10 ขั้นตอนง่ายๆ ในการตั้งค่าระบบโทรศัพท์ VoIP

คลาวด์เป็นมากกว่าคำศัพท์ประจำทศวรรษ

มันคืออนาคตและส่งผลกระทบต่อชีวิตประจำวันของเรา แต่บ่อยครั้งที่คำอธิบายนั้นลึกซึ้ง ประโยชน์ที่แท้จริงของระบบคลาวด์คืออะไร? เหตุใดบริษัทต่างๆ จึงเลือกที่จะลงทุนในแพลตฟอร์ม Unified Communications-aa-service (UCaaS) บนคลาวด์ มาดูเทคโนโลยีที่รวมเป็นหนึ่งเดียวที่เรียกว่า Voice over Internet Protocol (VoIP) ให้ลึกซึ้งยิ่งขึ้นซึ่งนำระบบคลาวด์ไปสู่พายุ

ระบบโทรศัพท์ VoIP คืออะไร?

ระบบโทรศัพท์ VoIP ช่วยอำนวยความสะดวกในการโทรผ่านระบบคลาวด์ แทนที่จะเป็น Private Branch Exchange (PBX) แบบเดิม ซึ่งเป็นเครือข่ายโทรศัพท์ส่วนตัวที่เชื่อมต่อโทรศัพท์บ้านธุรกิจจำนวนมากในอดีต

เป็นส่วนหนึ่งของการสื่อสารและการทำงานร่วมกันแบบครบวงจร (UCC) ที่เชื่อมต่อการสื่อสารทางธุรกิจกับระบบคลาวด์ โดยจะรวมการโทร การประชุม และข้อความไว้บนแพลตฟอร์มแบบรวมศูนย์ และช่วยให้ธุรกิจสามารถสื่อสารกับทีม ลูกค้า ซัพพลายเออร์ และอื่นๆ ผ่านแอปพลิเคชันเดียวบนอุปกรณ์ที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

ด้วยระบบโทรศัพท์ VoIP ผู้ใช้สามารถสลับไปมาระหว่างการโทรด้วยเสียง การประชุมทางวิดีโอ หรือแม้แต่ใช้คุณสมบัติการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีของ VoIP โดยไม่ต้องพึ่งพาบริการโทรศัพท์พื้นฐานหรือโทรศัพท์มือถือแบบเดิมๆ เพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นกับลูกค้า ผู้ใช้สามารถพึ่งพา VoIP กับวิดีโอแชทได้

โซลูชันที่ถูกแฮ็กร่วมกันและการพึ่งพาอุปกรณ์ส่วนบุคคลนั้นไม่ยั่งยืนและไม่ปลอดภัย โครงสร้างพื้นฐาน VoIP ช่วยให้ธุรกิจมีความคล่องตัวและยืดหยุ่นเพื่อรองรับกรอบงานระยะไกล ช่วยให้พนักงานสามารถรับสายได้จากทุกที่ ระบบบนคลาวด์นี้ช่วยให้พวกเขาเชื่อมต่อและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพไม่ว่าทีมจะทำงานเสร็จจากที่ใดหรือที่ไหน

คุณต้องการอะไรในการตั้งค่าระบบโทรศัพท์ VoIP?

ข้อกำหนดที่จำเป็นสองประการสำหรับการตั้งค่าระบบโทรศัพท์ VoIP ก่อนอื่น คุณต้องมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ นี่คือจุดแข็งของระบบของคุณ ประการที่สอง คุณต้องมีความเต็มใจที่จะปรับตัวให้เข้ากับอนาคตของการทำงาน อนาคตของการทำงานอยู่ในขณะนี้ และมีความยืดหยุ่นมากกว่าที่เคย

ระบบของคุณควรปรับขนาดได้ ให้การเข้าถึงคุณลักษณะต่างๆ ได้ง่าย รับรองความต่อเนื่องทางธุรกิจและความปลอดภัย ทั้งหมดนี้ในราคาที่เหมาะสม ความมุ่งมั่นในด้านไอทีที่ยืดหยุ่นนี้ทำให้ธุรกิจของคุณแตกต่าง

วิธีตั้งค่าระบบโทรศัพท์ VoIP ใน 10 ขั้นตอน

การตั้งค่าระบบ VoIP ทำได้ง่ายเมื่อทำอย่างถูกต้อง ลองดู 10 ขั้นตอนง่ายๆ ในการกำหนดค่าระบบโทรศัพท์ VoIP อย่างมีประสิทธิภาพ

1. ประเมินความต้องการของทีมของคุณ

เริ่มต้นด้วยการพิจารณาระบบโทรศัพท์ที่มีอยู่ของคุณ คุณมีโทรศัพท์บ้านหรือพนักงานที่ไม่ใช้อุปกรณ์ส่วนตัวอยู่นอกโต๊ะทำงานหรือไม่? โดยรวมแล้วคุณควรถามว่าระบบกำลังทำอะไรถูกต้องและดีกว่า

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจขอบเขตทั้งหมดของสิ่งที่คุณต้องการ คุณแค่กำลังมองหาระบบโทรศัพท์หรือเครื่องมือสื่อสารแบบครบวงจรในหนึ่งเดียวที่มีการประชุมทางวิดีโอ ศูนย์ติดต่อแชท และอื่นๆ อยู่ใช่หรือไม่

ทำความเข้าใจว่าความคล่องตัวมีความสำคัญต่อบริษัทของคุณเพียงใด คุณมีทีมงานที่ยืดหยุ่น แบบผสม หรือแบบเคลื่อนที่ที่สามารถได้รับประโยชน์จากโซลูชันที่ยืดหยุ่นหรือไม่? การบันทึกด้านดี ไม่ดี และน่าเกลียดของโซลูชันปัจจุบันของคุณจะช่วยให้คุณเตรียมพร้อมสำหรับความสำเร็จได้

2. วิจัยประเภท VoIP

เมื่อคุณได้ระบุปัญหาที่คุณกำลังพยายามแก้ไขแล้ว ก็ถึงเวลาทำการวิจัยของคุณ ทำความเข้าใจว่า VoIP ทำงานอย่างไรและระบบต่างๆ ที่มีอยู่

• ภายในองค์กร : ตัวเลือกที่เป็นค่าเริ่มต้นสำหรับธุรกิจ ซึ่งมักเรียกว่าระบบเดิม ซึ่งบริษัทซื้อฮาร์ดแวร์ รวมทั้งเซิร์ฟเวอร์และสวิตช์ และโฮสต์บริการในสถานที่ เจ้าของมีหน้าที่รับผิดชอบในการบำรุงรักษา อัปเดต และความปลอดภัย
• VoIP: VoIP เป็นเทคโนโลยีที่ส่งการโทรผ่านเครือข่ายข้อมูลแทนสายโทรศัพท์แบบเดิม VoIP สามารถอยู่ในองค์กรหรือบนคลาวด์
• ไฮบริด: บริษัทต่างๆ สามารถเลือกลงทุนในระบบภายในองค์กรหรือรวมเข้ากับโซลูชันบนคลาวด์
• Hosted VoIP: โซลูชันบนคลาวด์ ช่วยให้ธุรกิจละเว้นอุปกรณ์ภายในองค์กร ผู้ให้บริการ VoIP ที่โฮสต์โฮสต์ บำรุงรักษา และอัปเดตซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์นอกสถานที่ และให้การเชื่อมต่อด้วยเสียงจากระยะไกล

3. หางบประมาณ VoIP

เมื่อเปรียบเทียบระบบ VoIP สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงต้นทุนที่แตกต่างกัน ไม่ใช่แค่ค่าใช้จ่ายล่วงหน้าเท่านั้น ความยืดหยุ่น ความสามารถในการปรับขนาด และความต่อเนื่องทางธุรกิจในอนาคตของระบบยังส่งผลต่อการใช้จ่าย VoIP โดยรวมของคุณ

ระบบในสถานที่ต้องการการลงทุนล่วงหน้า ซึ่งรวมถึงอุปกรณ์และการบำรุงรักษา ในขณะที่ VoIP ที่โฮสต์นั้นมีค่าใช้จ่ายล่วงหน้าต่ำหรือไม่มีเลย มีเพียงค่าธรรมเนียมการสมัครสมาชิกรายเดือนที่คาดการณ์ได้เท่านั้น Hosted VoIP ช่วยให้คุณเพิ่มสถานที่และผู้ใช้ได้ง่ายขึ้นในขณะที่คุณปรับขนาดการดำเนินงานของคุณ

ระบบภายในองค์กรอาจต้องการฮาร์ดแวร์เพิ่มเติม ในทางกลับกัน Hosted VoIP ให้ความยืดหยุ่นแก่ผู้ใช้มากขึ้น สามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ และให้บริการรักษาความปลอดภัยและบำรุงรักษาจากภายนอก การสมัครสมาชิกรายเดือนนั้นไม่ยุ่งยากสำหรับงบประมาณของคุณ

4. รับผู้ให้บริการที่เหมาะสม

เมื่อมองหาผู้ให้บริการ VoIP ที่เหมาะสม ให้ถามคำถามที่เหมาะสม รับตัวอย่าง และหารือเกี่ยวกับการใช้งาน

• ตรวจสอบ เก็บรายการตรวจสอบคำถามเพื่อถามผู้ขายที่มีศักยภาพแต่ละราย เพื่อให้คุณสามารถประเมินตัวเลือกต่างๆ ได้อย่างเท่าเทียมกัน เริ่มต้นด้วยพื้นฐาน: ราคา คุณลักษณะ ความปลอดภัย และคุณภาพของบริการ อ่านรีวิวสินค้าออนไลน์และรับฟังความคิดเห็นจากลูกค้า ประเมินว่าการให้คะแนน ความภักดีของลูกค้า การสนับสนุนลูกค้า และโปรแกรมความสำเร็จเป็นอย่างไร สุดท้าย เจาะลึกรายละเอียดของความซ้ำซ้อนของศูนย์ข้อมูล แอพมือถือ ความสามารถในการปรับขนาด ความน่าเชื่อถือ และการวิเคราะห์ การดูรายการนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจตัวเลือกต่างๆ ได้ดีขึ้น
• รับการสาธิต การสาธิตจะแสดงให้คุณเห็นว่าระบบทำงานอย่างไรและรวมเข้ากับสแต็กเทคโนโลยีปัจจุบันของคุณ
• อภิปรายการดำเนินการ ทบทวนรายการของคุณสำหรับคำถามติดตามผล ขั้นตอนการทดสอบคืออะไร? การปรับใช้ใช้เวลานานเท่าใด ใครสนับสนุนการจัดการโครงการ การฝึกอบรม และการย้ายหมายเลข

5. ซื้อฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่จำเป็น

คุณต้องการเพียงรายละเอียดพื้นฐานในการเริ่มต้น เช่น ชื่อ นามสกุล และอีเมล และส่วนขยายถัดไปที่พร้อมใช้งานจะเติมข้อมูลโดยอัตโนมัติ คุณสามารถเปิดใช้งานการให้สิทธิ์ โทรศัพท์ตั้งโต๊ะ หรือซอฟต์โฟนภายในพอร์ทัลผู้ดูแลระบบเดสก์ท็อปหรือแอพมือถือ

ด้วยระบบ VoIP ที่โฮสต์ คุณทำงานบนคลาวด์ ดังนั้นคุณจึงต้องการเพียงซอฟต์แวร์ของผู้ให้บริการของคุณโดยไม่มีอุปกรณ์ในองค์กร โทรศัพท์ตั้งโต๊ะที่รองรับ VoIP เป็นอุปกรณ์เสริม และคุณสามารถซื้อผ่านผู้ให้บริการหรือตั้งค่าโทรศัพท์ที่มีอยู่ให้ทำงานกับซอฟต์แวร์ใหม่ได้ ผู้ใช้สามารถดาวน์โหลดแอปสำหรับเดสก์ท็อป Mac/iOS หรือ Windows/Android หรือซอฟต์โฟนมือถือ

6. โอนหมายเลขของคุณ

ตอนนี้เรามาทำให้มันสำเร็จกันเถอะ ระบบ VoIP ใหม่ไม่ได้หมายความถึงหมายเลขโทรศัพท์ของธุรกิจใหม่เสมอไป คุณสามารถโอนหมายเลขที่มีอยู่ไปยังผู้ให้บริการรายใหม่ของคุณ และหลีกเลี่ยงความวุ่นวายในการเปลี่ยนได้ สื่อการตลาดและการโฆษณาสามารถคงเดิมได้ และคุณสามารถรักษาลูกค้าด้วยการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลเพิ่มเติม

การย้ายหมายเลขมีสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำเล็กน้อยในแง่ของการหยุดทำงาน คุณสามารถขอโอนได้ในพอร์ทัลผู้ดูแลระบบของผู้ให้บริการของคุณ แต่ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณตรงกันทุกประการ และจำไว้ว่าการโอนอาจใช้เวลาถึง 15 วันทำการ

ในระหว่างนี้ อย่ายกเลิกบริการก่อนหน้าของคุณจนกว่าการย้ายจะเสร็จสมบูรณ์ เพื่อให้ระบบของคุณเริ่มทำงานในวันแรก คุณสามารถใช้ระบบ VoIP เพื่อขอหมายเลขโทรศัพท์ชั่วคราวและเพียงแค่กำหนดเส้นทางการโทรผ่านหมายเลขธุรกิจหลักของคุณ

7. กำหนดค่าระบบ VoIP ของคุณ

เมื่อลูกค้าโทรไปที่หมายเลขโทรศัพท์หลักของคุณ จะโทรไปที่ใด คิดอย่างมีวิจารณญาณเกี่ยวกับการเดินทางของลูกค้าทางโทรศัพท์และวิธีที่คุณสามารถมอบประสบการณ์ลูกค้าที่ดียิ่งขึ้น คุณสามารถตั้งค่าสายตรงหรือส่วนต่อขยายภายในอินเทอร์เฟซผู้ดูแลระบบของคุณ และตั้งค่าแผนการโทรเพื่อแมปโฟลว์การโทรของคุณ

การต่อสายตรงอัตโนมัติจะช่วยกำหนดว่าจะโทรไปที่ใด (เช่น กด 2 เพื่อเว้นว่างไว้) ถัดไป คุณสามารถเพิ่มกำหนดการเพื่อเตรียมการตั้งค่าภาษาต่างๆ สำหรับเวลาเปิดและปิด หรือข้อความพิเศษในช่วงวันหยุดได้ ตอนนี้คุณมีเครื่องมือเพิ่มเติมที่ปลายนิ้วของคุณเมื่อการโทรเพิ่มระดับเสียง เช่น กลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสาย (อนุญาตให้ตัวแทนหลายคนรับสาย) หรือคิวการโทร (เพื่อกำหนดบุคคลถัดไปในสาย)

8. ทดสอบเครือข่ายของคุณและระบบที่ติดตั้งใหม่

เมื่อคุณพร้อมที่จะเริ่มต้น ให้ตรวจสอบความแรงของเครือข่ายของคุณ คุณสามารถทำได้จากแอปสนับสนุนลูกค้าของผู้ให้บริการของคุณ ก่อนถ่ายทอดสด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำหนดเส้นทางหมายเลขทั้งหมดอย่างถูกต้อง อย่าลืมทดสอบ!

9. ฝึกทีมของคุณสำหรับการใช้งานในชีวิตประจำวัน

จนถึงตอนนี้ เราได้พูดถึงขั้นตอนทางเทคนิคทั้งหมดเพื่อความสำเร็จของ VoIP แต่คุณยังต้องการพนักงานที่เข้าใจระบบใหม่ โชคดีที่ VoIP นั้นใช้งานง่ายและออกแบบมาเพื่อให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น ไม่ยากขึ้น ผู้จำหน่ายชั้นนำทั้งหมดมีคู่มือผู้ใช้ "เริ่มต้นใช้งาน" และศูนย์กลางการสนับสนุนลูกค้าพร้อมบทความและเครื่องมือทรัพยากรที่เข้าถึงได้ง่าย

คุณสามารถเข้าสู่ระบบบัญชีเพื่อตั้งค่ากำหนด เลือกการแจ้งเตือนทางอีเมล เปลี่ยนเสียงเรียกเข้า และตั้งค่าข้อความเสียงสำหรับส่วนขยายโดยตรงได้อย่างง่ายดาย ตั้งค่าแอปเป็นค่าเริ่มต้นสำหรับการโทรออกหากคุณใช้แอปเดสก์ท็อปหรือมือถือ

ก่อนถ่ายทอดสด ฝึกอบรมทีมของคุณเพื่อทดสอบทุกอย่าง รวมถึงข้อความเสียง การโทร และการส่งข้อความ สิ่งนี้ทำให้พวกเขาสบายใจกับระบบและกระบวนการใหม่ และเตรียมพร้อมสำหรับความสำเร็จ

10. ตรวจสอบและบำรุงรักษาระบบ VoIP ของคุณเป็นประจำ

อย่าตื่นตระหนกขณะตรวจสอบหรือบำรุงรักษาโทรศัพท์ VoIP ของคุณ ผู้ให้บริการของคุณคุ้มครองคุณอย่างดี คุณจึงไม่ต้องกังวลกับการบำรุงรักษาตามปกติ ผู้ให้บริการ Hosted VoIP จะคอยตรวจสอบ สนับสนุน และอัปเดตระบบของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องมองหาการสื่อสารกับลูกค้าอย่างสม่ำเสมอเกี่ยวกับการอัปเดตหรือคุณลักษณะใหม่ๆ แล้วส่งต่อให้ทีมของคุณ

ประโยชน์ของการใช้ระบบโทรศัพท์ VoIP

เราเข้าใจว่า VoIP คืออะไร เรารู้ขั้นตอนการตั้งค่า ทีนี้ลองมาดูว่า “ทำไม” กันเป็นสองเท่า ทำไมธุรกิจจึงเลือกโฮสต์ VoIP?

• ความยืดหยุ่น: เหตุการณ์ที่พลิกผันเมื่อเร็วๆ นี้ทำให้เราเข้าสู่โลกที่ต้องการเครื่องมือที่ยืดหยุ่นเพื่อเชื่อมต่อ ทำงาน และทำงานได้จากทุกที่ เนื่องจากการทำงานที่ยืดหยุ่นจะไม่หายไป VoIP ที่โฮสต์ไว้หมายความว่าพนักงานของคุณสามารถตอบได้จากทุกที่ด้วยเดสก์ท็อปหรือแอปมือถือ ด้วยโทรศัพท์ VoIP ที่โฮสต์บนคลาวด์ คุณไม่จำเป็นต้องมีอุปกรณ์ที่ล้าสมัยและเทอะทะ

• ความคุ้มค่า: VoIP เป็นตัวเลือกทางการเงินที่ชาญฉลาดโดยไม่ต้องใช้ฮาร์ดแวร์และการบำรุงรักษาที่มีราคาแพง โดยเฉพาะ SMB

• ความสามารถใน การปรับขนาด: Hosted VoIP มอบความยืดหยุ่นในการเพิ่มส่วนขยายด้วยการกดปุ่มเพียงปุ่มเดียว คุณสามารถปรับขนาดขึ้นหรือลงได้ตามความต้องการทางธุรกิจ

• ความน่าเชื่อถือ: Hosted VoIP มีความเสี่ยงน้อยกว่าเมื่อทำการขนถ่ายอุปกรณ์ ตามที่เราได้เห็นโดยตรง ระบบ VoIP นั้นคล่องตัวและยืดหยุ่นต่อการหยุดทำงาน ภัยธรรมชาติ และแม้แต่เหตุการณ์ระดับโลก

ความท้าทายกับระบบโทรศัพท์ VoIP

ไม่มีการพัฒนาทางเทคโนโลยีใดที่จะต้านทานความท้าทายได้ ปัญหาด้าน VoIP ที่พบบ่อยที่สุดคือคุณภาพการโทร เสียงหลุด หรือสายหลุด มองหาผู้ให้บริการที่มีเวลาให้บริการที่ยอดเยี่ยมและบริการลูกค้าตลอด 24 ชั่วโมง นอกจากนี้ ลงทุนในการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่แข็งแกร่ง ซึ่งเป็นกระดูกสันหลังของระบบโทรศัพท์ของคุณ

เรียกทุกธุรกิจ

พนักงานต้องการการทำงานที่ยืดหยุ่น และบริษัทต้องปรับตัวให้เข้ากับความต้องการของพวกเขา ระบบโทรศัพท์ VoIP มอบเครื่องมือและคุณสมบัติที่จำเป็นเพื่อตอบสนองต่อภูมิทัศน์ทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไปนี้ด้วยโซลูชัน VoIP ที่แข็งแกร่งซึ่งยืดหยุ่นพอๆ กับพนักงานของคุณเพื่อเพิ่มการเติบโตและประสิทธิภาพ

การใช้โซลูชั่น VoIP ที่เพิ่มขึ้นยังต้องปรับปรุงการรักษาความปลอดภัยของแอพที่ใช้ในที่ทำงาน โดยเฉพาะแอพมือถือ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ การจัดการแอพมือถือ และวิธีปรับปรุงแนวคิดการนำอุปกรณ์มาเอง (BYOD)