10 prostych kroków, aby skonfigurować system telefoniczny VoIP

Chmura to coś więcej niż tylko modne hasło dekady.

To przyszłość i wpływa na nasze codzienne życie, ale często jest to tak głębokie, jak to się tłumaczy. Jaka jest prawdziwa zaleta chmury? Dlaczego firmy decydują się inwestować w oparte na chmurze platformy ujednoliconej komunikacji aa-usług (UCaaS)? Przyjrzyjmy się bliżej jednej z takich zunifikowanych technologii o nazwie Voice over Internet Protocol (VoIP), która szturmem zdobywa chmurę.

Co to jest system telefoniczny VoIP?

System telefoniczny VoIP umożliwia połączenia za pośrednictwem chmury zamiast tradycyjnej prywatnej centrali telefonicznej (PBX), prywatnej sieci telefonicznej, która w przeszłości łączyła wiele firmowych linii stacjonarnych.

Jest to część ujednoliconej komunikacji i współpracy (UCC), która łączy komunikację biznesową z chmurą. Centralizuje połączenia, spotkania i wiadomości na ujednoliconej platformie i pozwala firmom komunikować się z ich zespołami, klientami, dostawcami i innymi osobami za pośrednictwem jednej aplikacji na dowolnym urządzeniu podłączonym do Internetu.

Dzięki systemowi telefonicznemu VoIP użytkownicy mogą łatwo przełączać się między połączeniami głosowymi, wideokonferencjami, a nawet korzystać z funkcji wiadomości błyskawicznych VoIP bez konieczności korzystania z tradycyjnych usług telefonii stacjonarnej lub komórkowej. Aby budować głębsze relacje z klientami, użytkownicy mogą polegać na VoIP z czatem wideo.

Rozwiązania hakowane razem i poleganie na urządzeniach osobistych nie są ani trwałe, ani bezpieczne. Infrastruktura VoIP zapewnia firmom sprawność i elastyczność obsługi zdalnej platformy. Umożliwia pracownikom odbieranie połączeń z dowolnego miejsca. Ten oparty na chmurze system zapewnia im łączność i produktywność bez względu na to, jak i gdzie zespoły wykonują swoją pracę.

Czego potrzebujesz, aby skonfigurować system telefoniczny VoIP?

Istnieją dwa zasadnicze wymagania dotyczące konfiguracji systemu telefonicznego VoIP. Po pierwsze, potrzebujesz bezpiecznego i solidnego połączenia internetowego. To jest siła twojego systemu. Po drugie, potrzebujesz chęci dostosowania się do przyszłości pracy. Przyszłość pracy jest teraz i jest bardziej elastyczna niż kiedykolwiek.

Twój system powinien być skalowalny, zapewniać łatwy dostęp do funkcji, zapewniać ciągłość biznesową i bezpieczeństwo, a wszystko to w przystępnej cenie. To zaangażowanie w elastyczne IT wyróżnia Twoją firmę.

Jak skonfigurować system telefoniczny VoIP w 10 krokach

Konfiguracja systemu VoIP jest łatwa, jeśli zostanie wykonana prawidłowo. Przyjrzyjmy się dziesięciu prostym krokom, aby skutecznie skonfigurować system telefoniczny VoIP.

1. Oceń potrzeby swojego zespołu

Zacznij od rozważenia istniejącego systemu telefonicznego. Czy masz przestarzałe telefony stacjonarne lub pracowników pracujących na urządzeniach osobistych z dala od swoich biurek? Ogólnie rzecz biorąc, powinieneś zapytać, co system robi dobrze i lepiej.

Upewnij się, że rozumiesz pełny zakres tego, czego potrzebujesz. Szukasz tylko systemu telefonicznego lub wszechstronnego narzędzia do ujednoliconej komunikacji z wideokonferencjami, centrami kontaktowymi na czacie i nie tylko?

Zrozum, jak ważna jest dla Twojej firmy mobilność. Czy masz elastyczną, hybrydową lub mobilną siłę roboczą, która mogłaby skorzystać na elastycznym rozwiązaniu? Dokumentując dobre, złe i brzydkie aspekty obecnego rozwiązania, możesz osiągnąć sukces.

2. Zbadaj typy VoIP

Teraz, gdy już zidentyfikowałeś problem, który próbujesz rozwiązać, nadszedł czas na przeprowadzenie badań. Dowiedz się, jak działa VoIP i różne dostępne systemy.

• Lokalnie: niegdyś domyślna opcja dla firm, często znana jako starsze systemy, w której firma kupuje sprzęt, w tym serwery i przełączniki, i hostuje usługę na miejscu. Właściciel jest odpowiedzialny za konserwację, aktualizacje i bezpieczeństwo.
• VoIP: VoIP to technologia, która przesyła połączenia przez sieci danych zamiast tradycyjnych linii telefonicznych. VoIP może działać lokalnie lub w chmurze.
• Hybrydowy: firmy mogą zdecydować się na inwestycję w system lokalny lub połączyć go z rozwiązaniem opartym na chmurze.
• Hosted VoIP: rozwiązanie oparte na chmurze, które umożliwia firmom rezygnację ze sprzętu lokalnego. Hostowany dostawca VoIP hostuje, konserwuje i aktualizuje oprogramowanie i sprzęt poza siedzibą firmy oraz zapewnia łączność głosową zdalnie.

3. Opracuj budżet VoIP

Porównując systemy VoIP, należy pamiętać o różnych kosztach, a nie tylko o kosztach początkowych. Przyszła elastyczność systemu, skalowalność i ciągłość biznesowa również wpływają na ogólne wydatki na VoIP.

System lokalny wymaga początkowych inwestycji, w tym sprzętu i konserwacji, podczas gdy hostowana VoIP ma niskie lub żadne koszty początkowe, a jedynie przewidywalną miesięczną opłatę abonamentową. Hosted VoIP ułatwia dodawanie większej liczby lokalizacji i użytkowników w miarę skalowania działalności.

Systemy lokalne mogą wymagać więcej sprzętu. Z drugiej strony hostowana technologia VoIP zapewnia użytkownikom większą elastyczność, jest dostępna z dowolnego miejsca oraz zapewnia outsourcing bezpieczeństwa i konserwacji. Miesięczna subskrypcja jest bezproblemowa dla Twojego budżetu.

4. Znajdź odpowiedniego dostawcę

Szukając odpowiedniego dostawcy VoIP, zadaj właściwe pytania, zdobądź demo i omów wdrożenie.

• Sprawdzać. Zachowaj listę kontrolną pytań, które możesz zadać każdemu potencjalnemu dostawcy, abyś mógł równie dobrze ocenić opcje. Zacznij od podstaw: cen, funkcji, bezpieczeństwa i jakości usług. Przeczytaj recenzje produktów online i wysłuchaj opinii klientów. Oceń, jak wyglądają oceny, lojalność klientów, obsługa klienta i programy sukcesu. Na koniec zapoznaj się ze szczegółami nadmiarowości centrum danych, aplikacji mobilnych, skalowalności, niezawodności i analiz. Przejrzenie tej listy pozwala lepiej zrozumieć dostępne opcje.
• Pobierz demo. Demo pokazuje, jak działa system i integruje się z Twoim aktualnym stosem technologicznym.
• Omów wdrożenie. Przejrzyj swoją listę w celu uzyskania dalszych pytań. Jaka jest faza testowa? Jak długo trwa wdrożenie? Kto wspiera zarządzanie projektami, szkolenia i przenoszenie numerów?

5. Kup niezbędny sprzęt i oprogramowanie

Aby rozpocząć, potrzebujesz tylko podstawowych informacji, takich jak imię, nazwisko i adres e-mail, a następne dostępne rozszerzenie zostanie automatycznie wypełnione. Możesz włączyć uprawnienia, telefony stacjonarne lub telefony programowe w portalu administracyjnym aplikacji komputerowej lub mobilnej.

Dzięki hostowanemu systemowi VoIP pracujesz w chmurze, więc potrzebujesz tylko oprogramowania dostawcy, bez sprzętu lokalnego. Telefon stacjonarny zgodny z VoIP jest opcjonalny i można go kupić u dostawcy lub skonfigurować istniejący telefon do pracy z nowym oprogramowaniem. Użytkownicy mogą pobrać aplikację na komputery stacjonarne lub telefony komórkowe Mac/iOS lub Windows/Android.

6. Przenieś swoje numery

Teraz sprawmy, żeby to wszystko działało. Nowy system VoIP nie musi oznaczać nowego numeru telefonu służbowego. Możesz po prostu przenieść istniejący numer do nowego dostawcy i uniknąć chaosu związanego z przełączaniem. Materiały marketingowe i reklamy mogą pozostać takie same, a Ty możesz zatrzymać klientów dzięki dodatkowej cyfrowej transformacji.

Przenoszenie numerów ma kilka nakazów i zakazów, jeśli chodzi o przestoje. Możesz poprosić o przelew w portalu administracyjnym swojego dostawcy, ale upewnij się, że Twoje dane są zgodne i pamiętaj, że przelewy mogą potrwać do 15 dni roboczych.

W międzyczasie nie anuluj poprzedniej usługi, dopóki przenoszenie nie zostanie zakończone. Aby uruchomić system już pierwszego dnia, możesz skorzystać z systemu VoIP, aby poprosić o tymczasowy numer telefonu i po prostu przekierować połączenia przez podstawowy numer firmowy.

7. Skonfiguruj swój system VoIP

Gdzie jest połączenie, gdy klient dzwoni na Twój podstawowy numer telefonu? Pomyśl krytycznie o podróży klienta przez telefon i o tym, jak możesz zapewnić lepszą obsługę klienta. Możesz skonfigurować linie bezpośrednie lub wewnętrzne w interfejsie administratora i skonfigurować plan wybierania, aby odwzorować przepływ połączeń.

Automatyczna sekretarka pomaga określić, dokąd zmierza połączenie (np. naciśnij 2 dla pustego pola). Następnie możesz dodać harmonogram, aby przygotować różne ustawienia językowe dla godzin otwarcia i zamknięcia lub specjalnych wiadomości w czasie wakacji. Teraz masz na wyciągnięcie ręki dodatkowe narzędzia, gdy liczba połączeń wzrasta, takie jak grupy dzwonków (umożliwiające odebranie połączenia przez wielu agentów) lub kolejka połączeń (aby wyznaczyć następną osobę na linii).

8. Przetestuj swoją sieć i nowo zainstalowany system

Kiedy będziesz gotowy do rozpoczęcia, sprawdź siłę swojej sieci. Możesz to zrobić w aplikacji obsługi klienta swojego dostawcy. Zanim rozpoczniesz transmisję na żywo, upewnij się, że poprawnie kierujesz wszystkie numery. Nie zapomnij przetestować!

9. Trenuj swój zespół do codziennego użytku

Do tej pory omówiliśmy wszystkie techniczne kroki prowadzące do sukcesu VoIP. Ale potrzebujesz także pracowników, którzy rozumieją nowy system. Na szczęście VoIP jest przyjazny dla użytkownika i zaprojektowany tak, aby ułatwić Ci życie, a nie utrudniać. Wszyscy najlepsi dostawcy mają przewodnik użytkownika „rozpocznij” i centrum obsługi klienta z łatwo dostępnymi artykułami i narzędziami.

Możesz łatwo zalogować się na swoje konto, aby ustawić swoje preferencje, wybrać powiadomienia e-mail, zmienić dzwonek i skonfigurować pocztę głosową dla bezpośrednich rozszerzeń. Ustaw aplikację jako domyślną dla połączeń wychodzących, jeśli korzystasz z aplikacji komputerowej lub mobilnej.

Zanim rozpoczniesz transmisję na żywo, przeszkol swój zespół, aby przetestował wszystko, w tym pocztę głosową, połączenia telefoniczne i wiadomości tekstowe. To sprawia, że ​​czują się komfortowo z nowymi systemami i procesami i zapewniają im sukces.

10. Regularnie monitoruj i konserwuj swój system VoIP

Nie panikuj podczas monitorowania lub konserwacji telefonu VoIP. Twój dostawca dobrze Cię chroni, więc nie musisz się martwić o regularną konserwację. Hostowany dostawca VoIP monitoruje, obsługuje i aktualizuje Twój system. Ważne jest, aby szukać spójnej komunikacji z klientami na temat nowych aktualizacji lub funkcji i przekazywać je swojemu zespołowi.

Korzyści z używania systemu telefonicznego VoIP

Rozumiemy, czym jest VoIP. Znamy kroki, aby to skonfigurować. Teraz spójrzmy dwukrotnie na „dlaczego”. Dlaczego firmy wybierają hostowaną usługę VoIP?

• Elastyczność: Niedawny obrót wydarzeń katapultował nas do świata wymagającego elastycznych narzędzi do pozostawania w kontakcie, produktywności i pracy z dowolnego miejsca. Ponieważ elastyczna praca nie znika, hostowana technologia VoIP oznacza, że ​​Twoi pracownicy mogą odpowiadać z dowolnego miejsca za pomocą aplikacji komputerowej lub mobilnej. Dzięki telefonowi VoIP hostowanemu w chmurze nie musisz być na miejscu z nieporęcznymi, staromodnymi urządzeniami.

• Opłacalność: VoIP to mądry wybór finansowy bez kosztownego sprzętu i konserwacji, zwłaszcza dla małych i średnich firm.

• Skalowalność: Hosted VoIP oferuje elastyczność dodawania rozszerzeń za naciśnięciem jednego przycisku. Możesz skalować w górę lub w dół w zależności od potrzeb biznesowych.

• Niezawodność: Hostowana usługa VoIP wiąże się z mniejszym ryzykiem przy odciążaniu sprzętu. Jak widzieliśmy na własne oczy, systemy VoIP są sprawne i odporne na awarie, klęski żywiołowe, a nawet globalne wydarzenia.

Wyzwania związane z systemem telefonii VoIP

Żadne ulepszenie technologiczne nie jest odporne na wyzwania. Najczęstsze wyzwania VoIP to jakość połączeń, przerwane audio lub przerwane połączenia. Poszukaj dostawcy z doskonałą dyspozycyjnością i całodobową obsługą klienta. Dodatkowo zainwestuj w silne połączenie internetowe – szkielet Twojego systemu telefonicznego.

Dzwonię do wszystkich firm

Pracownicy domagają się elastycznej pracy, a firmy muszą dostosowywać się do ich potrzeb. System telefoniczny VoIP zapewnia niezbędne narzędzia i funkcje, aby odpowiedzieć na zmieniający się krajobraz biznesowy dzięki solidnemu rozwiązaniu VoIP, które jest tak elastyczne, jak Twoi pracownicy, aby zwiększyć wzrost i wydajność.

Rosnące wykorzystanie rozwiązań VoIP wymaga również poprawy bezpieczeństwa aplikacji wykorzystywanych w miejscu pracy, zwłaszcza aplikacji mobilnych. Dowiedz się więcej o zarządzaniu aplikacjami mobilnymi i o tym, jak usprawnia koncepcję przynoszenia własnego urządzenia (BYOD).