19 Tipi di documenti aziendali e perché ne hai bisogno

Il mio amico afferma di poter dire molto su di te dal bagagliaio del tuo furgone di famiglia. Il bagagliaio della sua auto è l'equivalente di un giardino zen, fornito di quasi tutto, da una coperta di emergenza a un'insegna luminosa di alta qualità che può essere posizionata sulla strada in caso di incidente stradale.

Non sorprende che io apra di rado il bagagliaio della mia macchina davanti a lui.

Quando si tratta di documenti aziendali, imprenditori e manager aziendali devono essere come questo ragazzo. I documenti svolgono un ruolo fondamentale nella protezione degli interessi della tua azienda per tutta la sua durata.

Ecco i tipi fondamentali di documenti aziendali e perché sono essenziali... in realtà alcuni o tutti possono essere essenziali. Dipende dalla natura della tua attività.

Come per tutte le questioni legali e finanziarie, assumi un avvocato e un contabile.

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Categoria 1: Documenti costitutivi dell'impresa

Come fondatore, devi fare molte ricerche e prendere molte decisioni riguardo alle operazioni della tua startup. Sebbene sia allettante scavare nella visione della tua azienda e iniziare a realizzare le tue idee, è fondamentale fermarsi e coprire prima le basi legali. Ecco i principali documenti fondanti che devi mettere in atto per evitare battaglie legali in futuro.

1. Documenti costitutivi

Una volta che il tuo progetto cambia da un semplice hobby a qualcosa di sostanziale, si consiglia di incorporarlo, poiché ciò renderà la tua impresa un'entità legale separata. Puoi incorporare la tua attività creando una società a responsabilità limitata (LLC) o una società. Questo processo è semplice purché tu abbia tutti i documenti necessari. Questi includono:

Modulo di prenotazione del nome dell'azienda ( LLC e Corp) : consente di prenotare un nome aziendale univoco mentre si completa il processo di costituzione dell'azienda. Ciò significa che nessuno può rivendicare quel nome.

Statuto (solo per le società) : i dettagli contenuti nell'atto costitutivo variano ampiamente, ma in genere includono lo scopo della costituzione, il numero e i tipi di azioni e i nomi e gli indirizzi del consiglio di amministrazione. Altri dettagli includono la ragione sociale, l'indirizzo e la sede principale delle operazioni.

Statuto aziendale : Descrive come funzionari, azionisti e direttori aziendali divideranno il controllo all'interno dell'attività e delle operazioni quotidiane. Gli statuti aziendali di solito ruotano attorno alle informazioni aziendali di base, alla frequenza e alla procedura per le riunioni essenziali, al processo di elezione dei direttori, ai tipi di funzionari e alle loro responsabilità, al processo di scioglimento dell'attività e altro ancora.

2. Accordo dei fondatori

Questo è un accordo tra i fondatori e l'azienda. È anche noto come patto parasociale ed è necessario solo per le società di emissione di azioni. Delinea i diritti e le responsabilità degli azionisti che non sono menzionati nello statuto sociale.

Il patto parasociale copre tre componenti essenziali. Questi includono l'acquisizione di azioni, l'assegnazione di proprietà intellettuale (IP) e il monitoraggio del patrimonio netto (divisione del patrimonio netto).

3. Marchio

Ora che hai i documenti di costituzione e il patto parasociale in atto, dai un'occhiata all'arma a doppio taglio: il marchio.

Il principale vantaggio del marchio di un nome commerciale è che può rafforzare il tuo marchio. Questa è una buona notizia. D'altra parte, tutti quelli con un nome simile riceveranno un avviso e avranno la possibilità di obiettare. Quindi, le persone che non sarebbero state interessate alla tua attività inizieranno improvvisamente a prestare attenzione.

Tieni presente che i marchi sono fonetici e di solito vengono eseguiti dal settore industriale. Questo è il motivo per cui non puoi avviare e registrare "Appl" solo perché non ha "E" alla fine.

4. Accordi di riservatezza (NDA)

Gli accordi di non divulgazione sono essenziali nel caso in cui sia necessario consultare o avere una conversazione con un'entità esterna. Hanno lo scopo di proteggere le informazioni riservate e sensibili dall'essere rese disponibili dalla parte esterna con cui hai consultato.

Dovresti pensare in anticipo ai termini della tua NDA aziendale. La NDA dovrebbe essere reciproca o unilaterale? Quanto dovrebbe durare? Quali informazioni dovrebbero essere coperte? Queste sono alcune delle domande importanti a cui dovresti rispondere quando crei un NDA.

I documenti costitutivi specifici di cui hai bisogno variano a seconda del tipo di attività che intendi avviare. Se prevedi di registrare una ditta individuale, potresti aver bisogno di qualcosa in più di una domanda per EIN (Identification Employer Number) federale. Altre forme di attività richiedono i documenti costitutivi sopra menzionati.

Categoria 2: Documenti relativi ai dipendenti

La gestione dei giusti documenti dei dipendenti migliora i rapporti di lavoro e può salvarti da grattacapi futuri. Quest'ultimo suona inverosimile, ma è una realtà.

Ad esempio, hai licenziato un dipendente per aver violato una determinata politica. Questo dipendente potrebbe tentare di ottenere un'assicurazione contro la disoccupazione o citare in giudizio la tua azienda per licenziamento illegale. A meno che tu non abbia documentato la politica e delineato chiaramente le responsabilità del dipendente, può essere difficile provare la presunta violazione. In questo caso, sarà molto più difficile per un giudice pronunciarsi a favore della tua attività.

Ecco i documenti dei dipendenti che la tua azienda deve conservare.

6. Registri di reclutamento

Il processo di reclutamento prevede molte fasi, tra cui screening, colloquio, selezione, introduzione e onboarding. Un esperto delle risorse umane esegue ciascuno di questi passaggi per scegliere il candidato giusto. Tutti questi processi devono essere documentati per tenere traccia di come e dove è diretto il processo di assunzione.

La EEOC (Commissione per le pari opportunità di lavoro) richiede ai datori di lavoro di conservare i documenti di assunzione ai fini della conformità. Alcuni dei documenti di assunzione che devi mantenere includono;

• Avvertimenti di lavoro
• Descrizioni delle posizioni lavorative
• Moduli (o lettere) di domanda
• Curriculum dei candidati
• Appunti di intervista
• Localizzatore di reclutamento
• Modulo di valutazione del candidato
• Guida al controllo di riferimento
• Lettera di offerta

7. Contratti dei dipendenti

Questa è una prova scritta del rapporto tra te (datore di lavoro) e un dipendente. Afferma i diritti e le responsabilità sia dei lavoratori che delle organizzazioni per cui lavorano. La tua azienda deve salvaguardare i moduli di contratto di lavoro firmati, i manuali dei dipendenti, gli accordi di non concorrenza, gli accordi di non concorrenza, le modifiche alle politiche, le politiche aziendali scritte e altri documenti pertinenti.

8. Registri di invalidità

Secondo l'Americans With Disability Act, sia le organizzazioni profit che quelle no profit devono mantenere separati i problemi relativi ai documenti relativi alle disabilità dei dipendenti. Le informazioni sui dipendenti come richieste di alloggio, richieste di risarcimento per invalidità e altre questioni correlate devono essere documentate separatamente. Questi tipi di documenti aziendali possono essere utili se i lavoratori intendono perseguire una richiesta di risarcimento per l'invalidità.

9. Documenti sulle prestazioni mediche

Tutte le cartelle cliniche e sanitarie raccolte dalla tua azienda devono essere conservate separatamente dai file dei dipendenti. Documenta i dettagli dell'assicurazione medica che offri ai tuoi dipendenti e i registri di iscrizione. Questi documenti possono semplificare il processo di concessione del risarcimento ai dipendenti in caso di malattia sul lavoro.

10. Documenti del personale

Conserva documenti di compensazione accurati, registrazioni di valutazione delle prestazioni, cartellini orari, documenti di separazione, registrazioni disciplinari e referenze. Le informazioni provenienti da questi registri possono aiutare manager e supervisori a fornire i programmi di formazione e sviluppo necessari. Aiuta anche a mantenere i lavoratori conformi alle normative locali, statali e federali.

11. Documenti salariali

L'Age Discrimination in Employment Act (ADEA), l'Equal Pay Act e il Fair Labor Standards Act richiedono ai datori di lavoro di mantenere accurati documenti salariali e documenti di supporto. Questi includono cartellini orari e altri record che supportano la politica di retribuzione equa della tua azienda.

Le cause per discriminazione salariale sono comuni al giorno d'oggi. Queste azioni legali potrebbero costare alla tua azienda un sacco di soldi a meno che tu non abbia prove sufficienti che la tua azienda è conforme alle leggi su salari e remunerazioni pertinenti. Questo è il motivo per cui dovresti conservare documenti stipendi accurati.

12. Documenti di autorizzazione al lavoro

Tutti i datori di lavoro dovrebbero conservare i moduli I-9 per tutti i lavoratori per diversi anni dopo l'assunzione o la cessazione. Mantenere documenti accurati completamente firmati dalla parte giusta. Se devi conservare le copie delle identità dei dipendenti, tratta tutti i lavoratori allo stesso modo e allega queste copie ai documenti I-9s.

Si noti che il modulo I-9 verifica l'idoneità di una persona a lavorare legalmente negli Stati Uniti. Questo requisito si applica ai cittadini statunitensi e ai non cittadini. A meno che la tua azienda non sia conforme a I-9, rischi pesanti sanzioni che potrebbero influire negativamente sui profitti della tua organizzazione.

13. Registri degli infortuni sul lavoro

Nonostante le misure preventive in atto, gli incidenti sono ancora comuni sul posto di lavoro. L'amministrazione del lavoro e della salute richiede ai datori di lavoro di scoprire cosa è successo, perché e documentare questi eventi. Queste informazioni sono utili per valutare i rischi sul posto di lavoro e attuare le giuste misure per prevenire futuri incidenti.

14. Documenti sull'indennizzo dei lavoratori

Supponiamo che il tuo ambiente di lavoro comporti rischi che possono portare a malattie croniche oa lungo termine. In tal caso, l'Amministrazione del lavoro e della salute richiede di mantenere un registro accurato dell'esposizione dei lavoratori a situazioni pericolose e la relativa documentazione sanitaria per almeno 30 anni. Queste informazioni possono aiutare a determinare l'importo totale delle indennità compensative dei lavoratori in caso di infortuni sul lavoro.

È necessario conservare tutti i documenti relativi ai dipendenti il ​​più a lungo possibile. Come accennato in precedenza, il numero di cause che coinvolgono dipendenti e datori di lavoro è in aumento. La tua azienda può essere accusata di discriminazione razziale, ambiente di lavoro non sicuro, remunerazione impropria e altri problemi spiacevoli. Avere i giusti tipi di documenti aziendali può proteggere la tua azienda dall'impatto negativo di queste cause.

Categoria 3: Registri fiscali e finanziari

Puoi scegliere qualsiasi sistema di archiviazione più adatto alla tua azienda che mostri chiaramente i tuoi ricavi e le tue spese. Sebbene la natura della tua attività influisca sui registri della dichiarazione dei redditi e su altri tipi di documenti aziendali che devi conservare, l'Internal Revenue Service richiede che ogni azienda conservi i seguenti registri.

15. Documenti di dichiarazione dei redditi

La dichiarazione dei redditi è un modulo depositato presso le autorità fiscali. Riporta entrate, spese e altri importanti dati fiscali. Documenti accurati di dichiarazione dei redditi ti consentono di calcolare la tua responsabilità fiscale, pianificare pagamenti fiscali tempestivi e presentare la richiesta di rimborso necessaria per il pagamento in eccesso dell'imposta.

16. Registri finanziari

Una parte importante della gestione delle finanze aziendali è mantenere registri finanziari accurati e ben organizzati. Che si tratti di una tessera di previdenza sociale per motivi di dichiarazione dei salari o di una bolletta per dimostrare la residenza, possono esserci molte volte in cui la tua azienda ha bisogno di individuare un documento finanziario. Altri vantaggi di avere documenti finanziari ben tenuti includono:

• È più facile monitorare la crescita complessiva della tua azienda
• Un'analisi efficace dei dati finanziari può aiutare a definire strategie orientate al mercato
• Semplifica l'identificazione delle fonti di reddito e il monitoraggio delle spese deducibili
• Facilitare un processo decisionale efficace e un livello più elevato di efficienza del lavoro
• Consente alla tua azienda di raggiungere la completa conformità normativa

Alcuni dei documenti finanziari che devi conservare includono libri di revisione, rendiconti finanziari, rapporti sugli acquisti, rapporti sulle vendite e altro ancora.

17. Registri delle imposte sui salari

La tua azienda paga le tasse sui suoi profitti. Ma questa non è la fine dei tuoi debiti fiscali. L'Internal Revenue Service richiede di riscuotere le tasse dai dipendenti sul loro reddito. Questo importo dell'imposta varia a seconda degli stipendi dei lavoratori e di altri fattori.

Quando riscuoti le tasse dai tuoi dipendenti, agisci semplicemente come un agente fiduciario per il governo. Questo è il tuo obbligo come imprenditore e la mancata conservazione di registri fiscali accurati sui salari potrebbe portare a pesanti sanzioni.

18. Documenti patrimoniali aziendali

La tua azienda possiede beni? È necessario mantenere un registro accurato degli acquisti di beni aziendali, titoli, fondi e altri documenti di proprietà pertinenti. Se hai preso prestiti, documenta tali passività in quanto ciò semplifica il processo di presentazione delle dichiarazioni.

Tieni presente che l'IRS può richiedere i dati aziendali degli ultimi sei anni o più se sospetta una violazione fiscale significativa. Quindi, è importante giocare sul sicuro e mantenere dichiarazioni dei redditi e registri finanziari accurati il ​​più a lungo possibile.

19. Atti giuridici

Gli atti legali per le aziende svolgono un ruolo fondamentale nella tutela dei loro interessi e di quelli dei loro proprietari. Alcuni dei documenti legali comuni che devi mantenere includono;

• Contratto commerciale con affiliati, fornitori e appaltatori indipendenti
• I tuoi permessi commerciali, certificazioni e licenze
• Rapporti annuali depositati presso il segretario di Stato
• Accordi di indennizzo
• Verbale della riunione del consiglio
• Contratti di locazione e la documentazione necessaria
• Polizza assicurativa
• Registri immobiliari

Questi documenti delineano la tua relazione commerciale con altre entità. Ad esempio, un contratto commerciale con un appaltatore indipendente delinea le responsabilità del contraente e il corrispettivo o il pagamento previsto per i servizi forniti.

Per proteggere i tuoi interessi commerciali, devi conservare questi documenti legali per tutto il tempo in cui dura il termine di prescrizione dello stato per contestazioni e controversie legali potenzialmente dannose. Ad esempio, il termine di prescrizione per una causa per violazione del contratto varia da 3 a 15 anni in alcuni stati.

Il principio di base della conservazione di diversi tipi di documenti aziendali è semplice. Non puoi mai essere troppo organizzato o archiviare un record aziendale per troppo tempo.

Il punto è…

Tenere il passo con ricevute, contratti con le parti interessate, rendiconti finanziari e altri tipi di documenti aziendali è spesso la rovina dell'esperienza di un imprenditore. Ma garantire la corretta conservazione dei documenti aziendali e dei dati a portata di mano in essi contenuti protegge gli interessi della tua azienda.

I tuoi documenti aziendali sono più di una semplice formalità. Sono un pezzo importante delle fondamenta della tua attività. E hai bisogno di una base più solida affinché la tua azienda si distingua nella concorrenza in continua crescita.

Un saggio professore una volta disse: "È meglio averli e non averne bisogno che averne bisogno, e tu non li hai".