19 tipos de documentos comerciales y por qué los necesita

Mi amigo dice que puede saber mucho sobre ti por el maletero de la furgoneta de tu familia. El baúl de su automóvil es el equivalente a un jardín zen, repleto de casi todo, desde una manta de emergencia hasta un letrero luminoso de alta calidad que se puede colocar en la carretera en caso de accidente de tránsito.

No sorprende que rara vez abra el maletero de mi coche delante de él.

Cuando se trata de documentos relacionados con el negocio, los empresarios y gerentes de negocios deben ser como este tipo. Los documentos juegan un papel integral en la protección de sus intereses comerciales a lo largo de su vida útil.

Estos son los tipos fundamentales de documentos comerciales y por qué son esenciales... en realidad, algunos o todos pueden ser esenciales. Depende de la naturaleza de su negocio.

Como con todos los asuntos legales y financieros, contrate a un abogado y un contador.

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Categoría 1: Documentos fundacionales de empresas

Como fundador, debes investigar mucho y tomar muchas decisiones con respecto a las operaciones de tu startup. Si bien es tentador profundizar en la visión de su empresa y comenzar a actualizar sus ideas, es crucial hacer una pausa y cubrir las bases legales primero. Estos son los documentos fundacionales básicos que debe implementar para evitar batallas legales en el futuro.

1. Documentos de constitución

Una vez que su proyecto pase de ser un mero pasatiempo a algo sustancial, se recomienda incorporarlo, ya que esto hará que su empresa tenga una entidad legal separada. Puede incorporar su negocio estableciendo una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) o una corporación. Este proceso es sencillo siempre que tenga todos los documentos necesarios. Éstos incluyen:

Formulario de reserva de nombre comercial ( LLC y Corps) : le permite reservar un nombre comercial único mientras completa el proceso de incorporación comercial. Eso significa que nadie puede reclamar ese nombre.

Artículos de incorporación (solo para corporaciones) : los detalles que se incluyen en los artículos de incorporación varían ampliamente, pero generalmente incluyen el propósito de la incorporación, el número y tipos de acciones, y los nombres y direcciones de la junta directiva. Otros detalles incluyen el nombre comercial, la dirección y el lugar principal de operaciones.

Estatutos corporativos : describe cómo los funcionarios, accionistas y directores de la empresa dividirán el control dentro del negocio y las operaciones diarias. Los estatutos corporativos generalmente giran en torno a la información básica de la empresa, la frecuencia y el procedimiento de las reuniones esenciales, el proceso de elección de los directores, los tipos de funcionarios y sus responsabilidades, el proceso de disolución de la empresa y más.

2. Acuerdo de fundadores

Este es un acuerdo entre los fundadores y la empresa. También se conoce como acuerdo de accionistas, y es necesario solo para corporaciones emisoras de acciones. Describe los derechos y responsabilidades de los accionistas que no se mencionan en los estatutos sociales.

El acuerdo de accionistas cubre tres componentes esenciales. Estos incluyen la concesión de acciones, la asignación de propiedad intelectual (PI) y el seguimiento del patrimonio (división del patrimonio).

3. Marca registrada

Ahora que tiene los documentos de incorporación y el acuerdo de accionistas en su lugar, eche un vistazo a la espada de doble filo: la marca registrada.

El principal beneficio de registrar un nombre comercial es que puede reforzar su marca. Estas son buenas noticias. Por otro lado, todos los que tengan un nombre que suene similar recibirán una alerta y tendrán la oportunidad de objetar. Por lo tanto, las personas que no estarían interesadas en su negocio de repente comenzarán a prestar atención.

Tenga en cuenta que las marcas comerciales son fonéticas y generalmente las realiza el sector de la industria. Esta es la razón por la que no puede iniciar y registrar 'Appl' solo porque no tiene 'E' al final.

4. Acuerdos de confidencialidad (NDA)

Los NDA son esenciales en caso de que necesite consultar o tener una conversación con una entidad externa. Su objetivo es proteger la información confidencial y sensible para que no esté disponible por parte de la parte externa con la que consultó.

Debe pensar en los términos de su NDA comercial con anticipación. ¿La NDA debe ser mutua o unilateral? ¿Cuánto tiempo debería durar? ¿Qué información se debe cubrir? Estas son algunas de las preguntas importantes que debe responder al crear un NDA.

Los documentos fundacionales específicos que necesita varían según el tipo de negocio que pretenda iniciar. Si planea registrar una empresa unipersonal, es posible que necesite un poco más que una solicitud de EIN federal (Número de identificación del empleador). Otras formas de negocio requieren los documentos fundacionales mencionados anteriormente.

Categoría 2: Documentos relacionados con los empleados

Administrar los documentos correctos de los empleados mejora las relaciones laborales y puede evitarle dolores de cabeza en el futuro. Esto último suena descabellado, pero es una realidad.

Por ejemplo, ha despedido a un empleado por violar una determinada política. Este empleado puede intentar obtener un seguro de desempleo o demandar a su empresa por despido injustificado. A menos que haya documentado la política y delineado claramente las responsabilidades del empleado, puede ser difícil probar la supuesta violación. En este caso, será mucho más difícil que un juez falle a favor de su negocio.

Estos son los documentos de los empleados que su empresa debe conservar.

6. Registros de reclutamiento

El proceso de reclutamiento implica muchos pasos, que incluyen la selección, la entrevista, la selección, la inducción y la incorporación. Un experto en recursos humanos sigue cada uno de estos pasos para elegir al candidato adecuado. Todos estos procesos deben documentarse para realizar un seguimiento de cómo y hacia dónde se dirige el proceso de contratación.

La EEOC (Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo) requiere que los empleadores mantengan los documentos de contratación para fines de cumplimiento. Algunos de los documentos de contratación que debe mantener incluyen;

• Anuncios de empleo
• Descripciones de puestos de trabajo
• Formularios de solicitud (o cartas)
• hojas de vida de los candidatos
• notas de la entrevista
• rastreador de reclutamiento
• Formulario de evaluación de candidatos
• Guía de comprobación de referencias
• Carta de oferta

7. Contratos de empleados

Esta es una prueba escrita de la relación entre usted (empleador) y un empleado. Establece los derechos y responsabilidades tanto de los trabajadores como de las organizaciones para las que trabajan. Su empresa debe salvaguardar los formularios de contrato de trabajo firmados, los manuales de los empleados, los NDA, los acuerdos de no competencia, los cambios de política, las políticas comerciales escritas y otros documentos relevantes.

8. Registros de invalidez

De acuerdo con la Ley de Estadounidenses con Discapacidades, tanto las organizaciones lucrativas como las no lucrativas deben mantener documentos separados relacionados con las discapacidades de los empleados. La información de los empleados, como las solicitudes de adaptaciones, las reclamaciones de seguros relacionadas con la discapacidad y otros asuntos relacionados, deben documentarse por separado. Estos tipos de documentos comerciales pueden ser útiles si los trabajadores tienen la intención de presentar un reclamo de seguro por discapacidad.

9. Documentos de beneficios médicos

Todos los registros médicos y de salud que recopila su empresa deben mantenerse separados de los archivos de los empleados. Documente los detalles del seguro médico que ofrece a sus trabajadores y los registros de inscripción. Estos documentos pueden agilizar el proceso de concesión de indemnizaciones a los empleados en caso de enfermedad relacionada con el lugar de trabajo.

10. Documentos de personal

Mantenga documentos de compensación precisos, registros de evaluación de desempeño, tarjetas de tiempo, documentos de separación, registros disciplinarios y referencias. La información de estos registros puede ayudar a los gerentes y supervisores a brindar los programas de capacitación y desarrollo necesarios. También ayuda a que los trabajadores cumplan con las reglamentaciones locales, estatales y federales.

11. Documentos de nómina

La Ley de Discriminación por Edad en el Empleo (ADEA), la Ley de Igualdad Salarial y la Ley de Normas Laborales Justas requieren que los empleadores mantengan documentos de nómina y registros de apoyo precisos. Estos incluyen tarjetas de tiempo y otros registros que respaldan la política de pago justo de su empresa.

Las demandas por discriminación salarial son comunes hoy en día. Estas demandas podrían costarle mucho dinero a su empresa, a menos que tenga pruebas suficientes de que su empresa cumple con las leyes de salarios y remuneraciones pertinentes. Es por eso que debe mantener documentos de nómina precisos.

12. Documentos de autorización de trabajo

Todos los empleadores deben conservar los formularios I-9 para todos los trabajadores durante varios años después de la contratación o el despido. Mantener documentos precisos totalmente firmados por la parte correcta. Si debe conservar copias de las identidades de los empleados, trate a todos los trabajadores por igual y adjunte estas copias a los documentos I-9.

Tenga en cuenta que el Formulario I-9 verifica la elegibilidad de una persona para trabajar legalmente en los EE. UU. Este requisito se aplica a ciudadanos estadounidenses y no ciudadanos. A menos que su empresa cumpla con la I-9, corre el riesgo de sufrir fuertes sanciones que podrían afectar negativamente los resultados de su organización.

13. Registros de accidentes de trabajo

A pesar de las medidas preventivas implementadas, los accidentes siguen siendo comunes en el lugar de trabajo. La Administración de Salud y Ocupacional requiere que los empleadores averigüen qué sucedió, por qué y documenten estos eventos. Esta información es útil para evaluar los riesgos en el lugar de trabajo e implementar las medidas adecuadas para prevenir futuros accidentes.

14. Documentos de Compensación de Trabajadores

Suponga que su entorno de trabajo implica peligros que pueden provocar enfermedades crónicas oa largo plazo. En ese caso, la Administración de Salud y Ocupacional requiere que mantenga registros precisos de la exposición del trabajador a situaciones peligrosas y los documentos de atención médica relacionados durante al menos 30 años. Esta información puede ayudar a determinar el monto total de los beneficios de compensación para trabajadores en caso de accidentes relacionados con el lugar de trabajo.

Debe conservar todos los documentos relacionados con los empleados durante el mayor tiempo posible. Como se mencionó anteriormente, el número de demandas que involucran a empleados y empleadores está aumentando. Su empresa puede ser acusada de discriminación racial, ambiente de trabajo inseguro, remuneración inadecuada y otros problemas desagradables. Tener los tipos correctos de documentos comerciales puede proteger su empresa del impacto negativo de estas demandas.

Categoría 3: Registros fiscales y financieros

Puede elegir cualquier sistema de mantenimiento de registros que mejor se adapte a su empresa y que muestre claramente sus ingresos y gastos. Si bien la naturaleza de su negocio afecta los registros de declaración de impuestos y otros tipos de documentos comerciales que debe conservar, el Servicio de Impuestos Internos requiere que cada negocio mantenga los siguientes registros.

15. Documentos de declaración de impuestos

La declaración de impuestos es un formulario presentado ante las autoridades fiscales. Informa ingresos, gastos y otros datos importantes relacionados con los impuestos. Los documentos de declaración de impuestos precisos le permiten calcular su obligación tributaria, programar los pagos de impuestos a tiempo y presentar la solicitud de reembolso necesaria para el sobrepago de impuestos.

16. Registros financieros

Una parte importante de la gestión financiera empresarial es mantener registros financieros precisos y bien organizados. Ya sea que se trate de una tarjeta de seguro social por razones de informes de salarios o una factura de servicios públicos para mostrar prueba de residencia, puede haber muchas ocasiones en las que su empresa necesite ubicar un documento financiero. Otros beneficios de tener documentos financieros bien conservados incluyen:

• Es más fácil monitorear el crecimiento general de su empresa
• El análisis efectivo de datos financieros puede ayudar a diseñar estrategias de políticas orientadas al mercado
• Facilita la identificación de las fuentes de ingresos y el seguimiento de los gastos deducibles
• Facilitar la toma de decisiones efectivas y un mayor nivel de eficiencia en el trabajo
• Permite que su empresa logre un cumplimiento normativo completo

Algunos de los registros financieros que debe mantener incluyen libros de auditoría, estados financieros, informes de compras, informes de ventas y más.

17. Registros de impuestos sobre la nómina

Su negocio paga impuestos sobre sus ganancias. Pero este no es el final de sus obligaciones tributarias. El Servicio de Impuestos Internos requiere que usted recaude impuestos de sus trabajadores sobre sus ingresos. Este monto de impuesto varía dependiendo de los salarios de los trabajadores y otros factores.

Cuando recauda impuestos de sus trabajadores, simplemente está actuando como agente fiduciario del gobierno. Esta es su obligación como propietario de un negocio, y el hecho de no mantener registros de impuestos sobre la nómina precisos podría dar lugar a fuertes sanciones.

18. Documentos de activos comerciales

¿Su empresa posee activos? Debe mantener un registro preciso de las compras de activos comerciales, títulos, fondos y otros documentos de propiedad relevantes. Si ha tomado préstamos, documente dichos pasivos, ya que esto facilita el proceso de presentación de declaraciones.

Tenga en cuenta que el IRS puede solicitar los datos de su empresa durante los últimos seis años o más si sospecha una infracción fiscal significativa. Por lo tanto, es importante jugar con seguridad y mantener declaraciones de impuestos y registros financieros precisos durante el mayor tiempo posible.

19. Documentos legales

Los documentos legales para empresas juegan un papel integral en la protección de sus intereses y los de sus propietarios. Algunos de los documentos legales comunes que debe mantener incluyen;

• Contrato comercial con afiliados, proveedores y contratistas independientes
• Sus permisos comerciales, certificaciones y licencias
• Informes anuales presentados ante el secretario de estado
• Acuerdos de indemnización
• Actas de la reunión de la junta
• Contratos de arrendamiento y los documentos necesarios
• Póliza de seguros
• Registros inmobiliarios

Estos documentos describen su relación comercial con otras entidades. Por ejemplo, un contrato comercial con un contratista independiente describe las responsabilidades del contratista y la contraprestación o pago esperado por los servicios prestados.

Para proteger sus intereses comerciales, debe conservar estos documentos legales durante el tiempo que dure el estatuto de limitaciones del estado para disputas y disputas legales potencialmente dañinas. Por ejemplo, el plazo de prescripción para una demanda por incumplimiento de contrato varía de 3 a 15 años en algunos estados.

El principio básico de mantener diferentes tipos de documentos comerciales es simple. Nunca puede ser demasiado organizado o archivar un registro comercial durante demasiado tiempo.

La cuestión es…

Mantenerse al día con los recibos, los contratos de las partes interesadas, los estados financieros y otros tipos de documentos comerciales suele ser la ruina de la experiencia del propietario de un negocio. Pero garantizar que sus documentos comerciales y los datos útiles que contienen se conserven correctamente protege los intereses de su empresa.

Sus documentos comerciales son más que una simple formalidad. Son una pieza importante de la fundación de su negocio. Y necesita una base más sólida para que su empresa se destaque en la competencia cada vez mayor.

Un sabio profesor dijo una vez: “Es mejor tenerlos y no necesitarlos que necesitarlos y no tenerlos”.