19 rodzajów dokumentów biznesowych i dlaczego ich potrzebujesz

Mój przyjaciel twierdzi, że może dużo o tobie powiedzieć przy bagażniku twojej rodzinnej furgonetki. Bagażnik jego samochodu to odpowiednik ogrodu Zen – zaopatrzony prawie we wszystko, od koca ratunkowego po wysokiej jakości podświetlany znak, który można umieścić na drodze w razie wypadku drogowego.

Nic dziwnego, że rzadko otwieram przed nim bagażnik.

Jeśli chodzi o dokumenty związane z biznesem, przedsiębiorcy i menedżerowie muszą być tacy jak ten facet. Dokumenty odgrywają integralną rolę w ochronie interesów Twojej firmy przez cały okres jej użytkowania.

Oto podstawowe typy dokumentów biznesowych i dlaczego są one niezbędne… w rzeczywistości niektóre lub wszystkie mogą być niezbędne. To zależy od charakteru Twojej firmy.

Jak w przypadku wszystkich spraw prawnych i finansowych, zatrudnij prawnika i księgowego.

Powiązane: Rodzaje pisania biznesowego | Rodzaje Inkubatorów Przedsiębiorczości

Kategoria 1: Dokumenty założycielskie firmy

Jako założyciel musisz przeprowadzić wiele badań i podjąć wiele decyzji dotyczących działalności Twojego startupu. Chociaż kuszące jest zagłębienie się w wizję Twojej firmy i rozpoczęcie aktualizowania swoich pomysłów, ważne jest, aby najpierw zatrzymać się i omówić podstawy prawne. Oto podstawowe dokumenty założycielskie, które musisz wprowadzić, aby uniknąć prawnych bitew w przyszłości.

1. Dokumenty założycielskie

Gdy Twój projekt zmieni się ze zwykłego hobby w coś istotnego, zaleca się włączenie go, ponieważ sprawi to, że Twoje przedsięwzięcie stanie się osobnym podmiotem prawnym. Możesz włączyć swoją firmę, zakładając spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (LLC) lub korporację. Ten proces jest prosty, o ile masz wszystkie niezbędne dokumenty. Obejmują one:

Formularz rezerwacji nazwy firmy ( LLC i Corps ) : umożliwia zarezerwowanie unikalnej nazwy firmy podczas wykonywania procesu rejestracji firmy. Oznacza to, że nikt nie może domagać się tego imienia.

Akt założycielski (tylko dla korporacji) : Szczegóły zawarte w statucie założycielskim różnią się znacznie, ale zwykle obejmują cel rejestracji, liczbę i rodzaje akcji oraz nazwy i adresy zarządu. Inne szczegóły obejmują nazwę firmy, adres i główne miejsce prowadzenia działalności.

Regulamin korporacyjny : określa, w jaki sposób urzędnicy, udziałowcy i dyrektorzy firmy podzielą kontrolę w ramach działalności biznesowej i codziennych operacji. Regulaminy korporacyjne zwykle obracają się wokół podstawowych informacji o firmie, częstotliwości i procedur niezbędnych spotkań, procesu wyboru dyrektorów, rodzajów funkcjonariuszy i ich obowiązków, procesu rozwiązywania firmy i nie tylko.

2. Umowa założycielska

Jest to umowa pomiędzy założycielami a biznesem. Jest również znany jako umowa akcjonariuszy i jest niezbędny tylko dla korporacji emitujących akcje. Określa prawa i obowiązki akcjonariuszy, które nie są wymienione w statucie spółki.

Umowa wspólników obejmuje trzy zasadnicze elementy. Obejmują one nabywanie udziałów, cesję własności intelektualnej (IP) oraz śledzenie kapitału (podział kapitału).

3. Znak towarowy

Teraz, gdy masz już dokumenty założycielskie i umowę akcjonariuszy, spójrz na miecz obosieczny – znak towarowy.

Największą zaletą znaku towarowego nazwy firmy jest to, że może wzmocnić Twoją markę. To jest dobra wiadomość. Z drugiej strony, każdy o podobnie brzmiącej nazwie zostanie ostrzeżony i będzie miał szansę sprzeciwić się. Tak więc ludzie, którzy nie byliby zainteresowani Twoją firmą, nagle zaczną zwracać na to uwagę.

Należy pamiętać, że znaki towarowe są fonetyczne i zwykle tworzone przez sektor przemysłowy. Dlatego nie można wprowadzać i używać znaku towarowego „Appl” tylko dlatego, że na końcu nie ma „E”.

4. Umowy o zachowaniu poufności (NDA)

Umowy NDA są niezbędne w przypadku konieczności konsultacji lub rozmowy z podmiotem zewnętrznym. Mają one na celu ochronę poufnych i wrażliwych informacji przed udostępnieniem ich osobom zewnętrznym, z którymi się konsultowano.

Powinieneś wcześniej przemyśleć warunki swojej biznesowej umowy NDA. Czy umowa NDA powinna być wzajemna czy jednostronna? Jak długo powinno to trwać? Jakie informacje należy uwzględnić? Oto niektóre z ważnych pytań, na które należy odpowiedzieć podczas tworzenia umowy NDA.

Konkretne dokumenty założycielskie, których potrzebujesz, różnią się w zależności od rodzaju działalności, którą zamierzasz uruchomić. Jeśli planujesz zarejestrować jednoosobową działalność gospodarczą, możesz potrzebować trochę więcej niż wniosek o federalny numer EIN (Identification Employer Number). Inne formy działalności wymagają dokumentów założycielskich, o których mowa powyżej.

Kategoria 2: Dokumenty dotyczące pracowników

Zarządzanie odpowiednimi dokumentami pracowniczymi poprawia relacje w pracy i może oszczędzić Ci bólów głowy w przyszłości. Ten ostatni brzmi naciągany, ale to rzeczywistość.

Na przykład zwolniłeś pracownika za naruszenie określonej polityki. Pracownik ten może próbować uzyskać ubezpieczenie na wypadek bezrobocia lub pozwać Twoją firmę o bezprawne wypowiedzenie. Jeśli nie udokumentowałeś zasad i jasno określiłeś obowiązki pracownika, udowodnienie domniemanego naruszenia może być trudne. W takim przypadku sędziemu będzie znacznie trudniej orzec na korzyść Twojej firmy.

Oto dokumenty pracownicze, które Twoja firma musi przechowywać.

6. Rekrutacja rekordów

Proces rekrutacji obejmuje wiele etapów, w tym kontrolę, rozmowę kwalifikacyjną, selekcję, wprowadzenie i onboarding. Ekspert ds. zasobów ludzkich odgrywa każdy z tych kroków, aby wybrać odpowiedniego kandydata. Wszystkie te procesy muszą być udokumentowane, aby śledzić, w jaki sposób i dokąd zmierza proces rekrutacji.

EEOC (Komisja ds. Równych Szans Zatrudnienia) wymaga od pracodawców przechowywania dokumentów rekrutacyjnych w celu zapewnienia zgodności. Niektóre dokumenty rekrutacyjne, które musisz posiadać, obejmują;

• Ogłoszenia o pracę
• Opisy stanowisk pracy
• Formularze wniosków (lub listy)
• Życiorysy kandydatów
• Notatki z wywiadu
• Narzędzie do śledzenia rekrutacji
• Formularz oceny kandydata
• Przewodnik sprawdzania referencji
• List ofertowy

7. Umowy pracownicze

Jest to pisemny dowód relacji między Tobą (pracodawcą) a pracownikiem. Określa prawa i obowiązki zarówno pracowników, jak i organizacji, dla których pracują. Twoja firma musi chronić podpisane formularze umów o pracę, podręczniki dla pracowników, umowy NDA, umowy o zakazie konkurencji, zmiany polityki, pisemne zasady biznesowe i inne istotne dokumenty.

8. Rejestry niepełnosprawności

Zgodnie z ustawą Americans With Disability Act zarówno organizacje nastawione na zysk, jak i organizacje non-profit muszą prowadzić odrębne dokumenty dotyczące kwestii związanych z niepełnosprawnością pracowników. Informacje o pracownikach, takie jak wnioski o zakwaterowanie, roszczenia z tytułu ubezpieczenia rentowego i inne powiązane sprawy, powinny być dokumentowane oddzielnie. Tego rodzaju dokumenty biznesowe mogą być pomocne, jeśli pracownicy zamierzają ubiegać się o ubezpieczenie rentowe.

9. Dokumenty świadczeń medycznych

Cała dokumentacja medyczna i zdrowotna gromadzona przez Twoją firmę musi być przechowywana oddzielnie od akt pracowniczych. Udokumentuj szczegóły ubezpieczenia medycznego, które oferujesz swoim pracownikom i dokumentację rekrutacyjną. Dokumenty te mogą usprawnić proces przyznawania odszkodowania pracowniczego w przypadku choroby zawodowej.

10. Dokumenty personalne

Przechowuj dokładne dokumenty dotyczące wynagrodzeń, zapisy oceny wyników, karty czasu pracy, dokumenty dotyczące separacji, zapisy dyscyplinarne i referencje. Informacje z tych rejestrów mogą pomóc menedżerom i przełożonym zapewnić niezbędne szkolenia i programy rozwojowe. Pomaga również zachować zgodność pracowników z przepisami lokalnymi, stanowymi i federalnymi.

11. Dokumenty płacowe

Ustawa o dyskryminacji ze względu na wiek w zatrudnieniu (ADEA), ustawa o równych płacach oraz ustawa o uczciwych standardach pracy wymagają od pracodawców przechowywania dokładnych dokumentów płacowych i dokumentacji pomocniczej. Należą do nich karty czasowe i inne zapisy, które wspierają politykę uczciwego wynagrodzenia Twojej firmy.

Obecnie powszechne są pozwy o dyskryminację płacową. Te procesy sądowe mogą kosztować Twoją firmę dużo pieniędzy, chyba że masz wystarczający dowód, że Twoja firma przestrzega odpowiednich przepisów dotyczących wynagrodzeń i wynagrodzeń. Dlatego powinieneś przechowywać dokładne dokumenty płacowe.

12. Dokumenty upoważniające do pracy

Wszyscy pracodawcy powinni przechowywać formularze I-9 dla wszystkich pracowników przez kilka lat po zatrudnieniu lub wypowiedzeniu. Przechowuj dokładne dokumenty w pełni podpisane przez właściwą stronę. Jeśli musisz zachować kopie tożsamości pracowników, traktuj wszystkich pracowników jednakowo i dołącz te kopie do dokumentów I-9s.

Należy pamiętać, że formularz I-9 weryfikuje uprawnienia osoby do legalnej pracy w USA. Wymóg ten dotyczy obywateli i obcokrajowców Stanów Zjednoczonych. Jeśli Twoja firma nie jest zgodna z I-9, ryzykujesz wysokie kary, które mogą negatywnie wpłynąć na wyniki Twojej organizacji.

13. Ewidencja wypadków przy pracy

Mimo stosowanych środków zapobiegawczych wypadki w miejscu pracy są nadal powszechne. Administracja Pracy i Zdrowia wymaga, aby pracodawcy dowiedzieli się, co się stało, dlaczego i udokumentowali te zdarzenia. Informacje te są pomocne w ocenie ryzyka w miejscu pracy i wdrażaniu odpowiednich środków zapobiegających wypadkom w przyszłości.

14. Dokumenty dotyczące odszkodowań pracowniczych

Załóżmy, że Twoje środowisko pracy wiąże się z zagrożeniami, które mogą prowadzić do przewlekłej lub długotrwałej choroby. W takim przypadku Administracja Pracy i Zdrowia wymaga prowadzenia dokładnych rejestrów narażenia pracowników na niebezpieczne sytuacje i związanych z nimi dokumentów medycznych przez co najmniej 30 lat. Informacje te mogą pomóc w ustaleniu całkowitej kwoty świadczeń odszkodowawczych dla pracowników w przypadku wypadków w miejscu pracy.

Musisz przechowywać wszystkie dokumenty dotyczące pracowników tak długo, jak to możliwe. Jak wspomniano wcześniej, rośnie liczba spraw sądowych z udziałem pracowników i pracodawców. Twoja firma może zostać oskarżona o dyskryminację rasową, niebezpieczne środowisko pracy, niewłaściwe wynagrodzenie i inne nieprzyjemne sprawy. Posiadanie odpowiednich rodzajów dokumentów biznesowych może uchronić Twoją firmę przed negatywnymi skutkami tych procesów sądowych.

Kategoria 3: Dokumentacja podatkowa i finansowa

Możesz wybrać dowolny system ewidencjonowania najlepiej dopasowany do Twojej firmy, który jasno pokazuje Twoje przychody i wydatki. Chociaż charakter Twojej firmy wpływa na rejestry zeznań podatkowych i innych rodzajów dokumentów biznesowych, które musisz przechowywać, Urząd Skarbowy wymaga, aby każda firma prowadziła następujące rejestry.

15. Dokumenty zeznania podatkowego

Zeznanie podatkowe to formularz składany w urzędzie skarbowym. Raportuje dochody, wydatki i inne ważne dane podatkowe. Dokładne dokumenty zeznania podatkowego umożliwiają obliczenie zobowiązania podatkowego, zaplanowanie terminowych płatności podatku i złożenie niezbędnego wniosku o zwrot nadpłaty podatku.

16. Dokumentacja finansowa

Ważną częścią zarządzania finansami firmy jest prowadzenie dokładnej i dobrze zorganizowanej dokumentacji finansowej. Niezależnie od tego, czy jest to karta ubezpieczenia społecznego do celów raportowania zarobków, czy rachunek za media potwierdzający miejsce zamieszkania, może się zdarzyć, że Twoja firma będzie musiała znaleźć dokument finansowy. Inne korzyści płynące z posiadania dobrze utrzymanych dokumentów finansowych to:

• Łatwiej jest monitorować ogólny rozwój Twojej firmy
• Skuteczna analiza danych finansowych może pomóc w opracowaniu strategii zorientowanych na rynek
• Ułatwia identyfikację źródeł przychodów i śledzenie kosztów uzyskania przychodów
• Ułatwić efektywne podejmowanie decyzji i wyższy poziom wydajności pracy
• Pozwala Twojej firmie osiągnąć pełną zgodność z przepisami

Niektóre dokumenty finansowe, które musisz prowadzić, obejmują księgi rewizyjne, sprawozdania finansowe, raporty zakupów, raporty sprzedaży i inne.

17. Ewidencja podatku od wynagrodzeń

Twoja firma płaci podatek od swoich zysków. Ale to nie koniec Twoich zobowiązań podatkowych. Internal Revenue Service wymaga, abyś pobierał podatek od swoich pracowników od ich dochodów. Ta kwota podatku różni się w zależności od wynagrodzeń pracowników i innych czynników.

Kiedy pobierasz podatek od swoich pracowników, działasz po prostu jako agent powierniczy rządu. Jest to Twój obowiązek jako właściciela firmy, a nieutrzymywanie dokładnych rejestrów podatkowych od wynagrodzeń może prowadzić do wysokich kar.

18. Dokumenty majątkowe firmy

Czy Twoja firma posiada aktywa? Musisz prowadzić dokładny rejestr zakupów aktywów biznesowych, tytułów, głębi i innych odpowiednich dokumentów własności. Jeśli zaciągnąłeś pożyczki, udokumentuj takie zobowiązania, ponieważ ułatwia to proces składania deklaracji.

Pamiętaj, że urząd skarbowy może zażądać danych Twojej firmy z ostatnich sześciu lat lub więcej, jeśli podejrzewa istotne naruszenie przepisów podatkowych. Dlatego ważne jest, aby grać bezpiecznie i przechowywać dokładne zeznania podatkowe i dokumentację finansową tak długo, jak to możliwe.

19. Dokumenty prawne

Dokumenty prawne dla firm odgrywają integralną rolę w ochronie ich interesów i ich właścicieli. Niektóre z typowych dokumentów prawnych, które musisz przechowywać, obejmują;

• Umowa biznesowa z podmiotami powiązanymi, dostawcami i niezależnymi wykonawcami
• Twoje pozwolenia na prowadzenie działalności, certyfikaty i licencje
• Sprawozdania roczne składane sekretarzowi stanu
• Umowy o odszkodowanie
• Protokoły z posiedzeń zarządu
• Umowy najmu i niezbędne dokumenty
• Polisa ubezpieczeniowa
• Ewidencja nieruchomości

Dokumenty te opisują Twoje relacje biznesowe z innymi podmiotami. Na przykład umowa biznesowa z niezależnym wykonawcą określa obowiązki wykonawcy oraz oczekiwane wynagrodzenie lub płatność za świadczone usługi.

Aby chronić swoje interesy biznesowe, musisz przechowywać te dokumenty prawne tak długo, jak stan przedawnienia trwa w przypadku potencjalnie szkodliwych sporów prawnych i sporów. Na przykład przedawnienie w przypadku pozwu o naruszenie umowy wynosi w niektórych stanach od 3 do 15 lat.

Podstawowa zasada przechowywania różnego rodzaju dokumentów biznesowych jest prosta. Nigdy nie możesz być zbyt zorganizowany ani zbyt długo archiwizować dokumentację biznesową.

Chodzi o to…

Nadążanie za paragonami, umowami z interesariuszami, sprawozdaniami finansowymi i innymi rodzajami dokumentów biznesowych jest często zmorą doświadczenia właściciela firmy. Jednak zapewnienie, że dokumenty biznesowe i zawarte w nich przydatne dane są odpowiednio przechowywane, chroni interesy Twojej firmy.

Twoje dokumenty biznesowe to coś więcej niż tylko formalność. Są ważnym elementem fundamentu Twojej firmy. Potrzebujesz też mocniejszych podstaw, aby Twoja firma wyróżniała się w stale rosnącej konkurencji.

Pewien mądry profesor powiedział kiedyś: „Lepiej je mieć i nie potrzebować, niż ich potrzebować, a wy ich nie macie”.