¿Qué es la gestión del trabajo de marketing y cómo estas plataformas respaldan el marketing ágil?

Las plataformas de gestión del trabajo de marketing ayudan a los líderes de marketing y a sus equipos a estructurar su trabajo diario para cumplir sus objetivos en el plazo y dentro de las limitaciones presupuestarias, todo mientras gestiona los recursos y facilita la comunicación y la colaboración. Las funciones pueden incluir asignaciones de tareas, seguimiento del tiempo, elaboración de presupuestos, comunicación en equipo y uso compartido de archivos, entre otras.

Antes de la pandemia, muchos especialistas en marketing ya se habían acostumbrado a trabajar en iniciativas que implicaban la colaboración con personas fuera de sus propias oficinas, ya que muchas marcas operan en distintas regiones o en todo el mundo. Además, los proyectos de marketing, ya sean campañas, sitios web, documentos técnicos o videos, generalmente implican trabajar con recursos externos, ya sea una agencia, un diseñador o un fotógrafo contratado. La pandemia de COVID llevó todo eso a un punto álgido, ya que los proyectos debían ser completados por una fuerza laboral en gran parte aislada en sus oficinas en el hogar.

Todo eso ha aumentado la necesidad de un software de gestión del trabajo de marketing, que documente y optimice los procesos, flujos de trabajo y proyectos realizados por los especialistas en marketing digital, a menudo integrándose con otros sistemas como la gestión de activos digitales (DAM) o suites creativas.

Por varias razones, el marketing es un caso de uso ideal incluso para estas herramientas. Hablando en una llamada de ganancias, el director de productos de Smartsheet, Gene Farrell, explicó por qué se ha centrado en atraer a los especialistas en marketing mediante la creación de un complemento premium y otras características que se adaptan a "flujos de trabajo de marketing más avanzados".

“El marketing es una de esas funciones que realmente existe en casi todas las empresas de la industria y muchas veces es un faro o una parte muy visible de cómo las empresas realmente se ejecutan”, dijo Farrell. "También es un área en la que normalmente se colabora con partes interesadas internas y externas con agencias y otros grupos creativos".

Hecho para el marketing ágil

Para mantenerse al día con el ritmo del cambio, muchas organizaciones de marketing han adoptado el marketing ágil, una filosofía y un flujo de trabajo iniciados por los desarrolladores de software. Aunque existe desde hace un tiempo, el giro hacia flujos de trabajo de marketing ágiles parece estar acelerándose. En la última edición del informe State of Agile Marketing de AgileSherpas y Aprimo, el 42 % de los especialistas en marketing encuestados dijeron que estaban usando Agile, frente al 32 % en 2019. trabajo y fueron capaces de aprovechar las oportunidades emergentes, en comparación con aquellos que utilizan otras metodologías.

La práctica del marketing ágil no requiere ningún software en particular, pero es probable que los especialistas en marketing que adopten esta metodología busquen herramientas que encajen con su nueva filosofía. Muchos proveedores de gestión del trabajo de marketing ofrecen informes e interfaces orientados a la agilidad, como tableros Kanban y un lugar para ingresar elementos pendientes. La mayoría también habilita diagramas de Gantt más tradicionales.

Beneficios y capacidades de las herramientas de gestión del trabajo de marketing

El marketing digital, que involucra todo, desde motores de búsqueda hasta redes sociales, anuncios gráficos, correo electrónico, aplicaciones móviles y más, es un esfuerzo complejo, ya sea que los especialistas en marketing trabajen internamente en una marca o sean empleados de una agencia.

Las herramientas de administración del trabajo de marketing empresarial pueden ofrecer beneficios significativos que ayudan a los especialistas en marketing a controlar su trabajo y comunicarse mejor con sus colegas, incluidos los siguientes:

• Gestión más eficiente de las operaciones globales. Las herramientas de gestión del trabajo de marketing pueden ayudar a los empleados distribuidos a coordinarse entre sí, lo que permite la responsabilidad y la coherencia en todos los mercados. Algunas herramientas respaldan específicamente los procesos de colaboración y aprobación orientados al material de marketing.
• Facilidad y transparencia de los informes. Aunque es posible utilizar hojas de cálculo actualizadas manualmente para gestionar proyectos, no ofrecen los informes y paneles nativos que ofrecen las herramientas de gestión del trabajo de marketing. La mayoría de estas plataformas ofrecen capacidades de generación de informes altamente personalizadas que funcionan con widgets y asistentes para generar informes.
  más rápido y más fácil. Estos informes a menudo se pueden compartir fácilmente y se pueden exponer a los ejecutivos de los niveles VP y C, lo que brinda a todas las partes interesadas una vista del progreso en múltiples iniciativas.
• Visualizaciones que ayudan en la planificación y asignación de recursos. La mayoría de las herramientas de administración del trabajo de marketing brindan visualizaciones que permiten a los especialistas en marketing ver varios proyectos de un vistazo, lo que les permite ajustar los cronogramas o las tareas según sea necesario para evitar sobrecargar o subutilizar los recursos.
• Mejora de la coordinación con los clientes y otras partes interesadas. Muchas herramientas permiten el acceso de "invitado" u otras estructuras de permisos flexibles que permiten compartir cierta información mientras que otros aspectos están ocultos. Esto es especialmente útil para los especialistas en marketing que trabajan en agencias o como consultores externos, ya que pueden documentar lo que necesitan dentro de la herramienta, sin preocuparse por parecer menos profesionales cuando el cliente inicia sesión.
  y ve su propia vista.
• Gestión de activos digitales y uso compartido de archivos. La mayoría de las herramientas de gestión del trabajo de marketing permiten a los usuarios cargar archivos o vincularlos en el almacenamiento en la nube, sirviendo como una especie de DAM "lite". Algunos incluso están integrados con un DAM completo o una suite creativa, lo que permite que los creativos que desarrollan activos de marketing hagan su trabajo, obtengan revisiones y aprobaciones, al mismo tiempo que realizan un seguimiento del estado del trabajo para otras partes interesadas.
• Comunicación más fluida con el equipo de desarrollo y otros grupos. Las iniciativas de marketing digital suelen incluir un aspecto tecnológico que requiere el talento de los desarrolladores. Cuando los especialistas en marketing y los desarrolladores se encuentran en diferentes departamentos funcionales, pero utilizan la misma herramienta de gestión del trabajo de marketing, su trabajo en conjunto funciona con menos contratiempos. Lo mismo se aplica a cualquier otro departamento con el que interactúe marketing.
• Seguimiento más fácil de las horas facturables y la gestión de recursos humanos. Muchas herramientas realizan un seguimiento del tiempo transcurrido mientras un asignado trabaja en una tarea, lo que permite a los administradores de cuentas de la agencia contar fácilmente la cantidad de horas dedicadas a los proyectos de un cliente en particular. Esta característica también puede ayudar a los gerentes a controlar los niveles de productividad de los empleados.
• Responsabilidad clara que evita que las tareas se pasen por alto. El corazón de la mayoría de las herramientas de gestión del trabajo de marketing es una versión de una lista de tareas pendientes en la que se pueden asignar tareas discretas a la persona o grupo responsable de llevarlas a cabo. Mediante el uso de la funcionalidad de dependencias y el seguimiento de estas tareas, los gerentes pueden eliminar las demoras y la falta de comunicación sobre lo que se espera.
• Automatización de tareas repetitivas. Muchas herramientas permiten la creación de plantillas o conjuntos de tareas reproducibles que pueden ayudar a evitar la tediosa repetición. Si una agencia tiene un proceso de incorporación, o un proceso de verificación regular, que sigue con cada uno de sus clientes, un gerente puede crear la estructura para ese proceso una vez y reutilizarla cada vez.
  surge el caso de uso. Además, algunas herramientas incluyen tareas recurrentes que se pueden usar para documentar procesos que ocurren a intervalos regulares.

Explore las capacidades de proveedores como Adobe Workfront, Wrike, Airtable, Smartsheet y más en el Informe de inteligencia de MarTech completo sobre plataformas de gestión del trabajo de marketing .

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¿Necesita una plataforma de gestión del trabajo de marketing empresarial?

Decidir si su empresa necesita una plataforma de administración del trabajo de marketing empresarial requiere los mismos pasos de evaluación involucrados en cualquier adopción de software, incluida una autoevaluación integral de las necesidades y recursos comerciales de su organización, personal, apoyo administrativo y recursos financieros.

Utilice las siguientes preguntas como guía para determinar las respuestas.

1. ¿La herramienta encaja con nuestros procesos actuales o tendríamos que cambiarlos? En algunos casos, podría valer la pena cambiar su flujo de trabajo para aprovechar una herramienta, pero, en otros, la necesidad de ese cambio puede crear más problemas de los que resuelve. Idealmente, desea encontrar una herramienta que se pueda adaptar fácilmente a la forma en que sus empleados están acostumbrados a realizar las tareas. Hacer esto también permitirá que los empleados aprendan la herramienta más rápidamente, ya que su familiaridad con el proceso hará que la herramienta sea más intuitiva.
2. ¿Cómo gestionan nuestros empleados su propia productividad? Las personas que cumplen las funciones dentro de una organización suelen tener sus propias formas de trabajar para lograr sus objetivos. Algunos pueden usar el método Pomodoro para maximizar la productividad, mientras que otros pueden suscribirse a la filosofía GTD (Getting Things Done). Saber cómo trabajan mejor sus empleados le ayudará a determinar la mejor herramienta a adoptar.
3. ¿Tenemos un buy-in de nivel C? Las herramientas de gestión del trabajo de marketing pueden servir como base de las actividades de una empresa, y algunos objetivos (por ejemplo, la coordinación interdepartamental) se alcanzan más fácilmente si una herramienta cuenta con apoyo ejecutivo y se adopta en toda la empresa.
4. ¿Con qué sistemas debe integrarse la plataforma de gestión del trabajo de marketing? Muchas empresas tienen fuertes compromisos con las herramientas existentes como una suite ofimática (Google Workspace o Microsoft Office), un CRM o una plataforma de edición creativa. ¿Qué integraciones son imprescindibles y cuáles son agradables?
5. ¿Tenemos los recursos técnicos adecuados? Si encuentra una herramienta que funciona bien para usted pero no tiene la integración lista para usar que necesita, ¿puede dedicar los recursos de desarrollo a crear una conexión?
6. ¿Podemos invertir en la capacitación del personal y educar también a las partes interesadas externas? Es vital capacitar a los empleados que utilizarán la plataforma, asegurándose de que estén informados sobre la herramienta en sí y sobre lo que se espera de ellos cuando asignan o se les asigna una tarea. Si utilizará la herramienta para interactuar con entidades externas (clientes, contratistas y similares), también deberá familiarizarlos con la plataforma.
7. ¿Hemos establecido KPI y puesto en marcha un sistema para rastrear, medir y reportar resultados? Si está justificando la inversión en una herramienta por cómo logra los resultados deseados, asegúrese de tener formas de comparar el antes y el después para saber si está obteniendo un buen ROI. Por ejemplo, ¿está experimentando menos inconvenientes en la producción de entregables? ¿Los clientes hacen menos preguntas sobre el estado de una campaña porque ellos mismos pueden obtener la información a través de la herramienta?
8. ¿Tenemos expectativas realistas? La licencia de una plataforma de gestión del trabajo de marketing no logrará que sus operaciones se organicen al instante. Se necesita tiempo para personalizar una herramienta para sus necesidades, para que los empleados se capaciten y se familiaricen con la plataforma, y ​​para que los proyectos despeguen.