19 种类型的商业文件以及为什么需要它们

我的朋友声称他可以通过您家庭面包车的后备箱告诉您很多关于您的信息。 他的汽车后备箱相当于一个禅宗花园——几乎什么都有，从应急毯到可以放置在道路上以防发生交通事故的高品质照明标志。

毫不奇怪，我很少在他面前打开我的汽车后备箱。

当涉及到与业务相关的文件时，企业家和业务经理需要像这个人一样。 文件在整个生命周期内保护您的商业利益方面发挥着不可或缺的作用。

以下是商业文件的基本类型以及它们为何如此重要的原因……实际上部分或全部可能是必不可少的。 这取决于您的业务性质。

与所有法律和财务问题一样，请聘请律师和会计师。

相关：商务写作类型 | 企业孵化器的类型

第 1 类：商业创始文件

作为创始人，你必须做大量的研究并就你的创业公司的运营做出许多决定。 虽然深入了解您的公司愿景并开始实现您的想法很诱人，但首先暂停并涵盖法律基础至关重要。 以下是您必须准备好的核心创始文件，以避免将来发生法律纠纷。

1. 公司注册文件

一旦您的项目从单纯的爱好转变为实质性的东西，建议将其合并，因为这将使您的企业成为一个独立的法律实体。 您可以通过建立有限责任公司 (LLC) 或公司来合并您的业务。 只要您拥有所有必要的文件，此过程就很简单。 这些包括：

企业名称预订表（ LLCs和 Corps） ：允许您在完成企业注册流程时保留一个唯一的企业名称。 这意味着没有人可以声称这个名字。

公司章程（仅适用于公司） ：公司章程中的细节差异很大，但通常包括成立目的、股份数量和类型，以及董事会的名称和地址。 其他详细信息包括公司名称、地址和主要经营地点。

公司章程：概述管理人员、股东和公司董事将如何在业务和日常运营中分配控制权。 公司章程通常围绕基本公司信息、基本会议的频率和程序、董事的选举过程、管理人员的类型及其职责、业务解散过程等。

2. 创始人协议

这是创始人和企业之间的协议。 它也被称为股东协议，仅对股票发行公司是必要的。 它概述了公司章程中未提及的股东权利和责任。

股东协议涵盖三个基本组成部分。 其中包括股份归属、知识产权 (IP) 转让和跟踪股权（股权分割）。

3.商标

既然您已经准备好公司文件和股东协议，那就看看双刃剑——商标。

为企业名称注册商标的最大好处是可以强化您的品牌。 这是个好消息。 另一方面，名字听起来相似的每个人都会收到警报，并有机会提出反对。 因此，对您的业务不感兴趣的人会突然开始关注。

请记住，商标是语音的，通常由行业部门完成。 这就是为什么您不能仅仅因为“Appl”的末尾没有“E”而启动和注册商标。

4. 保密协议 (NDA)

如果您需要咨询或与外部实体进行对话，保密协议是必不可少的。 它们旨在保护机密和敏感信息不被您咨询的外部方提供。

您应该提前考虑您的业务 NDA 的条款。 NDA 应该是相互的还是单方面的？ 它应该持续多久？ 应该涵盖哪些信息？ 这些是您在创建 NDA 时应该回答的一些重要问题。

您需要的具体创始文件取决于您打算开展的业务类型。 如果您计划注册独资企业，您可能需要的不仅仅是申请联邦 EIN（识别雇主编号）。 其他形式的业务需要上述的成立文件。

类别 2：员工相关文件

管理正确的员工文件可以改善工作关系，并且可以使您免于将来的麻烦。 后者听起来有些牵强，但却是现实。

例如，您因违反某项政策而解雇了一名员工。 该员工可能会试图获得失业保险或起诉您的公司非法解雇。 除非您已经记录了该政策并清楚地概述了员工的责任，否则要证明所指控的违规行为可能具有挑战性。 在这种情况下，法官很难做出有利于您的业务的裁决。

以下是您的企业必须保留的员工文件。

六、招聘记录

招聘过程涉及许多步骤，包括筛选、面试、选拔、入职和入职。 人力资源专家会执行这​​些步骤中的每一个来选择合适的候选人。 所有这些过程都必须记录在案，以跟踪招聘过程的方式和方向。

EEOC（平等就业机会委员会）要求雇主为合规目的保留招聘文件。 您必须保留的一些招聘文件包括：

• 招聘广告
• 职位描述
• 申请表（或信件）
• 应聘者简历
• 采访笔记
• 招聘跟踪器
• 候选人评估表
• 参考检查指南
• 录取通知书

7. 员工合同

这是您（雇主）与雇员之间关系的书面证明。 它规定了工人和他们工作的组织的权利和责任。 您的企业必须保护已签署的雇佣合同表格、员工手册、保密协议、竞业禁止协议、政策变更、书面业务政策和其他相关文件。

8. 残疾记录

根据《美国残疾人法案》，盈利组织和非营利组织都必须保存与员工残疾相关的单独文件。 应单独记录员工信息，例如住宿请求、与残疾相关的保险索赔和其他相关事宜。 如果工人打算申请伤残保险索赔，这些类型的商业文件可能会有所帮助。

9. 医疗福利文件

贵公司收集的所有医疗和健康记录必须与员工档案分开保存。 记录您为员工提供的医疗保险的详细信息和注册记录。 这些文件可以简化在与工作场所相关的疾病的情况下授予员工赔偿的过程。

10. 人事文件

保留准确的薪酬文件、绩效评估记录、考勤卡、离职文件、纪律记录和参考资料。 这些记录中的信息可以帮助经理和主管提供必要的培训和发展计划。 它还有助于使工人遵守当地、州和联邦法规。

11. 工资单文件

《就业年龄歧视法》（ADEA）、《同工同酬法》和《公平劳动标准法》要求雇主保持准确的工资单文件和支持性记录。 其中包括考勤卡和其他支持贵公司公平薪酬政策的记录。

薪酬歧视诉讼如今很常见。 除非您有足够的证据证明您的企业符合相关的工资和薪酬法，否则这些诉讼可能会使您的企业损失惨重。 这就是为什么您应该保留准确的工资单文件。

12.工作授权文件

所有雇主都应在雇用或解雇后保留所有工人的 I-9 表格数年。 保持由正确方完全签署的准确文件。 如果您必须保留员工身份的副本，请平等对待所有员工，并将这些副本附加到 I-9 文件中。

请注意，I-9 表格验证了一个人是否有资格在美国合法工作。 此要求适用于美国公民和非公民。 除非您的企业符合 I-9 标准，否则您将面临巨额罚款，这可能会对您组织的底线产生负面影响。

13. 工伤事故记录

尽管采取了预防措施，但工作场所的事故仍然很常见。 职业和健康管理局要求雇主找出发生的事情、原因并记录这些事件。 这些信息有助于评估工作场所的风险并采取正确的措施来防止未来发生事故。

14. 工伤补偿文件

假设您的工作环境涉及可能导致慢性或长期疾病的危险。 在这种情况下，职业和健康管理局要求您将工人接触危险情况的准确记录和相关医疗保健文件保存至少 30 年。 该信息可以帮助确定发生与工作场所相关的事故时的工人赔偿福利总额。

您必须尽可能长时间地保留所有与员工相关的文件。 如前所述，涉及雇员和雇主的诉讼数量正在增加。 您的公司可能会被指控存在种族歧视、不安全的工作环境、不当报酬和其他令人不快的问题。 拥有正确类型的商业文件可以保护您的企业免受这些诉讼的负面影响。

第 3 类：税务和财务记录

您可以选择最适合您公司的任何记录保存系统，以清楚地显示您的收入和支出。 虽然您的业务性质会影响您必须保留的纳税申报记录和其他类型的商业文件，但美国国税局要求每个企业保留以下记录。

15. 纳税申报文件

纳税申报表是向税务机关提交的表格。 它报告收入、支出和其他重要的税务相关数据。 准确的纳税申报文件可让您计算您的纳税义务，及时安排纳税，并针对多付的税款提交必要的退税申请。

16. 财务记录

企业财务管理的一个重要部分是保持准确和组织良好的财务记录。 无论是出于工资报告原因的社会保障卡还是用于显示居住证明的水电费账单，您的企业可能多次需要查找财务文件。 保存完好的财务文件的其他好处包括：

• 更容易监控公司的整体增长
• 有效的财务数据分析有助于制定以市场为导向的政策
• 更容易识别收入来源和跟踪可扣除费用
• 促进有效决策和更高水平的工作效率
• 让您的企业实现完全的合规性

您必须维护的一些财务记录包括审计账簿、财务报表、采购报告、销售报告等。

17. 工资税记录

您的企业为其利润纳税。 但这并不是您纳税义务的终结。 美国国税局要求您向您的工人征收他们的收入税。 该税额根据工人的工资和其他因素而有所不同。

当您向工人征税时，您只是充当政府的受托代理人。 这是您作为企业主的义务，未能保持准确的工资税记录可能会导致巨额罚款。

18. 商业资产文件

贵公司是否拥有资产？ 您必须保留商业资产购买、所有权、深度和其他相关所有权文件的准确记录。 如果您已贷款，请记录此类负债，因为这样可以更轻松地提交申报表。

请记住，如果 IRS 怀疑存在重大税务违规行为，它可以要求您提供过去六年或更长时间的业务数据。 因此，重要的是要保持安全并尽可能长时间地保持准确的纳税申报表和财务记录。

19. 法律文件

公司的法律文件在保护其及其所有者的利益方面发挥着不可或缺的作用。 您必须维护的一些常见法律文件包括：

• 与附属公司、供应商和独立承包商的商业合同
• 您的营业执照、证书和执照
• 向州务卿提交的年度报告
• 赔偿协议
• 董事会会议记录
• 租赁合同和必要的文件
• 保险政策
• 不动产记录

这些文件概述了您与其他实体的业务关系。 例如，与独立承包商的商业合同概述了承包商的责任以及所提供服务的预期对价或付款。

为了保护您的商业利益，您必须保留这些法律文件，只要该州的诉讼时效持续存在潜在的破坏性法律挑战和争议。 例如，在某些州，违约诉讼的诉讼时效为 3 至 15 年。

保存不同类型的业务文件的基本原则很简单。 您永远不能过于井井有条或将业务记录存档太久。

重点是…

跟上收据、利益相关者合同、财务报表和其他类型的业务文件通常是企业主经验的祸根。 但是，确保妥善保存您的商业文件和其中包含的方便数据可以保护您的公司利益。

您的商业文件不仅仅是一种形式。 它们是您业务基础的重要组成部分。 您需要更坚实的基础让您的公司在日益激烈的竞争中脱颖而出。

一位睿智的教授曾经说过：“拥有它们而不需要它们总比需要它们而你没有它们要好。”