VoIP 電話システムをセットアップするための 10 の簡単な手順

公開: 2022-02-01

クラウドは、この 10 年間の単なる流行語ではありません。

それは未来であり、私たちの日常生活に影響を与えますが、多くの場合、それは説明が進むほど深いものです. クラウドの本当のメリットとは? 企業がクラウドベースのユニファイドコミュニケーション-aa-サービス (UCaaS) プラットフォームへの投資を選択するのはなぜですか? クラウドに旋風を巻き起こしている Voice over Internet Protocol (VoIP) と呼ばれる統合テクノロジの 1 つを詳しく見てみましょう。

VoIP電話システムとは何ですか?

VoIP 電話システムは、従来の構内交換機 (PBX) の代わりに、クラウド経由の通話を容易にします。PBX は、歴史的に多くのビジネス用固定電話を接続していた私設電話ネットワークです。

これは、ビジネスコミュニケーションをクラウドに接続するユニファイドコミュニケーションおよびコラボレーション (UCC) の一部です。通話、会議、メッセージを統合プラットフォームで一元化し、インターネットに接続されたデバイス上の 1 つのアプリケーションを介して、企業がチーム、顧客、サプライヤーなどと通信できるようにします。

VoIP 電話システムを使用すると、ユーザーは従来の固定電話やセルラーサービスに頼ることなく、音声通話、ビデオ会議、さらには VoIP インスタントメッセージング機能を簡単に切り替えることができます。顧客とのより深い関係を構築するために、ユーザーはビデオチャットで VoIP を利用できます。

ハッキングされたソリューションと個人のデバイスへの依存は、持続可能でも安全でもありません。 VoIP インフラストラクチャは、リモートフレームワークをサポートする俊敏性と柔軟性を企業に提供します。これにより、従業員はどこからでも電話を受けることができます。このクラウドベースのシステムは、チームがどこでどのように作業を行っても、接続と生産性を維持します。

VoIP電話システムをセットアップするには何が必要ですか?

VoIP 電話システムをセットアップするには、2 つの重要な要件があります。まず、安全で堅牢なインターネット接続が必要です。これがあなたのシステムの強みです。第二に、仕事の未来に適応する意欲が必要です。仕事の未来は今、かつてないほど柔軟になっています。

システムはスケーラブルで、機能への簡単なアクセスを提供し、ビジネスの継続性とセキュリティをすべて手頃な価格で確保する必要があります。この柔軟な IT への取り組みが、お客様のビジネスを際立たせます。

10 ステップで VoIP 電話システムをセットアップする方法

正しく行えば、VoIP システムのセットアップは簡単です。 VoIP 電話システムを効果的に構成するための 10 の簡単な手順を見てみましょう。

1. チームのニーズを評価する

既存の電話システムを検討することから始めます。廃止された固定電話や、デスクから離れた場所で個人用デバイスで作業している従業員はいますか? 全体として、システムが正しく機能していること、および改善していることを確認する必要があります。

必要なものの完全な範囲を理解していることを確認してください。電話システム、またはビデオ会議、チャットコンタクトセンターなどを備えたオールインワンのユニファイドコミュニケーションツールをお探しですか?

モビリティが会社にとってどれほど重要かを理解してください。柔軟なソリューションの恩恵を受けることができる柔軟な、ハイブリッドな、またはモバイルの従業員はいますか? 現在のソリューションの良い面、悪い面、醜い面を文書化することで、成功への準備を整えることができます。

2. VoIP の種類を調べる

解決しようとしている問題を特定したので、次は調査を行います。 VoIP の仕組みと利用可能なさまざまなシステムを理解します。

オンプレミス:レガシーシステムと呼ばれることも多い、企業向けのかつてのデフォルトオプションであり、企業はサーバーやスイッチなどのハードウェアを購入し、オンサイトでサービスをホストします。所有者は、保守、更新、およびセキュリティを担当します。
VoIP: VoIP は、従来の電話回線の代わりにデータネットワークを介して通話を送信する技術です。 VoIP はオンプレミスでもクラウドベースでもかまいません。
ハイブリッド:企業は、オンプレミスシステムに投資するか、それをクラウドベースのソリューションと組み合わせるかを選択できます。
ホステッド VoIP:クラウドベースのソリューションであり、企業はオンプレミスの機器を使用する必要がありません。ホスト型 VoIP プロバイダーは、ソフトウェアとハードウェアをオフサイトでホスト、維持、および更新し、音声接続をリモートで提供します。

3. VoIP の予算を立てる

VoIP システムを比較するときは、初期費用だけでなく、さまざまな費用を念頭に置くことが不可欠です。システムの将来の柔軟性、スケーラビリティ、およびビジネス継続性も、全体的な VoIP 費用に影響します。

オンプレミスシステムでは、機器やメンテナンスなどの先行投資が必要ですが、ホスト型 VoIP では初期費用が低いかまったくなく、毎月のサブスクリプション料金が予測可能です。ホステッド VoIP を使用すると、運用の規模を拡大する際に、場所やユーザーを簡単に追加できます。

オンプレミスシステムでは、より多くのハードウェアが必要になる場合があります。一方、ホステッド VoIP は、ユーザーにより多くの柔軟性を提供し、どこからでもアクセスでき、セキュリティとメンテナンスを外部委託します。毎月のサブスクリプションは、予算に合わせて手間がかかりません。

4. 適切なプロバイダーを取得する

適切な VoIP プロバイダーを探すときは、適切な質問をして、デモを入手し、実装について話し合ってください。

検査します。 各潜在的なベンダーに尋ねる質問のチェックリストを保持して、オプションを均等に評価できるようにします。価格、機能、セキュリティ、サービスの品質など、基本から始めましょう。オンラインの製品レビューを読んで、顧客の声を聞きましょう。評価、顧客ロイヤルティ、顧客サポート、および成功プログラムがどのように見えるかを評価します。最後に、データセンターの冗長性、モバイルアプリ、スケーラビリティ、信頼性、および分析の詳細を掘り下げます。このリストを確認すると、オプションをよりよく理解できます。
デモを取得します。 デモでは、システムがどのように機能し、現在の技術スタックに統合されるかを示します。
実装について話し合う。 フォローアップの質問については、リストを再確認してください。テスト段階とは何ですか？デプロイにはどのくらいの時間がかかりますか? プロジェクト管理、トレーニング、および番号の移行をサポートするのは誰ですか?

5. 必要なハードウェアとソフトウェアを購入する

開始するには、姓、名、電子メールなどの基本的な詳細のみが必要であり、次に使用可能な内線番号が自動的に入力されます。デスクトップまたはモバイルアプリの管理ポータル内で資格、固定電話、またはソフトフォンを有効にできます。

ホスト型 VoIP システムでは、クラウド上で作業するため、必要なのはプロバイダーのソフトウェアのみであり、オンプレミスの機器は必要ありません。 VoIP 対応の固定電話はオプションであり、プロバイダから購入するか、既存の電話をセットアップして新しいソフトウェアで動作させることができます。ユーザーは、Mac/iOS または Windows/Android デスクトップまたはモバイルソフトフォン用のアプリをダウンロードできます。

6. 番号を移植する

それでは、すべてを機能させましょう。新しい VoIP システムは、必ずしも新しい会社の電話番号を意味するわけではありません。既存の番号を新しいプロバイダーに転送するだけで、切り替えの混乱を避けることができます. マーケティング資料と広告はそのままで、デジタルトランスフォーメーションを追加することで顧客を維持できます。

番号の移植には、ダウンタイムに関して、いくつかの推奨事項と禁止事項があります。プロバイダーの管理ポータルで転送をリクエストできますが、情報が正確に一致していることを確認し、転送には最大 15 営業日かかる場合があることに注意してください。

移植が完了するまでは、以前のサービスをキャンセルしないでください。初日からシステムを稼働させるには、VoIP システムを使用して一時的な電話番号をリクエストし、電話を主要なビジネス番号にルーティングするだけです。

7. VoIP システムを構成する

顧客がメインの電話番号に電話をかけた場合、その電話はどこに送られますか? 電話でのカスタマージャーニーと、より良いカスタマーエクスペリエンスを提供するにはどうすればよいかについて、批判的に考えてください。管理インターフェイス内で直通回線または内線番号を設定し、コールフローをマッピングするダイヤルプランを設定できます。

自動応答は、通話の発信先を判断するのに役立ちます (たとえば、空白の場合は 2 を押します)。次に、スケジュールを追加して、営業時間と休業時間、または休暇中の特別なメッセージに対して異なる言語設定を準備できます。着信グループ (複数のエージェントが通話に応答できるようにする) や通話キュー (回線の次の担当者を指定する) など、通話量が増加したときに、追加のツールをすぐに利用できるようになりました。

8. ネットワークと新しくインストールしたシステムをテストする

開始する準備ができたら、ネットワークの強度を確認してください。これは、プロバイダーのカスタマーサポートアプリから実行できます。ライブに移行する前に、すべての番号が正しくルーティングされていることを確認してください。テストすることを忘れないでください！

9. 日常的に使用できるようにチームをトレーニングする

これまで、VoIP を成功させるためのすべての技術的手順について説明してきました。しかし、新しいシステムを理解する従業員も必要です。幸いなことに、VoIP は使いやすく、生活を楽にするように設計されています。すべてのトップベンダーには、「開始」ユーザーガイドと、簡単にアクセスできるリソース記事とツールを備えたカスタマーサポートハブがあります。

アカウントに簡単にログインして、設定、電子メール通知の選択、着信音の変更、直通内線用のボイスメールの設定を行うことができます。デスクトップまたはモバイルアプリを使用している場合は、アプリを発信通話の既定として設定します。

ライブに移行する前に、ボイスメール、通話、テキストメッセージなど、すべてをテストするようにチームをトレーニングしてください。これにより、彼らは新しいシステムとプロセスに慣れ、成功に向けて準備を整えることができます。

10. VoIP システムを定期的に監視および保守する

VoIP 電話を監視または維持している間、慌てないでください。プロバイダーがしっかりとカバーしてくれるので、定期的なメンテナンスについて心配する必要はありません。ホスト型 VoIP プロバイダーは、システムを監視、サポート、および更新します。新しいアップデートや機能に関する一貫した顧客コミュニケーションを探し、それらをチームに渡すことが重要です。

VoIP電話システムを使用する利点

VoIP とは何かを理解しています。セットアップの手順はわかっています。では、その「理由」について考えてみましょう。企業がホステッド VoIP を選ぶ理由

柔軟性:最近の一連の出来事により、接続を維持し、生産性を維持し、どこからでも作業するための柔軟なツールが必要な世界に私たちは突入しました。柔軟な仕事がなくなるわけではないため、ホステッド VoIP は、従業員がデスクトップまたはモバイルアプリを使用してどこからでも応答できることを意味します。クラウドでホストされる VoIP 電話を使用すると、かさばる旧式のデバイスをオンサイトで使用する必要がなくなります。

費用対効果: VoIP は、特に SMB にとって、高価なハードウェアやメンテナンスを必要としない賢明な経済的選択肢です。

スケーラビリティ:ホステッド VoIP は、ボタンを押すだけで拡張機能を追加できる柔軟性を提供します。ビジネスニーズに基づいて、スケールアップまたはスケールダウンできます。

信頼性:ホステッド VoIP では、機器をオフロードする際のリスクが少なくなります。私たちが直接見てきたように、VoIP システムは機敏で、機能停止、自然災害、さらには世界的な出来事に対しても回復力があります。

VoIP 電話システムの課題

いかなる技術的進歩も、挑戦を免れるものではありません。最も一般的な VoIP の課題は、通話品質、音声のドロップ、または通話のドロップです。優れたアップタイムと 24 時間体制のカスタマーサービスを備えたプロバイダーを探してください。さらに、電話システムのバックボーンである強力なインターネット接続に投資してください。

すべての企業に電話をかける

従業員は柔軟な働き方を求めており、企業はそのニーズに適応する必要があります。 VoIP 電話システムは、この変化するビジネス環境に対応するために必要なツールと機能を提供します。堅牢な VoIP ソリューションは、従業員と同じくらい柔軟で、成長とパフォーマンスを向上させます。

VoIP ソリューションの使用が増えるにつれて、職場で使用されるアプリ、特にモバイルアプリのセキュリティを強化する必要もあります。モバイルアプリ管理の詳細と、それが自分のデバイスの持ち込み (BYOD) の概念をどのように強化するかをご覧ください。