O que é gerenciamento de trabalho de marketing e como essas plataformas suportam o marketing ágil?

As plataformas de gerenciamento de trabalho de marketing ajudam os líderes de marketing e suas equipes a estruturar seu trabalho diário para cumprir suas metas no prazo e dentro das restrições orçamentárias, ao mesmo tempo em que gerenciam recursos e facilitam a comunicação e a colaboração. As funções podem incluir atribuições de tarefas, controle de tempo, orçamento, comunicação em equipe e compartilhamento de arquivos, entre outros.

Antes da pandemia, muitos profissionais de marketing já estavam acostumados a trabalhar em iniciativas que envolviam colaboração com pessoas fora de seus próprios escritórios, já que muitas marcas operam em regiões ou em todo o mundo. Além disso, os projetos de marketing — sejam campanhas, sites, whitepapers ou vídeos — envolvem regularmente o trabalho com recursos externos, seja uma agência, um designer ou fotógrafo contratado. A pandemia do COVID levou tudo isso ao auge, pois os projetos precisavam ser concluídos por uma força de trabalho amplamente isolada em seus escritórios domésticos.

Tudo isso aumentou a necessidade de um software de gerenciamento de trabalho de marketing, que documente e otimize os processos, fluxos de trabalho e projetos realizados por profissionais de marketing digital, muitas vezes integrando-se a outros sistemas como gerenciamento de ativos digitais (DAM) ou suítes criativas.

Por várias razões, o marketing é um caso de uso ideal mesmo para essas ferramentas. Falando em uma teleconferência de resultados, o diretor de produtos da Smartsheet, Gene Farrell, explicou por que se concentrou em atrair profissionais de marketing criando um complemento premium e outros recursos que acomodam “fluxos de trabalho de marketing mais avançados”.

“O marketing é uma daquelas funções que realmente existe em quase todas as empresas do setor e muitas vezes é um farol ou uma parte muito visível de como as empresas realmente executam”, disse Farrell. “É também uma área em que você normalmente colabora com partes interessadas internas e externas com agências e outros grupos criativos.”

Feito para marketing ágil

Para acompanhar o ritmo das mudanças, muitas organizações de marketing adotaram o marketing ágil, uma filosofia e fluxo de trabalho pioneiros por desenvolvedores de software. Embora já exista há algum tempo, o pivô para fluxos de trabalho de marketing ágeis parece estar se acelerando. Na última edição do relatório State of Agile Marketing da AgileSherpas e Aprimo, 42% dos profissionais de marketing pesquisados ​​disseram que estavam usando Agile, acima dos 32% em 2019. trabalhar e foram capazes de aproveitar oportunidades emergentes, em comparação com outras metodologias.

A prática do marketing ágil não requer nenhum software específico, mas os profissionais de marketing que adotam essa metodologia provavelmente estão procurando ferramentas que combinem com sua nova filosofia. Muitos fornecedores de gerenciamento de trabalho de marketing oferecem relatórios e interfaces voltados para agilidade, como quadros Kanban e um local para inserir itens de backlog. A maioria também permite gráficos de Gantt mais tradicionais.

Benefícios e capacidades das ferramentas de gestão do trabalho de marketing

O marketing digital – envolvendo tudo, desde mecanismos de pesquisa a mídias sociais, exibição de anúncios, e-mail, aplicativos móveis e muito mais – é um empreendimento complexo, sejam os profissionais de marketing internos de uma marca ou empregados de uma agência.

As ferramentas de gerenciamento de trabalho de marketing corporativo podem oferecer benefícios significativos que ajudam os profissionais de marketing a controlar seu trabalho e se comunicar melhor com os colegas, incluindo o seguinte:

• Gestão mais eficiente das operações globais. As ferramentas de gerenciamento de trabalho de marketing podem ajudar os funcionários distribuídos a se coordenarem entre si, permitindo responsabilidade e consistência em todos os mercados. Algumas ferramentas suportam especificamente os processos de colaboração e aprovação voltados para material de marketing.
• Facilidade e transparência nos relatórios. Embora seja possível usar planilhas atualizadas manualmente para gerenciar projetos, elas não oferecem os relatórios e dashboards nativos oferecidos pelas ferramentas de gerenciamento de trabalho de marketing. A maioria dessas plataformas oferece recursos de relatórios altamente personalizados que são orientados por widgets e assistentes para tornar os relatórios
  mais rápido e fácil. Esses relatórios geralmente são facilmente compartilháveis ​​e podem ser expostos aos executivos nos níveis VP e C, dando a todas as partes interessadas uma visão do progresso em várias iniciativas.
• Visualizações que auxiliam no planejamento e alocação de recursos. A maioria das ferramentas de gerenciamento de trabalho de marketing fornece visualizações que permitem que os profissionais de marketing vejam vários projetos rapidamente, permitindo que eles ajustem cronogramas ou tarefas conforme necessário para evitar sobrecarregar ou subutilizar recursos.
• Melhor coordenação com clientes e outras partes interessadas. Muitas ferramentas permitem o acesso de “convidados” ou outras estruturas de permissão flexíveis que permitem o compartilhamento de algumas informações enquanto outros aspectos estão ocultos. Isso é especialmente útil para profissionais de marketing que trabalham em agências ou como consultores externos, porque eles podem documentar o que precisam dentro da ferramenta, sem se preocupar em parecer menos profissionais quando o cliente fizer login
  e vê sua própria visão.
• Gerenciamento de ativos digitais e compartilhamento de arquivos. A maioria das ferramentas de gerenciamento de trabalho de marketing permite que os usuários carreguem arquivos ou vinculem a eles no armazenamento em nuvem, servindo como uma espécie de DAM “lite”. Alguns são até integrados a um DAM completo ou suíte criativa, permitindo que os criativos que desenvolvem ativos de marketing façam seu trabalho, obtenham revisões e aprovações, além de acompanhar o status do trabalho para outras partes interessadas.
• Comunicação mais perfeita com a equipe de desenvolvimento e outros grupos. As iniciativas de marketing digital geralmente incluem um aspecto tecnológico que exige o talento dos desenvolvedores. Quando profissionais de marketing e desenvolvedores estão em departamentos funcionais diferentes, mas utilizam a mesma ferramenta de gerenciamento de trabalho de marketing, seu trabalho conjunto é executado com menos problemas. O mesmo se aplica a qualquer outro departamento com o qual o marketing interage.
• Rastreamento mais fácil de horas faturáveis ​​e gerenciamento de recursos humanos. Muitas ferramentas rastreiam o tempo decorrido enquanto um responsável trabalha em uma tarefa, permitindo que os gerentes de contas da agência calculem facilmente o número de horas gastas em projetos de um determinado cliente. Esse recurso também pode ajudar os gerentes a ficar de olho nos níveis de produtividade dos funcionários.
• Responsabilidade clara que impede que as tarefas sejam esquecidas. O coração da maioria das ferramentas de gerenciamento de trabalho de marketing é uma versão de uma lista de tarefas em que tarefas discretas podem ser atribuídas à pessoa ou grupo responsável por realizá-las. Ao usar a funcionalidade de dependências e rastrear essas tarefas, os gerentes podem eliminar atrasos e falhas de comunicação sobre o que é esperado.
• Automação de tarefas repetitivas. Muitas ferramentas permitem a criação de modelos ou conjuntos reproduzíveis de tarefas que podem ajudar a evitar repetições tediosas. Se uma agência tem um processo de onboarding, ou um processo de check-up regular, que segue com cada um de seus clientes, um gerente pode criar a estrutura para esse processo uma vez e reutilizá-la sempre
  surge o caso de uso. Além disso, algumas ferramentas incluem tarefas recorrentes que podem ser usadas para documentar processos que ocorrem em intervalos regulares.

Explore os recursos de fornecedores como Adobe Workfront, Wrike, Airtable, Smartsheet e muito mais no MarTech Intelligence Report completo em plataformas de gerenciamento de trabalho de marketing .

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Você precisa de uma plataforma de gerenciamento de trabalho de marketing empresarial?

Decidir se sua empresa precisa de uma plataforma de gerenciamento de trabalho de marketing empresarial exige as mesmas etapas de avaliação envolvidas em qualquer adoção de software, incluindo uma autoavaliação abrangente das necessidades e recursos de negócios de sua organização, pessoal, suporte de gerenciamento e recursos financeiros.

Use as seguintes perguntas como orientação para determinar as respostas.

1. A ferramenta se encaixa em nossos processos atuais ou precisaríamos alterá-los? Em alguns casos, pode valer a pena mudar seu fluxo de trabalho para tirar proveito de uma ferramenta, mas, em outros, a necessidade dessa mudança pode criar mais problemas do que soluções. Idealmente, você deseja encontrar uma ferramenta que possa ser facilmente adaptada à maneira como seus funcionários estão acostumados a realizar as tarefas. Isso também permitirá que os funcionários aprendam a ferramenta mais rapidamente, pois sua familiaridade com o processo tornará a ferramenta mais intuitiva.
2. Como nossos funcionários gerenciam sua própria produtividade? As pessoas que cumprem as funções dentro de uma organização normalmente terão suas próprias maneiras de trabalhar para atingir seus objetivos. Alguns podem usar o método Pomodoro para maximizar a produtividade, enquanto outros podem aderir à filosofia GTD (Getting Things Done). Saber como seus funcionários trabalham melhor ajudará você a determinar a melhor ferramenta a ser adotada.
3. Temos buy-in de nível C? As ferramentas de gestão do trabalho de marketing podem servir de base para as atividades de uma empresa, e alguns objetivos – coordenação interdepartamental, por exemplo – são mais facilmente alcançados se uma ferramenta tiver suporte executivo e for adotada em toda a empresa.
4. Com quais sistemas a plataforma de gerenciamento de trabalho de marketing deve se integrar? Muitas empresas têm fortes compromissos com as ferramentas existentes, como um pacote de escritório (Google Workspace ou Microsoft Office), um CRM ou uma plataforma de edição criativa. Quais integrações são obrigatórias e quais são agradáveis?
5. Temos os recursos técnicos adequados? Se você encontrar uma ferramenta que funcione bem para você, mas não tenha uma integração pronta para uso, você pode dedicar os recursos de desenvolvimento para criar uma conexão?
6. Podemos investir em treinamento de pessoal e educar as partes interessadas externas também? É vital treinar todos os funcionários que utilizarão a plataforma, garantindo que eles sejam instruídos sobre a própria ferramenta, bem como sobre o que se espera deles quando atribuem ou recebem uma tarefa. Se você estiver usando a ferramenta para se envolver com entidades externas – clientes, contratados e similares – você também precisará familiarizá-los com a plataforma.
7. Estabelecemos KPIs e implementamos um sistema para rastrear, medir e relatar resultados? Se você está justificando o investimento em uma ferramenta pela forma como ela alcança os resultados desejados, certifique-se de ter maneiras de comparar o antes e o depois para saber se está obtendo um bom ROI. Por exemplo, você está enfrentando menos problemas na produção de entregáveis? Os clientes fazem menos perguntas sobre o status de uma campanha porque eles mesmos podem obter as informações por meio da ferramenta?
8. Temos expectativas realistas? Apenas licenciar uma plataforma de gerenciamento de trabalho de marketing não fará com que suas operações sejam organizadas instantaneamente. Leva tempo para personalizar uma ferramenta para suas necessidades, para que os funcionários sejam treinados e se familiarizem com a plataforma e para que os projetos decolem.