19 Arten von Geschäftsdokumenten und warum Sie sie brauchen

Mein Freund behauptet, er könne anhand des Kofferraums Ihres Familienvans viel über Sie verraten. Der Kofferraum seines Autos gleicht einem Zen-Garten – gefüllt mit fast allem, von der Rettungsdecke bis zum hochwertigen Leuchtschild, das bei einem Verkehrsunfall auf der Straße aufgestellt werden kann.

Es ist keine Überraschung, dass ich selten den Kofferraum meines Autos vor ihm öffne.

Wenn es um geschäftsbezogene Dokumente geht, müssen Unternehmer und Geschäftsführer so sein. Dokumente spielen während ihrer gesamten Lebensdauer eine wesentliche Rolle beim Schutz Ihrer Geschäftsinteressen.

Hier sind grundlegende Arten von Geschäftsdokumenten und warum sie wichtig sind … tatsächlich können einige oder alle wichtig sein. Es hängt von der Art Ihres Unternehmens ab.

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Kategorie 1: Unternehmensgründungsdokumente

Als Gründer müssen Sie viel recherchieren und viele Entscheidungen in Bezug auf den Betrieb Ihres Startups treffen. Während es verlockend ist, sich mit Ihrer Unternehmensvision zu befassen und mit der Verwirklichung Ihrer Ideen zu beginnen, ist es entscheidend, zunächst eine Pause einzulegen und die rechtlichen Grundlagen abzudecken. Hier sind die wichtigsten Gründungsdokumente, die Sie erstellen müssen, um künftige Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden.

1. Gründungsunterlagen

Sobald sich Ihr Projekt von einem bloßen Hobby zu etwas Wesentlichem entwickelt, wird empfohlen, es zu integrieren, da dies Ihr Unternehmen zu einer separaten juristischen Person macht. Sie können Ihr Unternehmen gründen, indem Sie eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (LLC) oder eine Kapitalgesellschaft gründen. Dieser Prozess ist unkompliziert, solange Sie alle erforderlichen Dokumente haben. Diese beinhalten:

Reservierungsformular für Firmennamen ( LLCs und Corps) : Ermöglicht Ihnen, einen eindeutigen Firmennamen zu reservieren, während Sie den Unternehmensgründungsprozess abschließen. Das bedeutet, dass niemand diesen Namen beanspruchen kann.

Satzung (nur für Kapitalgesellschaften) : Die Einzelheiten, die in die Satzung eingehen, sind sehr unterschiedlich, beinhalten aber typischerweise den Zweck der Gründung, die Anzahl und Art der Anteile sowie Namen und Adressen des Vorstands. Andere Details umfassen den Firmennamen, die Adresse und den Hauptgeschäftssitz.

Unternehmensstatuten : Umreißt, wie leitende Angestellte, Aktionäre und Unternehmensleiter die Kontrolle innerhalb des Geschäfts und des Tagesgeschäfts aufteilen. Unternehmensstatuten drehen sich normalerweise um grundlegende Unternehmensinformationen, Häufigkeit und Verfahren für wichtige Sitzungen, Wahlverfahren für Direktoren, Arten von Führungskräften und ihre Verantwortlichkeiten, Geschäftsauflösungsverfahren und mehr.

2. Gründervereinbarung

Dies ist eine Vereinbarung zwischen den Gründern und dem Unternehmen. Es wird auch als Aktionärsvereinbarung bezeichnet und ist nur für aktienausgebende Unternehmen erforderlich. Es umreißt die Aktionärsrechte und -pflichten, die nicht in der Satzung der Gesellschaft erwähnt sind.

Die Aktionärsvereinbarung umfasst drei wesentliche Komponenten. Dazu gehören die Übertragung von Aktien, die Übertragung von geistigem Eigentum (IP) und die Verfolgung des Eigenkapitals (Aufteilung des Eigenkapitals).

3. Warenzeichen

Nachdem Sie nun die Gründungsunterlagen und die Aktionärsvereinbarung vorliegen haben, werfen Sie einen Blick auf das zweischneidige Schwert – das Markenrecht.

Der Hauptvorteil der Markeneintragung eines Firmennamens besteht darin, dass er Ihre Marke stärken kann. Das sind gute Neuigkeiten. Auf der anderen Seite erhält jeder mit einem ähnlich klingenden Namen eine Warnung und die Möglichkeit, Einwände zu erheben. Also werden Leute, die sich nicht für Ihr Unternehmen interessiert hätten, plötzlich anfangen, aufmerksam zu werden.

Denken Sie daran, dass Marken phonetisch sind und normalerweise von der Branche erstellt werden. Aus diesem Grund können Sie „Appl“ nicht starten und als Marke kennzeichnen, nur weil es kein „E“ am Ende hat.

4. Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs)

Geheimhaltungsvereinbarungen sind unerlässlich, falls Sie eine externe Stelle konsultieren oder mit ihr sprechen müssen. Sie sollen vertrauliche und sensible Informationen davor schützen, dass sie von der externen Partei, mit der Sie sich beraten haben, verfügbar gemacht werden.

Sie sollten sich im Voraus Gedanken über die Bedingungen Ihrer geschäftlichen Geheimhaltungsvereinbarung machen. Sollte die Geheimhaltungsvereinbarung gegenseitig oder einseitig sein? Wie lange soll es dauern? Welche Informationen sollen erfasst werden? Dies sind einige der wichtigen Fragen, die Sie beim Erstellen eines NDA beantworten sollten.

Die spezifischen Gründungsdokumente, die Sie benötigen, hängen von der Art des Unternehmens ab, das Sie gründen möchten. Wenn Sie vorhaben, ein Einzelunternehmen zu registrieren, benötigen Sie möglicherweise etwas mehr als einen Antrag auf Bundes-EIN (Identification Employer Number). Andere Unternehmensformen benötigen die oben genannten Gründungsunterlagen.

Kategorie 2: Mitarbeiterbezogene Dokumente

Die Verwaltung der richtigen Mitarbeiterdokumente verbessert die Arbeitsbeziehungen und kann Ihnen in Zukunft Kopfschmerzen ersparen. Letzteres klingt weit hergeholt, ist aber Realität.

Beispielsweise haben Sie einem Mitarbeiter wegen Verstoßes gegen eine bestimmte Richtlinie gekündigt. Dieser Mitarbeiter kann versuchen, eine Arbeitslosenversicherung abzuschließen oder Ihr Unternehmen wegen unrechtmäßiger Kündigung verklagen. Wenn Sie die Richtlinie nicht dokumentiert und die Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters nicht klar umrissen haben, kann es schwierig sein, den mutmaßlichen Verstoß zu beweisen. In diesem Fall wird es für einen Richter viel schwieriger sein, zugunsten Ihres Unternehmens zu entscheiden.

Hier sind Mitarbeiterdokumente, die Ihr Unternehmen aufbewahren muss.

6. Rekrutierungsunterlagen

Der Rekrutierungsprozess umfasst viele Schritte, darunter Screening, Vorstellungsgespräche, Auswahl, Einarbeitung und Onboarding. Ein Personalexperte spielt jeden dieser Schritte durch, um den richtigen Kandidaten auszuwählen. Alle diese Prozesse müssen dokumentiert werden, um nachzuverfolgen, wie und wohin der Einstellungsprozess führt.

Die EEOC (Equal Employment Opportunity Commission) verlangt von Arbeitgebern, Einstellungsunterlagen für Compliance-Zwecke aufzubewahren. Einige der Einstellungsunterlagen, die Sie aufbewahren müssen, umfassen:

• Stellenanzeigen
• Stellenbeschreibungen
• Antragsformulare (oder Briefe)
• Lebensläufe der Kandidaten
• Interviewnotizen
• Rekrutierungs-Tracker
• Formular zur Kandidatenbewertung
• Leitfaden zur Referenzprüfung
• Angebotsschreiben

7. Arbeitsverträge

Dies ist ein schriftlicher Nachweis der Beziehung zwischen Ihnen (Arbeitgeber) und einem Arbeitnehmer. Es legt die Rechte und Pflichten sowohl der Arbeitnehmer als auch der Organisationen, für die sie arbeiten, fest. Ihr Unternehmen muss unterzeichnete Arbeitsvertragsformulare, Mitarbeiterhandbücher, NDAs, Wettbewerbsverbote, Richtlinienänderungen, schriftliche Geschäftsrichtlinien und andere relevante Dokumente aufbewahren.

8. Behindertenregister

Gemäß dem Americans With Disability Act müssen sowohl Profit- als auch Non-Profit-Organisationen separate Dokumente zu Problemen mit Mitarbeiterbehinderungen führen. Mitarbeiterinformationen wie Anträge auf Unterbringung, Versicherungsansprüche im Zusammenhang mit einer Behinderung und andere damit zusammenhängende Angelegenheiten sollten separat dokumentiert werden. Diese Arten von Geschäftsdokumenten können hilfreich sein, wenn die Arbeitnehmer beabsichtigen, einen Anspruch auf Erwerbsunfähigkeitsversicherung geltend zu machen.

9. Dokumente zu medizinischen Leistungen

Alle Kranken- und Gesundheitsakten, die Ihr Unternehmen sammelt, müssen getrennt von den Mitarbeiterakten aufbewahrt werden. Dokumentieren Sie die Details der Krankenversicherung, die Sie Ihren Arbeitnehmern anbieten, und die Registrierungsunterlagen. Diese Dokumente können den Prozess der Gewährung von Arbeitnehmerentschädigungen im Falle einer arbeitsbedingten Krankheit optimieren.

10. Personalunterlagen

Bewahren Sie genaue Vergütungsdokumente, Aufzeichnungen zur Leistungsbeurteilung, Zeitkarten, Trennungsunterlagen, Disziplinarunterlagen und Referenzen auf. Informationen aus diesen Aufzeichnungen können Managern und Vorgesetzten dabei helfen, die erforderlichen Schulungs- und Entwicklungsprogramme bereitzustellen. Es trägt auch dazu bei, dass die Mitarbeiter die örtlichen, staatlichen und bundesstaatlichen Vorschriften einhalten.

11. Lohnunterlagen

Der Age Discrimination in Employment Act (ADEA), der Equal Pay Act und der Fair Labor Standards Act verlangen von Arbeitgebern, genaue Gehaltsabrechnungsdokumente und unterstützende Aufzeichnungen zu führen. Dazu gehören Zeitkarten und andere Aufzeichnungen, die die faire Entlohnungspolitik Ihres Unternehmens unterstützen.

Lohndiskriminierungsklagen sind heutzutage üblich. Diese Klagen können Ihr Unternehmen viel Geld kosten, es sei denn, Sie haben ausreichende Beweise dafür, dass Ihr Unternehmen die einschlägigen Lohn- und Vergütungsgesetze einhält. Aus diesem Grund sollten Sie genaue Gehaltsabrechnungsunterlagen aufbewahren.

12. Dokumente zur Arbeitserlaubnis

Alle Arbeitgeber sollten I-9-Formulare für alle Arbeitnehmer mehrere Jahre nach der Einstellung oder Kündigung aufbewahren. Pflegen Sie genaue Dokumente, die vollständig von der richtigen Partei unterzeichnet sind. Wenn Sie Kopien von Mitarbeiterausweisen aufbewahren müssen, behandeln Sie alle Arbeitnehmer gleich und fügen Sie diese Kopien den I-9-Dokumenten bei.

Beachten Sie, dass das Formular I-9 die Berechtigung einer Person bestätigt, legal in den USA zu arbeiten. Diese Anforderung gilt für US-Bürger und Nicht-Bürger. Wenn Ihr Unternehmen nicht I-9-konform ist, riskieren Sie hohe Strafen, die sich negativ auf das Endergebnis Ihres Unternehmens auswirken könnten.

13. Aufzeichnungen über Arbeitsunfälle

Trotz vorbeugender Maßnahmen kommt es immer noch häufig zu Arbeitsunfällen. Die Arbeits- und Gesundheitsverwaltung verlangt von den Arbeitgebern, herauszufinden, was passiert ist, warum, und diese Ereignisse zu dokumentieren. Diese Informationen sind hilfreich, um Risiken am Arbeitsplatz zu bewerten und die richtigen Maßnahmen zur Vermeidung künftiger Unfälle zu ergreifen.

14. Arbeitsunfallunterlagen

Angenommen, Ihr Arbeitsumfeld birgt Gefahren, die zu chronischen oder langfristigen Erkrankungen führen können. In diesem Fall verlangt die Arbeits- und Gesundheitsverwaltung von Ihnen, dass Sie genaue Aufzeichnungen über die Gefährdung der Arbeitnehmer durch gefährliche Situationen und die zugehörigen Gesundheitsdokumente für mindestens 30 Jahre führen. Diese Informationen können bei der Ermittlung der Gesamthöhe der Arbeitsunfallleistungen bei Arbeitsunfällen hilfreich sein.

Sie müssen alle mitarbeiterbezogenen Dokumente so lange wie möglich aufbewahren. Wie bereits erwähnt, nimmt die Zahl der Klagen zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern zu. Ihrem Unternehmen können Rassendiskriminierung, unsicheres Arbeitsumfeld, unangemessene Vergütung und andere unangenehme Probleme vorgeworfen werden. Die richtigen Arten von Geschäftsdokumenten können Ihr Unternehmen vor den negativen Auswirkungen dieser Rechtsstreitigkeiten schützen.

Kategorie 3: Steuer- und Finanzunterlagen

Sie können jedes Aufzeichnungssystem wählen, das am besten zu Ihrem Unternehmen passt und Ihre Einnahmen und Ausgaben übersichtlich darstellt. Während sich die Art Ihres Unternehmens auf die Steuererklärungsunterlagen und andere Arten von Geschäftsdokumenten auswirkt, die Sie aufbewahren müssen, verlangt der Internal Revenue Service von jedem Unternehmen, die folgenden Aufzeichnungen zu führen.

15. Steuererklärungsdokumente

Die Steuererklärung ist ein Formular, das bei den Steuerbehörden eingereicht wird. Es meldet Einnahmen, Ausgaben und andere wichtige steuerbezogene Daten. Korrekte Steuererklärungsdokumente ermöglichen es Ihnen, Ihre Steuerschuld zu berechnen, rechtzeitige Steuerzahlungen zu planen und den erforderlichen Erstattungsantrag für die Steuerüberzahlung einzureichen.

16. Finanzunterlagen

Ein wichtiger Teil des Finanzmanagements von Unternehmen ist das Führen von genauen und gut organisierten Finanzunterlagen. Ob es sich um eine Sozialversicherungskarte für die Lohnmeldung oder eine Stromrechnung zum Nachweis des Wohnsitzes handelt, es kann oft vorkommen, dass Ihr Unternehmen ein Finanzdokument suchen muss. Weitere Vorteile gut gepflegter Finanzdokumente sind:

• Es ist einfacher, das Gesamtwachstum Ihres Unternehmens zu überwachen
• Effektive Finanzdatenanalysen können dabei helfen, marktorientierte Strategien zu entwickeln
• Erleichtert das Identifizieren von Einnahmequellen und das Nachverfolgen abzugsfähiger Ausgaben
• Erleichtern Sie eine effektive Entscheidungsfindung und eine höhere Arbeitseffizienz
• Ermöglicht Ihrem Unternehmen die vollständige Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Einige der Finanzunterlagen, die Sie führen müssen, umfassen Wirtschaftsprüfungsbücher, Jahresabschlüsse, Kaufberichte, Verkaufsberichte und mehr.

17. Lohnsteuerunterlagen

Ihr Unternehmen zahlt Steuern auf seine Gewinne. Aber das ist nicht das Ende Ihrer Steuerschulden. Der Internal Revenue Service verlangt, dass Sie von Ihren Arbeitnehmern Steuern auf deren Einkommen erheben. Dieser Steuerbetrag variiert in Abhängigkeit von den Gehältern der Arbeitnehmer und anderen Faktoren.

Wenn Sie Steuern von Ihren Arbeitnehmern erheben, handeln Sie einfach als Treuhänder für die Regierung. Dies ist Ihre Pflicht als Geschäftsinhaber, und das Versäumnis, genaue Lohnsteueraufzeichnungen zu führen, kann zu hohen Strafen führen.

18. Geschäftsvermögensunterlagen

Besitzt Ihr Unternehmen Vermögenswerte? Sie müssen genaue Aufzeichnungen über den Kauf von Geschäftsvermögen, Titel, Deeps und andere relevante Eigentumsdokumente führen. Wenn Sie Kredite aufgenommen haben, dokumentieren Sie diese Verbindlichkeiten, da dies die Einreichung von Erklärungen erleichtert.

Denken Sie daran, dass der IRS Ihre Geschäftsdaten der letzten sechs Jahre oder länger anfordern kann, wenn er einen erheblichen Steuerverstoß vermutet. Daher ist es wichtig, auf Nummer sicher zu gehen und genaue Steuererklärungen und Finanzunterlagen so lange wie möglich aufzubewahren.

19. Rechtsdokumente

Rechtsdokumente für Unternehmen spielen eine wesentliche Rolle beim Schutz ihrer Interessen und der ihrer Eigentümer. Zu den allgemeinen Rechtsdokumenten, die Sie aufbewahren müssen, gehören:

• Geschäftsvertrag mit verbundenen Unternehmen, Anbietern und unabhängigen Auftragnehmern
• Ihre Geschäftsgenehmigungen, Zertifizierungen und Lizenzen
• Jährliche Berichte, die beim Staatssekretär eingereicht werden
• Entschädigungsvereinbarungen
• Protokoll der Vorstandssitzung
• Mietverträge und die notwendigen Unterlagen
• Versicherungspolice
• Immobilienaufzeichnungen

Diese Dokumente beschreiben Ihre Geschäftsbeziehung mit anderen Unternehmen. Beispielsweise beschreibt ein Geschäftsvertrag mit einem unabhängigen Auftragnehmer die Verantwortlichkeiten des Auftragnehmers und die erwartete Gegenleistung oder Zahlung für die erbrachten Dienstleistungen.

Um Ihre Geschäftsinteressen zu schützen, müssen Sie diese Rechtsdokumente so lange aufbewahren, wie die staatliche Verjährungsfrist für potenziell schädliche Rechtsstreitigkeiten und Rechtsstreitigkeiten andauert. Beispielsweise beträgt die Verjährungsfrist für eine Vertragsverletzungsklage in einigen Staaten 3 bis 15 Jahre.

Das Grundprinzip der Aufbewahrung verschiedener Arten von Geschäftsdokumenten ist einfach. Sie können nie zu organisiert sein oder Geschäftsunterlagen zu lange archivieren.

Der Punkt ist…

Mit Quittungen, Stakeholder-Verträgen, Jahresabschlüssen und anderen Arten von Geschäftsdokumenten Schritt zu halten, ist oft der Fluch der Erfahrung eines Geschäftsinhabers. Aber die ordnungsgemäße Aufbewahrung Ihrer Geschäftsdokumente und der darin enthaltenen handlichen Daten schützt Ihre Unternehmensinteressen.

Ihre Geschäftsdokumente sind mehr als nur eine Formsache. Sie sind ein wichtiger Teil der Grundlage Ihres Unternehmens. Und Sie brauchen ein stärkeres Fundament für Ihr Unternehmen, um sich im stetig wachsenden Wettbewerb abzuheben.

Ein weiser Professor sagte einmal: „Es ist besser, sie zu haben und sie nicht zu brauchen, als sie zu brauchen und sie nicht zu haben.“