設置 VoIP 電話系統的 10 個簡單步驟

云不僅僅是這十年的流行語。

它是未來，影響著我們的日常生活，但往往與解釋一樣深刻。 雲的真正好處是什麼？ 為什麼公司選擇投資基於雲的統一通信即服務 (UCaaS) 平台？ 讓我們更深入地了解一種稱為互聯網協議語音 (VoIP) 的統一技術，它席捲了雲。

什麼是VoIP電話系統？

VoIP 電話系統通過雲而不是傳統的專用電話交換機 (PBX) 促進呼叫，這是一個歷史上連接許多商業固定電話的專用電話網絡。

它是統一通信和協作 (UCC) 的一部分，可將業務通信連接到雲。 它將電話、會議和消息集中在一個統一的平台上，並允許企業通過任何联網設備上的一個應用程序與他們的團隊、客戶、供應商等進行溝通。

借助 VoIP 電話系統，用戶可以在語音通話、視頻會議之間輕鬆切換，甚至可以使用 VoIP 即時消息功能，而無需依賴傳統的固定電話或蜂窩服務。 為了與客戶建立更深層次的聯繫，用戶可以依靠 VoIP 和視頻聊天。

聯合解決方案和對個人設備的依賴既不可持續也不安全。 VoIP 基礎架構為企業提供了支持遠程框架的敏捷性和靈活性。 它使員工能夠從任何地方接聽電話。 無論團隊以何種方式或在何處完成工作，這個基於雲的系統都能讓他們保持聯繫並保持高效。

設置 VoIP 電話系統需要什麼？

建立 VoIP 電話系統有兩個基本要求。 首先，您需要一個安全可靠的互聯網連接。 這是您系統的優勢。 其次，你需要願意適應未來的工作。 工作的未來就是現在，而且比以往任何時候都更加靈活。

您的系統應該是可擴展的，提供對功能的輕鬆訪問，確保業務連續性和安全性，所有這些都以可承受的價格進行。 這種對靈活 IT 的承諾使您的業務與眾不同。

如何通過 10 個步驟設置 VoIP 電話系統

正確完成後，設置 VoIP 系統很容易。 讓我們看一下有效配置 VoIP 電話系統的十個簡單步驟。

1. 評估團隊的需求

首先考慮您現有的電話系統。 您是否有過時的固定電話或員工在遠離辦公桌的地方使用個人設備工作？ 總體而言，您應該詢問系統在哪些方面做得正確和更好。

確保您了解所需的全部範圍。 您只是在尋找電話系統，還是具有視頻會議、聊天聯絡中心等功能的一體化統一通信工具？

了解移動性對您的公司有多重要。 您是否擁有可以從靈活解決方案中受益的靈活、混合或移動員工隊伍？ 通過記錄您當前解決方案的好、壞和醜陋方面，您可以為成功做好準備。

2.研究VoIP類型

現在您已經確定了要解決的問題，是時候進行研究了。 了解 VoIP 的工作原理以及可用的不同系統。

• 本地：企業曾經的默認選項，通常稱為遺留系統，公司購買硬件，包括服務器和交換機，並在現場託管服務。 所有者負責維護、更新和安全。
• VoIP： VoIP 是一種通過數據網絡而不是傳統電話線傳輸呼叫的技術。 VoIP 可以是本地或基於雲的。
• 混合：公司可以選擇投資本地系統或將其與基於雲的解決方案相結合。
• 託管 VoIP：一種基於雲的解決方案，允許企業放棄本地設備。 託管的 VoIP 提供商在異地託管、維護和更新軟件和硬件，並遠程提供語音連接。

3. 制定 VoIP 預算

在比較 VoIP 系統時，必須牢記不同的成本，而不僅僅是前期成本。 系統未來的靈活性、可擴展性和業務連續性也會影響您的整體 VoIP 支出。

本地系統需要前期投資，包括設備和維護，而託管 VoIP 的前期成本很低或沒有，只有可預測的每月訂閱費。 託管 VoIP 可讓您在擴展運營時輕鬆添加更多位置和用戶。

本地系統可能需要更多硬件。 另一方面，託管 VoIP 為用戶提供了更大的靈活性，可以從任何地方訪問，並將安全和維護外包。 每月訂閱對於您的預算來說是無憂無慮的。

4. 找到合適的供應商

在尋找合適的 VoIP 提供商時，請提出正確的問題、獲取演示並討論實施。

• 檢查。 保留一份問題清單以詢問每個潛在供應商，以便您可以平等地評估選項。 從基礎開始：定價、功能、安全性和服務質量。 閱讀在線產品評論並聽取客戶的意見。 評估評級、客戶忠誠度、客戶支持和成功計劃的樣子。 最後，深入了解數據中心冗餘、移動應用程序、可擴展性、可靠性和分析的細節。 瀏覽此列表可讓您更好地了解您的選擇。
• 獲取演示。 一個演示向您展示了系統如何工作並集成到您當前的技術堆棧中。
• 討論實施。 重新訪問您的列表以獲取後續問題。 什麼是測試階段？ 部署需要多長時間？ 誰支持項目管理、培訓和號碼移植？

5.購買必要的硬件和軟件

您只需要基本的詳細信息即可開始使用，例如名字、姓氏和電子郵件，並且下一個可用的擴展名會自動填充。 您可以在桌面或移動應用程序管理門戶中啟用權利、桌面電話或軟件電話。

使用託管 VoIP 系統，您可以在雲端工作，因此您只需要供應商的軟件，無需本地設備。 兼容 VoIP 的桌面電話是可選的，您可以通過供應商購買或設置現有電話以使用新軟件。 用戶可以下載適用於 Mac/iOS 或 Windows/Android 桌面或移動網絡電話的應用程序。

6. 移植您的號碼

現在讓我們讓它全部工作。 新的 VoIP 系統並不一定意味著新的商務電話號碼。 您可以簡單地將現有號碼轉移到您的新提供商，並避免任何切換混亂。 營銷材料和廣告可以保持不變，您可以通過增加數字化轉型來留住客戶。

號碼移植在停機時間方面有一些注意事項。 您可以在提供商的管理門戶中請求轉移，但請確保您的信息完全匹配，並記住轉移最多可能需要 15 個工作日。

同時，在移植完成之前不要取消之前的服務。 為了讓您的系統在第一天啟動並運行，您可以使用您的 VoIP 系統請求一個臨時電話號碼，並通過您的主要業務號碼簡單地路由呼叫。

7. 配置您的 VoIP 系統

當客戶撥打您的主要電話號碼時，電話會轉到哪裡？ 批判性地思考電話中的客戶旅程以及如何提供更好的客戶體驗。 您可以在管理界面中設置直接線路或分機，並設置撥號計劃以映射您的呼叫流。

自動話務員幫助確定呼叫的去向（例如，按 2 表示空白）。 接下來，您可以添加一個時間表，為假期期間的開放和關閉時間或特殊消息準備不同的語言設置。 當呼叫量增加時，您現在可以使用其他工具，例如振鈴組（允許多個座席接聽電話）或呼叫隊列（指定線路上的下一個人）。

8. 測試你的網絡和新安裝的系統

當您準備好開始時，請檢查您的網絡強度。 您可以通過提供商的客戶支持應用程序執行此操作。 在上線之前，請確保您正確路由所有號碼。 不要忘記測試！

9. 訓練你的團隊以適應日常使用

到目前為止，我們已經討論了 VoIP 成功的所有技術步驟。 但您也需要了解新系統的員工。 幸運的是，VoIP 是用戶友好的，旨在讓您的生活更輕鬆，而不是更難。 所有頂級供應商都有“入門”用戶指南和客戶支持中心，其中包含易於訪問的資源文章和工具。

您可以輕鬆登錄您的帳戶來設置您的偏好、選擇電子郵件通知、更改鈴聲以及為直接分機設置語音郵件。 如果您使用桌面或移動應用程序，請將應用程序設置為撥出電話的默認設置。

在上線之前，培訓您的團隊測試所有內容，包括語音郵件、呼叫和短信。 這使他們對新的系統和流程感到滿意，並為成功做好了準備。

10. 定期監控和維護您的 VoIP 系統

在監控或維護您的 VoIP 電話時不要驚慌。 您的提供商很好地為您提供保障，因此您無需擔心定期維護。 託管 VoIP 提供商監控、支持和更新您的系統。 尋找與新更新或功能相關的一致客戶溝通並將其傳遞給您的團隊非常重要。

使用 VoIP 電話系統的好處

我們了解 VoIP 是什麼。 我們知道設置它的步驟。 現在，讓我們加倍關注“為什麼”。 為什麼企業選擇託管 VoIP？

• 靈活性：最近發生的事件讓我們進入了一個需要靈活工具來保持連接、高效和隨時隨地工作的世界。 由於靈活的工作不會消失，託管 VoIP 意味著您的員工可以在任何地方使用桌面或移動應用程序進行回答。 使用雲託管的 VoIP 電話，您不必在現場使用笨重的老式設備。

• 成本效益： VoIP 是一種明智的財務選擇，無需昂貴的硬件和維護，尤其是中小型企業。

• 可擴展性：託管 VoIP 提供了通過按鈕添加擴展的靈活性。 您可以根據業務需求擴大或縮小規模。

• 可靠性：託管 VoIP 在卸載設備時涉及的風險較小。 正如我們親眼所見，VoIP 系統非常靈活，能夠應對中斷、自然災害甚至全球事件。

VoIP 電話系統的挑戰

任何技術改進都無法應對挑戰。 最常見的 VoIP 挑戰是通話質量、掉線或掉線。 尋找具有出色正常運行時間和全天候客戶服務的供應商。 此外，投資於強大的互聯網連接——電話系統的支柱。

致電所有企業

員工需要靈活的工作，公司必須適應他們的需求。 VoIP 電話系統提供了必要的工具和功能，通過強大的 VoIP 解決方案來應對不斷變化的業務環境，該解決方案與您的員工一樣靈活，可促進增長和績效。

越來越多地使用 VoIP 解決方案還需要提高工作場所使用的應用程序的安全性，尤其是移動應用程序。 詳細了解移動應用程序管理以及它如何增強自帶設備 (BYOD) 概念。