VoIP 공급자는 시스템을 모니터링, 지원 및 업데이트합니다. 새로운 업데이트나 기능에 대한 일관된 고객 커뮤니케이션을 찾아 팀에 전달하는 것이 중요합니다.

VoIP 전화 시스템 사용의 이점

우리는 VoIP가 무엇인지 이해합니다. 우리는 그것을 설정하는 단계를 알고 있습니다. 이제 "왜"에 대해 자세히 살펴보겠습니다. 기업이 호스팅 VoIP를 선택하는 이유는 무엇입니까?

• 유연성: 최근 상황이 바뀌면서 우리는 연결 상태를 유지하고 생산성을 유지하며 어디서나 작업할 수 있는 유연한 도구가 필요한 세상이 되었습니다. 유연한 작업이 사라지지 않기 때문에 호스팅 VoIP는 직원이 데스크탑이나 모바일 앱으로 어디서나 응답할 수 있음을 의미합니다. 클라우드 호스팅 VoIP 전화를 사용하면 부피가 크고 구식 장치를 가지고 현장에 있을 필요가 없습니다.

• 비용 효율성: VoIP는 특히 SMB와 같이 값비싼 하드웨어와 유지 관리가 필요 없는 현명한 재정적 선택입니다.

• 확장성: Hosted VoIP는 버튼을 눌러 확장을 추가할 수 있는 유연성을 제공합니다. 비즈니스 요구 사항에 따라 확장하거나 축소할 수 있습니다.

• 안정성: 호스팅 VoIP는 장비 오프로드 시 위험이 적습니다. 우리가 직접 보았듯이 VoIP 시스템은 정전, 자연 재해 및 글로벌 이벤트에 민첩하고 탄력적입니다.

VoIP 전화 시스템의 문제점

어떠한 기술적 개선도 도전에 영향을 받지 않습니다. 가장 일반적인 VoIP 문제는 통화 품질, 오디오 끊김 또는 통화 끊김입니다. 뛰어난 가동 시간과 24시간 고객 서비스를 제공하는 공급자를 찾으십시오. 또한 전화 시스템의 중추인 강력한 인터넷 연결에 투자하십시오.

모든 업체에 전화 걸기

직원들은 유연한 근무를 요구하고 회사는 그들의 요구에 적응해야 합니다. VoIP 전화 시스템은 성장과 성과를 향상시키기 위해 인력만큼 유연한 강력한 VoIP 솔루션으로 이러한 변화하는 비즈니스 환경에 대응하는 데 필요한 도구와 기능을 제공합니다.

VoIP 솔루션의 사용이 증가함에 따라 직장에서 사용되는 앱, 특히 모바일 앱의 보안도 향상되어야 합니다. 모바일 앱 관리 와 BYOD(bring-your-own-device) 개념을 향상시키는 방법 에 대해 자세히 알아보십시오 .