10 einfache Schritte zum Einrichten eines VoIP-Telefonsystems

Cloud ist mehr als nur ein Schlagwort des Jahrzehnts.

Es ist die Zukunft und beeinflusst unser tägliches Leben, aber oft ist das so tief wie die Erklärung geht. Was ist der wirkliche Vorteil der Cloud? Warum entscheiden sich Unternehmen dafür, in Cloud-basierte Unified Communications-aa-Service (UCaaS)-Plattformen zu investieren? Werfen wir einen genaueren Blick auf eine solche einheitliche Technologie namens Voice over Internet Protocol (VoIP), die die Cloud im Sturm erobert.

Was ist eine VoIP-Telefonanlage?

Ein VoIP-Telefonsystem ermöglicht Anrufe über die Cloud statt über die traditionelle Private Branch Exchange (PBX), ein privates Telefonnetz, das in der Vergangenheit viele geschäftliche Festnetzanschlüsse verbunden hat.

Es ist Teil von Unified Communications and Collaboration (UCC), das die Geschäftskommunikation mit der Cloud verbindet. Es zentralisiert Anrufe, Besprechungen und Nachrichten auf einer einheitlichen Plattform und ermöglicht es Unternehmen, mit ihren Teams, Kunden, Lieferanten und mehr über eine Anwendung auf jedem mit dem Internet verbundenen Gerät zu kommunizieren.

Mit einem VoIP-Telefonsystem können Benutzer problemlos zwischen Sprachanrufen und Videokonferenzen wechseln oder sogar VoIP-Instant-Messaging-Funktionen nutzen, ohne auf traditionelle Festnetz- oder Mobilfunkdienste angewiesen zu sein. Um tiefere Verbindungen zu Kunden aufzubauen, können sich Benutzer auf VoIP mit Video-Chat verlassen.

Zusammengehackte Lösungen und die Abhängigkeit von persönlichen Geräten sind weder nachhaltig noch sicher. Eine VoIP-Infrastruktur bietet Unternehmen die Agilität und Flexibilität, um ein Remote-Framework zu unterstützen. Es ermöglicht Mitarbeitern, Anrufe von überall entgegenzunehmen. Dieses Cloud-basierte System hält sie verbunden und produktiv, egal wie oder wo Teams ihre Arbeit erledigen.

Was benötigen Sie, um eine VoIP-Telefonanlage einzurichten?

Für die Einrichtung einer VoIP-Telefonanlage gibt es zwei wesentliche Voraussetzungen. Zunächst benötigen Sie eine sichere und robuste Internetverbindung. Das ist die Stärke Ihres Systems. Zweitens brauchen Sie die Bereitschaft, sich an die Zukunft der Arbeit anzupassen. Die Zukunft der Arbeit ist jetzt und sie ist flexibler denn je.

Ihr System sollte skalierbar sein, einfachen Zugriff auf Funktionen bieten, Geschäftskontinuität und Sicherheit gewährleisten und das alles zu einem erschwinglichen Preis. Dieses Engagement für eine flexible IT hebt Ihr Unternehmen von anderen ab.

So richten Sie in 10 Schritten eine VoIP-Telefonanlage ein

Die Einrichtung eines VoIP-Systems ist einfach, wenn es richtig gemacht wird. Schauen wir uns zehn einfache Schritte an, um ein VoIP-Telefonsystem effektiv zu konfigurieren.

1. Bewerten Sie die Bedürfnisse Ihres Teams

Betrachten Sie zunächst Ihr vorhandenes Telefonsystem. Haben Sie veraltete Festnetzanschlüsse oder Mitarbeiter, die an privaten Geräten außerhalb ihrer Schreibtische arbeiten? Insgesamt sollten Sie sich fragen, was das System richtig und besser macht.

Stellen Sie sicher, dass Sie den vollen Umfang dessen verstehen, was Sie benötigen. Suchen Sie nur nach einem Telefonsystem oder einem All-in-One-Unified-Communications-Tool mit Videokonferenzen, Chat-Kontaktzentren und mehr?

Verstehen Sie, wie wichtig Mobilität für Ihr Unternehmen ist. Haben Sie eine flexible, hybride oder mobile Belegschaft, die von einer flexiblen Lösung profitieren könnte? Indem Sie die guten, schlechten und hässlichen Aspekte Ihrer aktuellen Lösung dokumentieren, können Sie sich auf den Erfolg einstellen.

2. Erforschen Sie VoIP-Typen

Nachdem Sie nun das Problem identifiziert haben, das Sie zu lösen versuchen, ist es an der Zeit, Ihre Nachforschungen anzustellen. Machen Sie sich mit der Funktionsweise von VoIP und den verschiedenen verfügbaren Systemen vertraut.

• On-Premises: Eine einmalige Standardoption für Unternehmen, oft als Legacy-Systeme bezeichnet, bei der ein Unternehmen die Hardware, einschließlich Server und Switches, kauft und den Service vor Ort hostet. Der Eigentümer ist für Wartung, Updates und Sicherheit verantwortlich.
• VoIP: VoIP ist die Technologie, die Anrufe über Datennetze statt über herkömmliche Telefonleitungen überträgt. VoIP kann lokal oder cloudbasiert sein.
• Hybrid: Unternehmen können in ein On-Premises-System investieren oder es mit einer Cloud-basierten Lösung kombinieren.
• Gehostetes VoIP: Eine Cloud-basierte Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, auf lokale Geräte zu verzichten. Ein gehosteter VoIP-Anbieter hostet, wartet und aktualisiert Software und Hardware extern und stellt Sprachverbindungen aus der Ferne bereit.

3. Erarbeiten Sie ein VoIP-Budget

Beim Vergleich von VoIP-Systemen ist es wichtig, die unterschiedlichen Kosten im Auge zu behalten, nicht nur die Vorabkosten. Die zukünftige Flexibilität, Skalierbarkeit und Geschäftskontinuität eines Systems wirken sich auch auf Ihre VoIP-Gesamtausgaben aus.

Ein lokales System erfordert Vorabinvestitionen, einschließlich Ausrüstung und Wartung, während gehostetes VoIP geringe oder keine Vorabkosten hat, sondern nur eine vorhersehbare monatliche Abonnementgebühr. Gehostetes VoIP macht es einfach, weitere Standorte und Benutzer hinzuzufügen, wenn Sie Ihren Betrieb skalieren.

Lokale Systeme erfordern möglicherweise mehr Hardware. Auf der anderen Seite bietet gehostetes VoIP den Benutzern mehr Flexibilität, ist von überall aus zugänglich und lagert Sicherheit und Wartung aus. Ein monatliches Abonnement ist problemlos für Ihr Budget.

4. Holen Sie sich den richtigen Anbieter

Stellen Sie bei der Suche nach einem geeigneten VoIP-Anbieter die richtigen Fragen, holen Sie sich eine Demo und besprechen Sie die Umsetzung.

• Prüfen. Führen Sie eine Checkliste mit Fragen, die Sie jedem potenziellen Anbieter stellen können, damit Sie Optionen gleichermaßen bewerten können. Beginnen Sie mit den Grundlagen: Preise, Funktionen, Sicherheit und Servicequalität. Lesen Sie Online-Produktbewertungen und hören Sie von den Kunden. Bewerten Sie, wie die Bewertungen, die Kundenbindung, der Kundensupport und die Erfolgsprogramme aussehen. Tauchen Sie schließlich in die Details der Rechenzentrumsredundanz, mobile Apps, Skalierbarkeit, Zuverlässigkeit und Analytik ein. Wenn Sie diese Liste durchgehen, erhalten Sie ein besseres Verständnis Ihrer Optionen.
• Holen Sie sich eine Demo. Eine Demo zeigt Ihnen, wie das System funktioniert und sich in Ihren aktuellen Tech-Stack integriert.
• Umsetzung besprechen. Überprüfen Sie Ihre Liste für Folgefragen. Was ist die Testphase? Wie lange dauert die Bereitstellung? Wer unterstützt Projektmanagement, Schulung und Nummernportierung?

5. Kaufen Sie die notwendige Hard- und Software

Sie benötigen nur grundlegende Details, um loszulegen, wie Vorname, Nachname und E-Mail, und die nächste verfügbare Erweiterung wird automatisch ausgefüllt. Sie können Berechtigungen, Tischtelefone oder Softphones in einem Verwaltungsportal für Desktop- oder mobile Apps aktivieren.

Mit einem gehosteten VoIP-System arbeiten Sie in der Cloud, sodass Sie nur die Software Ihres Anbieters ohne lokale Geräte benötigen. Ein VoIP-kompatibles Tischtelefon ist optional und Sie können es über Ihren Anbieter erwerben oder ein vorhandenes Telefon so einrichten, dass es mit der neuen Software funktioniert. Benutzer können die App für Mac/iOS oder Windows/Android Desktop oder mobiles Softphone herunterladen.

6. Portieren Sie Ihre Nummern

Lassen Sie uns jetzt alles zum Laufen bringen. Ein neues VoIP-System bedeutet nicht zwangsläufig eine neue geschäftliche Telefonnummer. Sie können eine bestehende Nummer einfach zu Ihrem neuen Anbieter übertragen und vermeiden so das Wechselchaos. Marketingmaterialien und Werbung können gleich bleiben, und Sie können Kunden mit einer zusätzlichen digitalen Transformation binden.

Die Nummernportierung hat ein paar Dos und Don'ts in Bezug auf Ausfallzeiten. Sie können eine Überweisung im Verwaltungsportal Ihres Anbieters anfordern, aber stellen Sie sicher, dass Ihre Informationen genau übereinstimmen, und denken Sie daran, dass Überweisungen bis zu 15 Werktage dauern können.

Kündigen Sie in der Zwischenzeit Ihren bisherigen Dienst nicht, bis die Portierung abgeschlossen ist. Um Ihr System am ersten Tag einsatzbereit zu machen, können Sie Ihr VoIP-System verwenden, um eine temporäre Telefonnummer anzufordern und Anrufe einfach über Ihre primäre Geschäftsnummer weiterzuleiten.

7. Konfigurieren Sie Ihr VoIP-System

Wohin geht der Anruf, wenn ein Kunde Ihre primäre Telefonnummer anruft? Denken Sie kritisch über die Customer Journey am Telefon nach und wie Sie ein besseres Kundenerlebnis bieten können. Sie können Direktleitungen oder Nebenstellen innerhalb Ihrer Admin-Oberfläche einrichten und einen Wählplan einrichten, um Ihren Anruffluss abzubilden.

Die automatische Weitervermittlung hilft dabei festzustellen, wohin ein Anruf geht (z. B. drücken Sie 2 für leer). Als Nächstes können Sie einen Zeitplan hinzufügen, um verschiedene Spracheinstellungen für Öffnungs- und Schließzeiten oder spezielle Nachrichten während der Feiertage vorzubereiten. Wenn das Anrufaufkommen zunimmt, stehen Ihnen jetzt zusätzliche Tools zur Verfügung, z. B. Rufgruppen (mit denen mehrere Agenten einen Anruf entgegennehmen können) oder eine Anrufwarteschlange (um die nächste Person in der Leitung zu bestimmen).

8. Testen Sie Ihr Netzwerk und das neu installierte System

Wenn Sie bereit sind, loszulegen, überprüfen Sie die Stärke Ihres Netzwerks. Sie können dies über die Kundensupport-App Ihres Anbieters tun. Bevor Sie live gehen, vergewissern Sie sich, dass Sie alle Nummern richtig weitergeleitet haben. Testen nicht vergessen!

9. Schulen Sie Ihr Team für den täglichen Einsatz

Bisher haben wir alle technischen Schritte für den VoIP-Erfolg besprochen. Aber man braucht auch Mitarbeiter, die das neue System verstehen. Glücklicherweise ist VoIP benutzerfreundlich und darauf ausgelegt, Ihnen das Leben leichter und nicht schwerer zu machen. Alle Top-Anbieter verfügen über ein „Erste Schritte“-Benutzerhandbuch und einen Kundensupport-Hub mit leicht zugänglichen Ressourcenartikeln und Tools.

Sie können sich einfach bei Ihrem Konto anmelden, um Ihre Einstellungen festzulegen, E-Mail-Benachrichtigungen auszuwählen, den Klingelton zu ändern und Voicemail für direkte Nebenstellen einzurichten. Legen Sie die App als Standard für ausgehende Anrufe fest, wenn Sie die Desktop- oder mobile App verwenden.

Bevor Sie live gehen, schulen Sie Ihr Team darin, alles zu testen, einschließlich Voicemail, Anrufe und Textnachrichten. Das macht sie mit den neuen Systemen und Prozessen vertraut und bereitet sie auf Erfolg vor.

10. Überwachen und warten Sie Ihr VoIP-System regelmäßig

Keine Panik beim Überwachen oder Warten Ihres VoIP-Telefons. Ihr Anbieter deckt Sie gut ab, sodass Sie sich keine Gedanken über die regelmäßige Wartung machen müssen. Gehosteter VoIP-Anbieter überwacht, unterstützt und aktualisiert Ihr System. Es ist wichtig, nach konsistenter Kundenkommunikation über neue Updates oder Funktionen zu suchen und diese an Ihr Team weiterzuleiten.

Vorteile der Verwendung einer VoIP-Telefonanlage

Wir verstehen, was VoIP ist. Wir kennen die Schritte zur Einrichtung. Lassen Sie uns nun das „Warum“ verdoppeln. Warum entscheiden sich Unternehmen für gehostetes VoIP?

• Flexibilität: Die jüngsten Ereignisse haben uns in eine Welt katapultiert, die flexible Tools erfordert, um in Verbindung zu bleiben, produktiv zu sein und von überall aus zu arbeiten. Da flexibles Arbeiten nicht aufhört, bedeutet gehostetes VoIP, dass Ihre Mitarbeiter von überall mit einer Desktop- oder mobilen App antworten können. Mit einem in der Cloud gehosteten VoIP-Telefon müssen Sie nicht mit sperrigen, altmodischen Geräten vor Ort sein.

• Kosteneffizienz: VoIP ist eine kluge finanzielle Wahl ohne teure Hardware und Wartung, insbesondere für KMUs.

• Skalierbarkeit: Gehostetes VoIP bietet die Flexibilität, Nebenstellen per Knopfdruck hinzuzufügen. Sie können je nach Geschäftsanforderungen nach oben oder unten skalieren.

• Zuverlässigkeit: Gehostetes VoIP birgt ein geringeres Risiko beim Auslagern von Geräten. Wie wir aus erster Hand gesehen haben, sind VoIP-Systeme agil und widerstandsfähig gegenüber Ausfällen, Naturkatastrophen und sogar globalen Ereignissen.

Herausforderungen bei einer VoIP-Telefonanlage

Keine technologische Verbesserung ist immun gegen Herausforderungen. Die häufigsten VoIP-Herausforderungen sind Anrufqualität, Audiounterbrechungen oder unterbrochene Anrufe. Suchen Sie nach einem Anbieter mit ausgezeichneter Betriebszeit und Kundenservice rund um die Uhr. Investieren Sie außerdem in eine starke Internetverbindung – das Rückgrat Ihrer Telefonanlage.

Aufruf an alle Unternehmen

Mitarbeiter fordern flexibles Arbeiten und Unternehmen müssen sich an deren Bedürfnisse anpassen. Ein VoIP-Telefonsystem bietet die notwendigen Tools und Funktionen, um auf diese sich verändernde Geschäftslandschaft mit einer robusten VoIP-Lösung zu reagieren, die so flexibel wie Ihre Mitarbeiter ist, um Wachstum und Leistung zu steigern.

Die zunehmende Nutzung von VoIP-Lösungen erfordert auch eine verbesserte Sicherheit von Apps, die am Arbeitsplatz verwendet werden, insbesondere von mobilen Apps. Erfahren Sie mehr über das Mobile App Management und wie es das Bring-Your-Own-Device (BYOD)-Konzept verbessert.