10 Langkah Mudah Mengatur Sistem Telepon VoIP

Cloud lebih dari sekadar kata kunci dekade ini.

Ini adalah masa depan dan mempengaruhi kehidupan kita sehari-hari, tetapi seringkali itu sedalam penjelasannya. Apa manfaat sebenarnya dari cloud? Mengapa perusahaan memilih untuk berinvestasi di platform unified communications-aa-service (UCaaS) berbasis cloud? Mari kita lihat lebih dalam pada salah satu teknologi terpadu yang disebut Voice over Internet Protocol (VoIP), yang mengambil alih cloud.

Apa itu sistem telepon VoIP?

Sistem telepon VoIP memfasilitasi panggilan melalui cloud alih-alih Private Branch Exchange (PBX) tradisional, jaringan telepon pribadi yang secara historis menghubungkan banyak sambungan telepon rumah bisnis.

Ini adalah bagian dari komunikasi dan kolaborasi terpadu (UCC) yang menghubungkan komunikasi bisnis ke cloud. Ini memusatkan panggilan, rapat, dan pesan pada platform terpadu dan memungkinkan bisnis untuk berkomunikasi dengan tim, pelanggan, pemasok, dan lainnya melalui satu aplikasi di perangkat apa pun yang terhubung ke internet.

Dengan sistem telepon VoIP, pengguna dapat dengan mudah beralih antara panggilan suara, konferensi video, atau bahkan menggunakan fitur pesan instan VoIP tanpa bergantung pada telepon rumah tradisional atau layanan seluler. Untuk membangun koneksi yang lebih dalam dengan pelanggan, pengguna dapat mengandalkan VoIP dengan obrolan video.

Solusi yang diretas bersama dan ketergantungan pada perangkat pribadi tidak berkelanjutan dan tidak aman. Infrastruktur VoIP menawarkan bisnis kelincahan dan fleksibilitas untuk mendukung kerangka kerja jarak jauh. Ini memungkinkan karyawan untuk menerima panggilan dari mana saja. Sistem berbasis cloud ini membuat mereka tetap terhubung dan produktif tidak peduli bagaimana atau di mana tim menyelesaikan pekerjaan mereka.

Apa yang Anda perlukan untuk mengatur sistem telepon VoIP?

Ada dua persyaratan penting untuk menyiapkan sistem telepon VoIP. Pertama, Anda memerlukan koneksi internet yang aman dan kuat. Ini adalah kekuatan sistem Anda. Kedua, Anda membutuhkan kemauan untuk beradaptasi dengan masa depan pekerjaan. Masa depan pekerjaan adalah sekarang, dan lebih fleksibel dari sebelumnya.

Sistem Anda harus dapat diskalakan, menyediakan akses mudah ke fitur, memastikan kelangsungan dan keamanan bisnis, semuanya dengan harga terjangkau. Komitmen terhadap TI yang fleksibel ini membedakan bisnis Anda.

Cara mengatur sistem telepon VoIP dalam 10 langkah

Menyiapkan sistem VoIP mudah dilakukan jika dilakukan dengan benar. Mari kita lihat sepuluh langkah sederhana untuk mengkonfigurasi sistem telepon VoIP secara efektif.

1. Nilai kebutuhan tim Anda

Mulailah dengan mempertimbangkan sistem telepon Anda yang ada. Apakah Anda memiliki sambungan telepon rumah usang atau karyawan yang mengerjakan perangkat pribadi jauh dari meja mereka? Secara keseluruhan, Anda harus bertanya apa yang dilakukan sistem dengan benar dan lebih baik.

Pastikan Anda memahami cakupan penuh dari apa yang Anda butuhkan. Apakah Anda hanya mencari sistem telepon, atau alat komunikasi terpadu all-in-one dengan konferensi video, pusat kontak obrolan, dan banyak lagi?

Pahami betapa pentingnya mobilitas bagi perusahaan Anda. Apakah Anda memiliki tenaga kerja yang fleksibel, hibrida, atau bergerak yang dapat memanfaatkan solusi yang fleksibel? Dengan mendokumentasikan aspek baik, buruk, dan buruk solusi Anda saat ini, Anda dapat mempersiapkan diri untuk sukses.

2. Riset jenis VoIP

Sekarang setelah Anda mengidentifikasi masalah yang ingin Anda pecahkan, inilah saatnya untuk melakukan riset. Pahami cara kerja VoIP dan berbagai sistem yang tersedia.

• Lokal: Opsi sekali default untuk bisnis, sering dikenal sebagai sistem warisan, di mana perusahaan membeli perangkat keras, termasuk server dan sakelar, dan menghosting layanan di tempat. Pemilik bertanggung jawab atas pemeliharaan, pembaruan, dan keamanan.
• VoIP: VoIP adalah teknologi yang mentransmisikan panggilan melalui jaringan data alih-alih saluran telepon tradisional. VoIP dapat bersifat lokal atau berbasis cloud.
• Hibrida: Perusahaan dapat memilih untuk berinvestasi dalam sistem lokal atau menggabungkannya dengan solusi berbasis cloud.
• VoIP yang Di-host: Solusi berbasis cloud, memungkinkan bisnis untuk tidak menggunakan peralatan lokal. Penyedia VoIP yang dihosting menghosting, memelihara, dan memperbarui perangkat lunak dan perangkat keras di luar lokasi dan memberikan konektivitas suara dari jarak jauh.

3. Tentukan anggaran VoIP

Saat membandingkan sistem VoIP, penting untuk mempertimbangkan biaya yang berbeda, bukan hanya biaya di muka. Fleksibilitas, skalabilitas, dan kelangsungan bisnis sistem di masa depan juga memengaruhi pengeluaran VoIP Anda secara keseluruhan.

Sistem di tempat memerlukan investasi di muka, termasuk peralatan dan pemeliharaan, sementara VoIP yang dihosting memiliki biaya di muka yang rendah atau tidak sama sekali, hanya biaya berlangganan bulanan yang dapat diprediksi. VoIP yang dihosting memudahkan untuk menambahkan lebih banyak lokasi dan pengguna saat Anda menskalakan operasi Anda.

Sistem lokal mungkin memerlukan lebih banyak perangkat keras. Di sisi lain, VoIP yang di-host menawarkan lebih banyak fleksibilitas kepada pengguna, dapat diakses dari mana saja, dan mengalihdayakan keamanan dan pemeliharaan. Langganan bulanan tidak merepotkan untuk anggaran Anda.

4. Dapatkan penyedia yang tepat

Saat mencari penyedia VoIP yang cocok, ajukan pertanyaan yang tepat, dapatkan demo, dan diskusikan implementasinya.

• Memeriksa. Simpan daftar pertanyaan untuk ditanyakan kepada setiap vendor potensial sehingga Anda dapat mengevaluasi opsi secara setara. Mulailah dengan dasar-dasar: harga, fitur, keamanan, dan kualitas layanan. Baca ulasan produk online dan dengar dari pelanggan. Nilai seperti apa peringkat, loyalitas pelanggan, dukungan pelanggan, dan program sukses. Terakhir, selami detail redundansi pusat data, aplikasi seluler, skalabilitas, keandalan, dan analitik. Melalui daftar ini memberi Anda pemahaman yang lebih baik tentang pilihan Anda.
• Dapatkan demo. Demo menunjukkan kepada Anda bagaimana sistem bekerja dan terintegrasi ke dalam tumpukan teknologi Anda saat ini.
• Diskusikan implementasi. Kunjungi kembali daftar Anda untuk pertanyaan lanjutan. Apa itu fase pengujian? Berapa lama waktu penyebaran? Siapa yang mendukung manajemen proyek, pelatihan, dan porting nomor?

5. Beli perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan

Anda hanya memerlukan detail dasar untuk memulai, seperti nama depan, nama belakang, dan email, dan ekstensi berikutnya yang tersedia akan terisi secara otomatis. Anda dapat mengaktifkan hak, telepon kantor, atau softphone dalam portal admin desktop atau aplikasi seluler.

Dengan sistem VoIP yang dihosting, Anda bekerja di cloud, jadi Anda hanya memerlukan perangkat lunak penyedia tanpa peralatan lokal. Telepon meja yang kompatibel dengan VoIP adalah opsional, dan Anda dapat membelinya melalui penyedia Anda atau mengatur telepon yang ada untuk bekerja dengan perangkat lunak baru. Pengguna dapat mengunduh aplikasi untuk Mac/iOS atau Windows/Android desktop atau ponsel lunak.

6. Port nomor Anda

Sekarang mari kita buat semuanya bekerja. Sistem VoIP baru tidak selalu berarti nomor telepon bisnis baru. Anda cukup mentransfer nomor yang ada ke penyedia baru Anda dan menghindari kekacauan sakelar apa pun. Materi pemasaran dan iklan dapat tetap sama, dan Anda dapat mempertahankan pelanggan dengan transformasi digital tambahan.

Porting nomor memiliki beberapa hal yang harus dan tidak boleh dilakukan dalam hal waktu henti. Anda dapat meminta transfer di portal admin penyedia Anda, tetapi pastikan informasi Anda sama persis dan ingat bahwa transfer dapat memakan waktu hingga 15 hari kerja.

Sementara itu, jangan batalkan layanan Anda sebelumnya sampai porting selesai. Untuk mengaktifkan dan menjalankan sistem Anda pada hari pertama, Anda dapat menggunakan sistem VoIP untuk meminta nomor telepon sementara dan hanya merutekan panggilan melalui nomor bisnis utama Anda.

7. Konfigurasikan sistem VoIP Anda

Ke mana tujuan panggilan saat pelanggan menghubungi nomor telepon utama Anda? Pikirkan secara kritis tentang perjalanan pelanggan di telepon dan bagaimana Anda dapat memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik. Anda dapat mengatur sambungan langsung atau ekstensi dalam antarmuka admin Anda dan mengatur rencana panggilan untuk memetakan aliran panggilan Anda.

Penjawab otomatis membantu menentukan arah panggilan (misalnya, tekan 2 untuk kosong). Selanjutnya, Anda dapat menambahkan jadwal untuk menyiapkan pengaturan bahasa yang berbeda untuk jam buka dan tutup atau pesan khusus selama liburan. Anda sekarang memiliki alat tambahan di ujung jari Anda ketika volume panggilan meningkat, seperti grup dering (memungkinkan beberapa agen menjawab panggilan) atau antrian panggilan (untuk menunjuk orang berikutnya di telepon).

8. Uji jaringan Anda dan sistem yang baru diinstal

Saat Anda siap untuk memulai, periksa kekuatan jaringan Anda. Anda dapat melakukannya dari aplikasi dukungan pelanggan penyedia Anda. Sebelum ditayangkan, pastikan Anda mengarahkan semua nomor dengan benar. Jangan lupa untuk menguji!

9. Latih tim Anda untuk penggunaan sehari-hari

Sejauh ini, kita telah membahas semua langkah teknis untuk keberhasilan VoIP. Tetapi Anda juga membutuhkan karyawan yang memahami sistem baru. Untungnya, VoIP mudah digunakan dan dirancang untuk membuat hidup Anda lebih mudah, bukan lebih sulit. Semua vendor teratas memiliki panduan pengguna "memulai" dan pusat dukungan pelanggan dengan artikel dan alat sumber daya yang mudah diakses.

Anda dapat dengan mudah masuk ke akun Anda untuk mengatur preferensi Anda, memilih pemberitahuan email, mengubah nada dering, dan mengatur pesan suara untuk ekstensi langsung. Setel aplikasi sebagai default untuk panggilan keluar jika Anda menggunakan desktop atau aplikasi seluler.

Sebelum siaran langsung, latih tim Anda untuk menguji semuanya, termasuk pesan suara, panggilan, dan pesan teks. Ini membuat mereka nyaman dengan sistem dan proses baru dan menyiapkannya untuk sukses.

10. Pantau dan rawat sistem VoIP Anda secara teratur

Jangan panik saat memantau atau memelihara telepon VoIP Anda. Penyedia Anda melindungi Anda dengan baik, jadi Anda tidak perlu khawatir tentang perawatan rutin. Penyedia VoIP yang di-host memantau, mendukung, dan memperbarui sistem Anda. Penting untuk mencari komunikasi pelanggan yang konsisten tentang pembaruan atau fitur baru dan meneruskannya ke tim Anda.

Manfaat menggunakan sistem telepon VoIP

Kami mengerti apa itu VoIP. Kami tahu langkah-langkah untuk mengaturnya. Sekarang, mari kita gandakan pada "mengapa". Mengapa bisnis memilih host VoIP?

• Fleksibilitas: Pergantian peristiwa baru-baru ini melambungkan kita ke dunia yang membutuhkan alat fleksibel untuk tetap terhubung, produktif, dan bekerja dari mana saja. Karena pekerjaan fleksibel tidak akan hilang, VoIP yang dihosting berarti karyawan Anda dapat menjawab dari mana saja dengan desktop atau aplikasi seluler. Dengan telepon VoIP yang dihosting di awan, Anda tidak perlu berada di lokasi dengan perangkat kuno yang besar.

• Efektivitas biaya: VoIP adalah pilihan finansial yang cerdas tanpa perangkat keras dan pemeliharaan yang mahal, terutama UKM.

• Skalabilitas: VoIP yang dihosting menawarkan fleksibilitas untuk menambahkan ekstensi dengan menekan satu tombol. Anda dapat meningkatkan atau menurunkan berdasarkan kebutuhan bisnis.

• Keandalan: VoIP yang di-host melibatkan risiko yang lebih kecil saat membongkar peralatan. Seperti yang telah kita lihat secara langsung, sistem VoIP gesit dan tahan terhadap pemadaman listrik, bencana alam, dan bahkan peristiwa global.

Tantangan dengan sistem telepon VoIP

Tidak ada peningkatan teknologi yang kebal terhadap tantangan. Tantangan VoIP yang paling umum adalah kualitas panggilan, audio terputus, atau panggilan terputus. Cari penyedia dengan waktu kerja yang sangat baik dan layanan pelanggan sepanjang waktu. Selain itu, berinvestasilah dalam koneksi internet yang kuat – tulang punggung sistem telepon Anda.

Memanggil semua bisnis

Karyawan menuntut kerja yang fleksibel dan perusahaan harus beradaptasi dengan kebutuhan mereka. Sistem telepon VoIP menyediakan alat dan fitur yang diperlukan untuk menanggapi lanskap bisnis yang berubah ini dengan solusi VoIP tangguh yang sefleksibel tenaga kerja Anda untuk meningkatkan pertumbuhan dan kinerja.

Meningkatnya penggunaan solusi VoIP juga memerlukan peningkatan keamanan aplikasi yang digunakan di tempat kerja, terutama aplikasi seluler. Pelajari lebih lanjut tentang manajemen aplikasi seluler dan bagaimana hal itu meningkatkan konsep bawa perangkat Anda sendiri (BYOD).