19種類のビジネス文書とその必要性

私の友人は、あなたの家族のバンのトランクであなたについて多くのことを話すことができると主張しています。 彼の車のトランクは禅の庭に相当し、非常用毛布から、交通事故の場合に道路に設置できる高品質のライトアップ サインまで、ほぼすべてが揃っています。

彼の前で車のトランクを開けることはめったにありません。

ビジネス関連の文書に関して言えば、起業家や経営者はこの人のようになる必要があります。 ドキュメントは、その存続期間を通じてビジネス上の利益を保護する上で不可欠な役割を果たします。

ビジネス文書の基本的な種類と、それらが不可欠である理由を次に示します。実際には、一部またはすべてが不可欠な場合があります。 それはあなたのビジネスの性質によって異なります。

すべての法律上および財務上の問題と同様に、弁護士と会計士を雇ってください。

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カテゴリー 1: 事業設立書類

創業者として、スタートアップの運営に関して多くの調査を行い、多くの決定を下さなければなりません。 会社のビジョンを掘り下げてアイデアを実現し始めたくなりますが、まず立ち止まって法的根拠をカバーすることが重要です。 将来の法廷闘争を回避するために配置する必要がある主要な設立文書を次に示します。

1.設立書類

プロジェクトが単なる趣味から実質的なものに変わったら、それを組み込むことをお勧めします。これにより、ベンチャーが別の法人になるからです。 有限責任会社（LLC）または法人を設立することにより、事業を組み込むことができます。 必要な書類がすべて揃っていれば、このプロセスは簡単です。 これらには以下が含まれます：

商号予約フォーム ( LLCsおよび Corps) : 事業設立プロセスを完了する際に、一意の商号を予約できます。 つまり、誰もその名前を名乗ることはできません。

定款 (企業のみ) : 定款に記載される詳細はさまざまですが、通常、設立の目的、株式の数と種類、取締役会の名前と住所が含まれます。 その他の詳細には、商号、住所、および主な事業所が含まれます。

会社定款: 役員、株主、および会社の取締役が、事業および日常業務においてどのように支配権を分割するかについて概説します。 会社定款は通常、基本的な会社情報、重要な会議の頻度と手順、取締役の選挙プロセス、役員の種類とその責任、事業の解散プロセスなどを中心に展開しています。

2. 発起人契約

これは、創業者とビジネスの間の合意です。 これは株主間契約とも呼ばれ、株式発行会社にのみ必要です。 これは、会社定款に記載されていない株主の権利と責任の概要を示しています。

株主間契約には、3 つの重要な要素が含まれています。 これらには、株式の権利確定、知的財産 (IP) の譲渡、および株式の追跡 (株式の分割) が含まれます。

3. 商標

会社設立書類と株主の同意書が整ったので、諸刃の剣である商標登録を見てみましょう。

ビジネス名を商標登録する最大の利点は、ブランドを強化できることです。 これは良い知らせです。 反対に、名前が似ている人は全員アラートを受け取り、異議を唱える機会が与えられます。 そのため、あなたのビジネスに興味を持っていなかった人々が突然注目を集めるようになります。

商標は表音的なものであり、通常は業界部門によって作成されることに注意してください。 これが、末尾に「E」がないという理由だけで「Appl」を起動して商標登録できない理由です。

4. 秘密保持契約 (NDA)

外部機関に相談したり、会話したりする必要がある場合に備えて、NDA は不可欠です。 それらは、あなたが相談した外部の当事者によって機密情報や機密情報が利用可能にならないように保護することを目的としています。

ビジネス NDA の条件について事前に検討する必要があります。 NDA は相互または一方的なものにする必要がありますか? それはどのくらい続くべきですか？ どのような情報をカバーする必要がありますか? これらは、NDA を作成する際に回答する必要がある重要な質問の一部です。

設立に必要な具体的な書類は、立ち上げる予定のビジネスの種類によって異なります。 個人事業主の登録を計画している場合は、連邦 EIN (Identification Employer Number) の申請以上のものが必要になる場合があります。 他の形態のビジネスには、上記の設立書類が必要です。

カテゴリー2: 従業員関連文書

適切な従業員文書を管理することで、仕事上の人間関係が改善され、将来の頭痛の種から解放されます。 後者は大げさなように聞こえますが、現実です。

たとえば、特定のポリシーに違反したために従業員を解雇したとします。 この従業員は、失業保険を取得しようとしたり、会社を不法解雇で訴えたりする可能性があります。 ポリシーを文書化し、従業員の責任を明確に概説していない限り、違反の疑いを立証するのは困難な場合があります。 この場合、裁判官があなたのビジネスに有利な判決を下すことははるかに難しくなります。

ここにあなたのビジネスが保持しなければならない従業員文書があります。

6. 採用実績

採用プロセスには、スクリーニング、面接、選考、採用、オンボーディングなど、多くのステップが含まれます。 人事の専門家がこれらの各ステップを実行して、適切な候補者を選択します。 これらすべてのプロセスを文書化して、採用プロセスがどこに向かっているのかを追跡する必要があります。

EEOC (Equal Employment Opportunity Commission) は、雇用主がコンプライアンス目的で採用文書を維持することを要求しています。 あなたが維持しなければならない募集文書のいくつかは次のとおりです。

• 求人広告
• 役職説明
• 申請書（または手紙）
• 候補者の履歴書
• インタビューメモ
• 採用トラッカー
• 候補者評価フォーム
• リファレンスチェックガイド
• 内定通知

7. 従業員契約

これは、あなた（雇用主）と従業員との関係を証明する書面です。 それは、労働者と彼らが働く組織の両方の権利と責任を述べています。 あなたのビジネスは、署名された雇用契約書、従業員ハンドブック、NDA、競業避止契約、ポリシーの変更、書面によるビジネス ポリシー、およびその他の関連文書を保護する必要があります。

8.障害記録

Americans With Disability Act によると、営利組織と非営利組織の両方が、従業員の障害に関連する個別の文書の問題を維持する必要があります。 宿泊施設の要求、障害関連の保険請求、およびその他の関連事項などの従業員情報は、個別に文書化する必要があります。 これらのタイプのビジネス文書は、労働者が障害保険の請求を追求する場合に役立ちます。

9. 医療給付書類

会社が収集するすべての医療および健康記録は、従業員のファイルとは別に保管する必要があります。 従業員に提供する医療保険の詳細と登録記録を文書化します。 これらの文書は、職場関連の病気の場合に従業員の補償を許可するプロセスを合理化できます。

10.人事書類

正確な報酬文書、業績評価記録、タイムカード、退職文書、懲戒記録、および参照を保管してください。 これらの記録からの情報は、マネージャーとスーパーバイザーが必要なトレーニングと開発プログラムを提供するのに役立ちます。 また、労働者が地域、州、および連邦の規制に準拠し続けるのにも役立ちます。

11. 給与書類

雇用における年齢差別法 (ADEA)、同一賃金法、および公正労働基準法は、雇用主に正確な給与計算書類と裏付けとなる記録を維持することを要求しています。 これには、会社の公正な支払いポリシーをサポートするタイム カードやその他の記録が含まれます。

賃金差別訴訟は、最近よくあることです。 これらの訴訟は、あなたのビジネスが関連する賃金および報酬法に準拠しているという十分な証拠がない限り、あなたのビジネスに多額の費用がかかる可能性があります. そのため、正確な給与計算書類を保管する必要があります。

12. 作業許可文書

すべての雇用主は、雇用または解雇後数年間、すべての労働者の I-9 フォームを保管する必要があります。 適切な当事者によって完全に署名された正確な文書を維持します。 従業員の身元のコピーを保持する必要がある場合は、すべての従業員を平等に扱い、これらのコピーを I-9 文書に添付してください。

フォーム I-9 は、米国で合法的に働く資格があることを証明するものです。 この要件は、米国市民および非市民に適用されます。 ビジネスが I-9 に準拠していない限り、組織の収益に悪影響を及ぼす可能性がある多額の罰則を受けるリスクがあります。

13. 労働災害記録

予防措置が講じられているにもかかわらず、職場では依然として事故が一般的です。 労働衛生局は、雇用主が何が、なぜ起こったのかを調べ、これらの出来事を文書化することを要求しています。 この情報は、職場のリスクを評価し、将来の事故を防止するための適切な対策を実施するのに役立ちます。

14. 労災補償書類

あなたの職場環境には、慢性的または長期的な病気につながる可能性のある危険が含まれているとします。 その場合、労働衛生局は、労働者が危険な状況にさらされた正確な記録と、関連する医療文書を少なくとも 30 年間維持することを義務付けています。 この情報は、労働災害が発生した場合の労災給付の総額を決定するのに役立ちます。

従業員に関連するすべての文書をできるだけ長く保管する必要があります。 前述のように、従業員と雇用主が関与する訴訟の数は増加しています。 あなたの会社は、人種差別、危険な労働環境、不適切な報酬、およびその他の不快な問題で告発される可能性があります。 適切な種類のビジネス文書を用意することで、これらの訴訟の悪影響からビジネスを守ることができます。

カテゴリ 3: 税務および財務記録

収益と支出を明確に示す、会社に最適な記録管理システムを選択できます。 ビジネスの性質は、税務申告書の記録やその他の種類のビジネス文書に影響を与えますが、内国歳入庁はすべてのビジネスに次の記録を保持することを要求しています。

15. 納税申告書

納税申告書は、税務当局に提出するフォームです。 収入、支出、およびその他の重要な税関連データを報告します。 正確な納税申告書類により、納税義務を計算し、タイムリーな納税をスケジュールし、税金の過払いに対して必要な還付請求を提出することができます。

16. 財務記録

ビジネス財務管理の重要な部分は、正確でよく整理された財務記録を維持することです。 給与を報告するための社会保障カードであろうと、居住証明を示すための公共料金の請求書であろうと、ビジネスで財務書類を見つける必要がある場合がよくあります。 よく保管された財務書類を持つことの他の利点は次のとおりです。

• 会社の全体的な成長を監視しやすくなります
• 効果的な財務データ分析は、市場志向の政策を戦略化するのに役立ちます
• 収入源の特定と控除可能な費用の追跡が容易になります
• 効果的な意思決定とより高いレベルの作業効率の促進
• ビジネスが完全な規制コンプライアンスを達成できるようにします

維持しなければならない財務記録には、監査帳簿、財務諸表、購入レポート、販売レポートなどがあります。

17. 給与税の記録

あなたのビジネスは、その利益に対して税金を支払います。 しかし、これはあなたの納税義務の終わりではありません。 内国歳入庁は、労働者から所得に対して税金を徴収することを義務付けています。 この税額は、労働者の給与やその他の要因によって異なります。

労働者から税金を徴収するとき、あなたは単に政府の受託者として行動しているだけです。 これは事業主としての義務であり、正確な給与税の記録を維持しないと、多額の罰則が科せられる可能性があります。

18. 事業資産書類

あなたの会社は資産を所有していますか？ ビジネス資産の購入、タイトル、深さ、およびその他の関連する所有権文書の正確な記録を維持する必要があります。 ローンを組んだことがある場合は、そのような債務を文書化してください。これにより、申告書の提出プロセスが容易になります。

重大な税法違反が疑われる場合、IRS は過去 6 年以上のビジネス データを要求する可能性があることに注意してください。 そのため、安全を確保し、正確な納税申告書と財務記録をできるだけ長く保持することが重要です。

19. 法律文書

企業の法的文書は、企業とその所有者の利益を保護する上で不可欠な役割を果たします。 保持しなければならない一般的な法的文書には次のものがあります。

• 関連会社、ベンダー、独立請負業者とのビジネス契約
• ビジネスの許可、認定、およびライセンス
• 国務長官に提出される年次報告書
• 補償契約
• 取締役会議事録
• 賃貸借契約書と必要書類
• 保険証券
• 不動産記録

これらの文書は、他のエンティティとのビジネス関係の概要を示しています。 たとえば、独立した請負業者とのビジネス契約では、請負業者の責任と、提供されるサービスに対して期待される対価または支払いが概説されています。

ビジネス上の利益を保護するために、これらの法的文書は、損害を与える可能性のある法的異議申し立てや紛争に対する州の出訴期限が続く限り保持する必要があります。 たとえば、一部の州では、契約違反訴訟の時効は 3 年から 15 年です。

さまざまな種類のビジネス文書を保持する基本原則は単純です。 整理しすぎたり、ビジネス記録を長期間アーカイブしたりすることはできません。

ポイントは…

領収書、利害関係者との契約書、財務諸表、およびその他の種類のビジネス文書に遅れずについていくことは、多くの場合、ビジネス オーナーの悩みの種です。 ただし、ビジネス文書とそれに含まれる便利なデータを適切に保管することで、会社の利益を保護できます。

ビジネス文書は単なる形式ではありません。 これらは、ビジネスの基盤の重要な部分です。 そして、ますます激化する競争の中であなたの会社が際立つためには、より強力な基盤が必要です。

賢明な教授はかつてこう言いました。