19 tipos de documentos comerciais e por que você precisa deles

Meu amigo afirma que pode dizer muito sobre você pelo porta-malas da sua van da família. O porta-malas de seu carro é o equivalente a um Zen Garden – abastecido com quase tudo, desde um cobertor de emergência até um sinal luminoso de alta qualidade que pode ser colocado na estrada em caso de acidente de trânsito.

Não é surpresa que eu raramente abro o porta-malas do meu carro na frente dele.

Quando se trata de documentos relacionados a negócios, empreendedores e gerentes de negócios precisam ser como esse cara. Os documentos desempenham um papel fundamental na proteção dos interesses da sua empresa durante toda a sua vida útil.

Aqui estão os tipos fundamentais de documentos comerciais e por que eles são essenciais... na verdade, alguns ou todos podem ser essenciais. Depende da natureza do seu negócio.

Como em todas as questões legais e financeiras, contrate um advogado e um contador.

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Categoria 1: Documentos Fundamentais de Negócios

Como fundador, você deve fazer muita pesquisa e tomar muitas decisões sobre as operações de sua startup. Embora seja tentador mergulhar na visão da sua empresa e começar a concretizar suas ideias, é crucial fazer uma pausa e cobrir as bases legais primeiro. Aqui estão os principais documentos fundadores que você deve implementar para evitar batalhas legais no futuro.

1. Documentos de incorporação

Uma vez que seu projeto mude de um mero hobby para algo substancial, é recomendável incorporá-lo, pois isso tornará seu empreendimento uma entidade legal separada. Você pode incorporar seu negócio estabelecendo uma sociedade de responsabilidade limitada (LLC) ou uma corporação. Este processo é simples, desde que você tenha todos os documentos necessários. Esses incluem:

Formulário de reserva de nome comercial ( LLCs e Corps) : permite que você reserve um nome comercial exclusivo enquanto conclui o processo de incorporação comercial. Isso significa que ninguém pode reivindicar esse nome.

Artigos de incorporação (somente para corporações) : Os detalhes que entram nos artigos de incorporação variam muito, mas normalmente incluem o objetivo da incorporação, o número e tipos de ações e nomes e endereços do conselho de administração. Outros detalhes incluem o nome da empresa, endereço e local principal de operações.

Estatutos corporativos : descreve como os executivos, acionistas e diretores da empresa dividirão o controle dentro dos negócios e das operações do dia-a-dia. Os estatutos corporativos geralmente giram em torno de informações básicas da empresa, frequência e procedimento para reuniões essenciais, processo de eleição de diretores, tipos de diretores e suas responsabilidades, processo de dissolução de negócios e muito mais.

2. Acordo de fundadores

Este é um acordo entre os fundadores e a empresa. Também é conhecido como acordo de acionistas e é necessário apenas para empresas emissoras de ações. Ele descreve os direitos e responsabilidades dos acionistas que não são mencionados no estatuto social.

O acordo de acionistas abrange três componentes essenciais. Isso inclui aquisição de ações, atribuição de propriedade intelectual (PI) e acompanhamento do patrimônio (divisão do patrimônio).

3. Marca registrada

Agora que você tem os documentos de incorporação e o acordo de acionistas em vigor, dê uma olhada na faca de dois gumes – marca registrada.

O principal benefício de registrar um nome comercial é que ele pode reforçar sua marca. Esta é uma boa notícia. Por outro lado, todos com um nome de som semelhante receberão um alerta e terão a chance de se opor. Assim, as pessoas que não estariam interessadas em seu negócio de repente começarão a prestar atenção.

Tenha em mente que as marcas são fonéticas e geralmente feitas pelo setor industrial. É por isso que você não pode lançar e registrar a marca 'Appl' apenas porque não tem 'E' no final.

4. Acordos de Confidencialidade (NDAs)

Os NDAs são essenciais caso você precise consultar ou conversar com uma entidade externa. Eles se destinam a proteger informações confidenciais e confidenciais de serem disponibilizadas pela parte externa com quem você consultou.

Você deve pensar nos termos do seu NDA comercial com antecedência. O NDA deve ser mútuo ou unilateral? Quanto tempo deve durar? Quais informações devem ser cobertas? Estas são algumas das perguntas importantes que você deve responder ao criar um NDA.

Os documentos de fundação específicos que você precisa variam dependendo do tipo de negócio que você pretende lançar. Se você planeja registrar uma empresa individual, pode precisar de um pouco mais do que um pedido de EIN federal (Número de Identificação do Empregador). Outras formas de negócios exigem os documentos de fundação mencionados acima.

Categoria 2: Documentos Relacionados ao Funcionário

Gerenciar os documentos corretos dos funcionários melhora as relações de trabalho e pode evitar dores de cabeça no futuro. Este último parece absurdo, mas é uma realidade.

Por exemplo, você demitiu um funcionário por violar uma determinada política. Esse funcionário pode tentar obter o seguro-desemprego ou processar sua empresa por rescisão ilegal. A menos que você tenha documentado a política e delineado claramente as responsabilidades do funcionário, pode ser um desafio provar a suposta violação. Nesse caso, será muito mais difícil para um juiz decidir a favor do seu negócio.

Aqui estão os documentos dos funcionários que sua empresa deve manter.

6. Registros de recrutamento

O processo de recrutamento envolve muitas etapas, incluindo triagem, entrevista, seleção, indução e integração. Um especialista em recursos humanos executa cada uma dessas etapas para escolher o candidato certo. Todos esses processos devem ser documentados para acompanhar como e para onde o processo de contratação está indo.

A EEOC (Equal Employment Opportunity Commission) exige que os empregadores mantenham documentos de recrutamento para fins de conformidade. Alguns dos documentos de recrutamento que você deve manter incluem;

• Anuncios de emprego
• Descrições de cargos
• Formulários de inscrição (ou cartas)
• Currículos dos candidatos
• Notas da entrevista
• Rastreador de recrutamento
• Formulário de avaliação do candidato
• Guia de verificação de referência
• Carta de oferta

7. Contratos de funcionários

Esta é uma prova escrita da relação entre você (empregador) e um empregado. Ele declara os direitos e responsabilidades dos trabalhadores e das organizações para as quais trabalham. Sua empresa deve proteger formulários de contrato de trabalho assinados, manuais de funcionários, NDAs, acordos de não concorrência, mudanças de política, políticas comerciais escritas e outros documentos relevantes.

8. Registros de deficiência

De acordo com o Americans With Disability Act, organizações com e sem fins lucrativos devem manter documentos separados para questões relacionadas a deficiências de funcionários. As informações dos funcionários, como solicitações de acomodação, reivindicações de seguro relacionadas a deficiência e outros assuntos relacionados, devem ser documentadas separadamente. Esses tipos de documentos comerciais podem ser úteis se os trabalhadores pretendem solicitar uma reivindicação de seguro de invalidez.

9. Documentos de benefícios médicos

Todos os registros médicos e de saúde que sua empresa coleta devem ser mantidos separadamente dos arquivos dos funcionários. Documente os detalhes do seguro médico que você oferece aos seus trabalhadores e registros de inscrição. Esses documentos podem agilizar o processo de concessão de indenização ao empregado em caso de doença relacionada ao trabalho.

10. Documentos de pessoal

Mantenha documentos de compensação precisos, registros de avaliação de desempenho, cartões de ponto, documentos de separação, registros disciplinares e referências. As informações desses registros podem ajudar os gerentes e supervisores a fornecer os programas de treinamento e desenvolvimento necessários. Também ajuda a manter os trabalhadores em conformidade com os regulamentos locais, estaduais e federais.

11. Documentos de folha de pagamento

O Age Discrimination in Employment Act (ADEA), o Equal Pay Act e o Fair Labor Standards Act exigem que os empregadores mantenham documentos de folha de pagamento precisos e registros de apoio. Isso inclui cartões de ponto e outros registros que apoiam a política de pagamento justo de sua empresa.

Processos de discriminação salarial são comuns hoje em dia. Essas ações judiciais podem custar muito dinheiro à sua empresa, a menos que você tenha provas suficientes de que sua empresa está em conformidade com as leis relevantes de salários e remuneração. É por isso que você deve manter documentos de folha de pagamento precisos.

12. Documentos de autorização de trabalho

Todos os empregadores devem manter os formulários I-9 para todos os trabalhadores por vários anos após a contratação ou rescisão. Manter documentos precisos totalmente assinados pela parte certa. Se você precisar manter cópias das identidades dos funcionários, trate todos os funcionários igualmente e anexe essas cópias aos documentos I-9s.

Observe que o Formulário I-9 verifica a elegibilidade de uma pessoa para trabalhar legalmente nos EUA. Este requisito se aplica a cidadãos e não cidadãos dos Estados Unidos. A menos que sua empresa esteja em conformidade com I-9, você corre o risco de penalidades pesadas que podem afetar negativamente os resultados de sua organização.

13. Registros de acidentes de trabalho

Apesar das medidas preventivas em vigor, os acidentes ainda são comuns no local de trabalho. A Administração Ocupacional e de Saúde exige que os empregadores descubram o que aconteceu, por que e documentem esses eventos. Esta informação é útil para avaliar os riscos no local de trabalho e implementar as medidas corretas para prevenir futuros acidentes.

14. Documentos de Acidentes de Trabalho

Suponha que seu ambiente de trabalho envolva riscos que podem levar a doenças crônicas ou de longo prazo. Nesse caso, a Administração Ocupacional e de Saúde exige que você mantenha registros precisos da exposição do trabalhador a situações perigosas e os documentos de saúde relacionados por pelo menos 30 anos. Essas informações podem ajudar a determinar o valor total dos benefícios de compensação dos trabalhadores em caso de acidentes de trabalho.

Você deve manter todos os documentos relacionados ao funcionário pelo maior tempo possível. Conforme mencionado anteriormente, o número de processos envolvendo empregados e empregadores está aumentando. Sua empresa pode ser acusada de discriminação racial, ambiente de trabalho inseguro, remuneração inadequada e outras questões desagradáveis. Ter os tipos certos de documentos comerciais pode proteger sua empresa do impacto negativo dessas ações judiciais.

Categoria 3: Registros Fiscais e Financeiros

Você pode escolher qualquer sistema de registro mais adequado à sua empresa que mostre claramente suas receitas e despesas. Embora a natureza do seu negócio afete os registros de declarações fiscais e outros tipos de documentos comerciais que você deve manter, o Internal Revenue Service exige que todas as empresas mantenham os seguintes registros.

15. Documentos de declarações fiscais

A declaração de imposto é um formulário arquivado com as autoridades fiscais. Ele relata receitas, despesas e outros dados importantes relacionados a impostos. Documentos de declaração de imposto precisos permitem que você calcule sua obrigação fiscal, programe pagamentos de impostos em tempo hábil e arquive a solicitação de reembolso necessária para o pagamento em excesso de imposto.

16. Registros financeiros

Uma parte importante da gestão financeira empresarial é manter registros financeiros precisos e bem organizados. Seja um cartão de seguro social por motivos de relatório de salários ou uma conta de serviços públicos para comprovar a residência, pode haver muitas vezes em que sua empresa precise localizar um documento financeiro. Outros benefícios de ter documentos financeiros bem guardados incluem:

• É mais fácil acompanhar o crescimento geral da sua empresa
• A análise eficaz de dados financeiros pode ajudar a criar estratégias de políticas orientadas para o mercado
• Facilita a identificação de fontes de receita e o acompanhamento de despesas dedutíveis
• Facilitar a tomada de decisão eficaz e um nível mais alto de eficiência no trabalho
• Permite que sua empresa alcance a conformidade regulatória completa

Alguns dos registros financeiros que você deve manter incluem livros de auditoria, demonstrações financeiras, relatórios de compra, relatórios de vendas e muito mais.

17. Registros fiscais da folha de pagamento

Sua empresa paga impostos sobre seus lucros. Mas este não é o fim de suas obrigações fiscais. O Internal Revenue Service exige que você colete impostos de seus trabalhadores sobre a renda deles. Este valor do imposto varia dependendo dos salários dos trabalhadores e outros fatores.

Quando você coleta impostos de seus trabalhadores, você está simplesmente agindo como um agente fiduciário do governo. Esta é sua obrigação como proprietário de uma empresa, e a falha em manter registros precisos de impostos sobre a folha de pagamento pode levar a pesadas penalidades.

18. Documentos de ativos comerciais

Sua empresa possui ativos? Você deve manter um registro preciso de compras de ativos de negócios, títulos, profundidades e outros documentos de propriedade relevantes. Se você fez empréstimos, documente essas responsabilidades, pois isso facilita o processo de arquivamento de declarações.

Lembre-se de que o IRS pode solicitar seus dados comerciais nos últimos seis anos ou mais se suspeitar de uma violação fiscal significativa. Portanto, é importante jogar com segurança e manter declarações fiscais e registros financeiros precisos pelo maior tempo possível.

19. Documentos legais

Os documentos legais para as empresas desempenham um papel fundamental na proteção dos seus interesses e dos seus proprietários. Alguns dos documentos legais comuns que você deve manter incluem;

• Contrato comercial com afiliados, fornecedores e contratados independentes
• Suas autorizações comerciais, certificações e licenças
• Relatórios anuais arquivados com o secretário de estado
• Acordos de indenização
• Atas da reunião do conselho
• Contratos de locação e os documentos necessários
• Apólice de seguro
• Registros imobiliários

Esses documentos descrevem seu relacionamento comercial com outras entidades. Por exemplo, um contrato comercial com um contratado independente descreve as responsabilidades do contratado e a contraprestação ou pagamento esperado pelos serviços prestados.

Para proteger seus interesses comerciais, você deve manter esses documentos legais enquanto durar o estatuto de limitações do estado para contestações e disputas legais potencialmente prejudiciais. Por exemplo, o estatuto de limitações para uma ação de quebra de contrato varia de 3 a 15 anos em alguns estados.

O princípio básico de manter diferentes tipos de documentos comerciais é simples. Você nunca pode ser muito organizado ou arquivar um registro comercial por muito tempo.

O ponto é…

Acompanhar recibos, contratos de partes interessadas, demonstrações financeiras e outros tipos de documentos comerciais é muitas vezes a ruína da experiência de um empresário. Mas garantir que seus documentos comerciais e os dados úteis que eles contêm sejam mantidos adequadamente protege os interesses da sua empresa.

Seus documentos comerciais são mais do que apenas uma formalidade. Eles são uma peça importante da fundação do seu negócio. E você precisa de uma base mais forte para que sua empresa se destaque na concorrência cada vez maior.

Um sábio professor disse uma vez: “É melhor tê-los e não precisar deles do que precisar deles, e você não os tem”.