Bir VoIP Telefon Sistemi Kurmak İçin 10 Kolay Adım

Bulut, on yılın moda sözcüğünden daha fazlasıdır.

Bu gelecek ve günlük hayatımızı etkiler, ancak çoğu zaman bu, açıklama kadar derindir. Bulutun gerçek faydası nedir? Şirketler neden bulut tabanlı birleşik iletişim-aa-hizmeti (UCaaS) platformlarına yatırım yapmayı tercih ediyor? Bulutu kasıp kavuran İnternet Üzerinden Ses Protokolü (VoIP) adı verilen böyle bir birleşik teknolojiye daha yakından bakalım.

VoIP telefon sistemi nedir?

Bir VoIP telefon sistemi, geçmişte birçok sabit iş hattını birbirine bağlayan özel bir telefon ağı olan geleneksel Özel Şube Santrali (PBX) yerine bulut yoluyla aramaları kolaylaştırır.

İş iletişimlerini buluta bağlayan birleşik iletişim ve işbirliğinin (UCC) bir parçasıdır. Çağrıları, toplantıları ve mesajları birleşik bir platformda merkezileştirir ve işletmelerin internete bağlı herhangi bir cihazda tek bir uygulama üzerinden ekipleri, müşterileri, tedarikçileri ve daha fazlasıyla iletişim kurmasına olanak tanır.

Bir VoIP telefon sistemiyle, kullanıcılar sesli aramalar, video konferanslar arasında kolayca geçiş yapabilir ve hatta geleneksel sabit hat veya hücresel hizmetlere ihtiyaç duymadan VoIP anlık mesajlaşma özelliklerini kullanabilirler. Müşterilerle daha derin bağlantılar kurmak için kullanıcılar görüntülü sohbet ile VoIP'ye güvenebilirler.

Hacklenmiş çözümler ve kişisel cihazlara güvenmek ne sürdürülebilir ne de güvenlidir. Bir VoIP altyapısı, işletmelere uzak bir çerçeveyi desteklemek için çeviklik ve esneklik sunar. Çalışanların her yerden çağrı almalarını sağlar. Bu bulut tabanlı sistem, ekiplerin işlerini nasıl ve nerede yaptıklarına bakılmaksızın bağlı ve üretken olmalarını sağlar.

Bir VoIP telefon sistemi kurmak için neye ihtiyacınız var?

Bir VoIP telefon sistemi kurmak için iki temel gereksinim vardır. İlk olarak, güvenli ve sağlam bir internet bağlantısına ihtiyacınız var. Bu, sisteminizin gücüdür. İkincisi, işin geleceğine uyum sağlama isteğine ihtiyacınız var. İşin geleceği şimdidir ve her zamankinden daha esnektir.

Sisteminiz ölçeklenebilir olmalı, özelliklere kolay erişim sağlamalı, iş sürekliliği ve güvenliği sağlamalı, hepsi uygun bir fiyata. Esnek BT'ye olan bu bağlılık, işinizi diğerlerinden ayırır.

10 adımda bir VoIP telefon sistemi nasıl kurulur

Doğru yapıldığında bir VoIP sistemi kurmak kolaydır. Bir VoIP telefon sistemini etkili bir şekilde yapılandırmak için on basit adıma bakalım.

1. Ekibinizin ihtiyaçlarını değerlendirin

Mevcut telefon sisteminizi göz önünde bulundurarak başlayın. Eski sabit hatlarınız veya masalarından uzakta kişisel cihazlarda çalışan çalışanlarınız mı var? Genel olarak, sistemin neyi doğru ve daha iyi yaptığını sormalısınız.

İhtiyacınız olan şeyin tam kapsamını anladığınızdan emin olun. Yalnızca bir telefon sistemi mi arıyorsunuz yoksa video konferans, sohbet iletişim merkezleri ve daha fazlasını içeren hepsi bir arada birleşik iletişim aracı mı arıyorsunuz?

Hareketliliğin şirketiniz için ne kadar önemli olduğunu anlayın. Esnek bir çözümden yararlanabilecek esnek, hibrit veya mobil bir iş gücünüz var mı? Mevcut çözümünüzün iyi, kötü ve çirkin yönlerini belgeleyerek kendinizi başarıya hazırlayabilirsiniz.

2. VoIP türlerini araştırın

Artık çözmeye çalıştığınız sorunu tanımladığınıza göre, araştırmanızı yapmanın zamanı geldi. VoIP'nin nasıl çalıştığını ve mevcut farklı sistemleri anlayın.

• Yerinde: Bir şirketin sunucular ve anahtarlar dahil donanımı satın aldığı ve hizmeti yerinde barındırdığı, genellikle eski sistemler olarak bilinen işletmeler için bir zamanlar varsayılan bir seçenek. Bakım, güncelleme ve güvenlikten işletme sahibi sorumludur.
• VoIP: VoIP, aramaları geleneksel telefon hatları yerine veri ağları üzerinden ileten teknolojidir. VoIP, şirket içi veya bulut tabanlı olabilir.
• Hibrit: Şirketler, şirket içi bir sisteme yatırım yapmayı veya bunu bulut tabanlı bir çözümle birleştirmeyi seçebilir.
• Barındırılan VoIP: İşletmelerin şirket içi ekipmandan vazgeçmesine olanak tanıyan bulut tabanlı bir çözüm. Barındırılan bir VoIP sağlayıcısı, yazılım ve donanımı tesis dışında barındırır, bakımını yapar ve günceller ve uzaktan ses bağlantısı sağlar.

3. Bir VoIP bütçesi oluşturun

VoIP sistemlerini karşılaştırırken, yalnızca ön maliyetleri değil, farklı maliyetleri de göz önünde bulundurmak önemlidir. Bir sistemin gelecekteki esnekliği, ölçeklenebilirliği ve iş sürekliliği, genel VoIP harcamanızı da etkiler.

Şirket içi bir sistem, ekipman ve bakım dahil olmak üzere önceden yatırımlar gerektirirken, barındırılan VoIP'nin önceden maliyeti düşüktür veya hiç yoktur, yalnızca öngörülebilir bir aylık abonelik ücreti vardır. Barındırılan VoIP, işlemlerinizi ölçekledikçe daha fazla konum ve kullanıcı eklemenizi kolaylaştırır.

Şirket içi sistemler daha fazla donanım gerektirebilir. Öte yandan, barındırılan VoIP, kullanıcılara daha fazla esneklik sunar, her yerden erişilebilir ve güvenlik ve bakımı dışarıdan temin eder. Aylık abonelik, bütçeniz için sorunsuzdur.

4. Doğru sağlayıcıyı edinin

Uygun bir VoIP sağlayıcısı ararken, doğru soruları sorun, bir demo edinin ve uygulamayı tartışın.

• İncelemek. Seçenekleri eşit olarak değerlendirebilmeniz için her potansiyel satıcıya sorulacak soruların bir listesini tutun. Temel bilgilerle başlayın: fiyatlandırma, özellikler, güvenlik ve hizmet kalitesi. Çevrimiçi ürün incelemelerini okuyun ve müşterilerden haber alın. Derecelendirmelerin, müşteri sadakatinin, müşteri desteğinin ve başarı programlarının nasıl göründüğünü değerlendirin. Son olarak, veri merkezi yedekliliği, mobil uygulamalar, ölçeklenebilirlik, güvenilirlik ve analitikle ilgili ayrıntılara dalın. Bu listeyi gözden geçirmek, seçeneklerinizi daha iyi anlamanızı sağlar.
• Demo alın. Bir demo, sistemin nasıl çalıştığını ve mevcut teknoloji yığınınıza nasıl entegre olduğunu gösterir.
• Uygulamayı tartışın. Takip eden sorular için listenizi tekrar ziyaret edin. Test aşaması nedir? Dağıtım ne kadar sürer? Proje yönetimini, eğitimi ve numara taşımayı kim destekler?

5. Gerekli donanım ve yazılımı satın alın

Başlamak için yalnızca ad, soyadı ve e-posta gibi temel ayrıntılara ihtiyacınız vardır ve bir sonraki kullanılabilir uzantı otomatik olarak doldurulur. Bir masaüstü veya mobil uygulama yönetici portalında yetkilendirmeleri, sabit telefonları veya yazılım telefonlarını etkinleştirebilirsiniz.

Barındırılan bir VoIP sistemiyle bulut üzerinde çalışırsınız, bu nedenle şirket içi ekipman olmadan yalnızca sağlayıcınızın yazılımına ihtiyacınız olur. VoIP uyumlu bir masa telefonu isteğe bağlıdır ve bunu sağlayıcınız aracılığıyla satın alabilir veya yeni yazılımla çalışmak üzere mevcut bir telefonu kurabilirsiniz. Kullanıcılar uygulamayı Mac/iOS veya Windows/Android masaüstü veya mobil yazılım telefonu için indirebilir.

6. Numaralarınızı taşıyın

Şimdi hepsini çalıştıralım. Yeni bir VoIP sistemi, mutlaka yeni bir iş telefonu numarası anlamına gelmez. Mevcut bir numarayı yeni sağlayıcınıza kolayca aktarabilir ve herhangi bir geçiş kaosundan kaçınabilirsiniz. Pazarlama materyalleri ve reklamlar aynı kalabilir ve ek bir dijital dönüşümle müşterilerinizi elinizde tutabilirsiniz.

Numara taşımanın kesinti süresi açısından birkaç yapılması ve yapılmaması gerekenler vardır. Sağlayıcınızın yönetici portalında bir aktarım talebinde bulunabilirsiniz, ancak bilgilerinizin tam olarak eşleştiğinden emin olun ve aktarımların 15 iş günü sürebileceğini unutmayın.

Bu arada, taşıma işlemi tamamlanana kadar önceki hizmetinizi iptal etmeyin. Sisteminizi ilk gün çalışır duruma getirmek için, VoIP sisteminizi kullanarak geçici bir telefon numarası talep edebilir ve aramaları birincil iş numaranız üzerinden yönlendirebilirsiniz.

7. VoIP sisteminizi yapılandırın

Bir müşteri birincil telefon numaranızı aradığında arama nereye gidiyor? Telefondaki müşteri yolculuğunu ve nasıl daha iyi bir müşteri deneyimi sunabileceğinizi eleştirel olarak düşünün. Yönetici arayüzünüzde doğrudan hatlar veya dahili hatlar ayarlayabilir ve arama akışınızı eşleştirmek için bir arama planı oluşturabilirsiniz.

Otomatik operatör, bir aramanın nereye gittiğini belirlemeye yardımcı olur (örneğin, boş için 2'ye basın). Ardından, tatillerde açık ve kapalı saatler veya özel mesajlar için farklı dil ayarları hazırlamak için bir program ekleyebilirsiniz. Artık, arama hacmi arttığında, zil grupları (birden çok temsilcinin bir aramayı yanıtlamasına izin veren) veya bir arama kuyruğu (hattaki bir sonraki kişiyi belirlemek için) gibi ek araçlar parmaklarınızın ucundadır.

8. Ağınızı ve yeni kurulan sistemi test edin

Başlamaya hazır olduğunuzda ağınızın gücünü kontrol edin. Bunu, sağlayıcınızın müşteri destek uygulamasından yapabilirsiniz. Canlı yayına geçmeden önce tüm numaraları doğru yönlendirdiğinizden emin olun. Test etmeyi unutmayın!

9. Ekibinizi günlük kullanım için eğitin

Şimdiye kadar, VoIP başarısı için tüm teknik adımları tartıştık. Ancak yeni sistemi anlayan çalışanlara da ihtiyacınız var. Neyse ki, VoIP kullanıcı dostudur ve hayatınızı zorlaştırmak için değil kolaylaştırmak için tasarlanmıştır. Tüm en iyi satıcıların bir "başlangıç" kullanıcı kılavuzu ve kolayca erişilebilen kaynak makaleleri ve araçları içeren bir müşteri destek merkezi vardır.

Tercihlerinizi ayarlamak, e-posta bildirimlerini seçmek, zil sesini değiştirmek ve doğrudan uzantılar için sesli posta ayarlamak için hesabınıza kolayca giriş yapabilirsiniz. Masaüstü veya mobil uygulama kullanıyorsanız, uygulamayı giden aramalar için varsayılan olarak ayarlayın.

Canlı yayına geçmeden önce ekibinizi sesli mesaj, arama ve kısa mesaj dahil her şeyi test etmeleri için eğitin. Bu, onları yeni sistem ve süreçlerle rahat hale getirir ve başarıya hazırlar.

10. VoIP sisteminizi düzenli olarak izleyin ve bakımını yapın

VoIP telefonunuzu izlerken veya bakımını yaparken panik yapmayın. Sağlayıcınız sizi iyi koruyor, bu nedenle düzenli bakım konusunda endişelenmenize gerek yok. Barındırılan VoIP sağlayıcısı sisteminizi izler, destekler ve günceller. Yeni güncellemeler veya özellikler hakkında tutarlı müşteri iletişimi aramak ve bunları ekibinize iletmek önemlidir.

VoIP telefon sistemi kullanmanın faydaları

VoIP'nin ne olduğunu anlıyoruz. Kurulum adımlarını biliyoruz. Şimdi, “neden”i ikiye katlayalım. İşletmeler neden barındırılan VoIP'yi seçiyor?

• Esneklik: Son zamanlardaki olaylar, bizi bağlantıda kalmak, üretken olmak ve her yerden çalışmak için esnek araçlar gerektiren bir dünyaya fırlattı. Esnek çalışma ortadan kalkmadığından, barındırılan VoIP, çalışanlarınızın bir masaüstü veya mobil uygulama ile her yerden yanıt verebileceği anlamına gelir. Bulutta barındırılan bir VoIP telefonuyla, hantal, eski moda cihazlarla yerinde olmanız gerekmez.

• Maliyet etkinliği: VoIP, özellikle KOBİ'ler olmak üzere pahalı donanım ve bakım gerektirmeyen akıllı bir finansal seçimdir.

• Ölçeklenebilirlik: Barındırılan VoIP, bir düğmeye basarak uzantı ekleme esnekliği sunar. İş gereksinimlerine göre ölçeği büyütebilir veya küçültebilirsiniz.

• Güvenilirlik: Barındırılan VoIP, ekipmanı boşaltırken daha az risk içerir. İlk elden gördüğümüz gibi, VoIP sistemleri çeviktir ve kesintilere, doğal afetlere ve hatta küresel olaylara karşı dayanıklıdır.

VoIP telefon sistemiyle ilgili zorluklar

Hiçbir teknolojik gelişme zorluklara karşı bağışık değildir. En yaygın VoIP sorunları, arama kalitesi, ses kesilmesi veya aramaların kesilmesidir. Mükemmel çalışma süresi ve 24 saat müşteri hizmeti sunan bir sağlayıcı arayın. Ayrıca, telefon sisteminizin bel kemiği olan güçlü bir internet bağlantısına yatırım yapın.

Tüm işletmelere sesleniyorum

Çalışanlar esnek çalışma talep ediyor ve şirketler onların ihtiyaçlarına uyum sağlamak zorunda. Bir VoIP telefon sistemi, büyümeyi ve performansı artırmak için işgücünüz kadar esnek olan sağlam bir VoIP çözümüyle bu değişen iş ortamına yanıt vermek için gerekli araçları ve özellikleri sağlar.

VoIP çözümlerinin artan kullanımı, iş yerinde kullanılan uygulamaların, özellikle de mobil uygulamaların daha iyi güvenliğini gerektirir. Mobil uygulama yönetimi ve kendi cihazını getir (BYOD) konseptini nasıl geliştirdiği hakkında daha fazla bilgi edinin .