비즈니스 문서의 19가지 유형과 필요한 이유

내 친구는 가족 밴의 트렁크로 당신에 대해 많은 것을 말할 수 있다고 주장합니다. 그의 자동차 트렁크는 비상용 담요부터 교통사고 발생 시 도로에 설치할 수 있는 고품질 조명 표지판에 이르기까지 거의 모든 것이 구비되어 있는 Zen Garden과 같습니다.

내가 그 앞에서 내 차 트렁크를 거의 열지 않는 것은 놀라운 일이 아닙니다.

비즈니스 관련 문서의 경우 기업가와 비즈니스 관리자는 이 사람과 같아야 합니다. 문서는 평생 동안 비즈니스 이익을 보호하는 데 필수적인 역할을 합니다.

다음은 비즈니스 문서의 기본 유형과 이것이 필수적인 이유입니다. 실제로 일부 또는 전체가 필수적일 수 있습니다. 비즈니스의 성격에 따라 다릅니다.

모든 법률 및 재정 문제와 마찬가지로 변호사와 회계사를 고용하십시오.

관련: 비즈니스 글쓰기의 유형 | 창업보육센터의 종류

카테고리 1: 비즈니스 설립 문서

창업자로서 당신은 스타트업의 운영과 관련하여 많은 연구를 하고 많은 결정을 내려야 합니다. 회사의 비전을 파헤치고 아이디어를 현실화하기 시작하고 싶은 마음이 들지만 먼저 법적 근거를 검토하고 덮는 것이 중요합니다. 다음은 향후 법적 분쟁을 피하기 위해 마련해야 하는 핵심 설립 문서입니다.

1. 법인설립서류

귀하의 프로젝트가 단순한 취미에서 실질적인 것으로 변경되면 이를 통합하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 귀하의 벤처가 별도의 법인이 되기 때문입니다. 유한 책임 회사(LLC) 또는 법인을 설립하여 비즈니스를 통합할 수 있습니다. 이 절차는 필요한 모든 문서가 있는 한 간단합니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.

사업자명 예약 양식( LLC 및 Corps) : 법인설립 절차를 완료하는 동안 고유한 사업자명을 예약할 수 있습니다. 그것은 아무도 그 이름을 주장할 수 없다는 것을 의미합니다.

정관(법인만 해당) : 정관에 들어가는 내용은 매우 다양하지만 일반적으로 정관의 목적, 주식의 수와 종류, 이사회의 이름과 주소를 포함합니다. 기타 세부사항에는 사업체 이름, 주소 및 주요 사업장이 포함됩니다.

기업 내규 : 임원, 주주 및 회사 이사가 비즈니스 및 일상 업무 내에서 통제권을 분할하는 방법을 설명합니다. 회사 내규는 일반적으로 기본 회사 정보, 필수 회의의 빈도 및 절차, 이사 선출 절차, 임원 유형 및 책임, 사업 해산 절차 등에 관한 것입니다.

2. 설립자 동의서

이것은 창업자와 기업 간의 계약입니다. 주주 약정이라고도 하며 주식을 발행하는 기업에만 필요합니다. 회사 내규에 언급되지 않은 주주의 권리와 책임에 대해 설명합니다.

주주 계약은 세 가지 필수 구성 요소를 다룹니다. 여기에는 주식 가득, 지적 재산권(IP) 할당 및 자본 추적(자본 분할)이 포함됩니다.

3. 상표

이제 법인 설립 문서와 주주 동의서가 준비되었으므로 양날의 검인 상표권을 살펴보십시오.

비즈니스 이름을 상표화하는 가장 큰 이점은 브랜드를 강화할 수 있다는 것입니다. 이것은 좋은 소식입니다. 반대로 비슷한 이름을 가진 모든 사람은 경고를 받고 이의를 제기할 기회가 주어집니다. 따라서 귀하의 비즈니스에 관심이 없었던 사람들이 갑자기 관심을 갖기 시작할 것입니다.

상표는 음성 표기이며 일반적으로 산업 부문에서 수행됩니다. 이것이 바로 끝에 'E'가 없다는 이유로 'Appl'을 출시하고 상표를 등록할 수 없는 이유입니다.

4. NDA(비공개 계약)

NDA는 외부 기관과 상담하거나 대화해야 하는 경우에 필수적입니다. 이는 귀하가 상담한 외부 당사자가 기밀 및 민감한 정보를 사용할 수 없도록 보호하기 위한 것입니다.

비즈니스 NDA의 조건에 대해 미리 생각해야 합니다. NDA는 상호 또는 일방적이어야 합니까? 얼마나 오래 지속되어야 합니까? 어떤 정보를 다루어야 합니까? 다음은 NDA를 작성할 때 답변해야 하는 몇 가지 중요한 질문입니다.

필요한 특정 설립 문서는 시작하려는 비즈니스 유형에 따라 다릅니다. 개인 사업체를 등록할 계획이라면 연방 EIN(고용 식별 번호) 신청서보다 조금 더 필요할 수 있습니다. 다른 형태의 사업은 위에서 언급한 설립 문서가 필요합니다.

범주 2: 직원 관련 문서

올바른 직원 문서를 관리하면 업무 관계가 개선되고 향후 골치 아픈 일을 피할 수 있습니다. 후자는 터무니없게 들리지만 현실입니다.

예를 들어, 특정 정책을 위반한 직원을 해고했습니다. 이 직원은 실업 보험에 가입하려고 시도하거나 불법적인 해고에 대해 회사를 고소할 수 있습니다. 정책을 문서화하고 직원의 책임을 명확하게 설명하지 않은 경우 위반 혐의를 입증하는 것이 어려울 수 있습니다. 이 경우 판사가 귀하의 사업에 유리하게 판결하기가 훨씬 더 어려울 것입니다.

다음은 귀하의 비즈니스가 보관해야 하는 직원 문서입니다.

6. 채용기록

채용 프로세스는 선별, 인터뷰, 선발, 유도 및 온보딩을 포함한 많은 단계를 포함합니다. 인적 자원 전문가는 올바른 후보자를 선택하기 위해 이러한 각 단계를 수행합니다. 이러한 모든 프로세스를 문서화하여 채용 프로세스가 어디로 향하고 있는지 추적해야 합니다.

EEOC(평등 고용 기회 위원회)는 고용주가 규정 준수를 위해 채용 문서를 유지하도록 요구합니다. 유지해야 하는 채용 문서 중 일부는 다음과 같습니다.

• 구인광고
• 직위 설명
• 지원서(또는 서신)
• 후보자의 이력서
• 인터뷰 메모
• 모집 추적기
• 후보자 평가 양식
• 레퍼런스 체크 가이드
• 제안 편지

7. 직원 계약

이것은 귀하(고용주)와 직원 간의 관계에 대한 서면 증거입니다. 여기에는 근로자와 그들이 일하는 조직의 권리와 책임이 명시되어 있습니다. 귀하의 비즈니스는 서명된 고용 계약서, 직원 핸드북, NDA, 경쟁 금지 계약, 정책 변경, 서면 비즈니스 정책 및 기타 관련 문서를 보호해야 합니다.

8. 장애 기록

미국 장애인법(American With Disability Act)에 따르면 영리 단체와 비영리 단체 모두 직원 장애와 관련된 별도의 문서 문제를 유지해야 합니다. 숙박 신청, 장애 관련 보험 청구, 기타 관련 사항과 같은 직원 정보는 별도로 문서화되어야 합니다. 근로자가 장애 보험 청구를 하려는 경우 이러한 유형의 비즈니스 문서가 도움이 될 수 있습니다.

9. 의료급여 서류

회사에서 수집하는 모든 의료 및 건강 기록은 직원 파일과 별도로 보관해야 합니다. 근로자에게 제공하는 의료 보험의 세부 사항과 등록 기록을 문서화하십시오. 이 문서는 직장 관련 질병의 경우 직원 보상을 부여하는 프로세스를 간소화할 수 있습니다.

10. 인사서류

정확한 보상 문서, 성과 평가 기록, 타임 카드, 이직 문서, 징계 기록 및 참고 자료를 보관하십시오. 이러한 기록의 정보는 관리자와 감독자가 필요한 교육 및 개발 프로그램을 제공하는 데 도움이 될 수 있습니다. 또한 근로자가 지역, 주 및 연방 규정을 준수하도록 합니다.

11. 급여 문서

연령 차별 고용법(ADEA), 동일 임금법 및 공정 노동 기준법에 따라 고용주는 정확한 급여 문서와 증빙 기록을 유지해야 합니다. 여기에는 회사의 공정 급여 정책을 뒷받침하는 타임 카드 및 기타 기록이 포함됩니다.

급여 차별 소송은 오늘날 일반적입니다. 귀하의 사업이 관련 임금 및 보수 법률을 준수하고 있다는 충분한 증거가 없는 한 이러한 소송으로 인해 사업에 많은 비용이 소요될 수 있습니다. 이것이 정확한 급여 문서를 보관해야 하는 이유입니다.

12. 근로 허가 서류

모든 고용주는 고용 또는 해고 후 몇 년 동안 모든 근로자의 I-9 양식을 보관해야 합니다. 올바른 당사자가 완전히 서명한 정확한 문서를 유지하십시오. 직원 신분의 사본을 보관해야 하는 경우 모든 근로자를 동등하게 대우하고 이 사본을 I-9 문서에 첨부하십시오.

I-9 양식은 미국에서 합법적으로 일할 수 있는 자격을 확인합니다. 이 요구 사항은 미국 시민 및 비시민권자에게 적용됩니다. 귀하의 비즈니스가 I-9를 준수하지 않는 한 조직의 수익에 부정적인 영향을 줄 수 있는 막대한 처벌을 받을 위험이 있습니다.

13. 작업장 사고 기록

예방 조치에도 불구하고 작업장에서는 여전히 사고가 빈번합니다. 직업 및 건강 관리국은 고용주에게 무슨 일이, 왜 일어났는지 알아내고 이러한 사건을 문서화할 것을 요구합니다. 이 정보는 작업장의 위험을 평가하고 미래의 사고를 예방하기 위한 올바른 조치를 구현하는 데 도움이 됩니다.

14. 산재보상 서류

작업 환경에 만성 또는 장기간의 질병을 유발할 수 있는 위험 요소가 포함되어 있다고 가정합니다. 이 경우, 산업 보건국은 근로자가 위험한 상황에 노출된 정확한 기록과 관련 의료 문서를 최소 30년 동안 유지하도록 요구합니다. 이 정보는 작업장 관련 사고의 경우 산재 보상 혜택의 총액을 결정하는 데 도움이 될 수 있습니다.

모든 직원 관련 문서를 가능한 오랫동안 보관해야 합니다. 앞서 언급했듯이 고용인과 고용주가 관련된 소송 건수가 증가하고 있습니다. 회사는 인종 차별, 불안전한 근무 환경, 부적절한 보수 및 기타 불쾌한 문제로 기소될 수 있습니다. 올바른 유형의 비즈니스 문서를 보유하면 이러한 소송의 부정적인 영향으로부터 비즈니스를 보호할 수 있습니다.

범주 3: 세금 및 재무 기록

수익과 지출을 명확하게 보여주는 회사에 가장 적합한 기록 관리 시스템을 선택할 수 있습니다. 사업의 성격에 따라 세금 신고 기록 및 보관해야 하는 기타 유형의 사업 문서가 영향을 받지만 국세청은 모든 사업체가 다음 기록을 보관할 것을 요구합니다.

15. 세금보고 서류

세금 보고서는 세무 당국에 제출하는 양식입니다. 소득, 지출 및 기타 중요한 세금 관련 데이터를 보고합니다. 정확한 세금 보고 문서를 통해 납세 의무를 계산하고 적시에 세금 납부 일정을 잡고 세금 초과 납부에 대해 필요한 환급 요청을 제출할 수 있습니다.

16. 재무 기록

비즈니스 재무 관리의 중요한 부분은 정확하고 잘 조직된 재무 기록을 유지하는 것입니다. 급여 보고를 위한 사회 보장 카드든 거주 증명서를 보여주는 공과금 청구서이든, 비즈니스에서 재무 문서를 찾아야 하는 경우가 많습니다. 재무 문서를 잘 보관하면 다음과 같은 이점이 있습니다.

• 회사의 전반적인 성장을 모니터링하는 것이 더 쉽습니다.
• 효과적인 재무 데이터 분석은 시장 지향적인 정책을 전략화하는 데 도움이 될 수 있습니다.
• 수입원을 쉽게 식별하고 공제 가능한 비용을 추적할 수 있습니다.
• 효과적인 의사 결정 및 높은 수준의 작업 효율성 촉진
• 기업이 완전한 규정 준수를 달성할 수 있도록 합니다.

유지해야 하는 재무 기록에는 감사 장부, 재무제표, 구매 보고서, 판매 보고서 등이 포함됩니다.

17. 급여세 기록

귀하의 비즈니스는 수익에 대해 세금을 냅니다. 그러나 이것이 세금 책임의 끝이 아닙니다. 국세청은 근로자의 소득에 대해 세금을 징수하도록 요구합니다. 이 세액은 근로자의 급여 및 기타 요인에 따라 다릅니다.

근로자로부터 세금을 징수하는 것은 단순히 정부의 수탁자 역할을 하는 것입니다. 이것은 사업주로서의 의무이며 정확한 급여세 기록을 유지하지 못하면 무거운 처벌을 받을 수 있습니다.

18. 사업 자산 문서

회사가 자산을 소유하고 있습니까? 비즈니스 자산 구매, 소유권, 자산 및 기타 관련 소유권 문서에 대한 정확한 기록을 유지해야 합니다. 대출을 받은 경우 이러한 부채를 문서화하면 보고서 제출 프로세스가 더 쉬워집니다.

IRS는 중대한 세금 위반이 의심되는 경우 지난 6년 또는 그 이상의 비즈니스 데이터를 요청할 수 있습니다. 따라서 안전하게 플레이하고 정확한 세금 신고서 및 재무 기록을 가능한 오랫동안 유지하는 것이 중요합니다.

19. 법률 문서

회사의 법률 문서는 회사와 소유자의 이익을 보호하는 데 필수적인 역할을 합니다. 유지해야 하는 일반적인 법적 문서 중 일부는 다음과 같습니다.

• 계열사, 벤더 및 독립 계약자와의 업무 계약
• 귀하의 사업 허가증, 인증 및 라이센스
• 국무장관에게 제출된 연간 보고서
• 배상 계약
• 이사회 회의록
• 임대차계약서 및 필요한 서류
• 보험 정책
• 부동산 기록

이 문서는 다른 법인과의 비즈니스 관계를 간략하게 설명합니다. 예를 들어, 독립 계약자와의 비즈니스 계약은 계약자의 책임과 제공된 서비스에 대한 예상 대가 또는 지불을 설명합니다.

비즈니스 이익을 보호하려면 잠재적으로 피해를 줄 수 있는 법적 문제 및 분쟁에 대해 주의 공소시효가 지속되는 동안 이 법적 문서를 보관해야 합니다. 예를 들어, 계약 위반 소송의 공소시효는 일부 주에서 3년에서 15년 사이입니다.

다양한 유형의 비즈니스 문서를 보관하는 기본 원칙은 간단합니다. 너무 오랫동안 비즈니스 기록을 정리하거나 보관할 수 없습니다.

요점은…

영수증, 이해 관계자 계약, 재무 제표 및 기타 유형의 비즈니스 문서를 유지하는 것은 종종 비즈니스 소유자의 경험을 방해합니다. 그러나 비즈니스 문서와 여기에 포함된 편리한 데이터를 올바르게 보관하면 회사의 이익을 보호할 수 있습니다.

비즈니스 문서는 단순한 형식 그 이상입니다. 그들은 비즈니스 기반의 중요한 부분입니다. 그리고 점점 더 치열해지는 경쟁에서 회사가 두각을 나타내기 위해서는 더 강력한 기반이 필요합니다.

한 현명한 교수는 “필요하지만 없는 것보다 있으면서도 필요하지 않은 것이 낫다”고 말했습니다.