19 種類型的商業文件以及為什麼需要它們

我的朋友聲稱他可以通過您家庭麵包車的後備箱告訴您很多關於您的信息。 他的汽車後備箱相當於一個禪宗花園——幾乎什麼都有，從應急毯到可以放置在道路上以防發生交通事故的高品質照明標誌。

毫不奇怪，我很少在他面前打開我的汽車後備箱。

當涉及到與業務相關的文件時，企業家和業務經理需要像這個人一樣。 文件在整個生命週期內保護您的商業利益方面發揮著不可或缺的作用。

以下是商業文件的基本類型以及它們為何如此重要的原因……實際上部分或全部可能是必不可少的。 這取決於您的業務性質。

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第 1 類：商業創始文件

作為創始人，你必須做大量的研究並就你的創業公司的運營做出許多決定。 雖然深入了解您的公司願景並開始實現您的想法很誘人，但首先暫停並涵蓋法律基礎至關重要。 以下是您必須準備好的核心創始文件，以避免將來發生法律糾紛。

1. 公司註冊文件

一旦您的項目從單純的愛好轉變為實質性的東西，建議將其合併，因為這將使您的企業成為一個獨立的法律實體。 您可以通過建立有限責任公司 (LLC) 或公司來合併您的業務。 只要您擁有所有必要的文件，此過程就很簡單。 這些包括：

企業名稱預訂表（ LLCs和 Corps） ：允許您在完成企業註冊流程時保留一個唯一的企業名稱。 這意味著沒有人可以聲稱這個名字。

公司章程（僅適用於公司） ：公司章程中的細節差異很大，但通常包括成立目的、股份數量和類型，以及董事會的名稱和地址。 其他詳細信息包括公司名稱、地址和主要經營地點。

公司章程：概述管理人員、股東和公司董事將如何在業務和日常運營中分配控制權。 公司章程通常圍繞基本公司信息、基本會議的頻率和程序、董事的選舉過程、管理人員的類型及其職責、業務解散過程等。

2. 創始人協議

這是創始人和企業之間的協議。 它也被稱為股東協議，僅對股票發行公司是必要的。 它概述了公司章程中未提及的股東權利和責任。

股東協議涵蓋三個基本組成部分。 其中包括股份歸屬、知識產權 (IP) 轉讓和跟踪股權（股權分割）。

3.商標

既然您已經準備好公司文件和股東協議，那就看看雙刃劍——商標。

為企業名稱註冊商標的最大好處是可以強化您的品牌。 這是個好消息。 另一方面，名字聽起來相似的每個人都會收到警報，並有機會提出反對。 因此，對您的業務不感興趣的人會突然開始關注。

請記住，商標是語音的，通常由行業部門完成。 這就是為什麼您不能僅僅因為“Appl”的末尾沒有“E”而啟動和註冊商標。

4. 保密協議 (NDA)

如果您需要諮詢或與外部實體進行對話，保密協議是必不可少的。 它們旨在保護機密和敏感信息不被您諮詢的外部方提供。

您應該提前考慮您的業務 NDA 的條款。 NDA 應該是相互的還是單方面的？ 它應該持續多久？ 應該涵蓋哪些信息？ 這些是您在創建 NDA 時應該回答的一些重要問題。

您需要的具體創始文件取決於您打算開展的業務類型。 如果您計劃註冊獨資企業，您可能需要的不僅僅是申請聯邦 EIN（識別雇主編號）。 其他形式的業務需要上述的成立文件。

類別 2：員工相關文件

管理正確的員工文件可以改善工作關係，並且可以使您免於將來的麻煩。 後者聽起來有些牽強，但卻是現實。

例如，您因違反某項政策而解雇了一名員工。 該員工可能會試圖獲得失業保險或起訴您的公司非法解僱。 除非您已經記錄了該政策並清楚地概述了員工的責任，否則要證明所指控的違規行為可能具有挑戰性。 在這種情況下，法官很難做出有利於您的業務的裁決。

以下是您的企業必須保留的員工文件。

六、招聘記錄

招聘過程涉及許多步驟，包括篩選、面試、選拔、入職和入職。 人力資源專家會執行這些步驟中的每一個來選擇合適的候選人。 所有這些過程都必須記錄在案，以跟踪招聘過程的方式和方向。

EEOC（平等就業機會委員會）要求雇主為合規目的保留招聘文件。 您必須保留的一些招聘文件包括：

• 招聘廣告
• 職位描述
• 申請表（或信件）
• 應聘者簡歷
• 採訪筆記
• 招聘跟踪器
• 候選人評估表
• 參考檢查指南
• 錄取通知書

7. 員工合同

這是您（雇主）與僱員之間關係的書面證明。 它規定了工人和他們工作的組織的權利和責任。 您的企業必須保護已簽署的僱傭合同表格、員工手冊、保密協議、競業禁止協議、政策變更、書面業務政策和其他相關文件。

8. 殘疾記錄

根據《美國殘疾人法案》，盈利組織和非營利組織都必須保存與員工殘疾相關的單獨文件。 應單獨記錄員工信息，例如住宿請求、與殘疾相關的保險索賠和其他相關事項。 如果工人打算申請傷殘保險索賠，這些類型的商業文件可能會有所幫助。

9. 醫療福利文件

貴公司收集的所有醫療和健康記錄必須與員工檔案分開保存。 記錄您為員工提供的醫療保險的詳細信息和註冊記錄。 這些文件可以簡化在與工作場所相關的疾病的情況下授予員工賠償的過程。

10. 人事文件

保留準確的薪酬文件、績效評估記錄、考勤卡、離職文件、紀律記錄和參考資料。 這些記錄中的信息可以幫助經理和主管提供必要的培訓和發展計劃。 它還有助於使工人遵守當地、州和聯邦法規。

11. 工資單文件

《就業年齡歧視法》（ADEA）、《同工同酬法》和《公平勞動標準法》要求雇主保持準確的工資單文件和支持性記錄。 其中包括考勤卡和其他支持貴公司公平薪酬政策的記錄。

薪酬歧視訴訟如今很常見。 除非您有足夠的證據證明您的企業符合相關的工資和薪酬法，否則這些訴訟可能會使您的企業損失慘重。 這就是為什麼您應該保留準確的工資單文件。

12.工作授權文件

所有雇主都應在僱用或解僱後保留所有工人的 I-9 表格數年。 保持由正確方完全簽署的準確文件。 如果您必須保留員工身份的副本，請平等對待所有員工，並將這些副本附加到 I-9 文件中。

請注意，I-9 表格驗證了一個人是否有資格在美國合法工作。 此要求適用於美國公民和非公民。 除非您的企業符合 I-9 標準，否則您將面臨巨額罰款，這可能會對您組織的底線產生負面影響。

13. 工傷事故記錄

儘管採取了預防措施，但工作場所的事故仍然很常見。 職業和健康管理局要求雇主找出發生的事情、原因並記錄這些事件。 這些信息有助於評估工作場所的風險並採取正確的措施來防止未來發生事故。

14. 工傷補償文件

假設您的工作環境涉及可能導致慢性或長期疾病的危險。 在這種情況下，職業和健康管理局要求您將工人接觸危險情況的準確記錄和相關醫療保健文件保存至少 30 年。 該信息可以幫助確定發生與工作場所相關的事故時的工人賠償福利總額。

您必須盡可能長時間地保留所有與員工相關的文件。 如前所述，涉及僱員和雇主的訴訟數量正在增加。 您的公司可能會被指控存在種族歧視、不安全的工作環境、不當報酬和其他令人不快的問題。 擁有正確類型的商業文件可以保護您的企業免受這些訴訟的負面影響。

第 3 類：稅務和財務記錄

您可以選擇最適合您公司的任何記錄保存系統，以清楚地顯示您的收入和支出。 雖然您的業務性質會影響您必須保留的納稅申報記錄和其他類型的商業文件，但美國國稅局要求每個企業保留以下記錄。

15. 納稅申報文件

納稅申報表是向稅務機關提交的表格。 它報告收入、支出和其他重要的稅務相關數據。 準確的納稅申報文件可讓您計算您的納稅義務，及時安排納稅，並針對多付的稅款提交必要的退稅申請。

16. 財務記錄

企業財務管理的一個重要部分是保持準確和組織良好的財務記錄。 無論是出於工資報告原因的社會保障卡還是用於顯示居住證明的水電費賬單，您的企業可能多次需要查找財務文件。 保存完好的財務文件的其他好處包括：

• 更容易監控公司的整體增長
• 有效的財務數據分析有助於製定以市場為導向的政策
• 更容易識別收入來源和跟踪可扣除費用
• 促進有效決策和更高水平的工作效率
• 讓您的企業實現完全的合規性

您必須維護的一些財務記錄包括審計賬簿、財務報表、採購報告、銷售報告等。

17. 工資稅記錄

您的企業為其利潤納稅。 但這並不是您納稅義務的終結。 美國國稅局要求您向您的工人徵收他們的收入稅。 該稅額根據工人的工資和其他因素而有所不同。

當您向工人徵稅時，您只是充當政府的受託代理人。 這是您作為企業主的義務，未能保持準確的工資稅記錄可能會導致巨額罰款。

18. 商業資產文件

貴公司是否擁有資產？ 您必須保留商業資產購買、所有權、深度和其他相關所有權文件的準確記錄。 如果您已貸款，請記錄此類負債，因為這樣可以更輕鬆地提交申報表。

請記住，如果 IRS 懷疑存在重大稅務違規行為，它可以要求您提供過去六年或更長時間的業務數據。 因此，重要的是要保持安全並儘可能長時間地保持準確的納稅申報表和財務記錄。

19. 法律文件

公司的法律文件在保護其及其所有者的利益方面發揮著不可或缺的作用。 您必須維護的一些常見法律文件包括：

• 與附屬公司、供應商和獨立承包商的商業合同
• 您的營業執照、證書和執照
• 向州務卿提交的年度報告
• 賠償協議
• 董事會會議記錄
• 租賃合同和必要的文件
• 保險政策
• 不動產記錄

這些文件概述了您與其他實體的業務關係。 例如，與獨立承包商的商業合同概述了承包商的責任以及所提供服務的預期對價或付款。

為了保護您的商業利益，您必須保留這些法律文件，只要該州的訴訟時效持續存在潛在的破壞性法律挑戰和爭議。 例如，在某些州，違約訴訟的訴訟時效為 3 至 15 年。

保存不同類型的業務文件的基本原則很簡單。 您永遠不能過於井井有條或將業務記錄存檔太久。

重點是…

跟上收據、利益相關者合同、財務報表和其他類型的業務文件通常是企業主經驗的禍根。 但是，確保妥善保存您的商業文件和其中包含的方便數據可以保護您的公司利益。

您的商業文件不僅僅是一種形式。 它們是您業務基礎的重要組成部分。 您需要更堅實的基礎讓您的公司在日益激烈的競爭中脫穎而出。

一位睿智的教授曾經說過：“擁有它們而不需要它們總比需要它們而你沒有它們要好。”