10 خطوات سهلة لإعداد نظام هاتف VoIP

السحابة هي أكثر من مجرد كلمة طنانة في العقد.

إنه المستقبل ويؤثر على حياتنا اليومية ، ولكن غالبًا ما يكون ذلك بعمق التفسير. ما هي الفائدة الحقيقية من السحابة؟ لماذا تختار الشركات الاستثمار في منصات الاتصالات الموحدة القائمة على السحابة (UCaaS)؟ دعنا نلقي نظرة أعمق على إحدى هذه التقنيات الموحدة التي تسمى بروتوكول نقل الصوت عبر الإنترنت (VoIP) ، والتي تتغلب على السحابة.

ما هو نظام الهاتف VoIP؟

يسهل نظام الهاتف VoIP المكالمات عبر السحابة بدلاً من تبادل الفروع الخاص التقليدي (PBX) ، وهي شبكة هاتفية خاصة كانت تربط تاريخياً العديد من الخطوط الأرضية التجارية.

إنه جزء من الاتصالات الموحدة والتعاون (UCC) الذي يربط اتصالات الأعمال بالسحابة. إنه يركز المكالمات والاجتماعات والرسائل على نظام أساسي موحد ويسمح للشركات بالتواصل مع فرقها وعملائها ومورديها والمزيد من خلال تطبيق واحد على أي جهاز متصل بالإنترنت.

مع نظام الهاتف VoIP ، يمكن للمستخدمين التبديل بسهولة بين المكالمات الصوتية ، ومؤتمرات الفيديو ، أو حتى استخدام ميزات المراسلة الفورية عبر بروتوكول VoIP دون الاعتماد على خدمات الخطوط الأرضية أو الخلوية التقليدية. لبناء اتصالات أعمق مع العملاء ، يمكن للمستخدمين الاعتماد على VoIP مع دردشة الفيديو.

الحلول التي تم اختراقها معًا والاعتماد على الأجهزة الشخصية ليست مستدامة ولا آمنة. توفر البنية التحتية لنقل الصوت عبر بروتوكول الإنترنت للشركات المرونة والمرونة لدعم إطار عمل بعيد. تمكن الموظفين من تلقي المكالمات من أي مكان. يحافظ هذا النظام المستند إلى السحابة على اتصالهم وإنتاجيتهم بغض النظر عن كيفية إنجاز الفرق لعملهم أو المكان الذي ينجزون فيه.

ما الذي تحتاجه لإعداد نظام هاتف VoIP؟

هناك نوعان من المتطلبات الأساسية لإعداد نظام هاتف VoIP. أولاً ، أنت بحاجة إلى اتصال إنترنت آمن وقوي. هذه هي قوة نظامك. ثانيًا ، أنت بحاجة إلى الاستعداد للتكيف مع مستقبل العمل. مستقبل العمل الآن ، وهو أكثر مرونة من أي وقت مضى.

يجب أن يكون نظامك قابلاً للتطوير ، ويوفر وصولاً سهلاً إلى الميزات ، ويضمن استمرارية الأعمال والأمان ، وكل ذلك بسعر مناسب. هذا الالتزام بتكنولوجيا المعلومات المرنة يميز عملك عن غيره.

كيفية إعداد نظام هاتف VoIP في 10 خطوات

يعد إعداد نظام VoIP أمرًا سهلاً عند القيام به بشكل صحيح. دعونا نلقي نظرة على عشر خطوات بسيطة لتهيئة نظام هاتف VoIP بشكل فعال.

1. تقييم احتياجات فريقك

ابدأ بالنظر في نظام هاتفك الحالي. هل لديك خطوط أرضية قديمة أو موظفون يعملون على الأجهزة الشخصية بعيدًا عن مكاتبهم؟ بشكل عام ، يجب أن تسأل عما يفعله النظام بشكل صحيح وأفضل.

تأكد من أنك تفهم النطاق الكامل لما تحتاجه. هل تبحث فقط عن نظام هاتف ، أو أداة اتصالات موحدة الكل في واحد مع مؤتمرات الفيديو ومراكز اتصال الدردشة والمزيد؟

افهم مدى أهمية التنقل لشركتك. هل لديك قوة عاملة مرنة أو هجينة أو متنقلة يمكن أن تستفيد من حل مرن؟ من خلال توثيق الجوانب الجيدة والسيئة والقبيحة لحلك الحالي ، يمكنك إعداد نفسك للنجاح.

2. البحث عن أنواع VoIP

الآن بعد أن حددت المشكلة التي تحاول حلها ، حان الوقت لإجراء البحث. تعرف على كيفية عمل VoIP والأنظمة المختلفة المتاحة.

• محلي: خيار افتراضي للشركات ، غالبًا ما يُعرف بالأنظمة القديمة ، حيث تشتري الشركة الأجهزة ، بما في ذلك الخوادم والمحولات ، وتستضيف الخدمة في الموقع. المالك مسؤول عن الصيانة والتحديثات والأمان.
• VoIP: VoIP هي التقنية التي تنقل المكالمات عبر شبكات البيانات بدلاً من خطوط الهاتف التقليدية. يمكن أن يكون VoIP محليًا أو قائمًا على السحابة.
• هجين: يمكن للشركات اختيار الاستثمار في نظام محلي أو دمجه مع حل قائم على السحابة.
• VoIP المستضاف: حل قائم على السحابة ، يسمح للشركات بالتخلي عن المعدات المحلية. يستضيف موفر VoIP المستضاف ، ويصون ، ويحدّث البرامج والأجهزة خارج الموقع ويقدم اتصالاً صوتيًا عن بُعد.

3. وضع ميزانية VoIP

عند مقارنة أنظمة VoIP ، من الضروري مراعاة التكاليف المختلفة ، وليس التكاليف الأولية فقط. تؤثر مرونة النظام المستقبلية وقابلية التوسع واستمرارية الأعمال أيضًا على إنفاقك الإجمالي على VoIP.

يتطلب النظام الداخلي استثمارات مسبقة ، بما في ذلك المعدات والصيانة ، في حين أن خدمة VoIP المستضافة لها تكاليف أولية منخفضة أو بدون تكاليف أولية ، فقط رسوم اشتراك شهرية يمكن التنبؤ بها. يجعل VoIP المستضاف من السهل إضافة المزيد من المواقع والمستخدمين أثناء توسيع نطاق عملياتك.

قد تتطلب الأنظمة المحلية المزيد من الأجهزة. من ناحية أخرى ، يوفر VoIP المستضاف مزيدًا من المرونة للمستخدمين ، ويمكن الوصول إليه من أي مكان ، والاستعانة بمصادر خارجية للأمن والصيانة. الاشتراك الشهري خالي من المتاعب بالنسبة لميزانيتك.

4. احصل على المزود المناسب

عند البحث عن مزود VoIP مناسب ، اطرح الأسئلة الصحيحة ، واحصل على عرض توضيحي ، وناقش التنفيذ.

• فحص. احتفظ بقائمة تحقق من الأسئلة لطرحها على كل بائع محتمل حتى تتمكن من تقييم الخيارات بالتساوي. ابدأ بالأساسيات: التسعير والميزات والأمان وجودة الخدمة. اقرأ مراجعات المنتجات عبر الإنترنت واستمع إلى آراء العملاء. قم بتقييم كيف تبدو التقييمات وولاء العملاء ودعم العملاء وبرامج النجاح. أخيرًا ، تعمق في تفاصيل التكرار في مركز البيانات ، وتطبيقات الأجهزة المحمولة ، وقابلية التوسع ، والموثوقية ، والتحليلات. يمنحك استعراض هذه القائمة فهمًا أفضل لخياراتك.
• احصل على عرض توضيحي. يوضح لك العرض التوضيحي كيفية عمل النظام واندماجه في مجموعتك التقنية الحالية.
• ناقش التنفيذ. أعد النظر في قائمتك لأسئلة المتابعة. ما هي مرحلة الاختبار؟ كم من الوقت يستغرق النشر؟ من يدعم إدارة المشروع والتدريب ونقل الأرقام؟

5. شراء الأجهزة والبرامج اللازمة

تحتاج فقط إلى التفاصيل الأساسية للبدء ، مثل الاسم الأول واسم العائلة والبريد الإلكتروني ، ويتم ملء الامتداد المتاح التالي تلقائيًا. يمكنك تمكين الاستحقاقات أو الهواتف المكتبية أو الهواتف الذكية داخل مدخل مسؤول لتطبيق سطح المكتب أو الأجهزة المحمولة.

باستخدام نظام VoIP المستضاف ، فأنت تعمل على السحابة ، لذا فأنت تحتاج فقط إلى برنامج المزود الخاص بك بدون معدات محلية. يعد الهاتف المكتبي المتوافق مع VoIP اختياريًا ، ويمكنك شرائه من خلال مزود الخدمة الخاص بك أو إعداد هاتف موجود للعمل مع البرنامج الجديد. يمكن للمستخدمين تنزيل التطبيق لنظام التشغيل Mac / iOS أو Windows / Android لسطح المكتب أو الهاتف المحمول.

6. انقل الأرقام الخاصة بك

الآن دعونا نجعل كل شيء يعمل. لا يعني نظام VoIP الجديد بالضرورة رقم هاتف عمل جديد. يمكنك ببساطة نقل رقم موجود إلى المزود الجديد الخاص بك وتجنب أي فوضى في التبديل. يمكن أن تظل المواد التسويقية والإعلان كما هي ، ويمكنك الاحتفاظ بالعملاء بتحويل رقمي إضافي.

يحتوي نقل الأرقام على عدد قليل من المهام والنواهي من حيث وقت التوقف عن العمل. يمكنك طلب النقل في بوابة إدارة الموفر ، ولكن تأكد من تطابق معلوماتك تمامًا وتذكر أن عمليات النقل يمكن أن تستغرق ما يصل إلى 15 يوم عمل.

في غضون ذلك ، لا تلغي خدمتك السابقة حتى يكتمل النقل. للحصول على نظامك وتشغيله في اليوم الأول ، يمكنك استخدام نظام VoIP لطلب رقم هاتف مؤقت وتوجيه المكالمات ببساطة من خلال رقم عملك الأساسي.

7. تكوين نظام VoIP الخاص بك

إلى أين تتجه المكالمة عندما يتصل أحد العملاء برقم هاتفك الأساسي؟ فكر بشكل نقدي في رحلة العميل على الهاتف وكيف يمكنك تقديم تجربة أفضل للعملاء. يمكنك إعداد خطوط مباشرة أو ملحقات داخل واجهة المسؤول الخاصة بك وإعداد خطة اتصال لتعيين تدفق مكالماتك.

يساعد الرد الآلي في تحديد مكان إجراء المكالمة (على سبيل المثال ، اضغط على 2 للفراغ). بعد ذلك ، يمكنك إضافة جدول لإعداد إعدادات لغة مختلفة لساعات العمل المفتوحة والمغلقة أو الرسائل الخاصة أثناء الإجازات. لديك الآن أدوات إضافية في متناول يدك عند زيادة مستوى صوت الاتصال ، مثل مجموعات الرنين (السماح لعدة وكلاء بالرد على مكالمة) أو قائمة انتظار المكالمات (لتعيين الشخص التالي على الخط).

8. اختبر شبكتك والنظام المثبت حديثًا

عندما تكون مستعدًا للبدء ، تحقق من قوة شبكتك. يمكنك القيام بذلك من تطبيق دعم العملاء الخاص بمزودك. قبل البث المباشر ، تأكد من توجيه جميع الأرقام بشكل صحيح. لا تنس أن تختبر!

9. تدريب فريقك على الاستخدام اليومي

حتى الآن ، ناقشنا جميع الخطوات التقنية لنجاح VoIP. لكنك تحتاج أيضًا إلى موظفين يفهمون النظام الجديد. لحسن الحظ ، VoIP سهل الاستخدام ومصمم لجعل حياتك أسهل ، وليس أصعب. لدى جميع كبار البائعين دليل مستخدم "البدء" ومركز دعم العملاء مع مقالات وأدوات يمكن الوصول إليها بسهولة.

يمكنك بسهولة تسجيل الدخول إلى حسابك لتعيين تفضيلاتك واختيار إشعارات البريد الإلكتروني وتغيير نغمة الرنين وإعداد البريد الصوتي للامتدادات المباشرة. عيّن التطبيق باعتباره التطبيق الافتراضي للمكالمات الصادرة إذا كنت تستخدم تطبيق سطح المكتب أو تطبيق الهاتف المحمول.

قبل بدء البث المباشر ، درب فريقك على اختبار كل شيء ، بما في ذلك البريد الصوتي والمكالمات والرسائل النصية. هذا يجعلهم مرتاحين للأنظمة والعمليات الجديدة ويهيئها للنجاح.

10. مراقبة وصيانة نظام VoIP بانتظام

لا داعي للذعر أثناء مراقبة هاتف VoIP الخاص بك أو صيانته. يقوم مزودك بتغطيتك جيدًا ، لذلك لا داعي للقلق بشأن الصيانة الدورية. يقوم موفر VoIP المستضاف بمراقبة نظامك ودعمه وتحديثه. من المهم البحث عن اتصالات متسقة مع العملاء حول التحديثات أو الميزات الجديدة ونقلها إلى فريقك.

فوائد استخدام نظام هاتف VoIP

نحن نفهم ما هو VoIP. نحن نعرف خطوات إعداده. الآن ، دعنا نضاعف من "لماذا". لماذا تختار الشركات استضافة VoIP؟

• المرونة: دفعنا التحول الأخير في الأحداث إلى عالم يتطلب أدوات مرنة للبقاء على اتصال ، وإنتاجية ، والعمل من أي مكان. نظرًا لأن العمل المرن لن ينتهي ، فإن VoIP المستضاف يعني أن موظفيك يمكنهم الرد من أي مكان باستخدام تطبيق سطح المكتب أو الهاتف المحمول. باستخدام هاتف VoIP مستضاف على السحابة ، لا يتعين عليك أن تكون في الموقع بأجهزة ضخمة قديمة الطراز.

• الفعالية من حيث التكلفة: VoIP هو خيار مالي ذكي بدون أجهزة وصيانة باهظة الثمن ، وخاصة الشركات الصغيرة والمتوسطة.

• قابلية التوسع: يوفر VoIP المستضاف المرونة لإضافة ملحقات بضغطة زر. يمكنك توسيع نطاق العمل أو خفضه بناءً على احتياجات العمل.

• الموثوقية: ينطوي نقل الصوت عبر بروتوكول الإنترنت المستضاف على مخاطر أقل عند تفريغ المعدات. كما رأينا بشكل مباشر ، فإن أنظمة VoIP تتسم بالمرونة والقدرة على الصمود في وجه الانقطاعات والكوارث الطبيعية وحتى الأحداث العالمية.

التحديات مع نظام الهاتف VoIP

لا يوجد تحسن تكنولوجي محصن ضد التحديات. أكثر تحديات VoIP شيوعًا هي جودة المكالمة أو انقطاع الصوت أو انقطاع المكالمات. ابحث عن مزود بوقت تشغيل ممتاز وخدمة عملاء على مدار الساعة. بالإضافة إلى ذلك ، استثمر في اتصال إنترنت قوي - العمود الفقري لنظام هاتفك.

داعيا جميع الشركات

يطالب الموظفون بعمل مرن ويتعين على الشركات التكيف مع احتياجاتهم. يوفر نظام الهاتف VoIP الأدوات والميزات اللازمة للاستجابة لمشهد الأعمال المتغير هذا مع حل VoIP قوي مرن مثل قوة العمل لديك لتعزيز النمو والأداء.

يتطلب الاستخدام المتزايد لحلول VoIP أيضًا تحسين أمان التطبيقات المستخدمة في مكان العمل ، وخاصة تطبيقات الأجهزة المحمولة. تعرف على المزيد حول إدارة تطبيقات الأجهزة المحمولة وكيف أنها تعزز مفهوم إحضار جهازك الخاص (BYOD).