Che cos'è la gestione del lavoro di marketing e in che modo queste piattaforme supportano il marketing agile?

Le piattaforme di gestione del lavoro di marketing aiutano i leader di marketing e i loro team a strutturare il loro lavoro quotidiano per raggiungere i loro obiettivi entro le scadenze e nei limiti di budget, il tutto gestendo le risorse e facilitando la comunicazione e la collaborazione. Le funzioni possono includere l'assegnazione di attività, il monitoraggio del tempo, la definizione del budget, la comunicazione del team e la condivisione di file, tra le altre.

Prima della pandemia, molti esperti di marketing erano già abituati a lavorare su iniziative che prevedevano la collaborazione con persone al di fuori dei propri uffici poiché molti marchi operano in tutte le regioni o in tutto il mondo. Inoltre, i progetti di marketing, che si tratti di campagne o siti Web, white paper o video, implicano regolarmente il lavoro con risorse esterne, che si tratti di un'agenzia o di un designer a contratto o di un fotografo. La pandemia di COVID ha portato tutto questo a un livello febbrile, poiché i progetti dovevano essere completati da una forza lavoro in gran parte isolata nei loro uffici domestici.

Tutto ciò ha accresciuto la necessità di un software di gestione del lavoro di marketing, che documenti e ottimizzi i processi, i flussi di lavoro e i progetti intrapresi dai marketer digitali, spesso integrandosi con altri sistemi come la gestione delle risorse digitali (DAM) o suite creative.

Per vari motivi, il marketing è un caso d'uso ideale anche per questi strumenti. Intervenendo a una chiamata sugli utili, Gene Farrell, chief product officer di Smartsheet, ha spiegato perché si è concentrato sull'attrarre i marketer creando un componente aggiuntivo premium e altre funzionalità che soddisfano "flussi di lavoro di marketing più avanzati".

"Il marketing è una di quelle funzioni che esiste davvero in quasi tutte le aziende del settore e molte volte è un faro o una parte molto visibile del modo in cui le aziende eseguono effettivamente", ha affermato Farrell. "È anche un'area in cui di solito collabori tra stakeholder interni ed esterni con agenzie e altri gruppi creativi".

Creato per il marketing agile

Per stare al passo con il ritmo del cambiamento, molte organizzazioni di marketing hanno adottato il marketing agile, una filosofia e un flusso di lavoro sperimentati dagli sviluppatori di software. Sebbene sia in circolazione da un po' di tempo, il passaggio a flussi di lavoro di marketing agili sembra accelerare. Nell'ultima edizione del rapporto sullo stato del marketing agile di AgileSherpas e Aprimo, il 42% dei marketer intervistati ha dichiarato di utilizzare Agile, rispetto al 32% del 2019. I team che utilizzavano Agile avevano maggiori probabilità di riferire di essere in grado di gestire i ritmi frenetici lavoro e sono stati in grado di cogliere le opportunità emergenti, rispetto a quelli che utilizzano altre metodologie.

La pratica del marketing agile non richiede alcun software particolare, ma i marketer che adottano questa metodologia sono probabilmente alla ricerca di strumenti che si adattino alla loro nuova filosofia. Molti fornitori di gestione del lavoro di marketing offrono report e interfacce orientate all'agile, come le bacheche Kanban e un luogo in cui inserire gli elementi del backlog. La maggior parte abilita anche diagrammi di Gantt più tradizionali.

Vantaggi e capacità degli strumenti di gestione del lavoro di marketing

Il marketing digitale, che coinvolge qualsiasi cosa, dai motori di ricerca ai social media per visualizzare annunci pubblicitari, e-mail, app mobili e altro ancora, è un'impresa complessa, indipendentemente dal fatto che i marketer siano interni a un marchio o impiegati da un'agenzia.

Gli strumenti di gestione del lavoro di marketing aziendale possono offrire vantaggi significativi che aiutano i professionisti del marketing a gestire meglio il proprio lavoro e a comunicare meglio con i colleghi, inclusi i seguenti:

• Gestione più efficiente delle operazioni globali. Gli strumenti di gestione del lavoro di marketing possono aiutare i dipendenti distribuiti a coordinarsi tra loro, consentendo responsabilità e coerenza tra i mercati. Alcuni strumenti supportano specificamente i processi di collaborazione e approvazione orientati al materiale di marketing.
• Facilità e trasparenza di rendicontazione. Sebbene sia possibile utilizzare fogli di calcolo aggiornati manualmente per gestire i progetti, non offrono i report e i dashboard nativi offerti dagli strumenti di gestione del lavoro di marketing. La maggior parte di queste piattaforme offre funzionalità di reportistica altamente personalizzate che sono guidate da widget e procedure guidate per creare report
  più veloce e più facile. Questi report sono spesso facilmente condivisibili e possono essere esposti ai dirigenti ai livelli VP e C, offrendo a tutte le parti interessate una visione dei progressi in più iniziative.
• Visualizzazioni che aiutano nella pianificazione e nell'allocazione delle risorse. La maggior parte degli strumenti di gestione del lavoro di marketing fornisce visualizzazioni che consentono agli esperti di marketing di vedere più progetti a colpo d'occhio, consentendo loro di regolare i programmi o le attività secondo necessità per evitare di sovraccaricare o sottoutilizzare le risorse.
• Migliore coordinamento con i clienti e le altre parti interessate. Molti strumenti consentono l'accesso "ospite" o altre strutture di autorizzazione flessibili che consentono la condivisione di alcune informazioni mentre altri aspetti sono nascosti. Ciò è particolarmente utile per gli esperti di marketing che lavorano in agenzie o come consulenti esterni, perché possono documentare ciò di cui hanno bisogno all'interno dello strumento, senza preoccuparsi di apparire meno che professionali quando il cliente effettua l'accesso
  e vede il proprio punto di vista.
• Gestione delle risorse digitali e condivisione di file. La maggior parte degli strumenti di gestione del lavoro di marketing consente agli utenti di caricare file o collegarsi ad essi nell'archiviazione cloud, fungendo da una sorta di "lite" DAM. Alcuni sono persino integrati con un DAM o una suite creativa a tutti gli effetti, consentendo ai creativi che sviluppano risorse di marketing di svolgere il proprio lavoro, ottenere recensioni e approvazioni, monitorando anche lo stato del lavoro per altre parti interessate.
• Comunicazione più fluida con il team di sviluppo e altri gruppi. Le iniziative di marketing digitale spesso includono un aspetto tecnologico che richiede il talento degli sviluppatori. Quando gli esperti di marketing e gli sviluppatori si trovano in reparti funzionali diversi, ma utilizzano lo stesso strumento di gestione del lavoro di marketing, il loro lavoro insieme viene eseguito con meno intoppi. Lo stesso vale per qualsiasi altro reparto con cui si interfaccia il marketing.
• Monitoraggio più semplice delle ore fatturabili e gestione delle risorse umane. Molti strumenti tengono traccia del tempo trascorso mentre un assegnatario lavora su un'attività, consentendo agli account manager dell'agenzia di calcolare facilmente il numero di ore trascorse sui progetti di un particolare cliente. Questa funzione può anche aiutare i manager a tenere d'occhio i livelli di produttività dei dipendenti.
• Una chiara responsabilità che impedisce alle attività di scivolare attraverso le crepe. Il cuore della maggior parte degli strumenti di gestione del lavoro di marketing è una versione di un elenco di cose da fare in cui è possibile assegnare attività discrete alla persona o al gruppo che è responsabile della sua realizzazione. Utilizzando la funzionalità delle dipendenze e tenendo traccia di queste attività, i manager possono eliminare le interruzioni e le comunicazioni errate su ciò che è previsto.
• Automazione di compiti ripetitivi. Molti strumenti consentono la creazione di modelli o insiemi riproducibili di attività che possono aiutare a evitare noiose ripetizioni. Se un'agenzia ha un processo di onboarding, o un processo di check-up regolare, che segue con ciascuno dei suoi clienti, un manager può creare la struttura per quel processo una volta e riutilizzarla ogni volta
  sorge il caso d'uso. Inoltre, alcuni strumenti includono attività ricorrenti che possono essere utilizzate per documentare i processi che si verificano a intervalli regolari.

Esplora le funzionalità di fornitori come Adobe Workfront, Wrike, Airtable, Smartsheet e altri ancora nel rapporto completo di MarTech Intelligence sulle piattaforme di gestione del lavoro di marketing .

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Hai bisogno di una piattaforma di gestione del lavoro di marketing aziendale?

Decidere se la tua azienda ha bisogno di una piattaforma di gestione del lavoro di marketing aziendale richiede gli stessi passaggi valutativi coinvolti in qualsiasi adozione di software, inclusa un'autovalutazione completa delle esigenze e delle risorse aziendali dell'organizzazione, del personale, del supporto alla gestione e delle risorse finanziarie.

Utilizzare le seguenti domande come linea guida per determinare le risposte.

1. Lo strumento si adatta ai nostri processi attuali o dovremmo cambiarli? In alcuni casi, potrebbe valere la pena modificare il flusso di lavoro per sfruttare uno strumento, ma, in altri, la necessità di tale modifica può creare più problemi di quanti ne risolva. Idealmente, vuoi trovare uno strumento che possa essere facilmente adattato al modo in cui i tuoi dipendenti sono abituati a portare a termine le attività. Ciò consentirà inoltre al personale di apprendere lo strumento più rapidamente, poiché la loro familiarità con il processo renderà lo strumento più intuitivo.
2. In che modo i nostri dipendenti gestiscono la propria produttività? Le persone che svolgono le funzioni all'interno di un'organizzazione avranno in genere i propri modi di lavorare per raggiungere i propri obiettivi. Alcuni potrebbero utilizzare il metodo Pomodoro per massimizzare la produttività, mentre altri potrebbero aderire alla filosofia GTD (Getting Things Done). Sapere come lavorano al meglio i tuoi dipendenti ti aiuterà a determinare lo strumento migliore da adottare.
3. Abbiamo un buy-in di livello C? Gli strumenti di gestione del lavoro di marketing possono fungere da base per le attività di un'impresa e alcuni obiettivi, ad esempio il coordinamento interdipartimentale, possono essere raggiunti più facilmente se uno strumento dispone del supporto dei dirigenti e viene adottato a livello aziendale.
4. Con quali sistemi deve integrarsi la piattaforma di gestione del lavoro di marketing? Molte aziende hanno un forte impegno nei confronti degli strumenti esistenti come una suite per ufficio (Google Workspace o Microsoft Office), un CRM o una piattaforma di editing creativo. Quali integrazioni sono indispensabili e quali belle da avere?
5. Abbiamo le giuste risorse tecniche? Se trovi uno strumento che funziona bene per te ma non ha un'integrazione pronta all'uso di cui hai bisogno, puoi dedicare le risorse di sviluppo alla creazione di una connessione?
6. Possiamo investire nella formazione del personale ed educare anche le parti interessate esterne? È fondamentale formare tutti i dipendenti che utilizzeranno la piattaforma, assicurandosi che siano istruiti sullo strumento stesso e su cosa ci si aspetta da loro quando assegnano o gli viene assegnato un compito. Se utilizzerai lo strumento per interagire con entità esterne - clienti, appaltatori e simili - dovrai anche familiarizzare loro con la piattaforma.
7. Abbiamo stabilito KPI e messo in atto un sistema per tracciare, misurare e riportare i risultati? Se stai giustificando l'investimento in uno strumento in base al modo in cui raggiunge i risultati desiderati, assicurati di avere modi per confrontare il prima e il dopo in modo da sapere se stai ottenendo un buon ROI. Ad esempio, stai riscontrando meno intoppi nella produzione di risultati finali? I clienti fanno meno domande sullo stato di una campagna perché sono in grado di ottenere le informazioni da soli attraverso lo strumento?
8. Abbiamo aspettative realistiche? Il solo fatto di concedere in licenza una piattaforma di gestione del lavoro di marketing non organizzerà immediatamente le tue operazioni. Ci vuole tempo per personalizzare uno strumento in base alle tue esigenze, per formare i dipendenti e acquisire familiarità con la piattaforma e per far decollare i progetti.