19 Jenis Dokumen Bisnis dan Mengapa Anda Membutuhkannya

Teman saya mengklaim dia bisa bercerita banyak tentang Anda dengan bagasi mobil van keluarga Anda. Bagasi mobilnya setara dengan Taman Zen – penuh dengan hampir semua hal, mulai dari selimut darurat hingga lampu penerangan berkualitas tinggi yang dapat ditempatkan di jalan jika terjadi kecelakaan lalu lintas.

Tidak heran saya jarang membuka bagasi mobil saya di depannya.

Ketika datang ke dokumen terkait bisnis, pengusaha dan manajer bisnis harus seperti orang ini. Dokumen memainkan peran integral dalam melindungi kepentingan bisnis Anda sepanjang masa pakainya.

Berikut adalah jenis dokumen bisnis yang mendasar dan mengapa dokumen itu penting… sebenarnya beberapa atau semua mungkin penting. Itu tergantung pada sifat bisnis Anda.

Seperti halnya semua masalah hukum dan keuangan, sewalah pengacara dan akuntan.

Terkait: Jenis Penulisan Bisnis | Jenis Inkubator Bisnis

Kategori 1: Dokumen Pendiri Bisnis

Sebagai seorang pendiri, Anda harus melakukan banyak riset dan membuat banyak keputusan terkait operasi startup Anda. Meskipun tergoda untuk menggali visi perusahaan Anda dan mulai mengaktualisasikan ide-ide Anda, sangat penting untuk berhenti sejenak dan menutupi dasar hukum terlebih dahulu. Berikut adalah dokumen pendirian inti yang harus Anda siapkan untuk menghindari pertempuran hukum di masa depan.

1. Dokumen pendirian

Setelah proyek Anda berubah dari sekadar hobi menjadi sesuatu yang substansial, disarankan untuk memasukkannya, karena ini akan membuat usaha Anda menjadi badan hukum yang terpisah. Anda dapat menggabungkan bisnis Anda dengan mendirikan perseroan terbatas (LLC) atau korporasi. Proses ini mudah selama Anda memiliki semua dokumen yang diperlukan. Ini termasuk:

Formulir reservasi nama bisnis ( LLCs and Corps) : Memungkinkan Anda untuk memesan nama bisnis yang unik saat Anda menyelesaikan proses pendirian bisnis. Itu berarti tidak ada yang bisa mengklaim nama itu.

Anggaran Dasar (hanya untuk perusahaan) : Rincian yang masuk ke dalam anggaran dasar sangat bervariasi tetapi biasanya mencakup tujuan pendirian, jumlah & jenis saham, dan nama dan alamat dewan direksi. Rincian lainnya termasuk nama bisnis, alamat, dan tempat operasi utama.

Anggaran rumah tangga : Menguraikan bagaimana pejabat, pemegang saham, dan direktur perusahaan akan membagi kendali dalam bisnis dan operasi sehari-hari. Anggaran rumah tangga biasanya berkisar pada informasi dasar perusahaan, frekuensi & prosedur rapat penting, proses pemilihan direktur, jenis pejabat & tanggung jawab mereka, proses pembubaran bisnis, dan banyak lagi.

2. Kesepakatan pendiri

Ini adalah kesepakatan antara pendiri dan bisnis. Ini juga dikenal sebagai perjanjian pemegang saham, dan itu diperlukan untuk perusahaan penerbit saham saja. Ini menguraikan hak dan tanggung jawab pemegang saham yang tidak disebutkan dalam anggaran rumah tangga.

Perjanjian pemegang saham mencakup tiga komponen penting. Ini termasuk vesting saham, penugasan kekayaan intelektual (IP), dan melacak ekuitas (divisi ekuitas).

3. Merek Dagang

Sekarang setelah Anda memiliki dokumen pendirian dan persetujuan pemegang saham, lihat pedang bermata dua – merek dagang.

Manfaat utama dari merek dagang nama bisnis adalah dapat memperkuat merek Anda. Ini adalah kabar baik. Di sisi lain, setiap orang dengan nama yang terdengar mirip akan mendapat peringatan dan diberi kesempatan untuk menolak. Jadi, orang-orang yang tidak tertarik dengan bisnis Anda tiba-tiba akan mulai memperhatikan.

Perlu diingat bahwa merek dagang bersifat fonetik dan biasanya dilakukan oleh sektor industri. Inilah sebabnya mengapa Anda tidak dapat meluncurkan dan merek dagang 'Appl' hanya karena tidak memiliki 'E' di Akhir.

4. Perjanjian Kerahasiaan (NDA)

NDA sangat penting jika Anda perlu berkonsultasi atau melakukan percakapan dengan entitas luar. Mereka dimaksudkan untuk melindungi informasi rahasia dan sensitif agar tidak tersedia oleh pihak luar yang berkonsultasi dengan Anda.

Anda harus memikirkan ketentuan NDA bisnis Anda terlebih dahulu. Haruskah NDA bersifat mutual atau unilateral? Berapa lama harus bertahan? Informasi apa yang harus dicakup? Ini adalah beberapa pertanyaan penting yang harus Anda jawab saat membuat NDA.

Dokumen pendirian spesifik yang Anda butuhkan bervariasi tergantung pada jenis bisnis yang ingin Anda luncurkan. Jika Anda berencana untuk mendaftarkan kepemilikan tunggal, Anda mungkin memerlukan sedikit lebih dari sekadar aplikasi untuk EIN federal (Nomor Perusahaan Identifikasi). Bentuk usaha lain memerlukan dokumen pendirian yang disebutkan di atas.

Kategori 2: Dokumen Terkait Karyawan

Mengelola dokumen karyawan yang tepat meningkatkan hubungan kerja dan dapat menyelamatkan Anda dari sakit kepala di masa depan. Yang terakhir terdengar mengada-ada, tapi itu kenyataan.

Misalnya, Anda telah memberhentikan seorang karyawan karena melanggar kebijakan tertentu. Karyawan ini mungkin mencoba untuk mendapatkan asuransi pengangguran atau menuntut perusahaan Anda untuk pemutusan hubungan kerja yang melanggar hukum. Kecuali Anda telah mendokumentasikan kebijakan dan dengan jelas menguraikan tanggung jawab karyawan, pembuktian dugaan pelanggaran dapat menjadi tantangan. Dalam hal ini, akan jauh lebih sulit bagi hakim untuk memutuskan yang mendukung bisnis Anda.

Berikut adalah dokumen karyawan yang harus disimpan oleh bisnis Anda.

6. Rekrutmen catatan

Proses rekrutmen melibatkan banyak langkah, termasuk penyaringan, wawancara, seleksi, induksi, dan orientasi. Seorang ahli sumber daya manusia memainkan setiap langkah ini untuk memilih kandidat yang tepat. Semua proses ini harus didokumentasikan untuk melacak bagaimana dan ke mana arah proses perekrutan.

EEOC (Equal Employment Opportunity Commission) mewajibkan pemberi kerja untuk menyimpan dokumen rekrutmen untuk tujuan kepatuhan. Beberapa dokumen rekrutmen yang harus Anda simpan antara lain;

• Iklan pekerjaan
• Deskripsi posisi pekerjaan
• Formulir aplikasi (atau surat)
• Resume kandidat
• Catatan wawancara
• Pelacak rekrutmen
• Formulir evaluasi kandidat
• Panduan cek referensi
• Surat penawaran

7. Kontrak karyawan

Ini adalah bukti tertulis dari hubungan antara Anda (majikan) dan seorang karyawan. Ini menyatakan hak dan tanggung jawab pekerja dan organisasi tempat mereka bekerja. Bisnis Anda harus melindungi formulir kontrak kerja yang ditandatangani, buku pegangan karyawan, NDA, perjanjian non-persaingan, perubahan kebijakan, kebijakan bisnis tertulis, dan dokumen terkait lainnya.

8. Catatan disabilitas

Menurut Undang-Undang Penyandang Disabilitas Amerika, baik organisasi nirlaba maupun nirlaba harus memelihara dokumen terpisah terkait masalah disabilitas karyawan. Informasi karyawan seperti permintaan akomodasi, klaim asuransi terkait disabilitas, dan hal terkait lainnya harus didokumentasikan secara terpisah. Jenis dokumen bisnis ini dapat membantu jika pekerja berniat untuk mengajukan klaim asuransi cacat.

9. Dokumen tunjangan kesehatan

Semua catatan medis dan kesehatan yang dikumpulkan perusahaan Anda harus disimpan secara terpisah dari arsip karyawan. Dokumentasikan rincian asuransi kesehatan yang Anda tawarkan kepada pekerja Anda dan catatan pendaftaran. Dokumen-dokumen ini dapat merampingkan proses pemberian kompensasi karyawan dalam kasus penyakit yang berhubungan dengan tempat kerja.

10. Dokumen personalia

Simpan dokumen kompensasi yang akurat, catatan penilaian kinerja, kartu waktu, dokumen pemisahan, catatan disiplin, dan referensi. Informasi dari catatan ini dapat membantu manajer dan supervisor menyediakan program pelatihan dan pengembangan yang diperlukan. Ini juga membantu menjaga agar pekerja mematuhi peraturan lokal, negara bagian, dan federal.

11. Dokumen penggajian

Diskriminasi Usia dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan (ADEA), Undang-Undang Pembayaran Setara, dan Undang-Undang Standar Perburuhan yang Adil mengharuskan pemberi kerja untuk memelihara dokumen penggajian yang akurat dan catatan pendukung. Ini termasuk kartu waktu dan catatan lain yang mendukung kebijakan pembayaran wajar perusahaan Anda.

Tuntutan diskriminasi gaji adalah hal biasa saat ini. Tuntutan hukum ini dapat menghabiskan banyak uang bagi bisnis Anda kecuali Anda memiliki cukup bukti bahwa bisnis Anda mematuhi undang-undang upah dan remunerasi yang relevan. Inilah sebabnya mengapa Anda harus menyimpan dokumen penggajian yang akurat.

12. Dokumen izin kerja

Semua pemberi kerja harus menyimpan formulir I-9 untuk semua pekerja selama beberapa tahun setelah perekrutan atau pemutusan hubungan kerja. Memelihara dokumen akurat yang ditandatangani sepenuhnya oleh pihak yang tepat. Jika Anda harus menyimpan salinan identitas karyawan, perlakukan semua pekerja secara setara, dan lampirkan salinan ini ke dokumen I-9s.

Perhatikan bahwa Formulir I-9 memverifikasi kelayakan seseorang untuk bekerja di AS secara legal. Persyaratan ini berlaku untuk warga negara Amerika Serikat dan bukan warga negara. Kecuali jika bisnis Anda mematuhi I-9, Anda berisiko terkena hukuman berat yang dapat berdampak negatif pada laba organisasi Anda.

13. Catatan kecelakaan kerja

Meskipun ada tindakan pencegahan, kecelakaan masih sering terjadi di tempat kerja. Administrasi Ketenagakerjaan dan Kesehatan mengharuskan pengusaha untuk mencari tahu apa yang terjadi, mengapa, dan mendokumentasikan peristiwa ini. Informasi ini berguna dalam mengevaluasi risiko di tempat kerja dan menerapkan tindakan yang tepat untuk mencegah kecelakaan di masa depan.

14. Dokumen Kompensasi Pekerja

Misalkan lingkungan kerja Anda melibatkan bahaya yang dapat menyebabkan penyakit kronis atau jangka panjang. Dalam hal ini, Administrasi Pekerjaan dan Kesehatan mengharuskan Anda untuk menyimpan catatan akurat tentang paparan pekerja terhadap situasi berbahaya dan dokumen perawatan kesehatan terkait setidaknya selama 30 tahun. Informasi ini dapat membantu menentukan jumlah total tunjangan kompensasi pekerja jika terjadi kecelakaan terkait tempat kerja.

Anda harus menyimpan semua dokumen yang berhubungan dengan karyawan selama mungkin. Seperti disebutkan sebelumnya, jumlah tuntutan hukum yang melibatkan karyawan dan pengusaha meningkat. Perusahaan Anda dapat dituduh melakukan diskriminasi rasial, lingkungan kerja yang tidak aman, remunerasi yang tidak pantas, dan masalah tidak menyenangkan lainnya. Memiliki jenis dokumen bisnis yang tepat dapat melindungi bisnis Anda dari dampak negatif tuntutan hukum tersebut.

Kategori 3: Catatan Pajak dan Keuangan

Anda dapat memilih sistem pencatatan yang paling sesuai dengan perusahaan Anda yang secara jelas menunjukkan pendapatan dan pengeluaran Anda. Meskipun sifat bisnis Anda memengaruhi catatan pengembalian pajak dan jenis dokumen bisnis lain yang harus Anda simpan, Internal Revenue Service mengharuskan setiap bisnis untuk menyimpan catatan berikut.

15. Dokumen SPT

SPT adalah formulir yang diajukan ke otoritas pajak. Ini melaporkan pendapatan, pengeluaran, dan data penting terkait pajak lainnya. Dokumen pengembalian pajak yang akurat memungkinkan Anda menghitung kewajiban pajak Anda, menjadwalkan pembayaran pajak tepat waktu, dan mengajukan permintaan pengembalian dana yang diperlukan untuk kelebihan pembayaran pajak.

16. Catatan keuangan

Bagian penting dari manajemen keuangan bisnis adalah menyimpan catatan keuangan yang akurat dan terorganisir dengan baik. Entah itu kartu jaminan sosial untuk alasan pelaporan upah atau tagihan utilitas untuk menunjukkan bukti tempat tinggal, ada banyak waktu ketika bisnis Anda perlu menemukan dokumen keuangan. Manfaat lain dari memiliki dokumen keuangan yang terpelihara dengan baik meliputi:

• Lebih mudah untuk memantau pertumbuhan keseluruhan perusahaan Anda
• Analisis data keuangan yang efektif dapat membantu menyusun strategi kebijakan yang berorientasi pasar
• Memudahkan untuk mengidentifikasi sumber pendapatan dan melacak pengeluaran yang dapat dikurangkan
• Memfasilitasi pengambilan keputusan yang efektif dan tingkat efisiensi kerja yang lebih tinggi
• Memungkinkan bisnis Anda mencapai kepatuhan penuh terhadap peraturan

Beberapa catatan keuangan yang harus Anda pertahankan antara lain buku audit, laporan keuangan, laporan pembelian, laporan penjualan, dan banyak lagi.

17. Catatan pajak gaji

Bisnis Anda membayar pajak atas keuntungannya. Tapi ini bukan akhir dari kewajiban pajak Anda. Internal Revenue Service mengharuskan Anda untuk memungut pajak dari pekerja Anda atas penghasilan mereka. Jumlah pajak ini bervariasi tergantung pada gaji pekerja dan faktor lainnya.

Ketika Anda memungut pajak dari pekerja Anda, Anda hanya bertindak sebagai agen fidusia bagi pemerintah. Ini adalah kewajiban Anda sebagai pemilik bisnis, dan kegagalan untuk mempertahankan catatan pajak gaji yang akurat dapat menyebabkan hukuman yang berat.

18. Dokumen aset bisnis

Apakah perusahaan Anda memiliki aset? Anda harus menyimpan catatan akurat tentang pembelian aset bisnis, kepemilikan, kedalaman, dan dokumen kepemilikan terkait lainnya. Jika Anda telah mengambil pinjaman, dokumentasikan kewajiban seperti ini untuk mempermudah proses pengajuan pengembalian.

Ingatlah bahwa IRS dapat meminta data bisnis Anda selama enam tahun terakhir atau lebih jika mencurigai adanya pelanggaran pajak yang signifikan. Jadi, penting untuk bermain aman dan menyimpan pengembalian pajak dan catatan keuangan yang akurat selama mungkin.

19. Dokumen hukum

Dokumen hukum untuk perusahaan memainkan peran integral dalam melindungi kepentingan mereka dan pemiliknya. Beberapa dokumen hukum umum yang harus Anda pertahankan meliputi;

• Kontrak bisnis dengan afiliasi, vendor, dan kontraktor independen
• Izin, sertifikasi, dan lisensi bisnis Anda
• Laporan tahunan diajukan ke sekretaris negara
• Perjanjian ganti rugi
• Notulen rapat dewan
• Kontrak sewa dan dokumen yang diperlukan
• Polis asuransi
• Catatan real estat

Dokumen-dokumen ini menguraikan hubungan bisnis Anda dengan entitas lain. Misalnya, kontrak bisnis dengan kontraktor independen menguraikan tanggung jawab kontraktor dan pertimbangan atau pembayaran yang diharapkan untuk layanan yang diberikan.

Untuk melindungi kepentingan bisnis Anda, Anda harus menyimpan dokumen hukum ini selama undang-undang pembatasan negara bagian berlaku untuk tantangan dan perselisihan hukum yang berpotensi merusak. Misalnya, undang-undang pembatasan untuk gugatan pelanggaran kontrak berkisar antara 3 hingga 15 tahun di beberapa negara bagian.

Prinsip dasar menyimpan berbagai jenis dokumen bisnis sederhana. Anda tidak akan pernah bisa terlalu terorganisir atau mengarsipkan catatan bisnis terlalu lama.

Intinya adalah…

Mengikuti kuitansi, kontrak pemangku kepentingan, laporan keuangan, dan jenis dokumen bisnis lainnya sering kali menjadi kutukan bagi pengalaman pemilik bisnis. Tetapi memastikan dokumen bisnis Anda dan data praktis yang dikandungnya disimpan dengan benar akan melindungi kepentingan perusahaan Anda.

Dokumen bisnis Anda lebih dari sekadar formalitas. Mereka adalah bagian penting dari fondasi bisnis Anda. Dan Anda membutuhkan fondasi yang lebih kuat agar perusahaan Anda menonjol dalam persaingan yang terus berkembang.

Seorang profesor yang bijak pernah berkata, "Lebih baik memilikinya dan tidak membutuhkannya daripada membutuhkannya, tetapi Anda tidak memilikinya."