10 étapes faciles pour configurer un système téléphonique VoIP

Le cloud est plus qu'un simple mot à la mode de la décennie.

C'est l'avenir et cela affecte notre vie quotidienne, mais c'est souvent aussi profond que l'explique l'explication. Quel est le véritable avantage du cloud ? Pourquoi les entreprises choisissent-elles d'investir dans des plates-formes cloud de services de communications unifiées (UCaaS) ? Examinons de plus près l'une de ces technologies unifiées appelée Voice over Internet Protocol (VoIP), qui prend d'assaut le cloud.

Qu'est-ce qu'un système téléphonique VoIP ?

Un système téléphonique VoIP facilite les appels via le cloud au lieu du traditionnel Private Branch Exchange (PBX), un réseau téléphonique privé qui connectait historiquement de nombreuses lignes fixes professionnelles.

C'est une partie des communications unifiées et de la collaboration (UCC) qui connecte les communications d'entreprise au cloud. Il centralise les appels, les réunions et les messages sur une plate-forme unifiée et permet aux entreprises de communiquer avec leurs équipes, clients, fournisseurs, etc. via une seule application sur n'importe quel appareil connecté à Internet.

Avec un système téléphonique VoIP, les utilisateurs peuvent facilement basculer entre les appels vocaux, les vidéoconférences ou même utiliser les fonctions de messagerie instantanée VoIP sans dépendre d'une ligne fixe ou de services cellulaires traditionnels. Pour établir des liens plus profonds avec les clients, les utilisateurs peuvent compter sur la VoIP avec le chat vidéo.

Les solutions piratées et le recours aux appareils personnels ne sont ni durables ni sûrs. Une infrastructure VoIP offre aux entreprises l'agilité et la flexibilité nécessaires pour prendre en charge un cadre distant. Il permet aux employés de prendre des appels de n'importe où. Ce système basé sur le cloud les maintient connectés et productifs, peu importe comment et où les équipes effectuent leur travail.

De quoi avez-vous besoin pour configurer un système téléphonique VoIP ?

Il existe deux conditions essentielles pour la mise en place d'un système téléphonique VoIP. Tout d'abord, vous avez besoin d'une connexion Internet sécurisée et robuste. C'est la force de votre système. Deuxièmement, vous avez besoin d'une volonté de vous adapter à l'avenir du travail. L'avenir du travail, c'est maintenant, et il est plus flexible que jamais.

Votre système doit être évolutif, fournir un accès facile aux fonctionnalités, assurer la continuité et la sécurité des activités, le tout à un prix abordable. Cet engagement envers une informatique flexible distingue votre entreprise.

Comment configurer un système téléphonique VoIP en 10 étapes

La configuration d'un système VoIP est facile lorsqu'elle est effectuée correctement. Examinons dix étapes simples pour configurer efficacement un système téléphonique VoIP.

1. Évaluez les besoins de votre équipe

Commencez par considérer votre système téléphonique existant. Avez-vous des lignes fixes obsolètes ou des employés travaillant sur des appareils personnels loin de leur bureau ? Dans l'ensemble, vous devriez vous demander ce que le système fait bien et mieux.

Assurez-vous de bien comprendre l'étendue de ce dont vous avez besoin. Êtes-vous simplement à la recherche d'un système téléphonique ou d'un outil de communications unifiées tout-en-un avec vidéoconférence, centres de contact par chat, etc. ?

Comprenez à quel point la mobilité est importante pour votre entreprise. Avez-vous une main-d'œuvre flexible, hybride ou mobile qui pourrait bénéficier d'une solution flexible ? En documentant les aspects bons, mauvais et laids de votre solution actuelle, vous pouvez vous préparer au succès.

2. Recherchez les types de VoIP

Maintenant que vous avez identifié le problème que vous essayez de résoudre, il est temps de faire vos recherches. Comprendre le fonctionnement de la VoIP et les différents systèmes disponibles.

• Sur site : une option par défaut pour les entreprises, souvent connue sous le nom de systèmes hérités, où une entreprise achète le matériel, y compris les serveurs et les commutateurs, et héberge le service sur site. Le propriétaire est responsable de la maintenance, des mises à jour et de la sécurité.
• VoIP : VoIP est la technologie qui transmet les appels sur les réseaux de données au lieu des lignes téléphoniques traditionnelles. La VoIP peut être sur site ou basée sur le cloud.
• Hybride : les entreprises peuvent choisir d'investir dans un système sur site ou de le combiner avec une solution basée sur le cloud.
• VoIP hébergé : Une solution basée sur le cloud, permettant aux entreprises de renoncer à l'équipement sur site. Un fournisseur VoIP hébergé héberge, maintient et met à jour les logiciels et le matériel hors site et fournit une connectivité vocale à distance.

3. Établissez un budget VoIP

Lors de la comparaison des systèmes VoIP, il est essentiel de garder à l'esprit les différents coûts, pas seulement les coûts initiaux. La flexibilité, l'évolutivité et la continuité d'activité futures d'un système affectent également vos dépenses VoIP globales.

Un système sur site nécessite des investissements initiaux, y compris l'équipement et la maintenance, tandis que la VoIP hébergée a des coûts initiaux faibles ou nuls, uniquement des frais d'abonnement mensuels prévisibles. La VoIP hébergée facilite l'ajout d'emplacements et d'utilisateurs au fur et à mesure que vous faites évoluer vos opérations.

Les systèmes sur site peuvent nécessiter plus de matériel. D'autre part, la VoIP hébergée offre plus de flexibilité aux utilisateurs, est accessible de n'importe où et externalise la sécurité et la maintenance. Un abonnement mensuel est sans tracas pour votre budget.

4. Choisissez le bon fournisseur

Lorsque vous recherchez un fournisseur VoIP approprié, posez les bonnes questions, obtenez une démonstration et discutez de la mise en œuvre.

• Inspecter. Conservez une liste de contrôle des questions à poser à chaque fournisseur potentiel afin de pouvoir évaluer les options de la même manière. Commencez par les bases : tarification, fonctionnalités, sécurité et qualité de service. Lisez les critiques de produits en ligne et écoutez les clients. Évaluez à quoi ressemblent les notes, la fidélité des clients, le support client et les programmes de réussite. Enfin, plongez dans les détails de la redondance des centres de données, des applications mobiles, de l'évolutivité, de la fiabilité et de l'analyse. Parcourir cette liste vous permet de mieux comprendre vos options.
• Obtenez une démo. Une démo vous montre comment le système fonctionne et s'intègre dans votre pile technologique actuelle.
• Discutez de la mise en œuvre. Revisitez votre liste pour des questions de suivi. Qu'est-ce que la phase de test ? Combien de temps dure le déploiement ? Qui prend en charge la gestion de projet, la formation et le portage des numéros ?

5. Achetez le matériel et les logiciels nécessaires

Vous n'avez besoin que de détails de base pour commencer, tels que le prénom, le nom et l'e-mail, et la prochaine extension disponible se remplit automatiquement. Vous pouvez activer les droits, les téléphones de bureau ou les softphones dans un portail d'administration d'application de bureau ou mobile.

Avec un système VoIP hébergé, vous travaillez sur le cloud, vous n'avez donc besoin que du logiciel de votre fournisseur sans équipement sur site. Un téléphone de bureau compatible VoIP est facultatif et vous pouvez l'acheter auprès de votre fournisseur ou configurer un téléphone existant pour qu'il fonctionne avec le nouveau logiciel. Les utilisateurs peuvent télécharger l'application pour Mac/iOS ou Windows/Android ou softphone mobile.

6. Portez vos numéros

Maintenant, faisons en sorte que tout fonctionne. Un nouveau système VoIP ne signifie pas nécessairement un nouveau numéro de téléphone professionnel. Vous pouvez simplement transférer un numéro existant vers votre nouveau fournisseur et éviter tout chaos de changement. Les supports marketing et la publicité peuvent rester les mêmes, et vous pouvez fidéliser vos clients grâce à une transformation numérique supplémentaire.

Le portage de numéro a quelques choses à faire et à ne pas faire en termes de temps d'arrêt. Vous pouvez demander un transfert dans le portail d'administration de votre fournisseur, mais assurez-vous que vos informations correspondent exactement et n'oubliez pas que les transferts peuvent prendre jusqu'à 15 jours ouvrables.

En attendant, n'annulez pas votre service précédent tant que le transfert n'est pas terminé. Pour que votre système soit opérationnel dès le premier jour, vous pouvez utiliser votre système VoIP pour demander un numéro de téléphone temporaire et simplement acheminer les appels via votre numéro d'entreprise principal.

7. Configurez votre système VoIP

Où va l'appel lorsqu'un client appelle votre numéro de téléphone principal ? Réfléchissez de manière critique au parcours client au téléphone et à la manière dont vous pouvez offrir une meilleure expérience client. Vous pouvez configurer des lignes directes ou des extensions dans votre interface d'administration et configurer un plan de numérotation pour mapper votre flux d'appels.

Le standard automatique aide à déterminer la destination d'un appel (par exemple, appuyez sur 2 pour le blanc). Ensuite, vous pouvez ajouter un calendrier pour préparer différents paramètres de langue pour les heures d'ouverture et de fermeture ou des messages spéciaux pendant les vacances. Vous disposez désormais d'outils supplémentaires à portée de main lorsque le volume des appels augmente, tels que les groupes d'appels (permettant à plusieurs agents de répondre à un appel) ou une file d'attente d'appels (pour désigner la personne suivante sur la ligne).

8. Testez votre réseau et le système nouvellement installé

Lorsque vous êtes prêt à commencer, vérifiez la force de votre réseau. Vous pouvez le faire à partir de l'application de support client de votre fournisseur. Avant de passer en direct, assurez-vous d'acheminer correctement tous les numéros. N'oubliez pas de tester !

9. Formez votre équipe pour une utilisation quotidienne

Jusqu'à présent, nous avons discuté de toutes les étapes techniques pour réussir la VoIP. Mais vous avez également besoin d'employés qui comprennent le nouveau système. Heureusement, la VoIP est conviviale et conçue pour vous faciliter la vie, et non la compliquer. Tous les principaux fournisseurs disposent d'un guide de l'utilisateur "pour commencer" et d'un centre d'assistance client avec des articles et des outils de ressources facilement accessibles.

Vous pouvez facilement vous connecter à votre compte pour définir vos préférences, choisir les notifications par e-mail, modifier la sonnerie et configurer la messagerie vocale pour les extensions directes. Définissez l'application par défaut pour les appels sortants si vous utilisez l'application de bureau ou mobile.

Avant de mettre en ligne, formez votre équipe pour tout tester, y compris la messagerie vocale, les appels et la messagerie texte. Cela les rend à l'aise avec les nouveaux systèmes et processus et les prépare au succès.

10. Surveillez et entretenez régulièrement votre système VoIP

Ne paniquez pas lors de la surveillance ou de la maintenance de votre téléphone VoIP. Votre fournisseur vous couvre bien, vous n'avez donc pas à vous soucier de l'entretien régulier. Le fournisseur de VoIP hébergé surveille, prend en charge et met à jour votre système. Il est important de rechercher une communication client cohérente sur les nouvelles mises à jour ou fonctionnalités et de les transmettre à votre équipe.

Avantages de l'utilisation d'un système téléphonique VoIP

Nous comprenons ce qu'est la VoIP. Nous connaissons les étapes pour le mettre en place. Maintenant, revenons sur le "pourquoi". Pourquoi les entreprises choisissent-elles la VoIP hébergée ?

• Flexibilité : la récente tournure des événements nous a catapultés dans un monde nécessitant des outils flexibles pour rester connectés, productifs et travailler de n'importe où. Puisque le travail flexible ne va pas disparaître, la VoIP hébergée signifie que vos employés peuvent répondre de n'importe où avec une application de bureau ou mobile. Avec un téléphone VoIP hébergé dans le cloud, vous n'avez pas besoin d'être sur place avec des appareils encombrants et obsolètes.

• Rentabilité : la VoIP est un choix financier intelligent sans matériel ni maintenance coûteux, en particulier pour les PME.

• Évolutivité : la VoIP hébergée offre la possibilité d'ajouter des extensions en appuyant simplement sur un bouton. Vous pouvez augmenter ou réduire en fonction des besoins de l'entreprise.

• Fiabilité : la VoIP hébergée implique moins de risques lors du déchargement de l'équipement. Comme nous l'avons vu de première main, les systèmes VoIP sont agiles et résistants aux pannes, aux catastrophes naturelles et même aux événements mondiaux.

Défis avec un système téléphonique VoIP

Aucune amélioration technologique n'est à l'abri des défis. Les défis VoIP les plus courants sont la qualité des appels, l'audio interrompu ou les appels interrompus. Recherchez un fournisseur avec une excellente disponibilité et un service client 24h/24. De plus, investissez dans une connexion Internet solide - l'épine dorsale de votre système téléphonique.

Appel à toutes les entreprises

Les employés exigent un travail flexible et les entreprises doivent s'adapter à leurs besoins. Un système téléphonique VoIP fournit les outils et les fonctionnalités nécessaires pour répondre à ce paysage commercial en évolution avec une solution VoIP robuste qui est aussi flexible que votre main-d'œuvre pour améliorer la croissance et les performances.

L'utilisation croissante des solutions VoIP nécessite également une meilleure sécurité des applications utilisées sur le lieu de travail, en particulier des applications mobiles. En savoir plus sur la gestion des applications mobiles et comment elle améliore le concept d'apport de votre propre appareil (BYOD).