Was ist Marketing Work Management und wie unterstützen diese Plattformen agiles Marketing?

Marketing-Work-Management-Plattformen helfen Marketingleitern und ihren Teams, ihre tägliche Arbeit so zu strukturieren, dass sie ihre Ziele fristgerecht und innerhalb von Budgetbeschränkungen erreichen, während sie gleichzeitig Ressourcen verwalten und die Kommunikation und Zusammenarbeit erleichtern. Zu den Funktionen können unter anderem Aufgabenzuweisungen, Zeiterfassung, Budgetierung, Teamkommunikation und Dateifreigabe gehören.

Viele Marketer waren bereits vor der Pandemie daran gewöhnt, an Initiativen zu arbeiten, die die Zusammenarbeit mit Menschen außerhalb ihrer eigenen Büros beinhalteten, da viele Marken überregional oder weltweit tätig sind. Darüber hinaus erfordern Marketingprojekte – ob Kampagnen, Websites, Whitepaper oder Videos – regelmäßig die Zusammenarbeit mit externen Ressourcen, sei es eine Agentur, ein Auftragsdesigner oder Fotograf. Die COVID-Pandemie brachte all dies auf einen Höhepunkt, da Projekte von einer Belegschaft abgeschlossen werden mussten, die weitgehend isoliert in ihren Heimbüros war.

All dies hat den Bedarf an Marketing Work Management-Software erhöht, die die Prozesse, Arbeitsabläufe und Projekte digitaler Vermarkter dokumentiert und optimiert und häufig in andere Systeme wie Digital Asset Management (DAM) oder Creative Suites integriert wird.

Aus verschiedenen Gründen ist das Marketing auch für diese Tools ein idealer Anwendungsfall. Gene Farrell, Chief Product Officer von Smartsheet, erklärte bei einer Ergebniskonferenz, warum das Unternehmen sich darauf konzentriert hat, Vermarkter anzuziehen, indem es ein Premium-Add-on und andere Funktionen entwickelt hat, die „fortschrittlichere Marketing-Workflows“ ermöglichen.

„Marketing ist eine dieser Funktionen, die wirklich in fast jedem Unternehmen der Branche vorhanden ist, und oft ist es ein Leuchtturm oder ein sehr sichtbarer Teil dessen, wie Unternehmen tatsächlich arbeiten“, sagte Farrell. „Es ist auch ein Bereich, in dem Sie normalerweise mit internen und externen Interessengruppen, Agenturen und anderen Kreativgruppen zusammenarbeiten.“

Gemacht für agiles Marketing

Um mit dem Tempo des Wandels Schritt zu halten, haben viele Marketingorganisationen agiles Marketing eingeführt, eine Philosophie und einen Arbeitsablauf, die von Softwareentwicklern entwickelt wurden. Obwohl es schon eine Weile her ist, scheint sich die Umstellung auf agile Marketing-Workflows zu beschleunigen. In der neuesten Ausgabe des Berichts „State of Agile Marketing“ von AgileSherpas und Aprimo gaben 42 % der befragten Vermarkter an, dass sie Agile verwenden, gegenüber 32 % im Jahr 2019. Die Teams, die Agile verwenden, gaben eher an, dass sie mit schnellem Tempo umgehen können arbeiten und waren im Vergleich zu denen, die andere Methoden anwenden, in der Lage, sich bietende Gelegenheiten zu nutzen.

Die Praxis des agilen Marketings erfordert keine bestimmte Software, aber Marketingspezialisten, die diese Methode anwenden, suchen wahrscheinlich nach Tools, die zu ihrer neuen Philosophie passen. Viele Anbieter von Marketing Work Management bieten Berichte und Schnittstellen, die auf Agile ausgerichtet sind, wie z. B. Kanban-Boards und einen Ort zur Eingabe von Backlog-Elementen. Die meisten ermöglichen auch traditionellere Gantt-Diagramme.

Vorteile und Fähigkeiten von Marketing-Work-Management-Tools

Digitales Marketing – das alles von Suchmaschinen über soziale Medien bis hin zu Display-Anzeigen, E-Mails und mobilen Apps und mehr umfasst – ist ein komplexes Unterfangen, unabhängig davon, ob Vermarkter intern bei einer Marke oder bei einer Agentur angestellt sind.

Enterprise-Marketing-Work-Management-Tools können erhebliche Vorteile bieten, die Marketern dabei helfen, ihre Arbeit in den Griff zu bekommen und besser mit Kollegen zu kommunizieren, einschließlich der folgenden:

• Effizienteres Management globaler Operationen. Marketing-Work-Management-Tools können verteilten Mitarbeitern helfen, sich miteinander zu koordinieren, wodurch Verantwortlichkeit und Konsistenz über Märkte hinweg ermöglicht werden. Einige Tools unterstützen speziell auf Marketingmaterialien ausgerichtete Zusammenarbeits- und Genehmigungsprozesse.
• Einfache und transparente Berichterstattung. Obwohl es möglich ist, manuell aktualisierte Tabellenkalkulationen zum Verwalten von Projekten zu verwenden, bieten sie nicht die nativen Berichte und Dashboards, die von Marketing-Work-Management-Tools angeboten werden. Die meisten dieser Plattformen bieten hochgradig angepasste Berichtsfunktionen, die von Widgets und Assistenten gesteuert werden, um Berichte zu erstellen
  schneller und einfacher. Diese Berichte lassen sich oft leicht teilen und können Führungskräften auf VP- und C-Ebene zur Verfügung gestellt werden, wodurch alle Beteiligten einen Überblick über den Fortschritt mehrerer Initiativen erhalten.
• Visualisierungen, die bei der Planung und Ressourcenzuweisung helfen. Die meisten Marketing-Work-Management-Tools bieten Visualisierungen, die es Marketingfachleuten ermöglichen, mehrere Projekte auf einen Blick zu sehen, sodass sie Zeitpläne oder Aufgaben nach Bedarf anpassen können, um eine Überbeanspruchung oder Unterauslastung von Ressourcen zu vermeiden.
• Verbesserte Koordination mit Kunden und anderen Stakeholdern. Viele Tools ermöglichen „Gast“-Zugriff oder andere flexible Berechtigungsstrukturen, die das Teilen einiger Informationen ermöglichen, während andere Aspekte verborgen bleiben. Dies ist besonders hilfreich für Vermarkter, die in Agenturen oder als externe Berater arbeiten, da sie innerhalb des Tools dokumentieren können, was sie tun müssen, ohne befürchten zu müssen, weniger professionell zu wirken, wenn sich der Kunde anmeldet
  und sieht ihre eigene Ansicht.
• Digital Asset Management und Dateifreigabe. Die meisten Marketing-Work-Management-Tools ermöglichen es Benutzern, Dateien hochzuladen oder auf sie im Cloud-Speicher zu verlinken, was als eine Art DAM „Lite“ dient. Einige sind sogar in ein vollwertiges DAM oder eine Kreativ-Suite integriert, sodass Kreative, die Marketing-Assets entwickeln, ihre Arbeit erledigen, Überprüfungen und Genehmigungen einholen und gleichzeitig den Status der Arbeit für andere Interessengruppen verfolgen können.
• Nahtlosere Kommunikation mit dem Entwicklungsteam und anderen Gruppen. Digitale Marketinginitiativen beinhalten oft einen technologischen Aspekt, der das Talent von Entwicklern erfordert. Wenn Marketer und Entwickler in unterschiedlichen Funktionsabteilungen arbeiten, aber dasselbe Marketing-Work-Management-Tool verwenden, verläuft ihre Zusammenarbeit reibungsloser. Dasselbe gilt für jede andere Abteilung, mit der das Marketing zusammenarbeitet.
• Einfachere Verfolgung von abrechenbaren Stunden und Personalverwaltung. Viele Tools verfolgen die Zeit, die vergangen ist, während ein Beauftragter an einer Aufgabe arbeitet, sodass Kundenbetreuer von Agenturen die Anzahl der Stunden, die sie für die Projekte eines bestimmten Kunden aufgewendet haben, einfach zusammenzählen können. Diese Funktion kann Managern auch dabei helfen, die Produktivität der Mitarbeiter im Auge zu behalten.
• Klare Verantwortlichkeiten, die verhindern, dass Aufgaben übersehen werden. Das Herzstück der meisten Marketing-Work-Management-Tools ist eine Art To-Do-Liste, in der einzelne Aufgaben der Person oder Gruppe zugewiesen werden können, die dafür verantwortlich ist. Durch die Verwendung von Abhängigkeitsfunktionen und die Nachverfolgung dieser Aufgaben können Manager Verzögerungen und Fehlkommunikation darüber beseitigen, was erwartet wird.
• Automatisierung sich wiederholender Aufgaben. Viele Tools ermöglichen die Erstellung von Vorlagen oder reproduzierbaren Aufgabensätzen, die dazu beitragen können, lästige Wiederholungen zu vermeiden. Wenn eine Agentur einen Onboarding-Prozess oder einen regelmäßigen Check-up-Prozess hat, den sie mit jedem ihrer Kunden durchführt, kann ein Manager die Struktur für diesen Prozess einmal erstellen und jedes Mal wiederverwenden
  der Anwendungsfall ergibt sich. Darüber hinaus enthalten einige Tools wiederkehrende Aufgaben, mit denen Prozesse dokumentiert werden können, die in regelmäßigen Abständen auftreten.

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Benötigen Sie eine Enterprise-Marketing-Work-Management-Plattform?

Die Entscheidung, ob Ihr Unternehmen eine Enterprise-Marketing-Work-Management-Plattform benötigt, erfordert die gleichen Bewertungsschritte, die bei jeder Softwareeinführung erforderlich sind, einschließlich einer umfassenden Selbsteinschätzung der Geschäftsanforderungen und -ressourcen, des Personals, der Managementunterstützung und der finanziellen Ressourcen Ihres Unternehmens.

Verwenden Sie die folgenden Fragen als Richtlinie, um die Antworten zu ermitteln.

1. Passt das Tool zu unseren aktuellen Prozessen oder müssten wir sie ändern? In einigen Fällen kann es sich lohnen, Ihren Arbeitsablauf zu ändern, um die Vorteile eines Tools zu nutzen, aber in anderen kann die Notwendigkeit dieser Änderung mehr Probleme schaffen als lösen. Idealerweise möchten Sie ein Tool finden, das sich leicht an die Art und Weise anpassen lässt, wie Ihre Mitarbeiter es gewohnt sind, Aufgaben zu erledigen. Dadurch können die Mitarbeiter das Tool auch schneller erlernen, da ihre Vertrautheit mit dem Prozess das Tool intuitiver macht.
2. Wie managen unsere Mitarbeiter ihre eigene Produktivität? Die Personen, die die Funktionen innerhalb einer Organisation erfüllen, haben in der Regel ihre eigenen Arbeitsweisen, um ihre Ziele zu erreichen. Einige verwenden möglicherweise die Pomodoro-Methode, um die Produktivität zu maximieren, während andere sich der GTD-Philosophie (Getting Things Done) anschließen. Wenn Sie wissen, wie Ihre Mitarbeiter am besten arbeiten, können Sie das beste Tool für die Einführung bestimmen.
3. Haben wir C-Level-Buy-in? Marketing-Work-Management-Tools können als Grundlage für die Aktivitäten eines Unternehmens dienen, und einige Ziele – beispielsweise die abteilungsübergreifende Koordination – lassen sich leichter erreichen, wenn ein Tool von der Geschäftsleitung unterstützt und unternehmensweit eingesetzt wird.
4. In welche Systeme muss die Marketing-Work-Management-Plattform integriert werden? Viele Unternehmen setzen stark auf bestehende Tools wie eine Office-Suite (Google Workspace oder Microsoft Office), ein CRM oder eine kreative Bearbeitungsplattform. Welche Integrationen sind Must-haves und welche Nice-to-haves?
5. Haben wir die richtigen technischen Ressourcen? Wenn Sie ein Tool finden, das für Sie gut funktioniert, aber nicht über die von Ihnen benötigte sofort einsatzbereite Integration verfügt, können Sie die Entwicklungsressourcen für die Erstellung einer Verbindung einsetzen?
6. Können wir in die Mitarbeiterschulung investieren und auch externe Stakeholder schulen? Es ist von entscheidender Bedeutung, alle Mitarbeiter zu schulen, die die Plattform nutzen werden, um sicherzustellen, dass sie über das Tool selbst sowie darüber informiert sind, was von ihnen erwartet wird, wenn sie eine Aufgabe zuweisen oder zugewiesen bekommen. Wenn Sie das Tool verwenden, um mit externen Stellen – Kunden, Auftragnehmern und dergleichen – in Kontakt zu treten, müssen Sie diese auch mit der Plattform vertraut machen.
7. Haben wir KPIs festgelegt und ein System zum Verfolgen, Messen und Berichten von Ergebnissen eingerichtet? Wenn Sie die Investition in ein Tool damit rechtfertigen, wie es die gewünschten Ergebnisse erzielt, stellen Sie sicher, dass Sie Möglichkeiten haben, Vorher und Nachher zu vergleichen, damit Sie wissen, ob Sie einen guten ROI erzielen. Haben Sie beispielsweise weniger Probleme bei der Erstellung von Liefergegenständen? Stellen Kunden weniger Fragen zum Status einer Kampagne, weil sie die Informationen selbst über das Tool abrufen können?
8. Haben wir realistische Erwartungen? Die bloße Lizenzierung einer Marketing-Work-Management-Plattform wird Ihre Abläufe nicht sofort organisieren. Es braucht Zeit, um ein Tool an Ihre Bedürfnisse anzupassen, Mitarbeiter zu schulen und sich mit der Plattform vertraut zu machen und Projekte in Gang zu bringen.