19 Ticari Belge Türleri ve Neden Onlara İhtiyacınız Var?

Arkadaşım, aile minibüsünün bagajına bakarak senin hakkında çok şey anlatabileceğini iddia ediyor. Arabasının bagajı bir Zen Bahçesi'ne eşdeğerdir - acil durum battaniyesinden trafik kazası durumunda yola yerleştirilebilecek yüksek kaliteli bir ışıklı tabelaya kadar neredeyse her şeyle dolu.

Arabamın bagajını onun önünde nadiren açmam şaşırtıcı değil.

İşle ilgili belgeler söz konusu olduğunda, girişimcilerin ve işletme yöneticilerinin bu adam gibi olması gerekir. Belgeler, kullanım ömrü boyunca ticari çıkarlarınızı korumada ayrılmaz bir rol oynar.

İşte temel iş belgeleri türleri ve neden gerekli oldukları… aslında bazıları veya tümü gerekli olabilir. Bu, işinizin doğasına bağlıdır.

Tüm yasal ve mali konularda olduğu gibi, bir avukat ve bir muhasebeci tutun.

İlgili: İş Yazısı Türleri | İş İnkübatörlerinin Türleri

Kategori 1: İşletme Kuruluş Belgeleri

Bir kurucu olarak, girişiminizin faaliyetleriyle ilgili çok fazla araştırma yapmalı ve birçok karar vermelisiniz. Şirketinizin vizyonunu araştırmak ve fikirlerinizi hayata geçirmeye başlamak cazip gelse de, önce yasal dayanakları durdurmak ve kapsamak çok önemlidir. Gelecekte yasal savaşlardan kaçınmak için yerine koymanız gereken temel kurucu belgeler.

1. Kuruluş belgeleri

Projeniz basit bir hobiden önemli bir şeye dönüştüğünde, girişiminizi ayrı bir tüzel kişilik haline getireceğinden, projenizi dahil etmeniz önerilir. Bir limited şirket (LLC) veya bir şirket kurarak işinizi birleştirebilirsiniz. Gerekli tüm belgelere sahip olduğunuz sürece bu işlem basittir. Bunlar şunları içerir:

İşletme adı rezervasyon formu ( LLC'ler ve Kolordu) : Ticari kuruluş sürecini tamamlarken benzersiz bir işletme adı ayırmanıza olanak tanır. Demek ki kimse bu isme sahip çıkamaz.

Ana Sözleşme (yalnızca şirketler için) : Ana sözleşmede yer alan ayrıntılar büyük ölçüde değişiklik gösterir, ancak tipik olarak kuruluş amacını, hisse sayısını ve türlerini ve yönetim kurulu adlarını ve adreslerini içerir. Diğer ayrıntılar, işletme adını, adresini ve esas faaliyet yerini içerir.

Kurumsal tüzük : Memurlar, hissedarlar ve şirket müdürlerinin iş ve günlük operasyonlar içinde kontrolü nasıl ayıracaklarını ana hatlarıyla belirtir. Kurumsal tüzükler genellikle temel şirket bilgileri, önemli toplantıların sıklığı ve prosedürü, yöneticilerin seçim süreci, memur türleri ve sorumlulukları, iş fesih süreci ve daha fazlası etrafında döner.

2. Kurucular anlaşması

Bu, kurucular ve işletme arasındaki bir anlaşmadır. Aynı zamanda bir hissedar sözleşmesi olarak da bilinir ve yalnızca hisse senedi ihraç eden şirketler için gereklidir. Şirket tüzüğünde belirtilmeyen hissedar hak ve sorumluluklarını ana hatlarıyla belirtir.

Hissedarlık sözleşmesi üç temel bileşeni kapsar. Bunlar arasında hisse devri, fikri mülkiyet (IP) tahsisi ve hakkaniyetin takibi (özsermaye bölümü) yer alır.

3. Ticari marka

Artık kuruluş belgeleriniz ve hissedarlar sözleşmeniz olduğuna göre, iki ucu keskin kılıca - ticari markalaşmaya bir göz atın.

Bir işletme adını ticari marka haline getirmenin en büyük yararı, markanızı güçlendirebilmesidir. Bu iyi haber. Kapak tarafında, benzer bir isme sahip herkes bir uyarı alacak ve itiraz etme şansı verilecek. Böylece, işinizle ilgilenmeyen insanlar aniden dikkat etmeye başlayacaklar.

Ticari markaların fonetik olduğunu ve genellikle endüstri sektörü tarafından yapıldığını unutmayın. Bu nedenle, ucunda 'E' olmadığı için 'Appl'ı başlatamaz ve ticari marka haline getiremezsiniz.

4. Gizlilik Sözleşmeleri (NDA'lar)

NDA'lar, dışarıdan bir kuruluşla görüşmeniz veya görüşmeniz gerektiğinde gereklidir. Gizli ve hassas bilgilerin danıştığınız dış tarafça kullanıma açılmasını önlemeyi amaçlar.

İş NDA'nızın şartlarını önceden düşünmelisiniz. Gizlilik Sözleşmesi karşılıklı mı yoksa tek taraflı mı olmalı? Ne kadar sürmeli? Hangi bilgiler kapsanmalıdır? Bunlar, Gizlilik Sözleşmesi oluştururken yanıtlamanız gereken önemli sorulardan bazılarıdır.

İhtiyacınız olan belirli kuruluş belgeleri, başlatmayı düşündüğünüz iş türüne göre değişir. Bir şahıs şirketi kaydetmeyi planlıyorsanız, federal EIN (Kimlik İşveren Numarası) başvurusundan biraz daha fazlasına ihtiyacınız olabilir. Diğer iş biçimleri yukarıda belirtilen kuruluş belgelerini gerektirir.

Kategori 2: Çalışanla İlgili Belgeler

Doğru çalışan belgelerini yönetmek, çalışma ilişkilerini geliştirir ve sizi gelecekte baş ağrılarından kurtarabilir. İkincisi kulağa çok uzak geliyor, ama bu bir gerçek.

Örneğin, belirli bir politikayı ihlal ettiği için bir çalışanı işten çıkardınız. Bu çalışan, işsizlik sigortası almaya çalışabilir veya şirketinize hukuka aykırı fesih davası açabilir. Politikayı belgelemedikçe ve çalışanın sorumluluklarını açıkça belirtmedikçe, iddia edilen ihlali kanıtlamak zor olabilir. Bu durumda, bir hakimin işletmeniz lehinde karar vermesi çok daha zor olacaktır.

İşte işletmenizin tutması gereken çalışan belgeleri.

6. İşe alım kayıtları

İşe alım süreci, eleme, mülakat, seçim, göreve başlama ve işe yerleştirme gibi birçok adımı içerir. Bir insan kaynakları uzmanı, doğru adayı seçmek için bu adımların her birini uygular. İşe alma sürecinin nasıl ve nereye gittiğini takip etmek için tüm bu süreçler belgelenmelidir.

EEOC (Eşit İstihdam Fırsatı Komisyonu), işverenlerin uyum amacıyla işe alım belgelerini muhafaza etmelerini şart koşar. Tutmanız gereken işe alım belgelerinden bazıları şunlardır;

• İş ilanları
• İş pozisyonu tanımları
• Başvuru formları (veya mektuplar)
• adayların özgeçmişleri
• mülakat notları
• İşe alım takipçisi
• Aday değerlendirme formu
• Referans kontrol kılavuzu
• Teklif mektubu

7. Çalışan sözleşmeleri

Bu, sizinle (işveren) ve bir çalışan arasındaki ilişkinin yazılı bir kanıtıdır. Hem çalışanların hem de çalıştıkları kuruluşların hak ve sorumluluklarını belirtir. İşletmeniz, imzalanmış iş sözleşmesi formlarını, çalışan el kitaplarını, NDA'ları, rekabet etmeme anlaşmalarını, politika değişikliklerini, yazılı iş politikalarını ve diğer ilgili belgeleri korumalıdır.

8. Özürlü kayıtları

Engelli Amerikalılar Yasası'na göre, hem kar amacı gütmeyen hem de kar amacı gütmeyen kuruluşlar, çalışan engellilikleriyle ilgili ayrı belgeler bulundurmalıdır. Konaklama talepleri, engellilikle ilgili sigorta talepleri ve diğer ilgili konular gibi çalışan bilgileri ayrıca belgelenmelidir. Bu tür iş belgeleri, işçiler bir maluliyet sigortası talebinde bulunmayı planlıyorsa yardımcı olabilir.

9. Tıbbi yardım belgeleri

Şirketinizin topladığı tüm tıbbi ve sağlık kayıtları, çalışan dosyalarından ayrı tutulmalıdır. Çalışanlarınıza sunduğunuz sağlık sigortasının detaylarını ve kayıt kayıtlarını belgeleyin. Bu belgeler, işyeriyle ilgili hastalık durumunda çalışan tazminatı verme sürecini kolaylaştırabilir.

10. Personel belgeleri

Doğru ücret belgelerini, performans değerlendirme kayıtlarını, zaman çizelgelerini, ayrılma belgelerini, disiplin kayıtlarını ve referansları saklayın. Bu kayıtlardan elde edilen bilgiler, yöneticilerin ve denetçilerin gerekli eğitim ve geliştirme programlarını sağlamasına yardımcı olabilir. Ayrıca, çalışanların yerel, eyalet ve federal düzenlemelere uyumlu olmasına yardımcı olur.

11. Bordro belgeleri

İstihdamda Yaş Ayrımcılığı Yasası (ADEA), Eşit Ücret Yasası ve Adil Çalışma Standartları Yasası, işverenlerin doğru bordro belgeleri ve destekleyici kayıtlar tutmasını gerektirir. Bunlar, şirketinizin adil ödeme politikasını destekleyen zaman çizelgelerini ve diğer kayıtları içerir.

Ücret ayrımcılığı davaları günümüzde yaygındır. İşletmenizin ilgili ücret ve ücret yasalarına uygun olduğuna dair yeterli kanıtınız yoksa, bu davalar işletmenize çok pahalıya mal olabilir. Bu nedenle bordro belgelerini doğru tutmalısınız.

12. Çalışma izin belgeleri

Tüm işverenler, işe alma veya işten çıkarma sonrasında birkaç yıl boyunca tüm işçiler için I-9 formları tutmalıdır. Doğru tarafça tam olarak imzalanmış doğru belgeleri koruyun. Çalışan kimliklerinin kopyalarını tutmanız gerekiyorsa, tüm çalışanlara eşit davranın ve bu kopyaları I-9s belgelerine ekleyin.

Form I-9'un, bir kişinin ABD'de yasal olarak çalışmaya uygunluğunu doğruladığını unutmayın. Bu gereklilik Amerika Birleşik Devletleri vatandaşları ve vatandaş olmayanlar için geçerlidir. İşletmeniz I-9 uyumlu değilse, kuruluşunuzun kârını olumsuz yönde etkileyebilecek ağır cezalar alma riskiniz vardır.

13. İş yeri kaza kayıtları

Uygulanan önleyici tedbirlere rağmen, iş yerinde kazalar hala yaygındır. Mesleki ve Sağlık İdaresi, işverenlerin ne olduğunu, nedenini bulmasını ve bu olayları belgelemesini gerektirir. Bu bilgi, işyerindeki riskleri değerlendirmede ve gelecekteki kazaları önlemek için doğru önlemleri uygulamada yardımcı olur.

14. İşçi Tazminat belgeleri

Çalışma ortamınızın kronik veya uzun süreli hastalıklara yol açabilecek tehlikeler içerdiğini varsayalım. Bu durumda, Mesleki ve Sağlık İdaresi, çalışanların tehlikeli durumlara maruz kalmasına ilişkin doğru kayıtları ve ilgili sağlık bakım belgelerini en az 30 yıl boyunca tutmanızı talep eder. Bu bilgi, işyeri ile ilgili kazalar durumunda işçi tazminatının toplam tutarının belirlenmesine yardımcı olabilir.

Çalışanlarla ilgili tüm belgeleri mümkün olduğunca uzun süre saklamalısınız. Daha önce de belirtildiği gibi, çalışanları ve işverenleri ilgilendiren davaların sayısı artmaktadır. Şirketiniz ırk ayrımcılığı, güvensiz çalışma ortamı, uygunsuz ücretlendirme ve diğer hoş olmayan konularla suçlanabilir. Doğru türde ticari belgelere sahip olmak, işletmenizi bu davaların olumsuz etkilerinden koruyabilir.

Kategori 3: Vergi ve Mali Kayıtlar

Gelir ve giderlerinizi net bir şekilde gösteren, şirketinize en uygun kayıt tutma sistemini seçebilirsiniz. İşletmenizin niteliği vergi beyannamesi kayıtlarını ve tutmanız gereken diğer türdeki ticari belgeleri etkilerken, İç Gelir Servisi her işletmenin aşağıdaki kayıtları tutmasını gerektirir.

15. Vergi beyannamesi belgeleri

Vergi beyannamesi, vergi makamlarına sunulan bir formdur. Gelir, gider ve vergiyle ilgili diğer önemli verileri raporlar. Doğru vergi beyannamesi belgeleri, vergi borcunuzu hesaplamanıza, zamanında vergi ödemeleri planlamanıza ve fazla vergi ödemesi için gerekli iade talebini dosyalamanıza olanak tanır.

16. Mali kayıtlar

İşletme finansmanı yönetiminin önemli bir parçası, doğru ve iyi organize edilmiş mali kayıtlar tutmaktır. İster maaş bildirimi için bir sosyal güvenlik kartı, isterse ikamet belgesini göstermek için bir elektrik faturası olsun, işletmenizin bir finansal belgeyi bulması gerektiğinde birçok kez olabilir. Bakımlı finansal belgelere sahip olmanın diğer faydaları şunlardır:

• Şirketinizin genel büyümesini izlemek daha kolaydır
• Etkili finansal veri analizi, pazar odaklı politikaların stratejisinin belirlenmesine yardımcı olabilir
• Gelir kaynaklarını belirlemeyi ve indirilebilir giderleri takip etmeyi kolaylaştırır
• Etkili karar vermeyi ve daha yüksek düzeyde iş verimliliğini kolaylaştırın
• İşletmenizin tam mevzuat uyumluluğu elde etmesini sağlar

Tutmanız gereken mali kayıtlardan bazıları denetim defterlerini, mali tabloları, satın alma raporlarını, satış raporlarını ve daha fazlasını içerir.

17. Bordro vergi kayıtları

İşletmeniz kazancı üzerinden vergi öder. Ancak bu, vergi yükümlülüklerinizin sonu değil. İç Gelir Servisi, çalışanlarınızdan gelirleri üzerinden vergi almanızı gerektirir. Bu vergi miktarı işçilerin maaşlarına ve diğer faktörlere bağlı olarak değişmektedir.

İşçilerinizden vergi topladığınızda, sadece hükümet için bir vekil olarak hareket ediyorsunuz. Bu, bir işletme sahibi olarak sizin yükümlülüğünüzdür ve bordro vergi kayıtlarının doğru tutulmaması ağır cezalara yol açabilir.

18. Ticari varlık belgeleri

Şirketinizin varlıkları var mı? İşletme varlığı satın alımları, unvanlar, derin bilgiler ve diğer ilgili sahiplik belgelerinin doğru bir kaydını tutmalısınız. Kredi aldıysanız, bu tür yükümlülükleri belgeleyin, çünkü bu, iadeleri dosyalama sürecini kolaylaştırır.

Önemli bir vergi ihlalinden şüphelenirse, IRS'nin son altı yıl veya daha fazlasına ait işletme verilerinizi talep edebileceğini unutmayın. Bu nedenle, güvenli davranmak ve vergi beyannamelerini ve mali kayıtları mümkün olduğunca uzun süre tutmak önemlidir.

19. Yasal belgeler

Şirketler için yasal belgeler, onların ve sahiplerinin çıkarlarının korunmasında ayrılmaz bir rol oynar. Tutmanız gereken yaygın yasal belgelerden bazıları şunlardır;

• Bağlı kuruluşlar, satıcılar ve bağımsız yüklenicilerle iş sözleşmesi
• İşletme izinleriniz, sertifikalarınız ve lisanslarınız
• Devlet sekreteri ile dosyalanan yıllık raporlar
• Tazminat anlaşmaları
• Yönetim Kurulu toplantı tutanakları
• Kira sözleşmeleri ve gerekli belgeler
• Sigorta poliçesi
• emlak kayıtları

Bu belgeler, diğer kuruluşlarla olan iş ilişkinizi özetlemektedir. Örneğin, bağımsız bir yüklenici ile yapılan bir iş sözleşmesi, yüklenicinin sorumluluklarını ve sağlanan hizmetler için beklenen bedeli veya ödemeyi ana hatlarıyla belirtir.

Ticari çıkarlarınızı korumak için, bu yasal belgeleri, potansiyel olarak zarar verici yasal zorluklar ve anlaşmazlıklar için eyaletin zaman aşımı süresi devam ettiği sürece saklamanız gerekir. Örneğin, bir sözleşmenin ihlali davası için zamanaşımı süresi bazı eyaletlerde 3 ila 15 yıl arasında değişmektedir.

Farklı iş belgelerini saklamanın temel ilkesi basittir. Asla çok organize olamaz veya bir iş kaydını çok uzun süre arşivleyemezsiniz.

Önemli olan…

Makbuzları, paydaş sözleşmelerini, mali tabloları ve diğer iş belgelerini takip etmek, genellikle bir işletme sahibinin deneyiminin sıkıntısıdır. Ancak iş belgelerinizin ve içerdikleri kullanışlı verilerin düzgün bir şekilde saklanmasını sağlamak, şirketinizin çıkarlarını korur.

İş belgeleriniz bir formaliteden daha fazlasıdır. Onlar işinizin temelinin önemli bir parçasıdır. Ve şirketinizin sürekli büyüyen rekabette öne çıkması için daha güçlü bir temele ihtiyacınız var.

Bilge bir profesör bir keresinde, "Onlara sahip olmak ve onlara ihtiyaç duymamak, onlara ihtiyaç duymaktan daha iyidir ve onlara sahip değilsiniz" dedi.