19 tipuri de documente de afaceri și de ce aveți nevoie de ele

Prietenul meu susține că poate spune multe despre tine prin portbagajul camionetei familiei tale. Portbagajul mașinii sale este echivalentul unei Grădini Zen – aprovizionat cu aproape orice, de la o pătură de urgență până la un semn luminos de înaltă calitate care poate fi amplasat pe șosea în cazul unui accident de circulație.

Nu este de mirare că deschid rar portbagajul mașinii în fața lui.

Când vine vorba de documente legate de afaceri, antreprenorii și managerii de afaceri trebuie să fie ca acest tip. Documentele joacă un rol esențial în protejarea intereselor dvs. de afaceri pe toată durata de viață.

Iată tipurile fundamentale de documente de afaceri și de ce sunt esențiale... de fapt, unele sau toate pot fi esențiale. Depinde de natura afacerii tale.

Ca și în toate chestiunile juridice și financiare, angajați un avocat și un contabil.

Înrudit: Tipuri de scriere de afaceri | Tipuri de incubatoare de afaceri

Categoria 1: Documente de înființare a afacerii

În calitate de fondator, trebuie să faci multe cercetări și să iei multe decizii cu privire la operațiunile startup-ului tău. Deși este tentant să cercetezi viziunea companiei tale și să începi să-ți actualizezi ideile, este esențial să te oprești și să acoperi mai întâi bazele legale. Iată principalele documente fondatoare pe care trebuie să le puneți în aplicare pentru a evita bătăliile legale în viitor.

1. Actele de constituire

Odată ce proiectul dvs. se transformă dintr-un simplu hobby în ceva substanțial, este recomandat să îl încorporați, deoarece acest lucru va face din afacerea dvs. o entitate juridică separată. Vă puteți încorpora afacerea prin înființarea unei societăți cu răspundere limitată (LLC) sau a unei corporații. Acest proces este simplu atâta timp cât aveți toate documentele necesare. Acestea includ:

Formular de rezervare a numelui comercial ( SRL-uri și corp) : vă permite să rezervați un nume unic de companie în timp ce finalizați procesul de încorporare a afacerii. Asta înseamnă că nimeni nu poate pretinde acest nume.

Actele constitutive (numai pentru corporații) : Detaliile care intră în actul constitutiv variază foarte mult, dar includ de obicei scopul constituirii, numărul și tipurile de acțiuni, precum și numele și adresele consiliului de administrație. Alte detalii includ numele companiei, adresa și locul principal al operațiunilor.

Statutul corporativ : prezintă modul în care ofițerii, acționarii și directorii companiei vor împărți controlul în cadrul afacerii și al operațiunilor de zi cu zi. Statutul corporativ se învârte de obicei în jurul informațiilor de bază ale companiei, frecvența și procedura pentru întâlnirile esențiale, procesul de alegere a directorilor, tipurile de ofițeri și responsabilitățile acestora, procesul de dizolvare a afacerii și multe altele.

2. Acordul fondatorilor

Acesta este un acord între fondatori și afacere. Este, de asemenea, cunoscut ca un acord de acționari și este necesar doar pentru corporațiile care emit acțiuni. Prezintă drepturile și responsabilitățile acționarilor care nu sunt menționate în statutul societății.

Contractul de acționari acoperă trei componente esențiale. Acestea includ atribuirea acțiunilor, atribuirea proprietății intelectuale (PI) și urmărirea capitalului propriu (diviziunea capitalului propriu).

3. Marcă comercială

Acum că aveți documente de constituire și acordul acționarului în vigoare, aruncați o privire asupra sabiei cu două tăișuri - marca comercială.

Avantajul principal al mărcii comerciale a unui nume de companie este că vă poate consolida marca. Asta e o veste bună. Pe de altă parte, toată lumea cu un nume similar va primi o alertă și va avea șansa de a obiecta. Așadar, oamenii care nu ar fi fost interesați de afacerea ta vor începe brusc să fie atenți.

Rețineți că mărcile comerciale sunt fonetice și sunt de obicei făcute de sectorul industrial. Acesta este motivul pentru care nu puteți lansa și marca „Appl” doar pentru că nu are „E” la sfârșit.

4. Acorduri de nedivulgare (NDA)

NDA-urile sunt esențiale în cazul în care trebuie să vă consultați sau să aveți o conversație cu o entitate externă. Acestea sunt menite să protejeze informațiile confidențiale și sensibile împotriva punerii la dispoziție de către partea externă cu care ați consultat.

Ar trebui să vă gândiți în avans la condițiile NDA-ului dvs. de afaceri. Ar trebui să fie NDA reciprocă sau unilaterală? Cât ar trebui să dureze? Ce informații ar trebui acoperite? Acestea sunt câteva dintre întrebările importante la care ar trebui să răspundeți atunci când creați un NDA.

Documentele de înființare specifice de care aveți nevoie variază în funcție de tipul de afacere pe care intenționați să o lansați. Dacă intenționați să înregistrați o întreprindere unică, este posibil să aveți nevoie de ceva mai mult decât o cerere pentru EIN federal (Numărul de identificare a angajatorului). Alte forme de afaceri necesită documentele de înființare menționate mai sus.

Categoria 2: Documente legate de angajați

Gestionarea documentelor potrivite pentru angajați îmbunătățește relațiile de lucru și vă poate scuti de dureri de cap în viitor. Acesta din urmă sună exagerat, dar este o realitate.

De exemplu, ați concediat un angajat pentru încălcarea unei anumite politici. Acest angajat poate încerca să obțină asigurare de șomaj sau să dea în judecată compania dumneavoastră pentru încetarea ilegală. Cu excepția cazului în care ați documentat politica și ați subliniat clar responsabilitățile angajatului, poate fi dificil să dovediți presupusa încălcare. În acest caz, va fi mult mai greu pentru un judecător să se pronunțe în favoarea afacerii tale.

Iată documentele angajaților pe care trebuie să le păstreze afacerea ta.

6. Înregistrări de recrutare

Procesul de recrutare implică mulți pași, inclusiv screening, interviu, selecție, introducere și onboarding. Un expert în resurse umane realizează fiecare dintre acești pași pentru a alege candidatul potrivit. Toate aceste procese trebuie să fie documentate pentru a urmări cum și unde se îndreaptă procesul de angajare.

EEOC (Equal Employment Opportunity Commission) cere angajatorilor să păstreze documentele de recrutare în scopuri de conformitate. Unele dintre documentele de recrutare pe care trebuie să le păstrați includ;

• Anunțuri de locuri de muncă
• Descrierile postului
• Formulare de cerere (sau scrisori)
• CV-urile candidaților
• Note de interviu
• Tracker de recrutare
• Formular de evaluare a candidatului
• Ghid de verificare a referințelor
• Scrisoare de ofertă

7. Contracte de angajat

Aceasta este o dovadă scrisă a relației dintre dumneavoastră (angajator) și un angajat. Acesta stabilește drepturile și responsabilitățile atât ale lucrătorilor, cât și ale organizațiilor pentru care lucrează. Compania dvs. trebuie să protejeze formularele de contract de muncă semnate, manualele angajaților, NDA-urile, acordurile de neconcurență, modificările politicilor, politicile comerciale scrise și alte documente relevante.

8. Fișele de dizabilitate

Potrivit Americans With Disability Act, atât organizațiile cu profit, cât și organizațiile non-profit trebuie să mențină documente separate legate de dizabilitățile angajaților. Informațiile despre angajați, cum ar fi cererile de acomodare, cererile de asigurare legate de invaliditate și alte chestiuni conexe ar trebui documentate separat. Aceste tipuri de documente de afaceri pot fi utile dacă lucrătorii intenționează să depună o cerere de asigurare de invaliditate.

9. Documente de prestații medicale

Toate dosarele medicale și de sănătate pe care compania dumneavoastră le colectează trebuie păstrate separat de dosarele angajaților. Documentați detaliile asigurării medicale pe care le oferiți lucrătorilor dvs. și dosarele de înscriere. Aceste documente pot eficientiza procesul de acordare a compensației angajaților în cazul unei boli la locul de muncă.

10. Documente de personal

Păstrați documente corecte de compensare, înregistrări de evaluare a performanței, carduri de pontaj, documente de separare, dosare disciplinare și referințe. Informațiile din aceste înregistrări pot ajuta managerii și supraveghetorii să ofere programele de formare și dezvoltare necesare. De asemenea, ajută la menținerea lucrătorilor în conformitate cu reglementările locale, statale și federale.

11. Documente de salarizare

Legea privind discriminarea în funcție de vârstă la locul de muncă (ADEA), Legea privind egalitatea de remunerare și Legea privind standardele echitabile de muncă impun angajatorilor să păstreze documente corecte de salarizare și înregistrări justificative. Acestea includ carduri de pontaj și alte înregistrări care susțin politica de plată echitabilă a companiei dvs.

Procesele de discriminare salarială sunt comune în zilele noastre. Aceste procese ar putea costa o mulțime de bani pentru afacerea dvs., dacă nu aveți suficiente dovezi că afacerea dvs. respectă legile relevante privind salariile și remunerarea. Acesta este motivul pentru care ar trebui să păstrați documentele de salarizare exacte.

12. Documente de autorizare a muncii

Toți angajatorii ar trebui să păstreze formularele I-9 pentru toți lucrătorii timp de câțiva ani după angajare sau reziliere. Păstrați documente exacte semnate complet de partea potrivită. Dacă trebuie să păstrați copii ale identității angajaților, tratați toți lucrătorii în mod egal și atașați aceste copii la documentele I-9s.

Rețineți că Formularul I-9 verifică eligibilitatea unei persoane de a lucra legal în SUA. Această cerință se aplică cetățenilor și non-cetățenilor Statelor Unite. Dacă afacerea dvs. nu respectă I-9, riscați penalități uriașe care ar putea afecta negativ profitul organizației dvs.

13. Evidența accidentelor de muncă

În ciuda măsurilor preventive în vigoare, accidentele sunt încă frecvente la locul de muncă. Administrația pentru Sănătate și Ocupație solicită angajatorilor să afle ce s-a întâmplat, de ce și să documenteze aceste evenimente. Aceste informații sunt utile în evaluarea riscurilor la locul de muncă și în implementarea măsurilor potrivite pentru prevenirea viitoarelor accidente.

14. Documente de compensare a lucrătorilor

Să presupunem că mediul tău de muncă implică pericole care pot duce la boli cronice sau pe termen lung. În acest caz, Administrația pentru Sănătate și Ocupație vă solicită să păstrați înregistrări exacte ale expunerii lucrătorilor la situații periculoase și documentele de asistență medicală aferente timp de cel puțin 30 de ani. Aceste informații pot ajuta la determinarea cuantumului total al indemnizațiilor pentru lucrători în cazul accidentelor la locul de muncă.

Trebuie să păstrați toate documentele legate de angajați cât mai mult timp posibil. După cum am menționat mai devreme, numărul proceselor care implică angajați și angajatori este în creștere. Compania dumneavoastră poate fi acuzată de discriminare rasială, mediu de lucru nesigur, remunerare necorespunzătoare și alte probleme neplăcute. A avea tipurile potrivite de documente de afaceri vă poate proteja afacerea de impactul negativ al acestor procese.

Categoria 3: Înregistrări fiscale și financiare

Puteți alege orice sistem de evidență care se potrivește cel mai bine companiei dvs., care vă arată în mod clar veniturile și cheltuielile. În timp ce natura afacerii dvs. afectează înregistrările declarațiilor fiscale și alte tipuri de documente comerciale pe care trebuie să le păstrați, Serviciul Fiscal Intern solicită fiecărei companii să păstreze următoarele înregistrări.

15. Documente deconturi fiscale

Declarația fiscală este un formular depus la organele fiscale. Raportează venituri, cheltuieli și alte date importante legate de impozite. Documentele exacte ale declarației de impozit vă permit să vă calculați obligația fiscală, să programați plățile fiscale în timp util și să depuneți cererea de rambursare necesară pentru plata în exces a impozitului.

16. Înregistrări financiare

O parte importantă a managementului financiar al afacerii este păstrarea unor înregistrări financiare precise și bine organizate. Fie că este vorba de un card de securitate socială pentru motive de raportare a salariilor sau de o factură de utilități pentru a arăta dovada rezidenței, pot exista de multe ori când afacerea dvs. trebuie să găsească un document financiar. Alte beneficii ale documentelor financiare bine păstrate includ:

• Este mai ușor să monitorizați creșterea generală a companiei dvs
• Analiza eficientă a datelor financiare poate ajuta la elaborarea strategiilor de politici orientate spre piață
• Facilitează identificarea surselor de venit și urmărirea cheltuielilor deductibile
• Facilitează luarea eficientă a deciziilor și un nivel mai ridicat de eficiență a muncii
• Permite afacerii dvs. să atingă conformitatea completă cu reglementările

Unele dintre înregistrările financiare pe care trebuie să le păstrați includ registre de audit, situații financiare, rapoarte de achiziție, rapoarte de vânzări și multe altele.

17. Registrele fiscale pe salarii

Compania dvs. plătește impozit pe profit. Dar acesta nu este sfârșitul obligațiilor tale fiscale. Serviciul de venituri interne vă solicită să colectați impozit de la lucrătorii dvs. pe veniturile lor. Această sumă a impozitului variază în funcție de salariile lucrătorilor și de alți factori.

Când colectați impozit de la lucrătorii dvs., pur și simplu acționați ca un agent fiduciar pentru guvern. Aceasta este obligația dvs. în calitate de proprietar de afaceri, iar eșecul de a menține înregistrările exacte ale impozitelor pe salarii ar putea duce la penalități mari.

18. Documente de patrimoniu comercial

Compania dumneavoastră deține active? Trebuie să păstrați o evidență exactă a achizițiilor de active comerciale, titluri, deep-uri și alte documente de proprietate relevante. Dacă ați luat împrumuturi, documentați aceste datorii, deoarece acest lucru facilitează procesul de depunere a declarațiilor.

Rețineți că IRS vă poate solicita datele comerciale din ultimii șase ani sau mai mult dacă suspectează o încălcare fiscală semnificativă. Prin urmare, este important să jucați în siguranță și să păstrați declarații fiscale și evidențe financiare exacte cât mai mult timp posibil.

19. Acte juridice

Documentele juridice pentru companii joacă un rol esențial în protejarea intereselor lor și ale proprietarilor lor. Unele dintre documentele legale comune pe care trebuie să le păstrați includ;

• Contract de afaceri cu afiliați, furnizori și contractori independenți
• Permisele, certificările și licențele dvs. de afaceri
• Rapoarte anuale depuse la secretarul de stat
• Acorduri de despăgubire
• Procesul-verbal ședinței Consiliului
• Contractele de închiriere și documentele necesare
• Polita de asigurare
• Înregistrări imobiliare

Aceste documente descriu relația dvs. de afaceri cu alte entități. De exemplu, un contract de afaceri cu un contractant independent subliniază responsabilitățile contractantului și contraprestația sau plata preconizată pentru serviciile furnizate.

Pentru a vă proteja interesele comerciale, trebuie să păstrați aceste documente legale atâta timp cât durează termenul de prescripție al statului pentru provocări și dispute juridice potențial dăunătoare. De exemplu, termenul de prescripție pentru un proces de încălcare a contractului variază de la 3 la 15 ani în unele state.

Principiul de bază al păstrării diferitelor tipuri de documente de afaceri este simplu. Niciodată nu poți fi prea organizat sau arhiva o înregistrare de afaceri pentru prea mult timp.

Ideea este…

A ține pasul cu chitanțele, contractele părților interesate, situațiile financiare și alte tipuri de documente de afaceri este adesea nenorocirea experienței unui proprietar de afaceri. Dar asigurarea faptului că documentele dvs. de afaceri și datele la îndemână pe care le conțin sunt păstrate corespunzător, vă protejează interesele companiei.

Documentele dvs. de afaceri sunt mai mult decât o simplă formalitate. Ele sunt o piesă importantă a fundației afacerii tale. Și aveți nevoie de o bază mai solidă pentru ca compania dvs. să iasă în evidență în competiția în continuă creștere.

Un profesor înțelept a spus odată: „Este mai bine să le ai și să nu ai nevoie de ele decât să ai nevoie de ele și tu nu le ai.”